Công việc quy trình

Quy trình là gì?

 

Quy trình là tập hợp các công việc lặp đi lặp lại do các bộ phận khác nhau trong công ty cùng tham gia thực hiện. Thông thường việc giao tiếp giữa các bộ phận thường diễn ra qua email hoặc một số công cụ giao tiếp khác, gây ra nhiều hạn chế như bị quên việc, không có công cụ nhắc nhở, không thống kê được kết quả thực hiện công việc của mỗi người, mỗi phòng ban.

 

Tính năng quản lý quy trình của là tính năng chỉ có duy nhất trên 1Office cho phép doanh nghiệp số hóa và định nghĩa quy trình của mình. Khi có một công việc được khởi tạo và gán vào một quy trình, thì công việc đó sẽ tự động chạy theo quy trình đó. Những người tham gia thực hiện sẽ được thông báo khi đến bước công việc của mình và có thể báo cáo tiến độ ngay tại công việc đang thực hiện.

 

Làm thế nào để quản lý công việc quy trình?

 

3 bước để sử dụng tính năng quản lý quy trình công việc trên 1Office

 

Bước 1: Cài đặt quy trình mẫu

  1. Cài đặt các thông tin cần thiết cho quy trình
  2. Tùy chỉnh form báo cáo
  3. Thiết lập quy trình

Bước 2: Tạo mới công việc quy trình

  1. Thông tin chung
  2. Đối tượng liên quan

Bước 3: Quản lý công việc quy trình

 

Bước 1: Cài đặt quy trình mẫu

 

1. Cài đặt các thông tin cần thiết cho quy trình

 

Để cài đặt các quy trình mẫu cho doanh nghiệp của mình, người quản lý thực hiện các thao tác sau:

  • Chọn biểu tượng menu góc phải màn hình> Chọn Công việc > Quy trình mẫu
  • Chọn nút tạo mới ở góc trái màn hình
  • Nhập thông tin cần thiết
  • Chọn để lưu lại

 

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

Các trường cần lưu ý:

STT Tên trường Mô tả
1 Mã quy trình Nhập mã quy trình
2 Trạng thái Có 2 trạng thái của quy trình:

  • Hoạt động: Khi chọn trạng thái này, bạn sẽ nhìn thấy quy trình này khi tạo công việc
  • Không hoạt động: Khi chọn trạng thái này, bạn không nhìn thấy quy trình này khi tạo công việc.
3 Tên quy trình Nhập tên quy trình mẫu. Ví dụ: Quy trình hợp đồng
4 Nhóm quy trình Chọn nhóm quy trình phù hợp. Các quy trình thuộc các nhiệm vụ giống nhau có thể gom vào cùng 1 nhóm. Ví dụ: Nhóm quy trình sản xuất, Nhóm quy trình bán hàng, v.v.
5 Phạm vi áp dụng Chọn phòng ban, vị trí, cá nhân được phép nhìn thấy quy trình này khi tạo công việc. Khi không chọn thì bất cứ ai cũng có thể thấy được quy trình và gán vào trong công việc.
6 Người quản lý Người được chọn quản lý quy trình sẽ được phép thực hiện các tác vụ quản lý công việc được gắn với quy trình này.
7 Cho phép thay đổi người quản lý khi tạo công việc Nếu không tick thì khi tạo công việc quy trình, ô người quản lý sẽ fill ra các nhận sự đã cài đặt trong quy trình mẫu và không cho sửa
8 Người theo dõi Người theo dõi quy trình sẽ xem được những công việc gắn với quy trình này và nhận thông báo khi có tác động tới công việc.
9 Cho phép người thực hiện, người theo dõi các công việc con trong quy trình xem công việc cha Khi tích chọn thì trong CV áp dụng quy trình này, người thực hiện và người theo dõi các công việc con trong quy trình sẽ xem được công việc cha
10 Cho phép người thực hiện được xem chéo công việc của nhau Nếu tích chọn thì trong CV áp dụng quy trình này, người thực hiện công việc bước này sẽ được xem được công việc ở bước khác.
11 Tự động tạo công việc dự kiến Khi tích chọn thì trong công việc áp dụng quy trình này sẽ tự động sinh công việc dự kiến (là CV ở các bước tiếp theo)

 

2. Tùy chỉnh form báo cáo

 

Do mỗi doanh nghiệp có những đặc thù công việc khác nhau, vì thế sẽ có những yêu cầu hiển thị các trường thông tin riêng sao cho phù hợp với doanh nghiệp của mình. Để giải quyết vấn đề này, 1Office nâng cấp thêm tính năng tùy chỉnh form trong quy trình công việc mẫu, cho phép doanh nghiệp tự cấu hình các trường hiển thị trong công việc của mình…

 

Với những quy trình mẫu đã được tùy chỉnh form, khi tạo mới công việc, hệ thống sẽ hiển thị các trường đã được thiết lập để người dùng nhập thông tin tương ứng.

 

Tùy chỉnh form báo cáo công việc quy trình

  • Tại màn hình tạo mới cài đặt quy trình > Chọn Tùy chỉnh form
  • Tại mục Cấu hình trường dữ liệu > Chọn để tạo Form cho riêng bạn
  • Sau khi chọn Tạo form, hệ thống sẽ hiện thị cửa sổ Formbuilder, cho phép bạn tùy chỉnh form theo ý muốn, bằng cách kéo thả các trường bạn muốn thêm từ cột bên trái sang. Lúc này bạn cần phải cấu hình cho các trường đó bằng cách ấn chọn vào trường bạn muốn cấu hình và nhập thông tin cần thiết vào cột bên phải
  • Sau khi tạo được Form như mong muốn > Chọn để hoàn thành
  • Chọn để lưu lại

 

Click vào ảnh để xem ảnh gốc

 

Chi tiết cửa sổ Form Builder:

Click vào ảnh để xem ảnh gốc

 

Các trường lưu ý:

STT Tên trường Mô tả
1 Tên trường Nhập tên trường tùy chọn
2 Loại trường Bao gồm: Ký tự, văn bản, số thực, số nguyên, ngày, giờ, select, danh sách, radio, checklist, người dùng, phòng ban, tệp đính kèm, công thức
2 Bắt buộc nhập
  • Tắt/bật trường “bắt buộc nhập” để tùy chỉnh hành động bắt buộc nhập giá trị
  • Nếu bật trường “Bắt buộc nhập” thì trường dữ liệu sẽ mang dấu *, bắt buộc người dùng phải nhập dữ liệu vào trường này
3 Placeholder Nhập chỉ dẫn hoặc ví dụ
4 Chiều rộng Tích chọn kích thước ô phù hợp để hiển thị
5 Từ khóa hiển thị
  • Nhập từ khóa hiển thị.
  • Dùng để làm từ khóa trong biểu mẫu xuất file
  • Từ khoá có dạng {tu_khoa}, từ 3~31 ký tự, nằm trong dấu {}, không chứa ký tự đặc biệt, và là chữ in thường, viết liền. Nối nhau bằng dấu ‘_’. Ví dụ: {ho_ten}, {dia_chi}, v.v.
  • Nếu không điền sẽ tự động lấy ‘Tên trường’ không dấu
6 Gợi ý Nếu người dùng nhập gợi ý thì trường dữ liệu sẽ mang dấu ?, dùng để hướng dẫn hoặc lưu ý người dùng khi nhập dữ liệu vào trường này
7 Biểu mẫu xuất file
  • Tải lên biểu mẫu có chứa từ khóa
  • Người dùng tải lên biểu mẫu có chứa từ khóa, hệ thống sẽ tự động chuyển đổi từ khóa thành dữ liệu tồn tại trong hệ thống khi xuất file

 

Khi hoàn thành tùy chỉnh form công việc quy trình, màn hình tạo mới công việc quy trình hoặc thực hiện báo cáo node Hành động/Trạng thái/Duyệt báo cáo sẽ hiển thị các thông số vừa cài đặt như sau:

 

Click vào ảnh để xem ảnh gốc

3. Thiết lập quy trình

 

3.1. Cài đặt thông số node Công việc

 

  • Tại tạo mới Quy trình mẫu > click chuột phải vào biểu tượng Công việc màu xanh > chọn Cài đặt thông số
  • Nhập các thông tin trong màn hình cài đặt
  • Chọn để lưu lại

 

 

Click vào ảnh để xem ảnh gốc

 

3.2. Cài đặt thông số cho node Hành động

 

  • Click chuột phải vào biểu tượng Công việc > Chọn Thêm hành động
  • Click chuột phải vào biểu tượng Hành động> Chọn Cài đặt thông số
  • Nhập các thông tin trong màn hình cài đặt thông số
  • Chọn  để lưu lại

 

 

Click vào ảnh để xem ảnh gốc

 

3.3. Cài đặt thông số cho node Trạng thái

 

  • Click chuột phải vào biểu tượng Công việc > Chọn Thêm hành động chuyển trạng thái > Chọn Hoàn thành/Tạm dùng/Hủy
  • Click chuột phải vào biểu tượng Hoàn thành/Tạm dùng/Hủy > Chọn Cài đặt thông số
  • Nhập các thông tin trong màn hình cài đặt thông số
  • Chọn  để lưu lại

 

 

Click vào ảnh để xem ảnh gốc

 

3.4. Cài đặt thông số cho node Duyệt hành động

 

Duyệt hành động là một chức năng cho phép người thực hiện công việc có thể báo kết quả hoàn thành công việc cho người quản lý công việc. Từ những thông tin của nhân viên đã báo cáo, người quản lý biết được kết quả công việc và là căn cứ để đưa ra quyết định công việc có hoàn thành hay không.

 

Duyệt hành động là một tính năng rất hữu ích cho doanh nghiệp và đặc biệt là doanh nghiệp có quy trình sản xuất cần báo cáo các đầu ra thường xuyên trong mỗi công việc.

 

Để cài đặt node Duyệt hành động, bạn thưc hiện các thao tác sau:

  • Click chuột phải vào biểu tượng Hàng động/Hoàn thành/Tạm dừng/Hủy> Chọn Thêm duyệt hành động
  • Click chuột phải vào biểu tượng Duyệt hành động > Chọn Cài đặt thông số
  • Nhập các thông tin trong màn hình cài đặt thông số
  • Chọn  để lưu lại

 

 

Click vào ảnh để xem ảnh gốc

Lưu ý:

  • Node duyệt hành động bắt buộc phải nối từ node hành động, node hoàn thành/tạm dừng/hủy
  • Đầu vào/đầu ra của node duyệt hành động chỉ nối được một node khác

 

Các trường cần lưu ý:

STT Tên trường Mô tả
1 Tên bước duyệt Nhập tên node duyệt báo cáo cần hiển thị
2 Giới hạn người được quyền duyệt báo cáo Mặc định danh sách giới hạn người duyệt là tất cả người quản lý công việc trước đó và có thể chọn (tương tự như node hành động)

 

Khi tạo mới công việc quy trình, người quản lý next bước hoàn thành node duyệt hành động này, hệ thống hiển thị popup ghi nhận ý kiến và show lên form kết quả của bước hành động trước đó (nếu hành động trước đó có cài đặt form báo cáo) và cho sửa kết quả.

 

Click vào ảnh để xem ảnh gốc

 

Người quản lý có quyền Duyệt hoặc Không duyệt node này:

  • Duyệt: đồng ý để quy trình chạy qua bước tiếp theo
  • Không duyệt: sẽ lùi quy trình về hành động trước đó để người thực hiện hành động báo cáo lại

Người quản lý next bước hoàn thành node duyệt hành động và nhập dữ liệu đầy đủ, hệ thống tự động thêm icon tại node duyệt hành động, khi click vào icon này thì hiển thị chi tiết nội dung đã nhập trước đó của người quản lý.

 

Click vào ảnh để xem ảnh gốc

 

 

3.5. Cài đặt thông số cho node Quy trình

 

Hiện tại, quản lý quy trình của 1Office là một phần mềm quản lý và tự động hóa quy trình nghiệp vụ doanh nghiệp. Với quy tình mẫu, Khách hàng có thể dễ dàng thiết kế các quy trình công việc liên kết các phòng ban khách nhau phù hợp với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.

 

Thực tế, một quy trình công việc là tập hợp của nhiều quy trình khác. Để rút ngắn thời gian và giảm tải tác vụ thủ công dễ gây sai sót cũng như đảm bảo đúng tiến độ, tự động hóa giao việc, 1Office đã thêm node quy trình – tự động chuyển sang quy trình khác khi kết thúc một công việc trong quy trình trước.

 

Để cài đặt thông số cho node Quy trình, bạn thưc hiện các thao tác sau:

  • Click chuột phải vào biểu tượng Hành động/Hoàn thành/Tạm dừng/Hủy> Chọn Thêm công việc quy trình
  • Click chuột phải vào biểu tượng Quy trình> Chọn Cài đặt thông số
  • Nhập các thông tin trong màn hình cài đặt thông số
  • Chọn  để lưu lại

 

Click vào ảnh để xem ảnh gốc

Lưu ý:

  • Node quy trình bắt buộc phải nối từ node hành động hoặc node hoàn thành/tạm dừng/hủy
  • Node hành động hoặc node hoàn thành/tạm dừng/hủy chỉ cho phép nối 1 node quy trình
  • Đầu ra của node quy trình chỉ có 2 trạng thái hoàn thành và hủy. Nghĩa là công quy trình tạo từ node quy trình có trạng thái hoàn thành/hủy thì mới thực hiện được bước tiếp theo

 

Các trường cần lưu ý:

STT Tên trường Mô tả
1 Tên công việc Nhập tên node quy trình cần hiển thị
2 Quy trình áp dụng Chọn quy trình được sinh ra

 

Khi next đến node Quy trình, bạn thực hiện công việc quy trình giống như công việc quy trình bình thường

Click vào ảnh để xem ảnh gốc

Lưu ý:

  • Người thực hiện next kết thúc công việc trước là người tạo công việc quy trình tiếp theo
  • Không cho phép chuyển trạng thái hoặc hoàn tác vụ của công việc quy trình tạo từ node quy trình khi công việc đó đã kết thúc

 

3.6. Cài đặt thông số cho node Đối tượng

Thêm tạo đối tượng là một trong những tính năng được 1Office tạo mới gần đây. Tính năng này cho phép tạo mới và duyệt một đối tượng khác ngay trên quy trình công việc. Bên cạnh đó, tính năng cũng cho phép tạo mới đối tượng liên quan đến nhau giữa các bước của quy trình công việc. Ví dụ: Bạn có thể tạo Hợp đồng bán cho chính Khách hàng đã tạo trước đó.

 

Để cài đặt thông số cho node Đối tượng, bạn thưc hiện các thao tác sau:

  • Click chuột phải vào biểu tượng Bắt đầu/Hành động/Hoàn thành/Tạm dừng/Hủy> Chọn Thêm tạo đối tượng
  • Click chuột phải vào biểu tượng Tạo đối tượng> Chọn Cài đặt thông số
  • Nhập các thông tin trong màn hình cài đặt thông số
  • Chọn  để lưu lại

 

Click vào ảnh để xem ảnh gốc

 

Các trường cần lưu ý:

STT Tên trường Mô tả
1
 Đối tượng
Nhập đối tượng cần Tạo mới trong quy trình
2 Người, nhóm người thực hiện Chọn người dùng, phòng ban, vị trí được tạo mới đối tượng trong quy trình
3 Tạo từ đối tượng (Nếu có) Nếu đối tượng hiện tại có thể liên kết với đối tượng của node Tạo đối tượng trước đó

 

Lưu ý:

  • Khi người thực hiện hoàn thành xong công việc, hệ thống sẽ gửi thông báo đến người thực hiện node Tạo đối tượng và tiến hành tạo mới
  • Bắt buộc người thực hiện node Tạo đối tượng phải có quyền Tạo mới đối tượng đó. Ví dụ: Người thực hiện node Tạo khách hàng phải có quyền tạo mới phân hệ Khách hàng

 

 

Bước 2. Tạo mới công việc quy trình

 

Một quy trình mẫu có thể sử dụng cho nhiều công việc khác nhau. Để tạo công việc quy trình, bạn vào phân hệ Công việc > click chọn Quy trình > chọn Tạo mới ở góc trái màn hình để tiến hành thêm mới công việc.

 

Màn hình tạo mới công việc quy trình gồm 2 phần cơ bản:

  • Thông tin chung
  • Đối tượng liên quan

 

1. Thông tin chung

 

Click vào ảnh để xem ảnh gốc

 

Nhập thông tin chung cho công việc của bạn. Các trường có dấu sao là trường bắt buộc. Khi bạn chọn Quy trình, hệ thống sẽ tự động lấy ra Người quản lý và Người theo dõi mà bạn đã cài đặt trong quy trình. Bạn có thể thêm Người theo dõi cho công việc của mình.

Sau khi bạn chọn quy trình áp dụng ở phần Thông tin chung, quy trình sẽ hiển thị ở mục này:

 

Click vào ảnh để xem ảnh gốc

 

Click vào ảnh để xem ảnh gốc

 

 

2. Đối tượng liên quan

 

Một công việc có thể liên kết tới nhiều đối tượng khác nhau trên hệ thống như: Khách hàng, hợp đồng, đơn hàng…. Ví dụ trong 1 quy trình bán hàng, bạn có thể gán tên khách hàng hoặc hợp đồng liên quan vào công việc.

 

Click vào ảnh để xem ảnh gốc

 

 

Bước 3. Quản lý công việc quy trình

 

Tính năng quản lý công việc trên 1Office sẽ hỗ trợ bạn  trong những công việc sau : Cập nhật trạng thái, giao việc, giám sát tiến độ công việc, thảo luận trực tiếp, tạo lịch sự kiện trên công việc, đính kèm tài liệu

 

STT Tính năng Quyền thực hiện Mô tả
1 Cập nhật trạng thái Người quản lý

Người giao việc

Người dùng có thể cập nhật trạng thái của từng bước trong công việc. Ngoài ra bạn cũng có thể cập nhật trạng thái của cả công việc cha.
2 Cập nhật người thực hiện Người quản lý

Người giao việc

Người quản lý có thể giao việc cho nhân viên của mình và  người thực hiện sẽ nhận được thông báo về công việc đó
3 Cập nhật kết quả Người quản lý

Người thực hiện

Người giao việc

 1Office cung cấp 3 cách tính tiến độ công việc:

  • Theo % người dùng tự cập nhật
  • Theo tỷ lệ hoàn thành khối lượng công việc
  • Theo tỷ lệ hoàn thành đầu mục công việc.

Người thực hiện công việc sẽ báo cáo tiến độ công việc thường xuyên, qua đó người quản lý sẽ giám sát được tiến độ công việc đó

4 Cập nhật thời gian dự kiến Người quản lý Đối với công việc quy trình cha, khi đang ở trạng thái Đang chờ, người quản lý có thể cập nhật lại thời gian dự kiến.
5 Thêm đầu việc Người quản lý

Người thực hiện

Người quản lý và người thực hiện có thể cập nhật các đầu mục công việc để dễ dàng cập nhật tiến độ công việc
4 Thảo luận trực tiếp Người quản lý

Người giao việc

Người thực hiện

Người theo dõi

Mọi người có thể thảo luận trực tiếp ngay dưới mỗi công việc , thay vì trao đổi trực tiếp trong nhóm dễ bị trôi tin nhắn
5 Tạo lịch sự kiện trong công việc Người quản lý

Người giao việc

Người thực hiện

Người dùng có thể tạo sự kiện trực tiếp trong công việc, sự kiện đó sẽ link sang phân hệ lịch biểu và có thông báo nhắc nhở cho người dùng
6 Thêm tài liệu Người quản lý

Người giao việc

Người thực hiện

Người dùng có thể đính kèm tài liệu lên công việc bằng cách chọn file trực tiếp hoặc đính kèm qua Google drive, dropbox

 

Cập nhật lần cuối vào ngày 01/08/2121