Công việc quy trình

Quy trình là gì?

 

Quy trình là tập hợp các công việc lặp đi lặp lại do các bộ phận khác nhau trong công ty cùng tham gia thực hiện. Thông thường việc giao tiếp giữa các bộ phận thường diễn ra qua email hoặc một số công cụ giao tiếp khác, gây ra nhiều hạn chế như bị quên việc, không có công cụ nhắc nhở, không thống kê được kết quả thực hiện công việc của mỗi người, mỗi phòng ban.

 

Tính năng quản lý quy trình của là tính năng chỉ có duy nhất trên 1Office cho phép doanh nghiệp số hóa và định nghĩa quy trình của mình. Khi có một công việc được khởi tạo và gán vào một quy trình, thì công việc đó sẽ tự động chạy theo quy trình đó. Những người tham gia thực hiện sẽ được thông báo khi đến bước công việc của mình và có thể báo cáo tiến độ ngay tại công việc đang thực hiện.

 

Làm thế nào để quản lý công việc quy trình?

 

3 bước để sử dụng tính năng quản lý quy trình công việc trên 1Office

 

Bước 1: Cài đặt quy trình mẫu

Bước 2: Hướng dẫn tạo công việc quy trình

Bước 3: Quản lý công việc quy trình

 

Bước 1: Cài đặt quy trình mẫu

 

Để cài đặt các quy trình mẫu cho doanh nghiệp của mình, người quản lý thực hiện các thao tác sau:

Từ biểu tượng mũi tên ở góc phải trên màn hình  > click Cài đặt hệ thống > Công việc > Công việc quy trình > Chọn biểu tượng  ở góc trái màn hình để thêm mới 1 quy trình mẫu. 

 

1. Nhập thông tin cho quy trình

 

Click vào ảnh để xem thêm

 

Các trường cần lưu ý:

 

STT Tên trường Mô tả
1 Tên quy trình Tên quy trình mẫu. Ví dụ: Quy trình tiếp nhận nhân sự
2 Áp dụng cho Chọn người được phép nhìn thấy quy trình này khi tạo công việc. Khi không chọn thì bất cứ ai cũng có thể thấy được quy trình và gán vào trong công việc.
3 Người quản lý Người được chọn quản lý quy trình sẽ được phép thực hiện các tác vụ quản lý công việc được gán với quy trình này.
4 Người theo dõi Người theo dõi quy trình sẽ xem được những công việc gán với quy trình này và nhận thông báo khi có tác động tới công việc.
5 Trạng thái Có 2 trạng thái của quy trình:

  • Hoạt động: Khi chọn trạng thái này, bạn sẽ nhìn thấy quy trình này khi tạo công việc
  • Không hoạt động: Khi chọn trạng thái này, bạn không nhìn thấy quy trình này khi tạo công việc.
6 Tự động tạo công việc dự kiến Khi tích chọn thì trong công việc áp dụng quy trình này sẽ tự động sinh công việc dự kiến (là CV ở các  bước tiếp theo)
7 Cho phép người thực hiện, người theo dõi các công việc con trong quy trình xem công việc cha Khi tích chọn thì trong CV áp dụng quy trình này, người thực hiện và người theo dõi các công việc con trong quy trình sẽ xem được công việc cha
8 Cho phép người thực hiện được xem chéo công việc của nhau Nếu tích chọn thì trong CV áp dụng quy trình này, người thực hiện công việc bước này sẽ được xem được công việc ở bước khác.
9 Tùy chọn trạng thái hoạt động của quy trình Nếu tích chọn thì khi tạo công việc, quy trình này sẽ không hiển thị.

 

2. Thiết lập quy trình

 

Click vào ảnh để xem ảnh gốc

 

Cài đặt thông số cho bước công việc:

  • Click chuột phải vào biểu tượng công việc màu xanh > chọn Cài đặt thông số
  • Nhập các thông tin trong màn hình cài đặt
  • Chọn Cập nhật

Cài đặt thông số cho hành động:

  • Click chuột phải vào biểu tượng công việc > Chọn Thêm hành động
  • Click chuột phải vào biểu tượng hành động > Chọn Cài đặt thông số
  • Nhập các thông tin trong màn hình cài đặt thông số
  • Chọn Cập nhật để lưu lại

Một quy trình hoàn chỉnh bao gồm các node công việc, hành động và các node trạng thái (Hoàn thành, tạm dừng, hủy). Ngoài ra sẽ có thêm các node ràng buộc giữa các công việc với nhau tùy vào tính chất công việc của doanh nghiệp.

 

Bước 2. Hướng dẫn tạo công việc quy trình

 

Một quy trình mẫu có thể sử dụng cho nhiều công việc khác nhau. Để tạo công việc quy trình, bạn vào phân hệ Công việc > click chọn Quy trình > chọn Tạo mới ở góc trái màn hình để tiến hành thêm mới công việc

Màn hình tạo mới công việc quy trình gồm 3 phần cơ bản:

  • Thông tin chung
  • Quy trình
  • Đối tượng liên quan

1. Thông tin chung

 

Click vào ảnh để xem ảnh gốc

 

Nhập thông tin chung cho công việc của bạn. Các trường có dấu sao là trường bắt buộc. Khi bạn chọn Quy trình, hệ thống sẽ tự động lấy ra Người quản lý và Người theo dõi mà bạn đã cài đặt trong quy trình. Bạn có thể thêm Người theo dõi cho công việc của mình.

 

2. Quy trình

 

Sau khi chọn quy trình mẫu ở phần Thông tin chung, quy trình sẽ hiển thị ở mục này

 

3. Đối tượng liên quan

 

Click vào ảnh để xem ảnh gốc

 

Một công việc có thể liên kết tới nhiều đối tượng khác nhau trên hệ thống như: Khách hàng, hợp đồng, đơn hàng…. Ví dụ trong 1 quy trình bán hàng, bạn có thể gán tên khách hàng hoặc hợp đồng liên quan vào công việc.

 

Bước 3. Quản lý công việc quy trình

 

 

Tính năng quản lý công việc trên 1Office sẽ hỗ trợ bạn  trong những công việc sau : Cập nhật trạng thái, giao việc, giám sát tiến độ công việc, thảo luận trực tiếp, tạo lịch sự kiện trên công việc, đính kèm tài liệu

 

STT Tính năng Quyền Mô tả
1 Cập nhật trạng thái Người quản lý

Người giao việc

Người dùng có thể cập nhật trạng thái của từng bước trong công việc. Ngoài ra bạn cũng có thể cập nhật trạng thái của cả công việc cha.
2 Cập nhật người thực hiện Người quản lý

Người giao việc

Người quản lý có thể giao việc cho nhân viên của mình và  người thực hiện sẽ nhận được thông báo về công việc đó
3 Cập nhật kết quả Người quản lý

Người thực hiện

Người giao việc

 1Office cung cấp 3 cách tính tiến độ công việc:

  • Theo % người dùng tự cập nhật
  • Theo tỷ lệ hoàn thành khối lượng công việc
  • Theo tỷ lệ hoàn thành đầu mục công việc.

Người thực hiện công việc sẽ báo cáo tiến độ công việc thường xuyên, qua đó người quản lý sẽ giám sát được tiến độ công việc đó

4 Cập nhật thời gian dự kiến Người quản lý Đối với công việc quy trình cha, khi đang ở trạng thái Đang chờ, người quản lý có thể cập nhật lại thời gian dự kiến.
5 Thêm đầu việc Người quản lý

Người thực hiện

Người quản lý và người thực hiện có thể cập nhật các đầu mục công việc để dễ dàng cập nhật tiến độ công việc
4 Thảo luận trực tiếp Người quản lý

Người giao việc

Người thực hiện

Người theo dõi

Mọi người có thể thảo luận trực tiếp ngay dưới mỗi công việc , thay vì trao đổi trực tiếp trong nhóm dễ bị trôi tin nhắn
5 Tạo lịch sự kiện trong công việc Người quản lý

Người giao việc

Người thực hiện

Người dùng có thể tạo sự kiện trực tiếp trong công việc, sự kiện đó sẽ link sang phân hệ lịch biểu và có thông báo nhắc nhở cho người dùng
6 Thêm tài liệu Người quản lý

Người giao việc

Người thực hiện

Người dùng có thể đính kèm tài liệu lên công việc bằng cách chọn file trực tiếp hoặc đính kèm qua Google drive, dropbox

Cập nhật lần cuối vào ngày 18/09/2020