4 loại chữ ký số phổ biến hiện nay và cách phân biệt chi tiết

Chữ ký số là bước ngoặt lớn của mỗi doanh nghiệp trên con đường đi tới Chuyển đổi số trong thời kỳ 4.0 hiện nay. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng hiểu rõ về chữ ký số, phân biệt được các loại ký số và biết doanh nghiệp mình cần dùng loại ký số nào? Để rút ngắn thời gian tìm hiểu cho các nhà quản trị, 1Office sẽ chia sẻ chi tiết về điểm khác biệt của 4 loại chữ ký số phổ biến trong bài viết dưới đây.

Tổng quan về chữ ký số

Chữ ký số là gì?

Luật Giao dịch điện tử, Nghị định 130/2018/NĐ-CP định nghĩa:

“Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

– Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;

– Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.”

Hiểu đơn giản, chữ ký số là loại chữ ký được ký trên các thiết bị, văn bản, tài liệu số thông qua công nghệ mã hóa công khai. Chữ ký số có giá trị pháp lý như chữ ký thường, độ bảo mật cao và được nhà nước công nhận trong các văn bản, chứng từ…

3 nhóm chữ ký số thường thấy

 

	Định nghĩa	Đối tượng áp dụng	Mục đích sử dụng
Chữ ký số doanh nghiệp	Chữ ký trên nền tảng số, có giá trị pháp lý như con dấu của tổ chức, doanh nghiệp.	– Pháp nhân đại diện doanh nghiệp theo quy định của pháp luật. – Hoặc người đại diện công ty theo đăng ký kinh doanh	Phát hành hóa đơn điện tử, nộp báo cáo Thuế qua mạng hay ký số các văn bản, đóng bảo hiểm xã hội, ký hợp đồng,…
Chữ ký số của cán bộ nhân viên thuộc doanh nghiệp	Tương đương với chữ ký tay của mỗi cá nhân. Chữ ký số cá nhân được dùng để xác thực danh tính của người ký trong các chứng từ doanh nghiệp trên môi trường điện tử	Cán bộ thuộc bộ phận nhất định của doanh nghiệp. Quản lý cấp trung, cấp cao trong doanh nghiệp	Ký số các văn bản thuộc quyền hạn chức vụ trong doanh nghiệp, tổ chức.
Chữ ký số cá nhân	Là chữ ký để xác thực danh tính người ký trong các giao dịch điện tử	Cá nhân	Ký trên các văn bản, tài liệu số để xác nhận nội dung.

Xem thêm: Chữ ký số là gì? Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng chữ ký số

Doanh nghiệp cần hồ sơ gì khi đăng ký chữ ký số?

Khi đăng ký chữ ký số, doanh nghiệp cần quan tâm tới các loại giấy tờ, hồ sơ dưới đây:

• Bản sao có công chứng giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc Bản sao có công chứng giấy phép hoạt động;
• Bản sao có công chứng Giấy chứng nhận đăng ký thuế của doanh nghiệp;
• Bản sao có công chứng chứng minh thư nhân dân của người đại diện pháp lý (hoặc hộ chiếu).

Sau khi tổng hợp đủ các chứng từ trên, doanh nghiệp có thể nộp tại cơ quan được cấp phép cung cấp dịch vụ ký số. Hoặc đơn giản hơn, có thể liên hệ với các đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số để được hỗ trợ. Mức phí sẽ tùy thuộc vào gói dịch vụ mà doanh nghiệp lựa chọn.

Trên đây là những thông tin cơ bản để doanh nghiệp hiểu sơ bộ về chữ ký số, nhận biết, thủ tục đăng ký. Để trải nghiệm Dịch vụ chữ ký số hoặc tìm hiểu chuyên sâu với các Chuyên gia trong lĩnh vực Chữ ký số, Hợp đồng điện tử, hãy bấm vào nút dưới đây để được tư hỗ trợ nhanh nhất.

So sánh chi tiết điểm khác biệt giữa 4 loại chữ ký số phổ biến hiện nay

USB Token

• Đặc điểm:

USB Token là dạng chữ ký số có sử dụng thiết bị phần cứng (USB) để tạo ra các cặp khóa bí mật, lưu trữ dữ liệu của người ký và tạo ra chữ ký. Người dùng cần phải kết nối USB token với máy tính thì thao tác mới có thể được thực hiện được việc ký qua USB Token.

Mỗi một USB có 1 series từ 8-10 ký tự tương ứng. Nhấn vào nút Token thì sẽ hiển thị ra mã ngẫu nhiên, gồm 6 số, kéo dài trong khoảng thời gian nhất định. Mỗi mã áp dụng cho 1 khách hàng, 1 giao dịch và một thời điểm cụ thể. Vì mã hóa theo từng lần ký nên độ bảo mật luôn được đảm bảo ở mức cao nhất.

• Ưu điểm

Việc tạo ra mã số để ký rất phức tạp theo các thuật toán khác nhau, nên chưa có trường hợp bẻ khóa thành công nào xảy ra cả. Đặc biệt mỗi mã chỉ ký cho 1 giao dịch, tránh tình trạng giả mạo mã hoặc mất tính bảo mật của dữ liệu. USB Token ngoài khả năng giữ khóa bí mật, còn có khả năng lưu trữ lớn, xử lý tốc độ cao với dữ liệu lên đến 32 bit.

• Hạn chế

Vì thao tác phức tạp nên USB Token cũng mang tới nhiều rắc rối cho doanh nghiệp sử dụng. Vì đặc thù phải kết nối với máy tính mới thao tác được, nên khi ở xa không có máy tính sẽ rất bất tiện. Đặc biệt khi có sự cố với máy tính, là USB Token sẽ không thể ký được. Và trong 1 thời điểm chỉ dùng được cho một người, nên loại chữ ký này vẫn chưa đáp ứng được nhu cầu của nhiều người dùng khác nhau.

• Phù hợp với doanh nghiệp như nào?

USB Token phù hợp với nhiều doanh nghiệp khác nhau. Đặc biệt là các doanh nghiệp có lưu lượng về dữ liệu chứng từ cần xử lý ở mức vừa. Loại chữ ký số này cho phép doanh nghiệp thao tác trên các chứng từ liên quan đến kê khai thuế, bảo hiểm, hóa đơn điện tử, kê khai hải quan với các đơn vị xuất nhập khẩu.

HSM

• Đặc điểm

Chữ ký số HSM là loại chữ ký sử dụng công nghệ HSM để lưu trữ, bảo vệ các cặp khóa, chứng thư số cho các ứng dụng xác thực mạnh và xử lý mật mã. Loại chữ ký này giúp nâng cao tốc độ ký, có thể hoạt động online và offline. HSM được sản xuất dạng một card PKI cắm vào máy tính hoặc thiết bị độc lập có kết nối mạng.

Chữ ký số HSM có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký thường, áp dụng được ký số tự động. Đặc biệt có khả năng phân quyền cho nhiều chủ thể khác nhau ký, có thể xử lý hàng chục nghìn chữ ký đồng thời.

• Ưu điểm

HSM đáp ứng được tính ưu việt của ký số với tốc độ ký cao, xác thực an toàn và tiện lợi cho người dùng. Loại chữ ký này không cần phải mang bên mình mà có thể tính hợp dạng card trong máy tính hoặc trên môi trường số.

Chữ ký số HSM có thể ký tập trung, phân quyền được nhiều người dùng chung một chứng thư số. Với tốc độ ký lên đến 1.500 hóa đơn/ giây, HSM đảm bảo được tốc độ và nguyên tắc số hóa đơn liền dãy – liên tục cho doanh nghiệp có nhiều chứng từ cần thực hiện.

• Hạn chế

Không có chữ ký số nào là hoàn hảo. Nhược điểm của HSM là giá thành cao so với các loại chữ ký số khác,  nên không phải doanh nghiệp nào cũng dùng được. Với đặc thù công nghệ HSM, loại chữ ký này thường dùng cho doanh nghiệp lớn, với yêu cầu phải có hệ thống quản lý quy mô lớn và cơ sở hạ tầng tốt để đáp ứng. Điều này cũng chính là cản trở cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ khi tiếp cận.

• Phù hợp với doanh nghiệp như nào?

Với những đặc điểm trên, HSM thường thích hợp với các doanh nghiệp có nhu cầu và yêu cầu chặt chẽ cho việc ký số nhiều – nhanh – tự động. Thường HSM được ứng dụng nhiều trong việc ký xác nhận của dịch vụ thanh toán trực tuyến, banking, thương mại điện tử, ngân hàng, hải quan….

Xem thêm: Thời điểm vàng để chuyển đổi số cho mọi doanh nghiệp

SmartCard

• Đặc điểm

Khác với USB Token hay HSM, chữ ký số SmartCard là loại chữ ký số được tích hợp trên sim điện thoại, do các nhà mạng nghiên cứu và phát triển.

        Người dùng có thể tiến hành ký số ngay trên chính thiết bị di động của mình mà không phụ thuộc vào máy móc hay môi trường internet.

• Ưu điểm

Chi phí của Chữ ký số SmartCard khá thấp so với các loại còn lại, nên doanh nghiệp nào cũng có khả năng sử dụng. Lợi thế tích hợp trên sim giúp người dùng linh động ký số trên chính chiếc điện thoại của mình một cách nhanh chóng.

• Hạn chế

Nhược điểm của SmartCard là sự bất tiện khi phải dùng SIM của nhà mạng tạo ra và bị phụ thuộc vào loại sim được cấp. Nếu người dùng có sim nằm ngoài vùng phủ sóng của nhà mạng thì việc ký số cũng không thể diễn ra được.

• Phù hợp với doanh nghiệp như nào?

Loại chữ ký số này phù hợp với các doanh nghiệp trong nước, quy mô nhỏ và chi phí vừa phải. Đặc biệt là các doanh nghiệp có yêu cầu đơn giản về chữ ký số, các thủ tục, giấy tờ số lượng ít, đơn giản.

Chữ ký từ xa

• Đặc điểm

Chữ ký số từ xa (Remote signature) là loại chữ ký sử dụng lợi thế của công nghệ đám mây của nhà cung cấp để ký. Loại ký số này không cần dùng thiết bị phần cứng, có thể ký mọi lúc mọi nơi, trên nhiều thiết bị khác nhau.

Người dùng ủy thác quyền quản lý và xác thực khóa bí mật cho nhà cung cấp nền tảng ký. Mỗi nhà cung cấp sẽ có cách thức bảo mật khóa khác nhau để xác nhận được danh tính của người ký. Công nghệ ký số từ xa áp dụng tiêu chuẩn châu Âu  eIDAS về “Định danh, xác thực điện tử và dịch vụ tin cậy”, thêm tính năng xác thực 2 yếu tố và định danh thiết bị trên điện thoại nên hoàn toàn đảm bảo được độ bảo mật uy tín cao nhất.

• Ưu điểm

Đây là loại chữ ký khắc phục được hầu hết nhược điểm của USB Token và SmartCard. Nó có thể ký mọi lúc, mọi nơi mà không phụ thuộc và thiết bị phần cứng. Đặc biệt tiết kiệm chi phí mua sắm phần cứng, giảm chi phí đi lại.

Việc ký trực tiếp trên máy tính, điện thoại, máy tính bảng… giúp việc ký số linh hoạt và tiện lợi hơn bao giờ hết. Cắt giảm chi phí đi lại, chuyển phát. Cắt giảm chi phí cài đặt phần cứng. Dù ở xa hay ở gần, là doanh nghiệp có thể ký số dễ dàng.

• Hạn chế

Chữ ký từ xa vẫn còn mắc các bất cập liên quan đến công nghệ bảo mật dữ liệu. Để nghiên cứu và phát triển loại này đòi hỏi nhà cung cấp phải có hạ tầng công nghệ tốt và tuân thủ các tiêu chuẩn về bảo mật.

• Phù hợp với doanh nghiệp như nào?

Chữ ký số từ xa phù hợp với nhiều doanh nghiệp ở các lĩnh vực khác nhau. Thời đại chuyển số, doanh nghiệp cần chuyển mình để xử lý các quy trình ký thủ công. Với việc ký trên nền tảng đám mây, và có nhà cung cấp dịch vụ hỗ trợ, doanh nghiệp chỉ cần đăng ký là có thể thao tác được.

Ký hợp đồng lao động điện tử, ký thương mại hay ký hóa đơn giao dịch, thuế, … đều được thao tác trong thời gian ngắn với Chữ ký số từ xa.

Bảng so sánh tổng hợp về 4 loại chữ ký số

 

	USB Token	HSM	SmartCard	Chữ ký số từ xa
Cần thiết bị phần cứng	Có	Có	Có	Không
Ký số online	Không	Có	Không	Có
Khóa bảo mật	Token Người dùng nắm giữa	Sử dụng công nghệ HSM, người dùng ủy quyền cho nhà cung cấp bảo mật và xác thực	Người dùng nắm giữ (qua OTP về sim)	Tiêu chuẩn eIDAS Người dùng ủy quyền cho nhà cung cấp để bảo mật và xác thực
Ứng dụng	Doanh nghiệp vừa và nhỏ Thuế, bảo hiểm, hóa đơn điện tử…	Doanh nghiệp lớn, cấu trúc hạ tầng nhiều Ngân hàng, thương mại điện tử, hải quan ….	Doanh nghiệp trong nước,  nghiệp vụ đơn giản, ứng dụng nội bộ	Mọi doanh nghiệp
Chi phí	Token + Thuê bao	Hạ tầng + Thuê bao	Thấp, Phí thuê bao	Thuê bao

Như vậy, qua các thông tin trên, doanh nghiệp có thể nắm được thông tin chi tiết về các loại chữ ký số phổ biến trên thị trường. Để có lựa chọn đúng đắn về loại chữ ký số mà doanh nghiệp bạn cần, cũng như được tư vấn về các đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số uy tín, hãy nhấn đăng ký trải nghiệm ngay dưới đây:

Nên đăng ký chữ ký số ở đâu, thuộc nhà cung cấp nào?

Thị trường hiện nay cung cấp rất nhiều loại chữ ký số cá nhân, doanh nghiệp nhưng nổi bật nhất là nhà cung cấp dịch vụ Chữ ký số 1CA của Nền tảng quản trị doanh nghiệp tổng thể 1Office. Ưu điểm vượt trội của 1CA là có thể ký trên mọi quy trình, mọi chứng từ cho nhiều văn bản cùng lúc. Đặc biệt, với công nghệ lưu trữ đám mây giúp dữ liệu được bảo mật, an toàn và dễ dàng tìm kiếm. Chi phí cho giải pháp 1CA đa dạng theo nhu cầu của từng doanh nghiệp theo quy mô khác nhau.

Đăng ký Ứng dụng 1CA – Giải pháp ký số thông minh – Vận hành “không giấy”

• Ký số trên mọi quy trình

Với hệ sinh thái quản trị doanh nghiệp tổng thể, 1Office cho phép tích hợp ký số trên mọi quy trình nội bộ doanh nghiệp, đáp ứng được nhu cầu vận hành trong – ngoài trơn tru. Các quy trình được số hóa, chỉ cần chuyển bước là có thể tạo được hợp đồng, biểu mẫu chứng từ để ký trực tiếp trên phần mềm mà không cần phải ký ở nhiều nơi.

Phát triển song song với nhu cầu ký thương mại, hợp đồng lao động … ký số trên quy trình còn giải quyết được cả bài toán nghiệp vụ nội bộ và ký kết thương mại. Điều này giúp thúc đẩy chuyển số cho doanh nghiệp một cách toàn diện nhất.

• Lưu trữ và quản lý tập trung dữ liệu

Dữ liệu sau khi ký số được lưu trên nền tảng đám mây. Các chứng từ, văn bản, hồ sơ… sẽ không còn sợ bị thất lạc, mất cắp hay bị lộ thông tin. Công nghệ bảo mật trên nền tảng đám mây cực kỳ chặt chẽ, phân quyền cho người dùng để tránh các rủi ro về sao chép, đánh cắp.

Quản lý dữ liệu trên cùng một nền tảng giúp việc kiểm soát dễ dàng, trích xuất được chứng từ theo nhu cầu cực dễ. Việc tìm kiếm và phân loại hồ sơ cũng dễ dàng hơn bao giờ hết.

• Tiết kiệm 90% chi phí vận hành

Doanh nghiệp tốn cả trăm triệu mỗi năm cho chi phí giấy in, mực in, máy in, chuyển phát cho mỗi hợp đồng. Thì giờ đây, 1CA sẽ giải quyết tất cả. Ký số nên không cần di chuyển, chuyển phát giúp tiết kiệm ngân sách lớn cho việc in ấn, di chuyển.

Đặc biệt ký số có thể duyệt từ xa, ký từ xa trên nhiều thiết bị nên không cần chờ đợi mất thời gian. Nhà lãnh đạo cũng ký đồng thời được nhiều văn bản một lúc dù ở xa giúp cho tiến trình vận hành doanh nghiệp được đẩy nhanh, hiệu quả được nâng cao trông thấy.

• Cho phép ký linh hoạt trên mọi thiết bị, mọi văn bản

Chữ ký số 1CA cho phép doanh nghiệp ký linh hoạt trên nhiều thiết bị khác nhau, không cần phụ thuộc vào công cụ phần cứng nào cả. Đặc biệt, giải pháp ký số 1CA còn ký được trên nhiều hình thức khác nhau: từ chữ ký số, ký hình ảnh đến ký scan… và nhiều hình thức khác.  Đây là bước tiến so với ký số truyền thống, nó hỗ trợ nhà quản lý có thể xử lý thao tác ký online nhanh chóng và tiện lợi.

Xem thêm: Chi tiết về bảng giá Dịch vụ Chữ ký số 1CA

Nhìn chung, chữ ký số là giải pháp tối ưu cho nhiều doanh nghiệp để tiến tới số hóa doanh nghiệp, vận hành không giấy tờ. Lựa chọn loại chữ ký số phù hợp dựa vào mục đích, nhu cầu và ngân sách của doanh nghiệp. Liên hệ ngay 0834 838888 hoặc bấm vào nút “Đăng ký tư vấn” dưới đây để được hỗ trợ tốt nhất về Giải pháp chữ ký số phù hợp cho doanh nghiệp của bạn.

Xem thêm: Quy trình phối hợp giữa các phòng ban trong thời công nghệ số