Gantt Chart là gì? Ứng dụng Gantt Chart trong quản lý dự án, công việc

Gantt Chart là gì? Tại sao rất nhiều doanh nghiệp hiện nay ứng dụng hiệu quả Gantt Chart trong quản lý dự án? Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu cho các bạn về loại biểu đồ này cùng với những lợi ích và cách sử dụng của nó.

I. Tổng quan về Gantt Chart

Quản lý một dự án là một nhiệm vụ không hề dễ dàng và luôn đè nặng lên vai của người quản lý. Do đó, để đảm bảo dự án triển khai thành công, những công cụ hỗ trợ quản lý như Gantt Chart được các nhà quản lý trên toàn cầu tận dụng một cách tối đa. 

1. Gantt Chart là gì?

Vậy Gantt Chart là gì? Gantt Chart (hay còn gọi là Biểu đồ Gannt) là một loại biểu đồ thanh ngang được sử dụng trong quản lý dự án để thể hiện một cách trực quan kế hoạch dự án theo mốc thời gian. Biểu đồ Gantt thường hiển thị tiến trình, trạng thái cũng như người chịu trách nhiệm cho mỗi nhiệm vụ trong dự án.

2. Lịch sử hình thành của Gantt Chart

Biểu đồ Gantt đầu tiên xuất hiện vào giữa những năm 1890 bởi Karol Adamiecki – một kỹ sư người Ba Lan, người điều hành một xưởng luyện thép ở miền nam Ba Lan khi ông bắt đầu quan tâm đến các ý tưởng và phương pháp quản lý.

Khoảng 15 năm sau, Adamiecki và Henry Gantt – một kỹ sư người Mỹ và nhà tư vấn quản lý dự án, đã cải tiến và phát minh ra biểu đồ của riêng mình. Dạng biểu độ này dần được biết đến rộng rãi và phổ biến ở các nước phương Tây. Do đó, tên của Henry Gantt được sử dụng để đặt tên cho loại biểu đồ kiểu này.

Ban đầu, các biểu đồ Gantt được chuẩn bị và thực hiện hoàn toàn bằng tay. Tuy nhiên, các dự án luôn phải chỉnh sửa và thay đổi liên tục khiến cách làm thủ công này trở nên bất tiện và cồng kềnh. Ngày nay, với sự ra phát triển của công nghệ và các phần mềm quản lý dự án, biểu đồ Gantt được tạo và cập nhật dễ dàng hơn rất nhiều.

3. Gantt Chart được sử dụng khi nào?

Dưới đây là một số công dụng chính của Gantt Chart.

Lập kế hoạch dự án

Biểu đồ Gantt hiển thị các mốc thời gian của dự án theo các nhiệm vụ đã lên kế hoạch và deadline của chúng. Nó cũng cung cấp chế độ xem thông tin tổng thể (ví dụ như các đầu việc tóm tắt và tiến độ tổng thể của dự án) hoặc chế độ xem chuyên sâu (chẳng hạn như tiến độ của từng đầu việc cụ thể và người chịu trách nhiệm về nó).

Biểu đồ Gantt hiển thị mối quan hệ của các nhiệm vụ theo thời gian và trình tự dự án, sự phụ thuộc của các nhiệm vụ, các mốc quan trọng. Với biểu đồ này, mọi thành viên của doanh nghiệp đều nắm được các thông tin quan trọng về dự án và chủ động với công việc của mình.

Tổng quan về giai đoạn dự án

Biểu đồ Gantt không chỉ bao gồm thông tin toàn bộ vòng đời của dự án, mà còn cho phép bạn thiết lập chuyên sâu về các bộ phận, giai đoạn hoặc các phần của dự án. Với biểu đồ Gantt, người dùng có thể dễ dàng quản lý tổng thể dự án cũng như từng giai đoạn nhỏ thuộc dự án đó cũng như cách phân chia công việc hợp lý

Tiến độ dự án

Biểu đồ Gantt cho phép các thành viên dễ dàng cập nhật trạng thái và hoàn thành nhiệm vụ. Đây cũng là cách quản lý dự án hiệu quả hơn vì nó tự động cập nhật tiến độ công việc con của từng người lên màn hình biểu đồ tổng thể, giúp những người có liên quan nắm được trạng thái nhiệm vụ mới nhất.

Xem thêm: Kanban là gì? Cách áp dụng Kanban trong quản lý công việc

II. Ưu điểm của Gantt Chart trong quản lý dự án, công việc

Bên cạnh những công dụng tuyệt vời thì ưu điểm của Gantt Chart là gì mà khiến rất nhiều các nhà quản lý dự án tích cực ứng dụng nó trong quản lý dự án, công việc? Dưới đây là những lợi ích tuyệt vời  nhất mà Biểu đồ Gantt mang lại:

1. Nâng cao tính minh bạch

Gantt Chart là một công cụ trực quan hóa giúp tổng hợp nhiều nhiệm vụ và tiến trình vào một biểu đồ duy nhất. Nó cung cấp một cái nhìn tổng quan đầy đủ về dự án đang diễn ra cùng với các thông tin quan trọng như các thành viên thực hiện, thứ tự ưu tiên, thời gian, ngày bắt đầu và kết thúc của các nhiệm vụ, các công việc liên quan và nhiều thông tin khác. Thông qua Biểu đồ Gantt, các bên có thể dễ dàng theo dõi tiến độ dự án cũng như các quy trình cần thực hiện để hoàn thành dự án.

2. Cải thiện giao tiếp

Đối với mọi đội nhóm, giao tiếp đóng vai trò không thể thiếu trong thành công của dự án. Đó là một yếu tố có thể tạo ra hoặc phá vỡ sự thành công. Hầu hết các dự án thất bại vì không có sự giao tiếp, hợp tác đúng cách. 

Đây là lý do tại sao các nhà quản lý dự án tích cực sử dụng biểu đồ Gantt để thay thế các cuộc họp hàng ngày. Điều này giúp các thành viên trong nhóm dễ dàng nắm được tiến độ nhiệm vụ và các mốc thời gian, từ đó cải thiện quy trình truyền tải thông tin đồng thời tiết kiệm thời gian hơn.

3. Tạo động lực cho nhân viên

Khi xem được tiến trình công việc theo giới gian thực, nhân viên sẽ làm việc hiệu quả hơn rất nhiều. Cụ thể, biểu đồ Gantt giúp các thành viên trong nhóm tập trung vào nhiệm vụ được giao, ưu tiên những công việc gần đến hạn để tránh bị trễ deadline. 

4. Phối hợp hiệu quả hơn

Biểu đồ Gantt giúp người quản lý dự án thiết lập thời hạn của các công việc theo trình tự ưu tiên, giúp tránh tình trạng quá tải cho các thành viên trong nhóm. Đôi khi, người quản lý dự án cũng sử dụng kết hợp các biểu đồ để phân chia nhiệm vụ của dự án cho các nhóm nhỏ để dễ quản lý hơn. Điều này giúp tăng cường khả năng phối hợp và giảm nguy cơ thất bại của dự án.

5. Quản lý thời gian khoa học hơn

Một trong những lợi ích quan trọng nhất của việc có Biểu đồ Gantt là lập lịch trình. Vì thời gian là yếu tố không thể thiếu quyết định sự thành công của dự án, nên biểu đồ Gantt cung cấp một cái nhìn thống nhất về tiến độ của dự án cùng với ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Điều này ngăn chặn sự chậm trễ không cần thiết và giúp các thành viên trong nhóm không bị ảnh hưởng so với dòng thời gian ban đầu của họ. Với điều này, các nhiệm vụ có thể được ưu tiên một cách dễ dàng và đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn.

6. Quản lý dự án hiệu quả hơn

Một dự án thường bao gồm nhiều nhiệm vụ phức tạp, chồng chéo nhau. Gantt Charts giúp tổng hợp tất cả những phần này lại với nhau và trình bày chúng theo cách đơn giản và trực quan nhất. Điều này giúp các nhà quản lý dự án đưa ra các quyết định hiệu quả liên quan đến nhóm, nguồn lực, phân công lịch trình, phân bổ nhiệm vụ…

7. Linh hoạt hơn

Không có gì là bất biến trên thế giới này. Điều tương tự cũng áp dụng cho quản lý dự án khi thay đổi là một phần quan trọng của quá trình. Do đó, người quản lý dự án cần phải luôn sẵn sàng thực hiện mọi điều chỉnh cần thiết để giữ cho dự án đi đúng hướng và tiến tới thành công. Với sự hỗ trợ của Biểu đồ Gantt, bạn có thể dễ dàng phản ứng với những thay đổi bất ngờ trong phạm vi hoặc mốc thời gian của dự án.

Quản lý và theo dõi hiệu quả công việc tự động với
>> 3 giải pháp quản lý công việc toàn diện hiệu quả được ưa chuộng nhất

III. Cách ứng dụng Gannt Chart hiệu quả nhất

Khi đã hiểu Gantt Chart là gì, hãy cùng tìm hiểu cách ứng dụng dạng biểu đồ này một cách hiệu quả nhất.

Có rất nhiều phần mềm biểu đồ Gantt hiện nay được thiết kế chuyên dụng để tạo sơ đồ cho tất cả các loại dự án. Tuy nhiên, tính năng của các phần mềm này chỉ dừng lại ở giai đoạn lập kế hoạch dự án, gây ra hạn chế trong việc quản lý công việc và nhiệm vụ bởi nhà quản lý sẽ phải chuyển sang một nền tảng hoặc công cụ khác để giao tiếp, trao đổi về chất lượng kết quả của mỗi công việc,.. sẽ rất khó để kiểm soát và sát sao nhiệm vụ của nhóm và các thành viên. 

Chính vì vậy, một công cụ quản lý dự án tích hợp giao diện Gantt chart là một lựa chọn thích hợp nhất với nhà quản lý bởi vì nó cung cấp tất cả những gì bạn cần để quản lý toàn bộ vòng đời dự án

Trên thị trường hiện nay, 1Office là giải pháp quản lý dự án hàng đầu được người dùng ưa chuộng và tin tưởng, được đánh giá là nền tảng quản lý tổng thể công việc và quy trình tốt nhất hiện nay.

1. Quản lý dự án, công việc

Khi thiết lập một dự án trên 1Office, bạn có thể thêm đầu công việc khác nhau trong dự án đó. Khi các nhiệm vụ được hoàn thành theo tiêu chí bạn đặt ra, tỷ lệ phần trăm / tiến độ hoàn thành của chúng sẽ hiển thị trên giao diện như hình dưới đây.

2. Thiết lập ngày bắt đầu & ngày kết thúc 

Việc thiết lập và theo dõi lịch biểu cho từng tác vụ cũng trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Phần mềm cho phép giao việc và thiết lập ngày bắt đầu và ngày kết thúc, giúp nhà quản lý và nhân viên chủ động nắm được tiến độ công việc đã hoàn thành đúng hạn hay chưa. 

Phần mềm cũng sẽ hiển thị tiến độ công việc “Dự kiến” và “Thực tế” để người quản lý có thể dễ dàng đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên (ai hoàn thành đúng hạn, ai chậm deadline, lý do tại sao…) để từ đó có kế hoạch phân công công việc phù hợp hơn cho từng người. 

3. Thêm công việc và gán người thực hiện

Bước tiếp theo là tạo các đầu công việc Con bên trong mỗi công việc Cha và quy trình thực hiện công việc tương ứng. Danh sách các công việc sẽ là thước đo tiến độ của dự án, cho phép bạn theo dõi mọi thứ đang diễn ra và đảm bảo nó đáp ứng đúng thời hạn.

Sau khi tạo các nhiệm vụ và cập nhật các trường thông tin, bước tiếp theo là gán bộ phận & thành viên sẽ thực hiện từng đầu việc đó. 

Thừa hưởng sơ đồ tổ chức từ phân hệ nhân sự nên quản lý có thể giao việc theo phòng ban, vị trí một cách thuận tiện, nhanh chóng. Sự phân chia rõ ràng giữa trách nhiệm của từng bộ phận giúp hạn chế tối đa tình trạng chậm tiến độ hay bỏ sót công việc được giao.

Một chức năng cực kỳ hữu ích là phần mềm sẽ gửi thông báo ngay lập tức đến những người liên quan đến dự án mỗi khi có thay đổi. Bên cạnh đó, các thành viên tham gia dự án cũng có thể trao đổi, tương tác trực tiếp và đính kèm các tài liệu liên quan trên phần thảo luận của dự án/công việc. 

4. Tự động xuất báo cáo dưới dạng Gantt Chart

Phần mềm tự động trích xuất toàn bộ dữ liệu của dự án để hiển thị dưới dạng sơ đồ Gantt Chart, đồng thời dưới nhiều dạng khác như Kanban, Checklist,… Việc cung cấp đa dạng các loại biểu đồ giúp nhà quản lý có góc nhìn tổng quát và đa chiều hơn về những ưu nhược điểm của toàn bộ dự án, cũng như có các phương án cải thiện hiệu quả trong tương lai. 

Tạm kết

Có rất nhiều phương pháp mà doanh nghiệp có thể sử dụng để đảm bảo hiệu quả đầu ra của dự án như Quản lý dự án với mô hình scrum hoặc mô hình Agile, thì việc sử dụng biểu đồ Gantt Chart cũng sẽ là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý. Việc tích hợp biểu đồ Gantt trong các giải pháp quản lý dự án giúp việc quản lý dự án trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn rất nhiều. 

Theo một cuộc khảo sát của Software Consultin, khoảng 43% chuyên gia quản lý dự án vẫn tiến hành lập kế hoạch dự án bằng các phương pháp thủ công, tức là tạo và duy trì biểu đồ Gantt riêng biệt. Trong khi đó, 35% số người được hỏi đã ứng dụng thành công các công cụ quản lý dự án tích hợp biểu đồ Gantt.

Hi vọng bài viết lần này có thể giải đáp cho bạn Gantt Chart là gì, cũng như cách để áp dụng dạng biểu đồ này hiệu quả nhất. Nếu bạn muốn đăng ký sử dụng công cụ quản lý dự án tích hợp Gantt Chart để theo dõi tiến độ và đo lường dự án hiệu quả, hãy để lại thông tin để các chuyên gia của 1Office liên hệ và tư vấn.