Công việc lặp

Công việc lặp là một chức năng cho phép bạn tạo các công việc cần làm đi lặp lại thường xuyên. Công việc lặp sẽ cho phép bạn thực hiện lại công việc đó mà không cần tạo lại nhiều lần.

Những công việc này có thể là một phần công việc hàng ngày của bạn cần phải hoàn thành mỗi lần, như: gửi các ghi chú hàng ngày, biên bản cuộc họp, hóa đơn theo khoảng thời gian định sẵn và bản tin tiếp thị…
Công việc lặp trong 1Office hoạt động như một hệ thống tự động hóa và trở thành một phần không thể thiếu trong quy trình làm việc của bạn.
Công việc lặp là một chức năng đặc biệt mà 1Office áp dụng cho công việc thường và công việc quy trình để khai thác tối đa việc quản lý công việc của doanh nghiệp.

Để quản lý Công việc lặp trên 1Office, bạn theo dõi 2 bước sau:

Bước 1: Hướng dẫn tạo công việc lặp

Bước 2: Quản lý công việc lặp

Bước 1. Hướng dẫn tạo công việc lặp

  • Chọn biểu tượng menu ở góc trên bên phải màn hình > chọn Công việc
  • Chọn Công việc lặp > Chọn nút tạo mới ở góc trái màn hình
  • Nhập các thông tin cần thiết
  • Chọn để lưu lại
Click vào để xem ảnh gốc
  • Công việc lặp chỉ là công việc mẫu để cài đặt lịch lặp, nó không được coi như công việc thường hay công việc quy trình và tác vụ liên quan
  • Trường thông tin có dấu * đỏ là trường bắt buộc nhập thông tin
  • Khi chọn các kiểu lặp, hệ thống sẽ hiển thị mô tả cài đặt lịch lặp
  • Mẫu công việc lặp không áp dụng cho công việc có nhiều công việc con

Các trường cần lưu ý:

STT Tên trường Mô tả
1 Lặp sau mỗi Cho phép chọn thời gian lặp và các kiểu lặp: Ngày, tuần, tháng, quý, năm
2 Lặp vào các thứ Cho phép tích chọn lặp công việc vào các thứ trong tuần
3 Kết thúc lặp Cho phép chọn thời điểm kết thúc lặp: Không bao giờ kết thúc, kết thúc lặp vào ngày, kết thúc lặp sau số lần diễn ra
4 Công việc lặp tạo trước Thiết lập thời gian tạo trước công việc lặp: Có thể chọn theo giờ, phút và ngày
5 Loại công việc Cho phép cài đặt 2 loại công việc lặp:

  • Công việc quy trình
  • Công việc thường

Nếu chọn công việc quy trình, hệ thống tự đông fill ra các trường như trong tạo mới công việc quy trình để bạn cấu hình công việc lặp. Tương tự khi chọn công việc thường

6 Tên công việc Là tên của công việc lặp
7 Trạng thái Có thể chọn 1 trong 2 trạng thái Đang chạy và dừng lặp
8 Bắt đầu – Kết thúc Là thời gian dự kiến thực hiện công việc, tại đây ngươi dùng có thể chọn giao việc theo giờ hoặc không
9 Người thực hiện Là người thực hiện công việc
10 Người giao việc Là người giao việc, thường là cấp trên của người thực hiện công việc
11 Người theo dõi Người theo dõi quy trình sẽ xem được những công việc gán với quy trình này và nhận thông báo khi có tác động tới công việc.
12 Loại công việc Người dùng có thể cài đặt các loại công việc khác nhau để lựa chọn
13 Ưu tiên Là mức độ ưu tiên của công việc, có 4 mức độ ưu tiên: Cao, Trung bình, Bình thường, Thấp
14 Cách tính kết quả công việc Có 04 cách tính kết quả công việc:

  • Theo % người dùng tự cập nhật: Ví dụ người dùng tự cập nhật % hoàn thành công việc 20%
  • Theo  tỷ lệ  hoàn thành khối lượng công việc: Ví dụ công việc cần hoàn thành 100 sản phẩm, người dùng nhập số lượng sản phẩm đã hoàn thành là 10 thì hệ thống sẽ tính ra kết quả công việc là 10%
  • Theo tỷ lệ hoàn thành đầu việc: Ví dụ công việc có 10 đầu việc, khi người dùng tích chọn đầu việc đã hoàn thành là 5, thì hệ thống sẽ tính ra kết quả công việc là 50%
  • Theo tỷ trọng công việc con: Ví dụ công việc X gồm hai công việc con A và B. Công việc A có tỷ trọng 40, tiến độ 50%. Công việc B có tỷ trọng 30, tiến độ 40%. Do đó, tiến độ của công việc X là [(40×50)+(30×40)]/(40+50)=35%
15 Dự án Chọn một dự án chứa công việc (nếu có)
16 Công việc cha Chọn một công việc cha chứa công việc (nếu có)
17 Mô tả Nhập vào nội dung mô tả công việc

Bước 2. Quản lý công việc lặp

2.1. Các màn hình quản lý

1Office cung cấp cho người dùng 2 cách để quản lý công việc lặp:

Cách 1: Quản lý công việc tại màn hình danh sách công việc lặp

Cách 2: Quản lý công việc tại màn hình chi tiết công việc lặp

Cách 1: Quản lý công việc tại màn hình danh sách công việc lặp

Tại màn hình danh sách công viêc lặp, click chuột phải tại tên công việc lặp và thực hiện các tác vụ quản lý công việc

Click vào để xem ảnh gốc

Cách 2: Quản lý công việc tại màn hình chi tiết công việc lặp

Tại màn hình chi tiết công việc và thực hiện các tác vụ quản lý công việc ở góc phải màn hình

Click vào để xem ảnh gốc

Lưu ý: Các công việc được sinh ra từ công việc lặp sẽ có [dd/mm/yyyy] ở bên cạch tên công việc (dd/mm/yyyy là ngày tự động tạo công việc lặp)

2.2. Bảng các tác vụ quản lý công việc lặp

STT Tác vụ Quyền thực hiện Mô tả
1 Lịch lặp Người tạo

Người có quyền quản lý tại phân hệ công việc

Cho phép sửa cài đặt lịch lặp cho công việc lặp
2 Dừng lặp/Kích hoạt Người tạo

Người có quyền quản lý tại phân hệ công việc

Cho phép dừng/kích hoạt công việc lặp và công việc sẽ không/có được sinh ra từ công việc lặp
3 Đính kèm Người tạo

Người có quyền quản lý tại phân hệ công việc

Cho phép người dùng có thể tải các tài liệu liên quan đến công việc
4 Sửa Người tạo

Người có quyền quản lý tại phân hệ công việc

Cho phép sửa thông tin công việc lặp
5 Xóa Người tạo

Người có quyền quản lý tại phân hệ công việc

Cho phép xóa công việc lặp

2.3. Công việc lặp & Lịch sử công việc

Khi các công việc được sinh ra từ công việc lặp. Tại màn hình chi tiết công việc lặp, hệ thống hiển thị tất cả danh sách công việc đã được tự động tạo theo lịch lặp đã cài đặt.

Click vào để xem ảnh gốc

Hoặc công việc lặp sẽ hiển thị chi tiết ở Lịch sửa hoạt động. Để vào Lịch sử công việc lặp, bạn thực hiện các bước sau:

  • Tại màn hình chi tiết công việc lặp
  • Chọn tác vụ Khác  ở góc phải màn hình > Lịch sử công việc

Tại popup Lịch sử công việc, hệ thống sẽ lưu lại tất cả các hành động liên quan tới công việc lặp như: Tạo mới, sửa, các công việc tự động sinh ra, cài đặt công việc lặp…

Click vào để xem ảnh gốc

Tại popup Lịch sử công việc của công việc sinh ra từ công việc lặp, sẽ lưu lại lịch sử được sinh ra từ công việc lặp.

Cập nhật lần cuối vào ngày 20/12/2121