5 tiêu chí đánh giá hiệu quả của phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ

Việt Nam có hơn 3000 doanh nghiệp được chia theo quy mô và cấp độ khác nhau. Lượng doanh nghiệp nghiệp nhỏ đang chiếm quy mô hơn 50% trong lượng này. Việc ứng dụng phần mềm công nghệ vào quản trị không còn lạ lẫm gì với họ. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách lựa chọn phần mềm phù hợp. Bài viết này sẽ cho bạn hiểu về 5 tiêu chí đánh giá hiệu quả phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ.

Quản lý doanh nghiệp nhỏ là gì?

Doanh nghiệp nhỏ là các doanh nghiệp có quy mô nhân sự dưới 50 người, doanh thu dưới 100 tỷ. Tỷ lệ doanh nghiệp nhỏ chiếm tỉ lệ lớn vì đa số do đặc thù kinh doanh, cách thức vận hành. 

Quản lý doanh nghiệp nhỏ là việc quản trị và điều hành các doanh nghiệp nhỏ. Bao gồm việc quản lý kinh doanh, bán hàng, tiếp thị, nhân sự, lương … Áp lực quản lý lớn, khối lượng công việc nhiều khiến nhà quản lý cần tìm ra giải pháp mới.

Xem thêm: 5 Bước xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp 4.0 giải quyết các bài toán quản trị

Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý cho các doanh nghiệp nhỏ

Doanh nghiệp càng nhỏ thì càng phải tối ưu chi phí vận hành. Các phương thức truyền thống tưởng chừng như tiết kiệm ngân sách. Thế nhưng thực tế là: 

Không theo dõi được tiến độ công việc do quản lý lộn xộn

Tiến độ nhanh – chậm mà quản lý không hề biết rõ. Bởi người thì quản lý công việc trên excel, người thì bằng sổ … Dẫn đến tình trạng bị quên việc, thiếu việc, ảnh hưởng tới năng suất làm việc. 

Thống kê đơn hàng bằng giấy, thất thoát doanh thu

Các doanh nghiệp nhỏ thường chủ quan cho rằng, lượng đơn ít nên làm bằng giấy. Thực tế là khi đã quen tư duy thống kê đơn bằng giấy, sẽ khó để chuyển sang hình thức khác. Mặt khác, các đơn hàng bằng giấy có thể được chỉnh sửa, xóa, thay đổi, làm mất … Như vậy là không kiểm soát được chính xác lượng đơn, và hao tổn về doanh thu.

Chấm công, sửa lương chậm chạp

 Cuối tháng làm công, lương. Bảng chấm công thì xuất ra được ngay nhưng việc xử lý các đơn từ đi kèm lại cực phức tạp. Nhân sự phải kiểm tra đơn của từng người, theo từng ngày để chỉnh sửa công cho họ. Chưa kể, có những nhân sự đơn từ sai, thiếu đơn từ lại phải nhắc bổ sung. Cứ như vậy quá trình này kéo dài thêm 5-6 ngày nữa, cực kỳ mất thời gian và mệt mỏi.

Nhân viên thiếu tập trung vì có quá nhiều Group làm việc

Các kênh làm việc miễn phí có ưu điểm là tiết kiệm chi phí. Nhưng nhược điểm là thiếu tính năng tổng hợp. Nên thường nhân viên phải chat trên zalo, nhận thông báo trên skype, hoạt động nội bộ thì trên group facebook … Dẫn đến xuất hiện tình trạng nhân viên xao nhãng mà không hiểu vì sao. Thậm chí nhiều kênh quá sẽ không thể check hết và bị lỡ thông báo.

Doanh nghiệp nhỏ không thể vận hành mãi như vậy được. Điều này đòi hỏi cần có phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ để hỗ trợ xử lý các tác vụ. Ưu điểm của những phần mềm này là: 

•  Tổng hợp toàn bộ dữ liệu lên 1 nền tảng: dễ nhìn, dễ tìm, bảo mật cao

• Tiết kiệm chi phí nhân sự vì hệ thống tự động tổng hợp
• Xem được toàn bộ báo cáo, theo dõi công việc thường xuyên
• Cập nhật tiến độ, tối ưu năng suất
• Đơn từ nhanh gọn, tổng hợp vào lương nhanh chóng

Những bài toán nan giải cho quản lý doanh nghiệp sẽ tồn đọng nếu không được xử lý triệt để. Nhà quản trị cần linh hoạt phương thức quản lý, khai thác tối đa lợi ích của phần mềm quản lý. Bấm vào đây để được tư vấn 1-1 với chuyên gia về giải pháp cho bài toán quản lý doanh nghiệp của chính bạn.

5 tiêu chí đánh giá hiệu quả phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ

Giữa hàng trăm phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ, nhà quản trị phải cân đối tính hiệu quả để lựa chọn sử dụng lâu dài. Khi sử dụng phần mềm, doanh nghiệp sẽ giảm thiểu được chi phí vận hành, tiết kiệm thời gian. Vậy dựa vào đâu để biết đó là phần mềm hiệu quả? 

Tiêu chí đánh giá sự hiệu quả của các phần mềm quản lý với doanh nghiệp nhỏ: 

1. Quản lý công việc, dự án hiệu quả

Dựa vào việc phần mềm có tối ưu trong quản lý công việc, dự án hay không? Có các báo cáo quản lý rõ ràng, có nhắc việc để tránh nhân viên xao lãng. 

2. Chấm công và tính lương tự động

Thay vì mất 2-3 nhân sự để làm lương thì hệ thống chả tốn người nào, bởi tính tự động của nó. Các đơn từ xin nghỉ phép sẽ tự động được liên kết, tự duyệt, không cần xử lý phức tạp. Duyệt đơn online, tính hợp online và phân quyền dữ liệu để đạt được hiệu quả.

3. Đánh giá đúng năng lực nhân viên

Các phần mềm cần tự động liên kết được biểu mẫu đánh giá nhân sự. Đánh giá theo KPIs, theo ASKH, theo tiến độ và khối lượng và hoàn thành. 

4. Báo cáo tự động

Khi đã đưa dữ liệu lên phần mềm, cần lưu ý về việc các dự liệu có liên kết được với nhau hay không? Để từ đó đổ ra được các báo cáo hình họa chứng minh hiệu quả. Báo cáo dạng gant-chart, dạng kaban … hay các định dạng đồ thị hóa để minh họa tốt nhất.

5. Xây dựng văn hóa nội bộ doanh nghiệp

Đánh giá hiệu quả dựa vào việc phần mềm có giúp thúc đẩy tương tác nội bộ nhiều hơn không? Có các không gian làm việc chung để nhân viên tập trung làm, trao đổi? Hơn thế nữa, có thể trở thành mạng nội bộ để truyền thông tin, lưu trữ dữ liệu. Để từ đó thúc đẩy văn hóa nội bộ doanh nghiệp.

Xem thêm: 5 “tiêu chí vàng” khi lựa chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp

Tóm lại, xu hướng sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ đang lên mạnh. Doanh nghiệp nên cân nhắc và phân tích, lựa chọn phần mềm hợp lý. Liên hệ ngay với 1Office – Phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam để được hỗ trợ và tư vấn nhiệt tình.

Xem thêm:

https://1office.vn/5-cuon-sach-hay-ve-quan-tri-doanh-nghiep/

https://1office.vn/review-top-5-phan-mem-quan-tri-doanh-nghiep-vua-va-nho-tot-nhat-hien-nay/