[1OFFICE] THÔNG BÁO NÂNG CẤP TÍNH NĂNG TRONG PHÂN HỆ CÔNG VIỆC
1Office luôn luôn mong muốn nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ và mang lại hiệu quả cao trong công việc. Để đạt được điều đó, chúng tôi tiếp tục nâng cấp những tính năng mới, bao gồm: Công việc lặp, tùy chỉnh form, import công việc, milestone và export công việc trong dự án.
I.PHIÊN BẢN MỚI:
Giao diện:
- Biểu tượng Menu các phân hệ được chuyển vào menu trái.
- Có thể thu gọn menu trái thay vì cố định như phiên bản cũ.
- Ở màn hình danh sách các đối tượng, có thêm Lối tắt: Cho phép người dùng chọn xem danh sách theo bộ lọc có sẵn hoặc tự cài đặt bộ lọc.
- Bổ sung thêm trình quản lý phòng ban, xem danh sách nhân sự theo sơ đồ cây
Bộ lọc tìm kiếm:
- Tính năng tìm kiếm tự động nâng cao:
Bổ sung tính năng tìm kiếm tự động nâng cao trên tất cả các phân hệ. Với bộ filter mới này Quý khách hàng có thể tìm kiếm các bản ghi theo điều kiện mong muốn một cách rất nhanh chóng chỉ với một thao tác. Form tìm kiếm được sắp xếp đơn giản, dễ hiểu và gợi ý dữ liệu tìm kiếm giúp Khách hàng có thể dễ dàng hình dung các hành động cần thực hiện để tìm kiếm được dữ liệu mong muốn.
Khách hàng có thể tìm kiếm theo:
- Tiêu chí đơn
- Tiêu chí đôi
- Nhóm các điều kiện
Khách hàng chọn điều kiện cần tìm kiếm và nhấn Cập nhật, hệ thống sẽ hiển thị ra toàn bộ danh sách những bản ghi thỏa mãn với điều kiện tìm kiếm vừa được truyền vào hệ thống.
- Tính năng custom filter theo cá nhân:
Người dùng có thể chọn tìm kiếm nhanh theo các điều kiện đơn ở Form tìm kiếm tự động nâng cao hoặc Custom filter theo cá nhân thông qua lối tắt tiện ích. Tại đây người dùng có thể tùy chỉnh bộ lọc và cài đặt các điều kiện lọc theo nhu cầu mong muốn.
Tạo mới bộ lọc:
- Tên bộ lọc
- Điều kiện lọc
Với tính năng mới này Khách hàng hoàn toàn có thể cài đặt điều kiện tìm kiếm theo tiêu chí đơn, tiêu chí đôi hoặc nhóm nhiều tiêu chí trong cùng một bộ lọc tìm kiếm.
Thư viện tài nguyên:
Thư viện tài nguyên là một module hoàn toàn mới, hoạt động giống như Google Play hay Chrome Extension. Tại đây sẽ có các Template mẫu, người dùng có thể vào xem thử ảnh demo hoặc mô tả, nếu phù hợp với đặc thù công việc, chọn Cài đặt để tải về. Khi đó, tài nguyên vừa tải về sẽ được cập nhật vào đối tượng tương ứng trên phần mềm.
Thư viện cung cấp các Template mẫu của các đối tượng:
- Biểu mẫu: Bao gồm biểu mẫu Hồ sơ nhân sự, Đơn hàng, Hợp đồng,…
- Email mẫu: Bao gồm các mẫu email gửi tới nội bộ nhân sự, ứng viên, khách hàng,…
- Quy trình mẫu: Cung cấp các quy trình phổ biến cho doanh nghiệp, thuộc các lĩnh vực Tuyển dụng, bán hàng, quản lý công việc.
- Mẫu đánh giá KPI: Cung cấp các mẫu đánh giá KPI cùng các tiêu chí đánh giá
- Báo cáo mẫu: Gồm các mẫu báo cáo được dựng sẵn cho các đối tượng: Nhân sự, Tuyển dụng, Bán hàng, Tồn kho.
II. CÔNG VIỆC QUY TRÌNH
Bổ sung tính năng tùy chỉnh form trong quy trình mẫu
Hiện tại, 1Office đang cung cấp cho quý khách hàng tính năng công việc quy trình, cho phép doanh nghiệp tạo ra công việc dựa trên các quy trình mẫu được cấu hình sẵn. Với quy trình mẫu, chúng tôi luôn có các trường dữ liệu cố định chứa những thông tin chung của khách hàng. Tuy nhiên, do mỗi doanh nghiệp lại có những đặc thù công việc khác nhau, vì thế có những yêu cầu hiển thị các trường thông tin riêng sao cho phù hợp với doanh nghiệp của mình. Để giải quyết vấn đề này, 1Office bổ sung thêm tính năng Tùy chỉnh form trong quy trình mẫu. Cho phép doanh nghiệp tự cấu hình các trường hiển thị trong công việc của mình.
Tính năng
- Cho phép tùy chỉnh form báo cáo cho quy tình mẫu hay các trạng thái/hành động của công việc thuộc quy trình mẫu.
- Cho phép cấu hình form hiển thị trong mỗi quy trình thông qua các trường:
+ Tên trường: Nhập tên trường hiển thị
+ Loại trường: Chọn loại dữ liệu trường có sẵn như ký tự, đoạn văn, số nguyên, select chọn một,…
+ Giá trị: Cho phép nhập giá trị khi chọn select chọn một/select chọn nhiều/radio
+ Từ khóa đại diện: Tự động fill từ khóa khi nhập tên trường. Đây là từ khóa để xuất biểu mẫu báo cáo.
+ Bắt buộc nhập: Cho phép trường có/không bắt buộc nhập.
- Hiển thị các trường đã được thiết lập tại tùy chỉnh form để nhập dữ liệu khi chọn quy trình mẫu.
- Với những hành động đã được tùy chỉnh form, khi thực hiện next bước hành động đó, hệ thống sẽ hiển thị popup báo cáo có chứa các trường đã cài đặt trong hành động.
- Cho phép xuất biểu mẫu tại trạng thái/hành động hay xuất biểu mẫu ngay tại công việc quy trình.
Hướng dẫn sử dụng quy trình chi tiết tại: https://1office.vn/support_feature/cong-viec-quy-trinh/#cai-dat-quy-trinh
Bổ sung node quy trình
- Hiện tại, quản lý quy trình của 1Office là một phần mềm quản lý và tự động hóa quy trình nghiệp vụ doanh nghiệp. Với quy tình mẫu, Khách hàng có thể dễ dàng thiết kế các quy trình công việc liên kết các phòng ban khác nhau phù hợp với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.
- Thực tế, một quy trình công việc là tập hợp của nhiều quy trình khác. Để rút ngắn thời gian và giảm tải tác vụ thủ công dễ gây sai sót cũng như đảm bảo đúng tiến độ, tự động hóa giao việc, 1Office đã thêm node quy trình – tự động chuyển sang quy trình khác khi kết thúc một công việc trong quy trình trước.
Tính năng
- Trong quy trình mẫu, sinh ra thêm 1 node công việc quy trình
- Node quy trình bắt buộc phải nối từ node hành động hoặc node hoàn thành/tạm dừng/hủy
- Node hành động hoặc node hoàn thành/tạm dừng/hủy chỉ cho phép nối 1 node quy trình
- Đầu ra của node quy trình chỉ có 2 trạng thái hoàn thành và hủy. Nghĩa là công quy trình tạo từ node quy trình có trạng thái hoàn thành/hủy thì mới thực hiện được bước tiếp theo
- Cho phép cài đặt thông số cho node quy trình thông qua 2 trường:
+ Tên công việc: nhập tên node quy trình cần hiển thị
+ Quy trình áp dụng: Chọn quy trình được sinh ra
Bổ sung node Duyệt báo cáo
- Duyệt báo cáo là một chức năng cho phép người thực hiện công việc có thể báo kết quả hoàn thành công việc cho người quản lý công việc
- Từ những thông tin của nhân viên đã báo cáo, người quản lý biết được kết quả công việc và là căn cứ để đưa ra quyết định công việc có hoàn thành hay không
- Duyệt báo cáo là một tính năng rất hữu ích cho doanh nghiệp và đặc biệt là doanh nghiệp có quy trình sản xuất cần báo cáo các đầu ra thường xuyên trong mỗi công việc
Tính năng
- Trong quy trình mẫu, sinh ra thêm 1 node duyệt báo cáo
- Node duyệt báo cáo bắt buộc phải nối từ node hành động
- Node duyệt báo cáo có thể nối đến các node công việc, duyệt báo cáo, ràng buộc đồng thời, trạng thái hoàn thành/tạm dừng/hủy
- Đầu vào/đầu ra của node duyệt báo cáo chỉ nối được một node khác
- Cho phép cài đặt thông số cho node duyệt báo cáo thông qua 2 trường:
+ Tên bước duyệt: nhập tên node duyệt báo cáo cần hiển thị
+ Giới hạn người được quyền duyệt báo cáo: mặc định danh sách giới hạn người duyệt là tất cả người quản lý công việc trước đó và có thể chọn (tương tự như node hành động)
- Khi người quản lý next bước hoàn thành node duyệt báo cáo này, hệ thống hiển thị popup ghi nhận ý kiến và show lên form kết quả của bước hành động trước đó (nếu hành động trước đó có cài đặt form báo cáo) và cho sửa kết quả.
- Cho phép người quản lý có quyền Duyệt hoặc Không duyệt node này:
+ Duyệt: đồng ý để quy trình chạy qua bước tiếp theo
+ Không duyệt: sẽ lùi quy trình về hành động trước đó để người thực hiện hành động báo cáo lại
- Nếu node duyệt báo cáo hoàn thành, tự động thêm icon tại node này. Khi tick vào icon, hiển thị chi tiết nội dung đã nhập trước đó của người quản lý
- Người thực hiện next kết thúc công việc trước là người tạo công việc quy trình tiếp theo
- Thực hiện node quy trình giống như thực hiện công việc quy trình bình thường
- Không cho phép chuyển trạng thái hoặc hoàn tác vụ của công việc quy trình tạo từ node quy trình khi công việc đó đã kết thúc
Nâng cấp các tính năng khác trong quy trình mẫu
Chuyển quy trình mẫu ra ngoài và bổ sung tính năng Danh sách nhân sự có quyền tạo mới quy trình mẫu
- Nhận thấy cài đặt quy trình là một tính năng quan trọng để tạo các công việc quy trình và được sử dụng thường xuyên nên 1Office quyết định chuyển cài đặt quy trình mẫu từ trong cài đặt chung của phân hệ công việc sang thành một menu của phần quy trình
- Ngoài những nhân sự có quyền quản lý tất cả tại phân hệ công việc, người dùng có thể chọn những nhân sự khác cũng có thể tạo mới quy trình mẫu phù hợp với phòng ban của chính mình
Nâng cấp người quản lý trong tạo mới quy trình mẫu
- Do tính chất mỗi một công việc quy trình trong doanh nghiệp có một hay nhiều người quản lý cùng một lúc. Để đảm bảo cho người dùng sử dụng tối ưu hóa công việc của chính mình, 1Office cho phép chọn nhiều người quản lý trong một quy trình mẫu
- Thêm checkbox Cho phép thay đổi người quản lý khi tạo công việc. Nếu không tick thì khi tạo công việc quy trình, ô người quản lý sẽ fill ra các nhận sự đã cài đặt trong quy trình mẫu và không cho sửa
Bổ sung đính kèm và mô tả ở quy trình mẫu
- Cho phép đính kèm file và có thêm trường Mô tả khi tạo mới quy trình mẫu
- Khi tạo mới công việc theo quy tình mẫu, hệ thống tự fill nội dung mô tả và file đính kèm ở quy trình mẫu vào trong công việc
III. CÔNG VIỆC LẶP
Công việc lặp:
- Bỏ tác vụ cài đặt lặp trong chi tiết công việc thay vào đó cho phép tạo mới công việc lặp, được tách thành đối tượng riêng (như công việc quy trình, dự án…)
- Người dùng có thể tạo công việc lặp bằng cách cài đặt lịch lặp (cài đặt cấu hình lịch lặp) và cài đặt công việc (cài đặt công việc sẽ được sinh ra từ công việc lặp)
- Các trường trong cài đặt lịch lặp:
- Lặp sau mỗi
- Lặp vào các thứ
- Kết thúc lặp
- Công việc lặp tạo trước
- Các trường cài đặt công việc:
- Loại công việc: Công việc thường và Công việc quy trình
- Khi chọn công việc quy trình, hệ thống tự fill ra các trường như trong tạo mới công việc quy trình (tương tự với khi chọn công việc thường) để nhập
- Tác vụ:
- Lịch lặp
- Kích hoạt/Dừng lặp
- Đính kèm
- Sửa
- Xóa
Công việc quy trình:
Bổ sung tính năng tùy chỉnh form trong quy trình mẫu
- Cho phép tùy chỉnh các trường nội dung hiển thị trong mỗi quy trình, và từng hành động trong quy trình
- Với những quy trình mẫu đã được tùy chỉnh form, khi tạo mới công việc, hệ thống sẽ hiển thị các trường đã được thiết lập để người dùng nhập thông tin tương ứng
- Với những hành động đã được tùy chỉnh form, khi thực hiện next bước hành động đó, hệ thống sẽ hiển thị các trường đã được thiết lập để người thực hiện nhập các thông số tương ứng.
- Cho phép xuất biểu mẫu dựa trên từ khóa đại diện của các trường đã tạo
Bổ sung tính năng cài đặt công việc lặp
- Công việc lặp là một chức năng có thể cho phép bạn tạo các công việc cần làm lặp lại vào một ngày đã định. Nếu bạn có các công việc lặp lại thường xuyên. Công việc lặp sẽ cho phép bạn thực hiện lại công việc đó mà không cần tạo lại từ đầu.
- Những công việc này có thể là một phần công việc hàng ngày của bạn cần phải hoàn thành mỗi lần, như: gửi các ghi chú hàng ngày, biên bản cuộc họp, hóa đơn theo khoảng thời gian định sẵn và bản tin tiếp thị…
Tính năng
- Bắt buộc tạo công việc có thời gian bắt đầu dự kiến thì tính năng cài đặt công việc lặp mới hoạt động.
- Người dùng có thể định cấu hình lặp thông qua các trường sau:
+ Lặp sau mỗi: Chọn thời gian lặp và các kiểu lặp: Ngày, Tuần, Tháng, Quý, Năm.
+ Lặp vào các thứ: Lặp công việc vào các thứ đã chọn trong tuần.
+ Kết thúc lặp: Chọn thời điểm kết thúc lặp: Không bao giờ kết thúc, kết thúc lặp vào ngày và Kết thúc lặp sau số lần diễn ra.
+ Công việc lặp tạo trước: Thiết lập thời gian tạo trước công việc lặp.
- Tại chi tiết công việc lặp: hiển thị trường lịch lặp có mô tả chi tiết cài đặt lặp và danh sách các công việc được lặp.
- Cho phép xem màn hình danh sách tất cả các công việc lặp và công việc được lặp.
- Lịch sử công việc ghi lại lịch sử quá trình lặp.
Hướng dẫn sử dụng chi tiết tại: https://1office.vn/support_feature/cong-viec-lap/
Nâng cấp tính năng công việc lặp
- Nhận thấy công việc lặp là loại công việc quan trọng và được sử dụng thường xuyên để đặt sinh ra các công việc báo cáo hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng,… 1Office quyết định tách tác vụ công việc lặp thành một loại công việc (tương tự như công việc thường và công việc quy trình).
Tính năng
- Cho phép cài đặt công việc lặp với 2 loại: Công việc thường và công việc quy trình.
- Người dùng được phép tạo ra các mẫu công việc lặp với lịch lặp tương ứng cho từng mẫu (thực chất hành động này giống như hành động tạo công việc thường/công việc quy trình, nhưng có thêm bước thiết lập lịch lặp). Sau khi tạo xong, các công việc lặp sẽ được sinh ra từ mẫu công việc lặp đã cài đặt.
- Tại chi tiết một mẫu công việc lặp: Hiển thị danh sách các công việc lặp đã được sinh ra từ mẫu đã tạo.
- Lịch sử công việc lặp ghi lại các công việc được lặp và các hành động liên quan như: Lịch lặp, Dừng lặp/Kích hoạt,..
Lưu ý: Mẫu công việc lặp không áp dụng cho công việc thường có nhiều công việc con.
Hướng dẫn sử dụng chi tiết tại: https://1office.vn/support_feature/cong-viec-lap-2/
IV. Dự án
Bổ sung tính năng Thêm milestone
- Milestones là “Cột mốc” quan trọng của Dự án. Các mốc này là những giai đoạn hoặc sự kiện rất quan trọng trong sự đánh dấu sự phát triển và hoàn thành của Dự án.
- Một milestone tập trung vào những điểm rất quan trọng, nó chia nhỏ dự án lớn thành các giai đoạn nhỏ giúp quá trình quản lý dự án “dễ ăn” hơn.
- Cũng như Cài đặt công việc lặp, Thêm milestone là cũng một tác vụ.
- Milestone hiển thị tại màn hình gantt chart của Dự án
Tính năng
- Khi chọn tác vụ Thêm milestone sẽ hiển thị popup có các trường:
+ Tên milestone
+ Ngày bắt đầu
+ Ngày kết thúc
+ Mô tả
Nâng cấp tính năng Milestone
- Để phù hợp hơn cho việc quản lý dự án, 1Office quyết định thay định nghĩa Milestone thành Phase.
Tính năng
- Người dùng có tạo các Phase trong 1 dự án để thể hiện đâu là các cột mốc quan trọng, ngày bắt đầu và ngày kết thúc của mỗi phase phải thuộc dự án. Các Phase sẽ được hiển thị ở màn hình Gantt Chart.
- Cho phép tạo phase trước khi tạo công việc trong dự án.
- Cho phép quét tự động các công việc có ngày bắt đầu và ngày kết thúc thuộc phase.
- Cho phép chuyển công việc bằng tay vào phase.
- Thời gian của các phase có thể giao nhau.
Nâng cấp tính năng import công việc
Cho phép import công việc thường gồm các trường:
- Tên công việc
- Dự án
- Công việc cha
- Trạng thái
- Người giao việc
- Người thực hiện
- Người theo dõi/ Phối hợp thực hiện
- Giao việc theo giờ: Có/không
- Giờ bắt đầu/kết thúc dự kiến
- Ngày bắt đầu/kết thúc dự kiến
- Giờ bắt đầu/kết thúc thực tế
- Ngày bắt đầu/kết thúc thực tế
Bổ sung tính năng export công việc trong dự án
- Thêm tác vụ export công việc trong chi tiết dự án.
- Cho phép export danh sách công việc trong dự án.
Nâng cấp quản lý tệp và bổ sung thư mục trong dự án
- Đính kèm trong dự án là nơi tổng hợp tất cả các file trong dự án. Người có quyền có thể truy cập tất cả các tệp từ mọi thiết bị. Hiểu được điều đó, lần cập nhật lần này chúng tôi đã làm mới giao diện hiện đại hơn dễ nhìn hơn mang tới trải nghiệm giao diện tốt hơn cho người dùng cũng như bổ sung thêm tính năng thư mục trong dự án rất hữu ích
- Một số tính năng quản lý tệp và thư mục:
+ Cho phép tạo thư mục và tải tệp lên dự án
+ Thư mục có thể gồm nhiều thư mục con và nhiều tệp
+ Có thể xem tệp và thư mục theo 2 màn hình: Hiển thị theo danh sách và hiển thị dưới dạng lưới
+ Một số các tác vụ cho quản lý tệp và thư mục khác,…
Nâng cấp danh mục công việc
- Bổ sung cách tính danh mục dự án (như cách tính tiến độ dự án)
+ Tính theo bình quân % hoàn thành công việc
+ Tính theo tỷ trọng ngày thực hiện công việc
Nâng cấp phase và gantt chart
- Thay đổi một số logic của tính năng phase như sau:
+ Chỉ ràng buộc thời gian công việc phải thuộc phase khi tạo mới
+ Với công việc cha – con, chỉ cho phép thêm công việc cha vào phase
- Cho phép hiển thị màn hình gantt chart theo dạng: Danh mục, phase hoặc cha con
- Làm mượt khi xem màn hình dự án dưới dạng gantt chart
Trên đây là tính năng mới được 1Office nâng cấp trong phân hệ công việc. Ngoài ra, chúng tôi vẫn tiếp tục nghiên cứu, nâng cấp và bổ sung thêm nhiều tính năng mới trong tương lai.
1Office hy vọng sẽ mang đến nhiều trải nghiệm mới cho những khách hàng đang tin tưởng và sử dụng ứng dụng 1Office – Giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp.
