5 sai lầm làm việc nhóm cần tránh để dự án không “chệch ray”

Trong môi trường doanh nghiệp, sai lầm làm việc nhóm là vấn đề cần giải quyết cấp bách cho các nhà lãnh đạo. Các bộ phận trong công ty không thể tìm thấy tiếng nói chung sẽ rất dễ dẫn đến những xung đột không đáng có, giao tiếp giữa các bên không hiệu quả khi “ông nói gà, bà nói vịt”.

Rất nhiều xung đột từ công việc có thể hình thành những hiềm khích vô hình mang tính cá nhân hay bất mãn trong các buổi thảo luận. Điều này sẽ làm ảnh hưởng rất lớn đến bộ mặt của công ty lẫn chất lượng làm việc của doanh nghiệp. Do đó, việc “phòng và chữa bệnh” đều phải bắt đầu từ gốc rễ mới có thể cải thiện được tình hình. Vậy do đâu mà sai lầm làm việc nhóm hình thành?

Sai lầm làm việc nhóm số 1: Quá chú trọng vào những mục tiêu lý tưởng xa vời 

Trên thực tế ở môi trường doanh nghiệp năng động, các nhân viên trẻ thường muốn thể hiện tài năng của họ bằng cách đặt ra nhiều mục tiêu, ý tưởng. Nhưng đáng tiếc rằng phần lớn trong số đó đều là những kiểu mục tiêu xa vời, bay bổng, không có khả năng hiện thực hóa.

Một ý tưởng có giá trị nhất là khi ý tưởng đó được xác định rõ ràng, có chiến lược cụ thể.

Mục tiêu làm việc nhóm nên dựa trên tình hình thực tế

Ở thời đại số hiện nay, để tránh tình trạng đặt ý tưởng lên trên thực tế một cách chủ quan, người ta đã tìm ra được phương pháp để đảm bảo nâng cao khả năng hoàn thành mục tiêu đúng quy trình, đúng thời hạn: SMART.

SMART là từ viết tắt của Specific (Có chi tiết), Measurable (Có thể đo lường), Attainable (Có khả năng đạt được), Relevant (Có tính liên quan) và Time Bound (Có thời hạn).

Khi mục tiêu được đặt ra, chúng ta phải tìm cách cụ thể hóa, sau đó đo lường hiệu quả khi hoàn thành mục tiêu trong thời hạn cho phép. Ý tưởng và mục tiêu dù hay đến mức nào vẫn phải nằm trong khả năng của bạn. Không thể thực hiện một việc nằm ngoài tầm với hoặc đi quá giới hạn, tránh việc “cố quá thành quá cố”.

Sai lầm làm việc nhóm số 2: Đánh giá thấp việc phân vai trò trong công việc 

Việc đánh giá thấp vấn đề phân công vai trò thực hiện công việc khiến cho tình trạng ôm đồm công việc xảy ra ngày càng nhiều. Và đây cũng chính là nguyên nhân chính dẫn đến nội bộ lục đục mâu thuẫn vì trong khi có người phải giải quyết quá nhiều việc, nhưng người khác lại ngồi chơi xơi nước.

Nếu các bộ phận không chú trọng sắp xếp, tạo quy trình xử lý công việc sẽ làm cho tiến độ công việc giảm xuống, chất lượng đầu ra cũng vì lẽ đó mà không đạt được kết quả tốt. 

Phân công nhiệm vụ nên được chú trọng khi việc nhóm

Do đó một khi áp dụng quy trình xử lý công việc chặt chẽ, đặt vai trò cho từng thành viên trong nhóm theo đúng quy trình ấy sẽ giúp việc theo dõi, quản lý tiến độ công việc trở nên dễ dàng hơn. Giảm thiểu các trường hợp đổ lỗi, ngụy biện của các phòng ban khi không hoàn thành đúng tiến độ công việc được giao.

Đọc thêm: Làm thế nào để quản lý công việc

Sai lầm làm việc nhóm số 3: Tạo ra quá nhiều luật lệ thừa thãi

Mục đích của luật lệ là giúp nâng cao ý thức trách nhiệm, khả năng tập trung hoàn thành nhiệm vụ được đặt ra khi làm việc nhóm của từng cá nhân, từng bộ phận. Theo đó, việc áp dụng những điều luật đúng đắn thật sự quan trọng nếu muốn vận hành một nhóm hiệu quả.

Điều luật đúng đắn đồng nghĩa với việc phải phù hợp với yêu cầu, mục tiêu của nhóm, không đơn thuần đặt ra để chỉ trích hay nhắm tới bất kỳ cá nhân nào.

Đưa ra luật lệ cần thiết sẽ đẩy mạnh tiến độ công việc

Một số những luật lệ cần tập trung:

• Luôn luôn chia sẻ thông tin với các thành viên trong nhóm để không ai bị thiếu thông tin khi làm việc
• Không nói xấu sau lưng hay “mách lẻo” với sếp mà nên giải quyết xung đột một cách chuyên nghiệp
• Luôn đưa ra các phản hồi có tính xây dựng (constructive feedback) thay vì chỉ trích lẫn nhau
• Không vượt quyền, lạm quyền: Cấp dưới làm việc cần thông qua cấp trên, cấp trên không nên dùng quyền lực “đàn áp” cấp dưới

Sai lầm làm việc nhóm số 4: Bỏ quên việc nhìn nhận lại sau dự án

Khi mắt xích trong quá trình làm việc nhóm bị rạn nứt, cấp trên lẫn cấp dưới sẽ dễ bị cái tôi lấn át, không xem xét nhìn nhận lại bản thân, khiến cho khả năng làm việc trở nên thiếu tính sáng tạo, hiệu suất dậm chân tại chỗ, không phát triển được. 

Nên nhìn nhận lại bản thân sau mỗi giai đoạn của dự án

Điều cần thiết nhất sau mỗi giai đoạn của dự án là nhận được đánh giá từ cấp cá nhân và cấp nhân viên/cấp trên, phản ánh trung thực về những việc làm chưa tốt, nêu ra vấn đề còn gặp phải và những việc làm tốt, điểm cần phát huy để rút kinh nghiệm cho các giai đoạn tiếp theo của dự án.

Sai lầm làm việc nhóm số 5: Không truyền đạt được ý tưởng tới nhóm

Ngoài việc người quản trị hiểu được mục đích và mục tiêu của công việc, của dự án, các thành viên cũng cần hiểu được những điều này, và trân trọng giá trị của công việc, dự án mình đang thực hiện. Tương tự như câu nói “teamwork makes a dream work” vậy, muốn đi nhanh thì đi một mình, muốn đi xa thì hãy đi cùng nhau.

Việc truyền đạt mong muốn tới các thành viên rất quan trọng khi làm việc nhóm

Một người quản trị dù có năng lực tốt đến như thế nào nhưng nếu anh ta không thể truyền đạt được ý tưởng của mình đến các cá nhân trong nhóm thì kết quả vẫn không thể tạo ra được sự khác biệt to lớn, hoặc tệ hơn là biến đội nhóm của chính mình trở thành một đội nhóm thất bại.

1Office – Giải pháp khắc phục mọi nhược điểm khi làm việc nhóm

Không cần tìm kiếm ở đâu xa khi đã có 1Office giúp giải quyết mọi vấn đề trăn trở khi làm việc nhóm của các nhà quản trị:

• Việc vận hành nhóm dựa trên kết nối truyền thông bảo mật hay còn gọi là mạng xã hội nội bộ. Mọi người có thể chia sẻ, thảo luận về những vấn đề vui, buồn, cá nhân lẫn công việc. Điều này giúp cho các cá nhân cảm thấy được hỗ trợ về mặt tinh thần, cảm thấy được thấu hiểu và cảm thông.
• Với chức năng quản lý công việc thông minh, 1Office tạo ra một môi trường làm việc năng động, mang tính cạnh tranh lành mạnh, tương hỗ giữa các bộ phận với nhau. Vấn đề phân chia công việc sẽ được thực hiện rõ ràng hơn, không còn tình trạng đổ lỗi hay ngụy biện chối bỏ trách nhiệm. 
• Công cụ quản lý lịch biểu và sự kiện giúp nhắc nhở khi có lịch hẹn hay có sự kiện, cuộc họp quan trọng. 
• Lập quy trình xử lý công việc sau đó áp dụng, theo dõi tiến độ của từng dự án. Ngoài ra tính năng này còn giúp các trưởng nhóm hoặc các cá nhân có chuyên môn cao hơn kịp thời sửa chữa, cập nhật khi gặp sự cố trong quy trình.

Hãy tìm hiểu thêm những tính năng tuyệt vời của 1Office tại đây: 1Office – Khắc phục mọi nhược điểm của công tác làm việc nhóm