Quy trình phối hợp giữa các phòng ban trong thời công nghệ số

Một doanh nghiệp muốn hoạt động hiệu quả, đứng vững trên thị trường thì cần có một bộ máy làm việc khoa học, phối hợp nhịp nhàng với nhau. Vì vậy, mỗi cá nhân, mỗi bộ phận phải tự liên kết với nhau để tạo nên một tập thể đoàn kết. Quy trình phối hợp giữa các phòng ban xây dựng như thế nào mới hiệu quả?

Sự cần thiết của sự phối hợp giữa các phòng ban

Việc xây dựng được quy trình làm việc cụ thể giữa các phòng ban là vô cùng quan trọng. Nó giúp đảm bảo chất lượng, tiến độ và hiệu quả trong công việc. Tuân thủ và thực hiện tốt quy trình làm việc chính là cơ sở cho việc đi đúng hướng, thực hiện đúng mục tiêu của doanh nghiệp. Một quy trình phối hợp giữa các bộ phận hiệu quả giữa các phòng ban trong doanh nghiệp có rất nhiều lợi ích: 

• Nâng cao hiệu suất và hiệu quả làm việc trong nội bộ doanh nghiệp.
• Nguồn lực của doanh nghiệp được tối ưu, tiết kiệm chi phí cho việc vận hành. 
• Nâng cao vị thế của doanh nghiệp do hiệu quả làm việc của nội bộ đi lên.
• Giảm thiểu rủi ro có thể xảy ra do quy trình làm việc của doanh nghiệp được chuẩn hóa theo thứ tự rõ ràng.

Xem thêm: Quy trình quản lý công việc đạt hiệu quả tốt nhất cho doanh nghiệp

Xác định rõ ràng mục đích của công việc

Đây là bước không thể thiếu trong việc xây dựng quy trình phối hợp giữa các phòng ban. Các thành viên trong doanh nghiệp khó có thể làm việc chung với nhau nếu như họ không thực sự hiểu rõ về công việc cũng như mục tiêu trong công việc.

Nhà quản lý cần cung cấp cái nhìn tổng quan về mục tiêu công việc cho nhân viên trước khi bắt đầu dự án. Điều này cũng tăng tính đoàn kết, giúp các thành viên trong phòng ban có sự liên kết, thấu hiểu nhau. 

Xác định phạm vi của quy trình làm việc

Thông qua việc xác định phạm vi của quy trình, doanh nghiệp sẽ biết được rằng ai là người trực tiếp liên quan tới quy trình? Phòng ban nào sẽ trực tiếp thực hiện quy trình? Phạm vi của công việc có thực hiện được trong khoảng thời gian, không gian khác nhau hay không để có kết quả tốt nhất.

Xác định nội dung chính của quy trình làm việc

Bạn cần nắm bắt tốt mọi kinh doanh của doanh nghiệp, xác định rõ được nhiệm vụ của từng phòng ban. Để phân tích được nội dung chính của công việc từng phòng ban cần xác định những yếu tố sau:

• Input: Đầu vào của quy trình cần những yếu tố nào
• Output: Đầu ra của quy trình cần những yếu tố nào
• Áp dụng phương pháp 5W+1H và 5M để giải quyết vấn đề

Trong đó 5W + 1H bao gồm:

• What (là gì?): xác định nội dung công việc
• Why (vì sao?): xác định mục tiêu, yêu cầu công việc
• When (khi nào?): xác định thời gian thực hiện, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc
• Where (ở đâu?): xác định địa điểm, nơi thực hiện
• Who (ai?): Xác định nhân sự thực hiện công việc, nhân sự hỗ trợ, người giám sát
• How (như thế nào?): Xác định phương pháp thực hiện công việc

Phương pháp 5M (xác định nguồn lực):

• Manpower (nguồn nhân lực): nhân sự thực hiện công việc có đủ trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, phẩm chất không?…
• Money (tiền bạc): Ngân sách thực hiện những công việc này là bao nhiêu? Sẽ được giải ngân mấy lần?
• Material (hệ thống cung ứng/ nguyên vật liệu): tiêu chuẩn để trở thành nhà cung ứng là gì? Tiêu chuẩn nguyên vật liệu ra sao?
• Machine (máy móc/công nghệ): Tiêu chuẩn của máy móc là gì? Áp dụng những công nghệ nào để thực hiện công việc?
• Method (phương pháp làm việc): làm việc theo phương pháp nào?

Kiểm soát, kiểm tra quy trình làm việc

Trong quá trình bạn xây dựng quy trình làm việc, để có thể đảm bảo tiến độ, đánh giá đúng chất lượng và đưa ra những phương pháp tối ưu để đảm bảo cho việc vận hành của doanh nghiệp. Nhà quản lý cần có một số phương pháp để kiểm tra toàn bộ quy trình làm việc. Một số công cụ có thể kiểm soát công việc như:

• Đơn vị đo lường công việc 
• Phương pháp đo lường
• Đo lường những điểm nào

Các yếu tố cần quan tâm của phương pháp kiểm tra:

• Có bao nhiêu bước cần thực hiện kiểm tra
• Tần suất thực hiện các kiểm tra
• Người phụ trách việc kiểm tra
• Những điểm cần kiểm tra

Mô tả các bước công việc

Để giúp nhân viên của bạn có thể áp dụng tốt quy trình vào thực tế làm việc, bạn cần có các bước thực hiện công việc rõ ràng:

• Mô tả cụ thể, rõ ràng quy trình làm việc
• Cách thức mô  tả các bước trong công việc
• Có tài liệu với những quy trình quá phức tạp

Tạo môi trường làm việc thoải mái

Tâm lý ảnh hưởng rất nhiều tới sự sáng tạo cũng như hiệu suất làm việc của nhân viên. Do đó, để xây dựng một quy trình phối hợp giữa các phòng ban hiệu quả, môi trường làm việc rất quan trọng.

Tổ chức các hoạt động ngoại khóa, teambuilding

Thông thường khi nhân viên của bạn đi làm, họ chỉ giao tiếp nhiều với nhau khi có dự án lớn. Dần dần điều này sẽ làm mối quan hệ của các phòng ban xa cách. Nhà quản lý cần có các biện pháp để gắn kết tình cảm giữa các nhân viên với nhau. Doanh nghiệp có thể tổ chức các hoạt động team building theo quý, các hoạt động tình nguyện để giúp gắn kết mối quan hệ của mọi người hơn, tăng tình đoàn kết của tập thể.

1Office – Giải pháp tự động hóa trong quy trình phối hợp giữa các phòng ban

Các nhà quản lý đều hiểu được tầm quan trọng của sự phối hợp giữa các phòng ban trong công ty. Nhưng làm thế nào để thúc đẩy phối hợp hiệu quả lại là một “bài toán khó” cho các nhà quản lý. Dưới đây là 1Office – Giải pháp tự động hóa quy trình phối hợp giữa các phòng ban trong thời công nghệ số mà không phải doanh nghiệp nào cũng biết:

Số hóa 100% quy trình hoạt động ngay trên phần mềm

• Các quy trình công việc đang thực hiện, đang chờ hay đã hoàn thành đều được hiển thị chi tiết, đầy đủ trong màn hình dashboard.
• Công việc được quản lý theo quy trình đa luồng, rẽ nhánh ngay trên hệ thống. Điều đó giúp các nhà quản lý, nhân viên có thể dễ dàng theo dõi được công việc. Hạn chế tình trạng quên việc, rủi ro.

Công việc được giao rõ ràng theo từng vị trí, phòng ban

• Công việc được giao minh bạch, cụ thể theo vị trí, phòng ban một cách thuận tiện.
• Ứng dụng cũng tự động cập nhật, nhận diện đối tượng khi có sự thay đổi nhân sự.

Báo cáo tiến độ công việc được thực hiện trực quan, chi tiết

• Hiển thị toàn bộ quy trình và người thực hiện.
• Đánh giá chính xác, đầy đủ chất lượng công việc cũng như hiệu suất làm viêc của từng nhân viên.

Thiết lập cảnh báo tự động

• Khi hoàn thành công việc hay khi tạo lập quy trình mới. Thông báo công việc sẽ tự động được thông báo đến các đối tượng liên quan.
• Có cảnh báo, nhắc nhở khi sắp đến deadline.

Dễ dàng liên lạc và trao đổi nội bộ

• Tạo, chia sẻ công việc ngay trên phần mềm 
• Bình luận, trao đổi công việc trong giao diện quy trình

Xây dựng quy trình phối hợp giữa các phòng ban sẽ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru, hiệu quả hơn. 1Office hy vọng qua những chia sẻ trên, doanh nghiệp của bạn có thể xây dựng được quy trình phối hợp giữa các phòng ban vận hành trơn chu. Hoặc bạn có thể nhận tư vấn miễn phí bằng cách đăng ký tại đây: