Webinar: Tính pháp lý của Chữ ký số và Hợp đồng điện tử trong nghiệp vụ nội bộ và giao dịch thương mại

Hợp đồng điện tử và chữ ký số đang dần trở thành phương thức giao dịch được nhiều doanh nghiệp quan tâm lựa chọn thay thế cho các loại hợp đồng truyền thống bởi khả năng tiết kiệm thời gian và chi phí giao dịch, thuận tiện trao đổi dữ liệu và chia sẻ thông tin nhanh chóng. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều cá nhân, doanh nghiệp còn băn khoăn, e ngại về tính pháp lý của chữ ký số và hợp đồng điện tử. 

Để giải đáp mọi câu hỏi, thắc mắc của doanh nghiệp liên quan đến ký kết điện tử, hợp đồng điện tử, 1Office sẽ mang tới Webinar với chủ đề: “Tính pháp lý của Chữ ký số và Hợp đồng điện tử trong nghiệp vụ nội bộ và giao dịch thương mại” để cùng chia sẻ, thảo luận về những giá trị pháp lý, góc nhìn và quy trình ký kết về phương thức giao dịch ký số hiện nay.

Đến với buổi hội thảo hôm nay là các chuyên gia có nhiều năm kinh nghiệm trong việc xây dựng và tư vấn giải pháp chữ ký số & hợp đồng điện tử trong doanh nghiệp

Tổng quan về chữ ký số và hợp đồng điện tử

Mở đầu chương trình hội thảo, anh Phạm Tiến Thành – phó phòng QLSP tại VNPT Vinaphone đã chia sẻ về định nghĩa chữ ký số, hợp đồng điện tử cũng như đặc tính của chữ ký số. Dưới đây là một số đặc tính của chữ ký số:

• Thứ 1: Tính sẵn sàng của chữ ký số, sẵn sàng hơn chữ ký số bằng tay. Ví dụ sếp đi vắng thì khó khăn trong việc ký, hoặc chỉ cần usb và smartphone là có thể ký kết dễ dàng
• Thứ 2: Tính chống chối bỏ: Mã bí mật là mã duy nhất được cung cấp cho doanh nghiệp,cá nhân đó. Khi bất kỳ ký ở bất cứ doanh nghiệp nào thì người cầm được mã đó sẽ không
• Thứ 3: Tính toàn vẹn: Thông điệp được mã hóa sẽ đều không có bất kỳ sự thay đổi nào trên đường truyền nhận khi đến với người nhận.
• Thứ 4: Tính xác thực: Với mỗi thông điệp mà mình nhận được với chữ ký số thì mình hoàn toàn có thể nhận được rằng ai là người gửi thông điệp đó cho mình, giao dịch đó ai là người kỳ vào thời gian nào.
• Thứ 5: Tính bảo mật: Hiện nay Bộ TTTT cũng như Bộ CA và các đơn vị cấp phép mới có quyền được cấp phép dịch vụ nên không ai có thể làm giả mạo được chữ ký 

Một số hình thức chữ ký số

• Thiết bị Token
• Thiết bị ký số tập trung HSM
• Thẻ Smart Card
• Sim PKI
• Remote Signing

Anh Phạm Tiến Thành chia sẻ: “Theo thống kê của trung tâm chứng thực điện tử quốc gia về cung cấp dịch vụ chứng cứ điện tử công cộng thì có khoảng 1,6 triệu chữ ký số điện tử công cộng đang hoạt động trên thị trường. Tuy nhiên số lượng chữ ký số trong doanh nghiệp chiếm đến 93%, còn với cá nhân chỉ chiếm 7% và đa phần sử dụng trong lĩnh vực kho bạc. Có thể thấy với cá nhân thì vẫn còn nhiều e ngại trong quá trình thực hiện ký kết bằng hợp đồng điện tử”

Lợi ích ứng dụng chữ ký số và hợp đồng điện tử

Về lợi ích khi ứng dụng chữ ký số và hợp đồng điện tử, anh Tiến thành chia sẻ: “Hợp đồng giấy sẽ tiêu tốn từ 50-110.000đ/ngày”. trong khi đó hợp đồng điện tử tiết kiệm gấp 10 lần so với hợp đồng giấy. 

Lợi ích của chữ ký số

• Lợi ích về kinh tế: 
• Chi phí đầu tư nhỏ
• Tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ, hồ sơ
• Tiết kiệm thời gian đi lại, gặp gỡ
• Giảm thiểu thời gian chờ đợi trong việc ký số hồ sơ, giao dịch

Tiện ích

• Ký, xác thực không giới hạn thời gian, không gian
• Không lo lắng khi lãnh đạo, người phụ trách không có mặt trực tiếp
• An toàn, bảo mật cho mọi giao dịch
• Đảm bảo tính pháp lý đầy đủ
• Được các nhà cung cấp dịch vụ hỗ trợ

Đa nền tảng ứng dụng

• Ứng dụng CKS trên đa nền tảng
• Kê khai thuế, kê khai hải quan, kê khai BHXH
• giao dịch tài chính
• Cổng thông tin, cổng dịch vụ công

Lợi ích của hợp đồng điện tử

• Dữ liệu an toàn, tin cậy và minh bạch
• Tiết kiệm nhiều thời gian, chi phí đi lại
• Không cần thành phần trung gian
• Dễ dàng, thuận tiện

Tính pháp lý của hợp lý của hợp đồng điện tử và chữ ký số

Hợp đồng điện tử có đảm bảo pháp lý? Có những hình thức ký số nào được luật pháp chấp nhận? Để trả lời cho những thắc mắc này ở phần 2 của chương trình, anh Lê Thanh Tùng – Luật sư thành viên Công ty TNHH Luật DIMAC khẳng định: “Chữ ký số an toàn hơn chữ ký số truyền thống bởi chữ ký số rất khó có thể làm giả được”. Tại buổi hội thảo, anh đã nêu rõ về 4 giá trị pháp lý của chữ ký điện tử như sau:

– Tính đa dạng: bao gồm ký tự, hình ảnh, âm thanh

– Gắn liền hoặc kết hợp logic với TĐDL 

– Có khả năng xác nhận người ký

– Có khả năng xác nhận sự chấp thuận của người ký với nội dung được ký

Điều kiện đảm bảo an toàn của chữ ký số

Tổng kết:

– Chữ ký điện tử/HDDT có giá trị pháp lý được pháp luật thừa nhận

– Việc lựa chọn sử dụng chữ ký điện tử/ chữ ký số hay hợp đồng điện tử phụ thuộc vào tính chất của từng giao dịch

– Bảo đảm an toàn khi sử dụng chữ ký điện tử/hợp đồng điện tử

– Thu thập chứng cứ chứng minh việc đồng ý tham gia giao dịch của đối tác bên thứ 3

Giải pháp ký số giúp tối ưu quy trình ký trong doanh nghiệp

Trong quá trình ứng dụng ký số thì việc tìm kiếm một đơn vị cung cấp ký số hiệu quả là một mối lo chung mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng gặp phải. Chia sẻ về vấn đề này, anh Lê Việt Thắng chia sẻ: “Chỉ trong một thời gian ngắn nữa thôi, ký kết điện tử sẽ trở nên thông dụng như thương mại điện tử 10 năm trước đây. Trong thời gian sắp tới, hợp đồng điện tử sẽ là xu hướng tất yếu bởi tính tiện dụng và lợi ích to lớn như: lưu trữ, tiết kiệm thời gian.. Đây sẽ là một xu thế không thể đảo lộn trong tương lai”

Thực trạng và khảo sát về việc ứng dụng ký số trong doanh nghiệp

Theo khảo sát 500 người tham gia hội thảo trực tuyến về Hợp đồng điện tử gần đây thì có > 300 người cho biết họ e ngại về vấn đề pháp lý của Hợp đồng điện tử.

– Năm 2016, mới chỉ có 31% doanh nghiệp sử dụng các hợp đồng điện tử

– 94% DN cho biết, họ gặp khó khăn trong việc ký kết hợp đồng với đối tác, tài liệu nội bộ do giãn cách

– 92% doanh nghiệp đồng ý ký kết điện tử sẽ là xu hướng dịch chuyển tất yếu nhưng bày tỏ e ngại về tính pháp lý, chưa hiểu rõ giải pháp ký kết điện tử. 

1CA – GIẢI PHÁP KÝ SỐ HIỆU QUẢ, CHUYÊN NGHIỆP CỦA 1OFFICE 

Cũng tại buổi hội thảo, anh Lê Việt Thắng khẳng định: Với tính năng Chữ ký số 1CA, doanh nghiệp có thể giải quyết triệt để bài toán ký số trên tất cả các loại văn bản, chứng từ, tài liệu. Không chỉ đáp ứng mọi nhu cầu ký tá trong doanh nghiệp, 1CA còn có giá trị sử dụng vô cùng lớn bởi những lợi ích hữu dụng và thiết thực mà nó mang lại. 

5 lợi ích khi ứng dụng 1CA:

– Tiết kiệm 80% chi phí in ấn

– Tiết kiệm 50% chi phí lưu trữ

– Tiết kiệm đến 75% cho thời gian ký

– Tiết kiệm 100% chi phí chuyển phát nhanh

Cũng như các ứng dụng chữ ký số độc lập, ứng dụng ký số 1CA cho phép:

– Ký mọi lúc, mọi nơi

– Ký trên mọi thiết bị

– Ký nhiều file và nhiều chữ ký

– Ký số và ký ảnh nhanh chóng

                                               Quy trình ký số trên 1CA 

 

Trong quá trình giao lưu, giải đáp thắc mắc với diễn giả, có rất nhiều câu hỏi được đặt ra xoay quanh chủ đề chữ ký số và hợp đồng điện tử. Dưới đây là một số câu hỏi nổi bật tại buổi hội thảo

Câu hỏi	Trả lời
Câu 1: Nếu sử dụng hợp đồng giấy với một bên sử dụng hợp đồng điện tử có được không?	Nếu một bên sử dụng chữ ký điện tử sẽ dựa trên thỏa thuận của các bên. Đầu tiên các bên có quyền có nên sử dụng điện tử hay không hay sử dụng truyền thống. Các bên có quyền lựa chọn các bên cung cấp dịch vụ nào.
Câu 2: Nếu ký Hợp đồng điện tử, sau đó, đối với Công tác kế toán: các doanh nghiệp còn cần in Hợp đồng, các giấy đề nghị thanh toán làm căn cứ đối chiếu để thực hiện chi tiền, lưu trữ và kiểm toán không?	Về tính pháp lý, hợp đồng điện tử có giá trị như hợp đồng thông thường nên ko cần phải in ra phục vụ chi trả cho các doanh nghiệp. Nhưng với các cơ quan thuế, thì yêu cầu hóa đơn chuyển đổi. Tức là ta vẫn sử dụng hợp đồng điện tử để thực hiện mục đích, mình căn cứ vào đó để chi trả cho HĐLĐ. Các cơ quan thuế sẽ ko chối bỏ tính pháp lý, nhưng các cơ quan nhà nước vẫn yêu cầu mình in ra và đóng dấu để lưu trữ thông tin của bên họ.
Câu 3: Văn bản/ hợp đồng đã ký số khi hủy/ thay đổi thì quy định pháp lý thế nào?	Tùy vào từng loại văn bản, hóa đơn điện tử sẽ có những quy định riêng hawocj hợp đồng khi có sự thống nhất 2 bên mới làm hợp đồng thanh lý. KHi mình ký kết với văn bản nào thi mình cần có trách nhiệm với tùng loại một. Việc thực hiện giao kết điện tử nói chung sẽ mô phỏng lại giao kết của bản giấy.  Đối với việc hủy giao kết điện tử sẽ thực hiện theo đúng quy trình của từng loại giao kết một
Câu 4: 1Office đã tích hợp được những loại chữ ký số nào? Và nếu ký hợp đồng thương mại với khách hàng đang sử dụng token thì có ký được không?	1CA TÍCH hợp với mọi token trên thị trường, cắm với USB nào cũng ký được. Riêng vs HHM đã tích hợp với các nhà cung cấp có giấy phép. VNPT là đơn vị được bộ cấp phép chính thức trên thị trường. Bạn yên tâm các khách hàng B2B chắc chắn sẽ ký được
Câu 5: Về vấn đề bảo mật, vì khi lưu hợp đồng bảo mật trên server của bên cung cấp dịch vụ. Vậy làm sao khách hàng bảo đảm thông tin hợp đồng sẽ không bị lộ nếu cố ý.	Hợp đồng điện tử có nhiều bên cung cấp, có thể sử dụng nhiều loại công nghệ khác nhau. Có thể lưu trữ trên công nghệ blockchain, thực hiện các mã hóa của hợp đồng điện tử. Tùy từng bên sẽ lựa chọn các công nghệ khác nhau, hợp đồng điện tử có nhiều sự lựa chọn hơn so với hợp đồng giấy

Để theo dõi lại toàn bộ buổi hội thảo về Tính pháp lý của Chữ ký số và Hợp đồng điện tử trong nghiệp vụ nội bộ và giao dịch thương mại, bạn có thể xem lại toàn bộ sự kiện Webinar tại đây: https://www.youtube.com/watch?v=hy176vVQipk

Hy vọng rằng thông qua buổi hội thảo sẽ giúp ích cho các anh chị có thêm cơ sở thông tin vững chắc để ứng dụng thành công 2 phương thức giao dịch mới này giúp thúc đẩy sự tăng trưởng và tạo lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp trong thời đại công nghệ số. 

Chúng tôi vô cùng biết ơn và trân trọng anh/chị diễn giả và Quý khách mời đã tham dự cùng 1Office trải nghiệm buổi hội thảo bổ ích, có những nhận thức rõ ràng hơn về lợi ích cũng như tính pháp lý của chữ ký số và hợp đồng điện tử trong thời đại hiện nay. 

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:

Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/

Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA