Khắc phục 6 vấn đề then chốt để quản lý tốt hợp đồng xây dựng

Quản lý hợp đồng xây dựng là một trong những vấn đề khá “nhức đầu” với mỗi chủ thầu. Theo các chuyên gia của JICA (Cơ quan Hợp tác quốc tế Nhật Bản) đã nêu ra 6 vấn đề then chốt cần phải khắc phục. Nếu bạn có thể nắm rõ và khắc phục tốt được những vấn đề này thì việc quản lý những hợp đồng xây dựng sẽ không còn khó khăn nữa. 

6 Vấn đề then chốt khi quản lý hợp đồng xây dựng là gì?

Để thúc đẩy chất lượng và quản lý hợp đồng thi công xây dựng giữa Việt Nam & Nhật Bản. Các chuyên gia đã nêu rõ 6 vấn đề then chốt cần chú trọng cải thiện bao gồm:

• Hồ sơ mời thầu tại thời điểm đấu thầu và tài liệu hợp đồng tại thời điểm ký kết.
• Các điều khoản về chỉ dẫn và quyết định.
• Thủ tục đánh giá đốn với các công việc phát sinh/ thay đổi/ điều chỉnh và gia hạn thời gian hoàn thành.
• Chuẩn hóa quy trình thanh toán giai đoạn.
• Kiểm tra công tác nghiệm thu của cơ quan quản lý nhà nước.
• Đánh giá về hư hỏng công trình.

Cùng 1Office tìm hiểu kỹ càng hơn về những vấn đề này nhé! Từ đó đưa ra những khắc phục phù hợp. 

Làm rõ và chi tiết hồ sơ mời

Tại thời điểm doanh nghiệp đấu thầu, hồ sơ mời thầu, yêu cầu phải có đầy đủ các thông tin như sau:

• Ngôn ngữ chỉ đạo
• Chi tiết về bảo lãnh thực hiện hợp đồng 
• Chi tiết về tạm ứng hợp đồng 
• Ngày khởi công (bao gồm cả ngày bàn giao mặt bằng)
• Thời gian thi công, thời hạn thanh toán
• Trách nhiệm quản lý thi công từ phía bên giao thầu 
• Chi tiết về thủ tục kiểm tra công tác nghiệm thu của cơ quan quản lý nhà nước và thống nhất về thưởng – phạt hợp đồng

Trong quá trình đấu thầu thì những nhà thầu có được phép yêu cầu làm rõ hồ sơ mời thầu. Tài liệu hợp đồng không bao gồm biên bản đàm phán, điều chỉnh hay bổ sung vào hợp đồng (nếu có). 

Các điều khoản chỉ dẫn và quyết định

Đối với các điều khoản, ý kiến của bên giao thầu phải được quy định rõ ngay trong mẫu hợp đồng. Lúc đó, nhà thầu sẽ phải tuân thủ các chỉ dẫn mà bên giao thầu và nếu có chỉ dẫn. Vấn đề quan trọng nhất tại đây đó chính là bên giao thầu và giám sát công trình phải thoả thuận được với nhau. 

Thủ tục đánh giá khi phát sinh

Theo quy định Việt Nam, khi mà phát sinh vấn đề gì thì cần bên giao thầu và cả nhà thầu thảo luận về những vấn đề vi phạm. Việc này giúp cho hai bên có thể điều chỉnh lại giá, thời gian triển khai cho phù hợp.

Trong trường hợp phát sinh cần đẩy nhanh tiến độ công trình, bên giao thầu có thể bàn bạc lại với chủ thầu để hoạch định ra những công việc, chiến lược. Đưa ra những giải pháp cho phù hợp. 

Chuẩn hóa quy trình thanh toán

Đối với quy trình thanh toán cần được điều chỉnh rõ ràng, chi tiết ngay từ khi ký hợp đồng. Và thống nhất được giá khi có công việc phát sinh. 

Trong trường hợp mà hai bên không thoả thuận được khối lượng công việc và giá để thanh toán. Lúc này, hình thức thanh toán sẽ được tạm tính toán theo yêu cầu của bên giao thầu. 

Thủ tục kiểm tra công tác nghiệm thu

Sau mỗi công trình thì không thể thiếu công tác nghiệm thu. Vậy ở thao tác này vai trò của hai bên chủ thầu và nhà thầu sẽ cần làm những gì?

Trước khi nghiệm thu, cơ quan thực hiện, thông báo đề nghị kiểm tra. Nội dung kiểm tra phải gửi đi trước khi tiến hành kiểm tra. Thời điểm kiểm tra vào lúc hoàn thành giai đoạn hay hoàn thành công trình. Những mục cần kiểm tra ngoài những yêu cầu theo hợp đồng.

Đánh giá hư hỏng công trình

Khi công trình được hoàn thành, bên giám sát cũng cần đánh giá hư hỏng công trình. Bởi hư hỏng công trình xuất phát do nhiều nguyên nhân. Rất khó để xem xét ai là người chịu trách nghiệm. Do đó, cần có một tổ chức hội đồng chuyên gia có tính độc lập để đảm bảo tính khách quan khi thực hiện thao tác này. Hội đồng sẽ được triệu tập khi xảy ra các hư hỏng lớn và khó đánh giá.

Tại sao cần sử dụng phần mềm hỗ trợ quản lý hợp đồng xây dựng

Nhiều chủ thầu luôn nghĩ rằng ngành xây dựng không cần thiết phải sử dụng phần mềm quản lý. Tuy nhiên, chính những phần mềm này hỗ trợ và giúp ích cho chủ thầu cũng như bên bàn giao xây dựng rất nhiều. Đồng bộ tài liệu, kiểm soát nội dung và theo dõi tiến độ công việc, chất lượng công trình. 

Tham khảo phần mềm quản lý hợp đồng xây dựng 1Office

Với điểm mạnh là phần mềm có tính đồng bộ tốt nhất hiện nay. Phần mềm quản lý hợp đồng xây dựng 1Office giúp doanh nghiệp: 

Quản lý quy trình công việc

– Dễ dàng thiết lập khai báo các bước trong quy trình theo mẫu có sẵn.

– Định nghĩa, số hóa 100% các loại quy trình.

– Giao việc tự động theo vị trí, chức năng phòng ban.

– Báo cáo tiến độ công việc Real-time, cập nhật nhanh chóng.

– Thiết lập cảnh báo tự động, đảm bảo tiến độ công việc.

– Dễ dàng tạo, chia sẻ các tài liệu công việc ngay trong quy trình.

Quản lý vật tư trong dự án

– Quản lý ngân sách, dự trù lãi/ lỗ theo từng dự án.

– Thông tin chính xác và kịp thời về tình trạng dòng tiền của dự án.

– Quản lý tài chính dự án đến từng phiếu thu chi, đơn mua hàng.

– Quy trình xuất nhập vật tư chặt chẽ tránh gây thất thoát.

– Cập nhật thông tin về thanh toán/chi phí/tạm ứng nhanh chóng và chính xác.

– Kiểm soát dòng tiền nội bộ. 

Hệ thống báo cáo đánh giá trực quan, khoa học

– Báo cáo, cập nhật tiến độ, kết quả công việc real-time, theo thang điểm 5 mức độ : Yếu, Trung bình, Khá, Tốt, Rất tốt.

– Hệ thống báo cáo chi tiết giúp đánh giá hiệu quả cá nhân, bộ phận, phòng ban, dự án.

– Màn hình Dashboard trực quan, khoa học với nhiều chế độ: Danh sách, Gantt chart, Lịch biểu, Kanban.

Cùng nhiều tiện ích khác:

– Tích hợp chữ ký số: Phù hợp với thực tiễn giao dịch điện tử đang phổ biến, đồng thời góp phần mở rộng sự lựa chọn cho doanh nghiệp.

– Tự động đồng bộ: Dữ liệu bảng công từ tất cả các nguồn (máy chấm vân tay, máy tính, điện thoại,…), dữ liệu KPI và thông tin nhân sự với bảng lương.

– Cảnh báo tự động: Cài đặt các cảnh báo công việc tự động và không giới hạn. Hệ thống báo cáo tự động hỗ trợ xây dựng mọi mẫu báo cáo.

– Kho mẫu tài nguyên: Hệ thống tài nguyên: Quy trình mẫu, báo cáo mẫu, biểu mẫu được thiết kế đa dạng, chuyên nghiệp và phù hợp với mọi doanh nghiệp.

– Tích hợp và mở rộng:  Hệ thống Open API dễ dàng tích hợp và mở rộng với các phần mềm khác

– Thiết kế quy trình linh hoạt: Tác vụ quản lý đơn giản, dễ thao tác, đáp ứng nhu cầu đa dạng của hầu hết các doanh nghiệp theo đặc thù riêng

– Hỗ trợ đa phương tiện: Sử dụng trên đa nền tảng khác nhau từ Mobile/Laptop/PC/Tablet.

Mọi thông tin liên hệ về quản lý hợp đồng xây dựng, bạn vui liên hệ qua hotline 088 610 1010 hoặc đăng ký qua: