Webinar: Quản trị nguồn nhân lực trong giai đoạn bình thường mới
Làm thế nào để quản lý đội ngũ nhân sự vững mạnh, tối ưu vận hành doanh nghiệp cho người quản lý trong giai đoạn bình thường mới? Liệu công nghệ có đem tới những thay đổi tích cực cho công tác quản trị nhân sự sau đại dịch hay không? Đây chính là nội dung chính của hội thảo trực tuyến “Quản trị nguồn nhân lực trong giai đoạn bình thường mới” được tổ chức vào sáng Thứ 7, ngày 30/10/2021 vừa qua.
Đồng hành cùng sự kiện lần này có sự tham gia của các diễn giả là chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực quản trị nhân sự và chuyển đổi số: Chị Nguyễn Thanh Phương, Giám đốc Nhân sự Công ty Cổ phần Canifa và anh Chu Tiến Long – Co-Founder kiêm Giám đốc Kinh doanh của 1Office.
Thực trạng và giải pháp quản trị nguồn nhân lực trong giai đoạn mới
Mở đầu hội thảo, chị Nguyễn Thanh Phương, Giám đốc nhân sự của Canifa dẫn dắt người nghe về thực trạng quản lý nhân sự trong giai đoạn bình thường mới. Theo thông tin đến từ công ty tư vấn đầu tư Dragon Capital, sau đại dịch mỗi doanh nghiệp lớn chỉ mất khoảng 1 quý có thể phục hồi, còn đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ phải mất 2 quý hoặc thậm chí là 1 năm để phục hồi lại hoạt động ổn định. Ngoài ra, Covid-19 cũng làm thay đổi thói quen làm việc cả cấp quản lý và nhân viên, doanh nghiệp phải ứng biến với tình hình chuyển trạng thái offline sang trạng thái làm việc từ xa, làm việc ở văn phòng, hay kết hợp giữa làm việc ở văn phòng và làm việc ở nhà một cách linh động.
Đối với giai đoạn bình thường mới như hiện tại, Chị Phương chia sẻ về những gợi ý doanh nghiệp nên thực hiện đối với nhân viên của mình. Chị nói: “Người làm quản lý phải biết ứng dụng, áp dụng phương thức nào để quản trị nhân sự phù hợp với quy mô, cơ cấu tổ chức, hoạt động kinh doanh của mình. Trước tiên, ngay chính người làm quản lý và HR cần hiểu nhân viên của mình muốn gì trong bối cảnh mới. Có 5 điều nhân viên mong muốn khi làm việc trở lại trong giai đoạn bình thường sau đại dịch: Thứ nhất là thay đổi hình thức làm việc để phù hợp với tình hình thực tế và điều kiện làm việc của nhân viên. Thứ hai là nhân viên muốn được tương tác và giao tiếp trong công việc để tăng sự gắn kết. Thứ ba là họ mong muốn được đảm bảo nhu cầu về sự an toàn tại nơi làm việc. Thứ 4 là mong muốn về chăm sóc sức khỏe về cả thể chất và tinh thần. Cuối cùng là chính sách lương thưởng và phúc lợi dành cho nhân viên”.
Đối với một người làm nhân sự chuyên sâu như chị Nguyễn Thanh Phương, chị cho biết lãnh đạo rất cần phải lắng nghe mong muốn của nhân viên trước khi thực hiện cách thức làm việc với trạng thái làm việc mới. Bằng kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực quản trị nhân sự, chị Phương gợi ý 4 giải pháp chính cho doanh nghiệp trong vấn đề quản lý nhân sự sau đại dịch:
- Đi làm lại trong an toàn
- Thích ứng linh hoạt
- Xây dựng văn hóa gắn kết
- Ứng dụng công nghệ thông tin
Ứng dụng 1Office trong công tác quản trị nhân sự
Chia sẻ về việc áp dụng công nghệ trong công tác quản trị nguồn nhân lực, anh Chu Tiến Long đã mang lại cho người nghe những trải nghiệm thực tế của phần mềm 1Office trong công tác quản lý nhân sự. Anh Chu Tiến Long nói: “1Office cung cấp phân hệ HRM và Workplace để giải quyết các bài toán về quản trị nguồn nhân lực và giao tiếp nội bộ cho doanh nghiệp. Các phân hệ này bao gồm các tính năng tiện ích như: Social, tuyển dụng, đào tạo, KPI, Chấm công – tính lương, Đơn từ, Chữ ký số”.
Tính năng Social: Ngày xưa, rất nhiều đơn vị đang mải loay hoay trong việc truyền tải thông điệp thông tin cho CBNV bằng cách truyền miệng hay gửi qua email hay zalo,… Những hình thức này dễ khiến mọi người bị trôi thông tin, nhưng 1Office có mạng nội bộ riêng có thể giúp doanh nghiệp đăng tải mọi thông tin và tag toàn bộ nhân viên vào để theo dõi, trao đổi và nắm bắt mọi hoạt động. 1Office có thể tạo ra nơi mà mọi người trong doanh nghiệp, tổ chức có thể giao tiếp với nhau. Đây là công cụ hỗ trợ trong công tác truyền thông văn hóa nội bộ và có hơn 3.500 khách hàng trên cả nước đã sử dụng mạng lưới nội bộ 1Office.
Số hóa quy trình tuyển dụng: 1Office tích hợp tính năng Tuyển dụng, hỗ trợ quy trình đề xuất tuyển dụng, ghi rõ số lượng tuyển bao nhiêu, tuyển vị trí gì. Lãnh đạo có thể biết được người nào phụ trách tuyển dụng và ứng viên nào ứng tuyển tại vị trí nào và đánh giá ứng viên ngay trên phần mềm, lưu trữ toàn bộ lịch sử của họ..
Đào tạo: Khi ứng viên của bạn được phê duyệt trúng tuyển thì sẽ tự động chuyển sang chế độ đào tạo. Nếu ứng viên đạt thử việc sẽ được tự động đẩy vào phòng nhân sự trở thành nhân viên chính thức. Tại quy trình này nhà lãnh đạo có thể nhìn được quy trình vòng đời của nhân sự như thế nào, người nào tiếp nhận, ai duyệt bước.
Hồ sơ nhân sự: Trên phần mềm 1Office, cấp quản lý nhân sự có thể heo dõi toàn bộ lịch sử làm việc, thông tin cá nhân, bảo hiểm, hợp đồng lao động, lương thưởng ra sao, khen thưởng, kỷ luật, quyết định tăng lương, điều chuyển,… Những thông tin này đều được lưu trữ mãi mãi trên phần mềm, hỗ trợ khung đánh giá năng lực nhân sự.
Chấm công – tính lương: 1Office hỗ trợ tích hợp trực tiếp với máy chấm công, cán bộ chốt vân tay, chấm công qua GPS hay faceID sau đó dữ liệu sẽ đổ về phần mềm lên bảng công của nhân viên đó. Nếu trên máy chấm công không phân biệt được giờ làm việc,… 1Office định nghĩa được phân ca làm việc. Đối với cấp nhân sự thì có thể theo dõi và minh bạch trong mọi thông tin của bản thân, có quên chốt vân tay hay không, không phải đi giải trình chỉ cần tạo đơn và xin phê duyệt. Đối với người lãnh đạo có thể theo dõi toàn bộ thông tin bảng lương của nhân viên, chỉ cần chốt công, chốt bảng lương là xong và tự động đẩy về cho cấp trưởng phòng, bộ phận nhân sự nắm bắt và tiến hành các thủ tục như trả lương, xuất dữ liệu.
Đơn từ: Trước kia, nhân viên muốn xin nghỉ phép, nghỉ ốm, đi công tác, các nhân viên phải làm đơn bằng giấy rồi HR phải nhập liệu vào bảng chấm công rất mất thời gian. 1Office cho phép người lao động tự tạo đơn từ, đơn phép và ghi rõ thông tin vào đơn của mình và tự động đẩy về cho người phê duyệt.
KPI: Cấp quản lý có thể tự tạo định nghĩa mẫu đánh giá cho nhân viên và công thức tính điểm cho các tiêu chí ấy. Cứ đến hàng tháng hoặc kỳ hạn có thể đánh giá và quy ra mức lương cho họ.
Chữ ký số: Nếu việc ký hợp đồng lao động truyền thống bằng giấy tờ, trực tiếp ký kết,… khiến bạn tốn thời gian và chi phí, 1Office tích hợp chữ ký số ngay trên quy trình ký hợp đồng lao động, lựa chọn loại ký là nội bộ, 2 hướng ký là ký bằng USB token và ký HSM từ các nhà mạng cung cấp. Việc sử dụng chữ ký số hoàn toàn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí cho in ấn giấy tờ, vận chuyển, tiết kiệm thời gian cho công tác ký duyệt hồ sơ, các khâu từ trên xuống dưới.
Màn hình Dashboard: Tại màn hình báo cáo bạn có thể theo dõi toàn bộ số lượng nhân viên của công ty, tỷ lệ giới tính, ứng viên tuyển dụng, tìm kiếm, lọc nhanh các báo cáo liên quan đến nhân sự.
Q&A: Trao đổi và thảo luận với các diễn giả
Tại sự kiện trực tuyến “Quản trị nguồn nhân lực trong giai đoạn bình thường mới”, nhiều nhà lãnh đạo là Giám đốc nhân sự hay cấp trưởng phòng/ quản lý đã trực tiếp gửi câu hỏi thảo luận tới các vị diễn giả. Dưới đây là một số câu hỏi nổi bật:
Câu hỏi: Về Tính năng đào tạo, mình có thể tạo được tính riêng tư cho các phòng ban hay không?
Để trả lời câu hỏi này, anh Chu Tiến Long chia sẻ: “Về liên quan đến quản lý tài liệu, 1Office cho phép mọi người tạo thư mục tài liệu đào tạo khác nhau, tạo ra cấu hình cho những ai quản lý và được phép xem thông tin tài liệu này.
Về thông báo: 1Office cho phép thông báo lên tường công ty, tên trường công ty có thể tạo được ra các chủ đề khác nhau như: thông tin công ty, truyền thông nội bộ, bản tin tháng,… Thông báo này sẽ gửi đến nhân viên những thông báo liên quan đến chủ đề nào. Nhờ vậy mà chúng ta có thể xem được thông tin theo phân luồng khác nhau”.
Câu hỏi: Để chuẩn bị cho những giai đoạn tiếp theo nếu dịch có thể xảy đến lần nữa thì mình có thể làm gì trong công tác quản trị nguồn nhân lực?
Đối với băn khoăn trên, chị Nguyễn Thanh Phương nói: “Dịch bệnh chắc chắn không thể hết được, không phải là Covid-19 thì cũng sẽ là dịch bệnh hoặc vấn đề khác. Trước tiên doanh nghiệp cần đáp ứng về vấn đề an toàn, tiêm vaccine cho nhân viên, đảm bảo 5K, vệ sinh khử khuẩn vật lý xung quanh. Thứ 2 là rà soát lại mục tiêu công việc và khoanh vùng lại những lao động nào có thể tiếp tục hay phải giảm, linh hoạt điều chỉnh chính sách của công ty về quỹ lương biến đổi dựa theo bối cảnh”.
Chúng tôi vô cùng biết ơn và trân trọng anh/chị diễn giả và Quý khách mời đã tham dự cùng 1Office trải nghiệm buổi hội thảo bổ ích , cập nhật các thông tin có giá trị liên quan đến quản trị nguồn nhân lực và áp dụng hiệu quả công nghệ. Hy vọng qua buổi hội thảo trực tuyến góp phần kết giải quyết các các bài toán trong công tác quản trị doanh nghiệp cho nhà lãnh đạo.
Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:
Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/
Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA
