Webinar: SỐ HÓA QUY TRÌNH Hạt nhân trong chuyển đổi số – Chìa khóa tối ưu hóa doanh nghiệp

Với sự lớn mạnh của công nghệ hiện nay, việc tiếp cận với quy trình hóa càng ngày càng dễ dàng, nhưng việc thiết lập được quy trình chuẩn mới chỉ là bước đầu trong quy trình hóa doanh nghiệp. Từ việc xây dựng được quy trình tới triển khai và vận hành còn là một khoảng cách rất xa. 

Để giải quyết vấn đề này, SỐ HÓA QUY TRÌNH là giải pháp mà doanh nghiệp có thể sử dụng. Nhưng làm sao để số hóa quy trình cho hiệu quả, phù hợp với doanh nghiệp. Tất cả đã được giải đáp trong Webinar “SỐ HÓA QUY TRÌNH – Hạt nhân trong chuyển đổi số – Chìa khóa tối ưu hóa doanh nghiệp”.

Đồng hành cùng sự kiện lần này là những chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực quản trị doanh nghiệp: Anh Phan Sơn – Chủ tịch HĐQT – HRD Academy và Anh Lê Việt Thắng – CEO & Founder 1Office.

Tầm quan trọng của việc quy trình hóa trong doanh nghiệp thời đại 4.0 

Mở đầu hội thảo, Anh Phan Sơn – Chuyên gia trưởng tại Học viện quản trị HRD Academy đã chia sẻ về thực trạng quy trình doanh nghiệp hiện nay. Có 5 thực trạng chính được nêu ra:

• Thứ nhất: Doanh nghiệp không có quy trình hay hoạt động triển khai, làm việc theo “chỉ đạo miệng”
• Thứ hai, Doanh nghiệp có quy trình nhưng các quy định còn rời rạc, không gắn kết với nhau.
• Thứ ba, có độ vênh giữa quy trình và công việc thực tế.
• Thứ tư, doanh nghiệp có quy trình nhưng nhân viên không làm theo.
• Cuối cùng, Doanh nghiệp không có cách thức quản lý quy trình.

Trong quá trình phát triển doanh nghiệp, tùy từng giai đoạn mà CEO/ nhà quản trị có những tư duy và hành vi khác nhau. Trong những giai đoạn đó, nếu tư duy của nhà quản trị không kịp thời thích ứng, sẽ dễ dàng dẫn đến việc quản lý bị rối rắm, việc chồng việc. 

Các cấp độ ứng dụng quy trình trong doanh nghiệp và gợi ý lộ trình xây dựng quy trình

Về việc ứng dụng quy trình trong doanh nghiệp, Anh Phan Sơn chia sẻ về 5 cấp độ ứng dụng quy trình thường gặp trong các doanh nghiệp Việt Nam. 

• Ở cấp độ 1 là các doanh nghiệp chưa có quy trình
• Cấp độ 2: Có quy trình nhưng rời rạc, không có tính thống nhất
• Cấp độ 3: Doanh nghiệp đã có hệ thống quy trình cụ thể nhưng chưa số hóa
• Cấp độ 4: Doanh nghiệp có quy trình và đã số hóa
• Cấp độ 5: Vận hành theo quy trình đã trở thành văn hóa của doanh nghiệp. Mọi quyết định đều theo hệ thống.

Theo gợi ý của anh, có 7 bước chính để triển khai quy trình trong doanh nghiệp:

• Bước 1: Chuẩn hóa Cơ cấu tổ chức/ Chức năng nhiệm vụ
• Bước 2: Phân tích và viết các bước xử lý các công việc theo quy trình mẫu
• Bước 3: Thực hiện
• Bước 4: Quản lý
• Bước 5: Cải tiến
• Bước 6: Chuẩn hóa
• Bước 7: Số hóa

Tuy nhiên, anh Phan Sơn cũng gợi ý, trong thời đại công nghệ số như hiện tại, doanh nghiệp không cần làm cả 7 bước bên trên. Bởi vì, giờ đây chúng ta đều có thể số hóa hết trên phần mềm từ quá trình làm việc, kết quả nhận được, cách triển khai,… Nhờ vậy mà ta có thể có những điều chỉnh phù hợp, kịp thời ngay trên hệ thống nếu thấy quy trình của ta có vấn đề. 

SỐ HÓA để vận hành và tối ưu quy trình trong doanh nghiệp với giải pháp của 1Office

Khi xây dựng được quy trình, ta phải có công cụ để số hóa. Chia sẻ về số hóa quy trình, Anh Lê Việt Thắng – CEO & Founder 1Office đã nói: “Quy trình là vấn đề lớn nhất không chỉ trong doanh nghiệp mà là cả xã hội. Quy trình là sự tương tác, hỗ trợ giữa các bộ phận để cùng thực hiện một vấn đề, mục tiêu chung”. Theo anh Thắng, một công ty muốn hoạt động trơn tru, thì 10 đầu công việc thì 7 đầu phải thực hiện theo quy trình.

Thực trạng & Bài toán quy trình của doanh nghiệp

Theo khảo sát trên 3.500 doanh nghiệp trước khi sử dụng 1Office

• 30% doanh nghiệp không có quy trình hoặc không đầy đủ quy trình
• 90% doanh nghiệp có quy trình nhưng không có công cụ số hóa. 

Từ đó dẫn tới các hậu quả:

• Quên việc do không có công cụ cảnh báo
• Khó áp dụng khi có người mới, quy trình làm việc quá thủ công nên khi có người mới, doanh nghiệp tốn nhiều thời gian để đào tạo.
• Các bộ phận đổ lỗi cho nhau.
• Không đánh giá được thực chất lượng thực hiện công việc của từng bộ phận.

1Office – Công cụ để số hóa và quản lý quy trình

Người đứng đầu 1Office chia sẻ, 5 yếu tố cơ bản trong chuẩn mọi quy trình là: Việc, người thực hiện, hành động, biểu mẫu, đối tượng liên quan, ký số đều có thể số hoá trên 1Office. Từ đó, giúp công việc thực hiện trơn tru, nhà quản lý có thể đánh giá chính xác hiệu quả của từng bộ phận, nhân viên tránh khỏi tình trạng quên việc, lỡ việc. Doanh nghiệp thì tiết kiệm được các chi phí về văn phòng phẩm, cũng như thời gian thực hiện công việc. 

Tính ưu việt khi số hóa quy trình trên 1Office:

• Giao việc theo từng phòng ban
• Cho phép rẽ nhánh quy trình.
• Cài đặt điều kiện đồng thời. 
• Giải quyết bài toán về biểu mẫu. 
• Gắn với các đối tượng. 
• Tích hợp ký số

Mong rằng thông qua sự kiện lần này, các doanh nghiệp sẽ có những nhận thức rõ ràng hơn về việc cần thiết phải ứng dụng và số hoá quy trình trong vận hành doanh nghiệp để tối ưu vận hành, tạo bước đệm phục hồi mạnh mẽ và phát triển bền vững trong thời kỳ “bình thường mới”.

Chúng tôi vô cùng biết ơn và trân trọng anh/chị diễn giả và Quý khách mời đã tham dự cùng 1Office trải nghiệm buổi hội thảo bổ ích, có những nhận thức rõ ràng hơn về tính cấp thiết của quy trình cũng như việc số hóa quy trình trong thời đại hiện nay. Hy vọng qua buổi hội thảo trực tuyến góp phần kết giải quyết các các bài toán số hóa quy trình trong doanh nghiệp. 

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:

Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/

Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA