Flowchart là gì? 5 bước vẽ lưu đồ đơn giản nhất

Flowchart là một công cụ rất hữu ích trong việc mô tả quy trình và quá trình làm việc trong doanh nghiệp. Việc sử dụng lưu đồ này sẽ giúp cho nhà quản lý có thể tối ưu hóa các quy trình và đạt được hiệu quả cao trong hoạt động của mình. Tuy nhiên, để hiểu rõ Flowchart là gì, các bước và công cụ vẽ lưu đồ chính xác cần tuân thủ những lưu ý gì? Bài viết dưới đây của 1Office sẽ cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về công cụ Flowchart và cách vẽ lưu đồ để giúp doanh nghiệp của bạn hoạt động một cách chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.

1. Flowchart là gì?

Flowchart là một dạng biểu đồ sử dụng ký hiệu đồ họa bao gồm các hình khối và mũi tên để mô tả các bước trong quy trình hoặc thuật toán. Nó giúp người dùng hiểu và hình dung được một quy trình hoặc một thuật toán, từ đó tối ưu hóa quá trình và tăng hiệu suất công việc.

Trong doanh nghiệp, Flowchart là một công cụ hỗ trợ hiệu quả trong việc trình bày và mô tả các quy trình, thuật toán, hoặc các hoạt động liên quan đến kinh doanh. Với biểu đồ Flowchart, các quy trình hoặc hành động có thể được đưa ra một cách dễ hiểu và trực quan.

2. Một số lưu ý để vẽ biểu đồ Flowchart hiệu quả

Để vẽ một biểu đồ Flowchart hiệu quả, cần chú ý đến một số lưu ý sau:

• Định nghĩa rõ mục đích của lưu đồ: Để cho người đọc hiểu được mục đích của lưu đồ, cần mô tả rõ ràng và chi tiết về quy trình hoặc thuật toán mà lưu đồ đang miêu tả.
• Sử dụng các ký hiệu chuẩn: Các ký hiệu trong lưu đồ Flowchart cần phải được sử dụng theo chuẩn để giúp người đọc dễ dàng hiểu và áp dụng vào công việc của mình.
• Sắp xếp các bước logic: Các bước trong lưu đồ cần được sắp xếp theo thứ tự logic, từ bước đầu tiên đến bước cuối cùng.
• Sử dụng màu sắc và đường nét: Màu sắc và đường nét trong lưu đồ Flowchart cũng có thể giúp người đọc dễ dàng phân biệt các bước khác nhau và hiểu rõ hơn về quy trình.
• Sử dụng nhóm và tiêu đề: Để giúp người đọc hiểu rõ hơn về từng phần trong quy trình, cần sử dụng nhóm và tiêu đề để phân loại và đánh dấu.

Nhìn chung, các nhà quản lý có thể sử dụng flowchart để quản lý quy trình, tăng năng suất và giảm thời gian làm việc cho doanh nghiệp của mình. Việc sử dụng lưu đồ quy trình giúp cho nhà quản lý hiểu được các bước trong quy trình, xác định các vấn đề có thể xảy ra và cải tiến quy trình nhanh chóng và hiệu quả nhất.

>> Xem thêm: Các bước chuẩn hóa quy trình quản lý doanh nghiệp và bộ quy trình quản lý bài bản nhất 2022

3. Các bước để tạo biểu đồ Flowchart (lưu đồ quy trình) cho doanh nghiệp

Lập kế hoạch quy trình các bước để tạo biểu đồ Flowchart cho doanh nghiệp là rất quan trọng vì nó đảm bảo rằng quy trình được thiết kế và triển khai một cách chính xác và hiệu quả. Nếu một quy trình hoạt động không tốt hoặc không có bản mô tả đầy đủ và rõ ràng, nó có thể dẫn đến các vấn đề như tốn kém thời gian, chi phí, tài nguyên, thiếu sự liên tục, nhất quán và dễ dàng gây mất kiểm soát cho các nhà quản lý trong doanh nghiệp.

3.1 Xác định và thống nhất các ký hiệu và quy tắc

Xây dựng bộ ký hiệu và quy tắc riêng cho từng quy trình giúp các nhà quản lý trong doanh nghiệp cũng có thể hiểu được biểu đồ mà bạn tạo ra. Các ký hiệu và quy tắc này thường được chuẩn hóa để sử dụng trong tất cả các lĩnh vực và cho tất cả các ngành nghề khác nhau.

Các hình dạng cơ bản trong một lưu đồ gồm:

• Hình tròn: biểu thị một nút kết thúc hoặc điểm bắt đầu của một chu trình.
• Hình vuông: biểu thị một quy trình hay một bước trong quá trình.
• Hình chữ nhật: biểu thị một trạng thái hay một hành động.
• Hình dạng đặc biệt: Ví dụ như hình bầu dục để biểu thị một khu vực chứa các bước chi tiết.
• Hình tam giác: biểu thị một quyết định hoặc một điều kiện.
• Hình hộp: biểu thị một khu vực lưu trữ dữ liệu.

Các ký hiệu nối các hình:

• Mũi tên: biểu thị hướng di chuyển của quá trình.
• Đường thẳng: biểu thị sự kết nối giữa các hình với nhau.

3.2 Phân tích các bước cần có trong lưu đồ quy trình

Các nhà quản lý cần phải phân tích và xác định các bước cần có trong quy trình quản lý doanh nghiệp để đảm bảo đầy đủ và chính xác. Bước này bao gồm việc xác định các hoạt động cần thiết, quy trình tư duy và bất kỳ bước nào cần được thực hiện để hoàn thành một quy trình cụ thể và đảm bảo quy trình được tối ưu hóa.

Lấy ví dụ: quy trình về quản trị rủi ro trong doanh nghiệp sẽ bao gồm các bước cơ bản như: xác định rủi ro, đánh giá và ưu tiên rủi ro, phân bổ nguồn lực và giám sát, đánh giá quy trình… Các bước này cần được thực hiện theo trình tự logic và chính xác để đảm bảo hiệu quả vì thế việc sử dụng lưu đồ quy trình có thể giúp cho quá trình này trở nên cụ thể và dễ dàng hơn.

3.3 Thu thập thông tin cần phải có để quy trình hoạt động

Sau khi phân tích các bước cần thiết trong quy trình, bạn cần thu thập thông tin liên quan để đảm bảo rằng quy trình của bạn hoạt động hiệu quả. Những nguồn thông tin liên quan bao gồm các tài liệu, chính sách, quy định, quy trình đã có sẵn trong công ty, các kinh nghiệm trước đó và thông tin từ các bên liên quan đến quy trình. Đồng thời xác định các nguồn lực cần thiết để thực hiện quy trình, các yêu cầu đối với hệ thống và các điều kiện cần đạt được để đảm bảo rằng quy trình hoạt động đúng cách.

3.4 Tiến hành vẽ biểu đồ Flowchart

Các bước để tiến hành vẽ biểu đồ Flowchart bao gồm: chọn công cụ vẽ, tạo khung sườn, thêm các ký hiệu, thiết kế dòng chảy dữ liệu, thêm văn bản, kiểm tra và sửa chữa, lưu và chia sẻ. Các nhà quản lý cần đảm bảo rằng biểu đồ được thiết kế chính xác và đầy đủ để sử dụng trong công việc của mình. Sau khi hoàn thành, biểu đồ có thể được lưu và chia sẻ với các thành viên khác trong tổ chức.

>> Xem thêm: Gantt Chart là gì? Ứng dụng Gantt Chart trong quản lý dự án, công việc

3.5 Kiểm tra và sửa lỗi trước khi đưa vào quy trình hoạt động doanh nghiệp

Bước cuối cùng trong quá trình vẽ biểu đồ Flowchart là kiểm tra và sửa lỗi trước khi đưa vào quy trình hoạt động của doanh nghiệp. Các nhà quản lý cần kiểm tra biểu đồ Flowchart để đảm bảo rằng nó hoạt động hiệu quả và phù hợp với các yêu cầu của doanh nghiệp.

Trong quá trình kiểm tra, các nhà quản lý cần xem xét các yếu tố sau:

• Sự hiểu biết: Các nhà quản lý cần đảm bảo rằng biểu đồ Flowchart phản ánh đầy đủ các bước trong quy trình hoạt động của doanh nghiệp và đáp ứng đúng yêu cầu của công việc.
• Sự rõ ràng: Biểu đồ Flowchart cần được thể hiện rõ ràng, tránh gây hiểu nhầm và dễ hiểu cho tất cả các thành viên trong doanh nghiệp.
• Tính toàn vẹn: Các nhà quản lý cần kiểm tra xem biểu đồ Flowchart có bao gồm đầy đủ các bước trong quy trình hoạt động của doanh nghiệp hay không.
• Sự đồng nhất: Biểu đồ Flowchart cần phù hợp với các quy định và tiêu chuẩn của doanh nghiệp để đảm bảo tính đồng nhất trong hoạt động.

4. Top 3 công cụ vẽ Flowchart miễn phí cho doanh nghiệp

4.1 ThinkComposer

ThinkComposer là một phần mềm vẽ flowchart miễn phí và mở nguồn, được thiết kế để giúp người dùng tạo ra các biểu đồ UML, ERD, DFD và flowchart đơn giản và dễ hiểu. Với giao diện đơn giản và thân thiện, phần mềm vẽ sơ đồ quy trình làm việc này cho phép người dùng dễ dàng tạo, sửa đổi và lưu các biểu đồ của mình. ThinkComposer cũng cung cấp các tính năng như màu sắc tùy chỉnh, thư viện ký hiệu và tùy chọn tạo hình dạng tùy chỉnh.

Tính năng nổi bật:

• Cung cấp nhiều mẫu biểu đồ khác nhau cho người dùng lựa chọn.
• Hỗ trợ nhiều ngôn ngữ và định dạng file khác nhau như: PDF, XPS, HTML…
• Cho phép người dùng thiết kế và tùy chỉnh các hình dạng và ký hiệu cho biểu đồ của mình.

4.2 LucidChart

LucidChart là một công cụ vẽ flowchart trực tuyến, miễn phí và dễ sử dụng cho doanh nghiệp. Với LucidChart, người dùng có thể tạo và chỉnh sửa các biểu đồ và sơ đồ dễ dàng và nhanh chóng. Công cụ này cũng cung cấp thư viện ký hiệu và các mẫu có sẵn để giúp người dùng tạo ra các biểu đồ phức tạp hơn. LucidChart cũng cho phép người dùng chia sẻ biểu đồ của mình với đồng nghiệp hoặc khách hàng bằng cách tạo liên kết hoặc tải xuống dưới dạng hình ảnh.

Tính năng nổi bật:

• Được tích hợp với nhiều công cụ quản lý dự án và thiết kế khác nhau.
• Cho phép tạo biểu đồ với nhiều mức độ phức tạp và kích thước khác nhau.
• Hỗ trợ tích hợp với nhiều nền tảng và lưu trữ đám mây.

4.3 Pencil Project

Pencil Project là một phần mềm vẽ flowchart miễn phí và mở nguồn, được thiết kế cho nhiều nền tảng, bao gồm Windows, Linux và macOS. Với Pencil Project, người dùng có thể tạo các biểu đồ, sơ đồ và giao diện người dùng một cách dễ dàng và nhanh chóng. Phần mềm này cũng cung cấp nhiều loại hình dạng, mẫu và ký hiệu để giúp người dùng tạo ra các biểu đồ đẹp và chuyên nghiệp. Pencil Project cũng cho phép người dùng lưu và chia sẻ biểu đồ của mình dưới dạng hình ảnh hoặc tập tin PDF.

Tính năng nổi bật:

• Hỗ trợ nhiều loại biểu đồ khác nhau như UML, web, iOS, Android,…
• Tích hợp nhiều mẫu hình dạng và ký hiệu sẵn có để người dùng lựa chọn.
• Cho phép xuất biểu đồ ở nhiều định dạng khác nhau như HTML, PDF, PNG,…

5. Một số mẫu lưu đồ được sử dụng rộng rãi trong doanh nghiệp

5.1 Quy trình tuyển dụng nhân viên mới

Mô tả chi tiết các bước trong quy trình tuyển dụng, từ đăng tuyển, tiếp nhận hồ sơ ứng viên, phỏng vấn, kiểm tra thông tin, đưa ra quyết định tuyển dụng và thông báo cho ứng viên. Các khối được sử dụng trong lưu đồ bao gồm: khối bắt đầu, khối quy trình, khối đầu vào và đầu ra, khối điều kiện, và khối kết thúc.

5.2 Quy trình đề xuất mua sắm tài sản

Mô tả quy trình đề xuất mua sắm tài sản, từ việc đề xuất, kiểm tra yêu cầu, phê duyệt, tìm kiếm nhà cung cấp, đặt hàng, xử lý thanh toán và theo dõi tài sản. Các khối được sử dụng trong lưu đồ bao gồm: khối bắt đầu, khối quy trình, khối đầu vào và đầu ra, khối điều kiện, khối tìm kiếm và đặt hàng, và khối kết thúc.

5.3 Quy trình thanh toán hợp đồng

Mô tả chi tiết quy trình thanh toán hợp đồng, từ việc kiểm tra hợp đồng và chứng từ liên quan, xác nhận và phê duyệt thanh toán, xử lý thanh toán và lưu trữ các thông tin liên quan. Các khối được sử dụng trong lưu đồ bao gồm: khối bắt đầu, khối quy trình, khối đầu vào và đầu ra, khối điều kiện, khối xác nhận thanh toán, và khối kết thúc.

6. Hạn chế của việc sử dụng Flowchart thủ công

Tốn thời gian và công sức: Việc vẽ Flowchart thủ công yêu cầu nhiều thời gian và nỗ lực từ các nhân viên. Nếu doanh nghiệp có nhiều quy trình cần được mô tả và tài liệu phải được cập nhật thường xuyên, việc vẽ thủ công sẽ rất tốn kém về thời gian và công sức.

Dễ gây lỗi: Khi vẽ thủ công, việc sử dụng biểu tượng, ký hiệu và màu sắc khác nhau có thể gây hiểu nhầm và dẫn đến sai sót trong quá trình thực hiện. Hơn nữa, việc sửa đổi hoặc cập nhật quy trình cũng dễ gây ra lỗi và khó để theo dõi.

Khó phân phối và quản lý: Với Flowchart thủ công, các bản vẽ phải được in ra và phân phối cho các bộ phận liên quan, điều này gây ra rắc rối và khó khăn trong việc quản lý và theo dõi quy trình.

Không có tính tương tác: Flowchart thủ công chỉ là một bản tĩnh và không cho phép tương tác với quy trình. Người dùng không thể chạy các bước trực tiếp trên bản vẽ Flowchart và không thể theo dõi quy trình thời gian thực.

Không tự động hóa: Flowchart thủ công không thể tự động hóa việc thực hiện quy trình. Người dùng phải thực hiện từng bước một và không thể sử dụng công nghệ tự động hóa để giảm thiểu thời gian và tăng hiệu quả quy trình.

7. Sử dụng phần mềm là giải pháp cho doanh nghiệp

1Office BPA là một giải pháp cho doanh nghiệp giúp quản lý quy trình tự động một cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Cụ thể phần mềm 1Office giúp doanh nghiệp trong việc quản lý hồ sơ, lưu trữ dữ liệu, cập nhật các báo cáo tiến độ dự án, phê duyệt đơn Online,… Thay vì sử dụng Flowchart thủ công, 1Office cho phép bạn tạo và quản lý các quy trình vận hành doanh nghiệp tự động thông qua giao diện đồ họa trực quan và dễ sử dụng.

Các tính năng chính của 1Office bao gồm:

• Thiết kế và triển khai quy trình tự động thay bằng dựa vào từng nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp hoặc quy trình của các phòng ban trong tổ chức
• Các báo cáo và thống kê trực quan giúp bạn quản lý và kiểm soát quy trình một cách hiệu quả.
• Các tính năng thông báo giúp bạn nhận thông tin về các bước trong quy trình cần hoàn thành và giám sát tiến độ.
• Các tính năng kết nối với các ứng dụng khác giúp bạn tích hợp dữ liệu và tối ưu hóa quy trình.

Với 1Office, doanh nghiệp có thể giảm thiểu các rủi ro và sai sót trong quy trình, tăng năng suất làm việc và tăng tính chuyên nghiệp trong các hoạt động kinh doanh. Qua bài viết này, 1Office hy vọng các nhà quản lý hiểu rõ hơn về flowchart là gì trong doanh nghiệp, các bước tạo biểu đồ flowchart và giải pháp sử dụng phần mềm quản lý quy trình tự động thay thế cho Flowchart thủ công. Nếu bạn còn thắc mắc, hãy liên hệ với chúng tôi qua:

• Hotline: 083 483 8888
• Facebook: https://www.facebook.com/1officevn/
• Youtube: https://www.youtube.com/@1office-chuyendoisodn