Workflow là gì? Quy trình xây dựng Workflow hiệu quả kèm Mẫu

Workflow là gì? Các bước xây dựng workflow hiệu quả như thế nào? Trong bài viết dưới đây, 1Office sẽ chia sẻ với bạn tất tần tật thông tin liên quan về workflow cùng 5 mẫu workflow chi tiết áp dụng cho từng phòng ban trong doanh nghiệp. Theo dõi ngay!

I. Workflow là gì?

Workflow được cấu thành từ 2 từ work (công việc) và flow (dòng chảy) có nghĩa là dòng công việc hay còn được gọi là luồng công việc/ quy trình công việc. Hiểu đơn giản, workflow là một quy trình mẫu áp dụng cho từng công việc nhất định. Các hoạt động triển khai sẽ được thực hiện theo thứ tự cụ thể đã được xây dựng trước đó trong quy trình mẫu.

Các workflow sẽ được biểu diễn trực quan thông qua biểu đồ workflow diagram. Workflow diagram là biểu đồ sử dụng hình ảnh và ký hiệu để biểu diễn trực quan quy trình làm việc. Nó giúp người dùng hiểu hiểu rõ quy trình cũng như có cái nhìn tổng quan nhất về luồng công việc. 

Giả sử doanh nghiệp đưa ra quy trình trong công tác tiếp nhận nhân viên mới theo các bước gồm chuẩn bị trước khi nhân viên đến => tiếp nhận và giới thiệu => đào tạo và hướng dẫn => giao nhiệm vụ và bắt đầu làm việc. Khi đó, HR sẽ tuân thủ theo các bước trong quy trình để tiếp nhận nhân viên mới gia nhập vào công ty. Quy trình đó được gọi là workflow. 

II. Lợi ích của workflow trong hoạt động kinh doanh

Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng nên sử dụng workflow trong hoạt động kinh doanh bởi những lý do sau:  

• Tăng hiệu suất và hiệu quả công việc: Doanh nghiệp không cần tốn kém quá nhiều thời gian và công sức mà vẫn tăng hiệu suất và hiệu quả công việc. Các công việc được được phân công rõ ràng kèm theo trách nghiệm, đối tượng, thời gian cụ thể. 
• Đảm bảo tính nhất quán: Mọi hoạt động triển xây dựng theo các quy trình chuẩn. Các phòng ban/ bộ phận chịu trách nghiệm có nghĩa vụ tuân thủ và thực hiện theo workflow. Điều này đảm bảo tính nhất quán trong cách triển khai thực hiện các hoạt động. Tránh khỏi các tình trạng chồng chéo công việc, loại bỏ sự “lộn xộn”.
• Theo dõi và quản lý quy trình làm việc dễ dàng: Thông qua từng bước và giai đoạn trong quy trình, doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt và theo dõi tiến độ công việc. Nhà quản lý  và nhân sự có cái nhìn tổng quan và bám sát công việc.
• Tăng khả năng kết nối và đồng bộ: Khi sử dụng Workflow trong doanh nghiệp, tất cả các thành viên kết nối và làm việc theo quy trình. Các hoạt động chia sẻ thông tin, tài liệu và tương tác trực tiếp được đồng bộ trong workflow. 
• Tối ưu chi phí và nguồn lực: Các bước làm việc được triển khai khoa học, loại bỏ các hoạt động không cần thiết và tối ưu công việc. Do đó, thời gian hoàn thành công việc nhanh chóng hơn, giảm thiểu các chi phí kinh doanh.

III. Doanh nghiệp nên sử dụng workflow khi nào? 

Có thể thấy, workflow mang lại nhiều hữu ích trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Hiệu quả của workflow sẽ càng được khai thác tối đa khi doanh nghiệp biết cách sử dụng vào những thời gian thích hợp. 

DOANH NGHIỆP NÊN SỬ DỤNG WORKFLOW KHI NÀO?

• Công việc có quy trình phức tạp: Công việc có sự tham gia của nhiều nhân sự, phòng ban với nhiều bước thực hiện phức tạp.
• Doanh nghiệp có nhiều bộ phận, nhân sự lớn: Mất kiểm soát trong việc quản lý và theo dõi công việc các phòng ban, nhân sự.  
• Doanh nghiệp chưa tối ưu được nguồn lực: Chưa khai phá được hết khả năng trong từng cá nhân, nguồn lực tài chính chưa được thắt chặt và tối ưu.
• Doanh nghiệp muốn nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc: Quy trình làm việc không được xác định rõ ràng, dẫn đến sự mơ hồ và lãng phí thời gian và nguồn lực
• Doanh nghiệp cần tính đồng bộ và nhất quán: Các bộ phận trong công ty hoạt động độc lập và thiếu tương tác, dẫn đến sự mất mát thông tin và hiệu suất làm việc. 

BỘ PHẬN NÀO TRONG DOANH NGHIỆP HAY DÙNG WORKFLOW?

• Phòng sản xuất kinh doanh: bộ phận quản lý sản xuất, bộ phận quản lý chất lượng, bộ phận mua hàng, bộ phận kỹ thuật và bảo trì,…
• Phòng bán hàng: bộ phận tiếp thị, bộ phận kinh doanh, bộ phận chăm sóc khách hàng,…
• Phòng marketing: bộ phận nghiên cứu thị trường, bộ phận Digital marketing, PR, content, media,…
• Phòng vận hành: bộ phận quản lý chuỗi cung ứng, bộ phận bảo trì và sửa chữa, bộ phận quản lý chuỗi cung ứng,…
• Phòng đào tạo: bộ phận triển khai, bộ phận phát triển đào tạo, bộ phận thiết kế nội dung,…

IV. 7 Bước xây dựng workflow chi tiết, hiệu quả cho doanh nghiệp

Muốn xây dựng workflow hiệu quả phải làm gì? Bạn đọc thực hiện ngay theo các bước dưới đây: 

Bước 1: Xác định nguồn dữ liệu

Muốn hình thành một workflow, trước tiên cần phải có các cơ sở dữ liệu liên quan đến workflow đó. Đây là căn cứ quan trọng giúp bạn triển khai và hình thành nên quy trình chuẩn xác nhất.

Nó đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin trong quy trình làm việc, từ đó tăng cường hiệu suất và đảm bảo chất lượng công việc.

Nguồn dữ liệu có thể là thông tin, tài liệu, hồ sơ hoặc dữ liệu số từ các nguồn khác nhau. Bạn hãy xác định các nguồn dữ liệu cần thiết trong từng bước của quy trình. Dữ liệu được thu thập 2 nguồn chính: 

• Nguồn dữ liệu nội bộ: Là tập hợp thông tin và dữ liệu nội bộ được tổ chức sở hữu và lưu trữ bao như: thông tin nhân sự, thông tin kho hàng, thông tin về dự án, thông tin kinh doanh của doanh nghiệp,…
• Nguồn dữ liệu bên ngoài: Là thông tin và dữ liệu thu thập từ các nguồn không thuộc sở hữu hoặc kiểm soát của tổ chức như tin tức thị trường, biến động xã hội,…

Bước 2: Liệt kê các nhiệm vụ cần làm

Hoạt động này giúp tạo ra sự nhất quán và hiệu quả trong quy trình làm việc, tránh khỏi các sai sót. Từ đó, các thành viên tham gia vào quy trình có thể hiểu rõ và nắm bắt được các công việc thực hiện ngay trên workflow. 

Để liệt kê các nhiệm vụ cần thực hiện trong quy trình làm việc hiệu quả, bạn hãy thực hiện theo các bước sau:

• Xác định mục tiêu của quy trình.
• Phân tích quy trình và xác định các bước chính.
• Xác định các công việc cần làm.
• Xác định thứ tự và sự liên quan giữa các công việc.
• Phân công công việc cho những nhân sự phù hợp.
• Đánh giá và thay đổi khi cần thiết.

Chú ý: Các nhiệm vụ này phải được mô tả đầy đủ, xác định rõ ràng, cụ thể và theo đúng thứ tự. 

Ví dụ: Khi doanh nghiệp thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự cũng sẽ phải liệt kê và sắp xếp thứ tự các bước theo đúng quy trình như sau: 

• Xác định nhu cầu tuyển dụng: Tuyển bao nhiêu người? Tuyển cho vị trí nào? Nhân sự cần đáp ứng yêu cầu về kỹ năng, kinh nghiệm, kiến thức gì? 
• Lập kế hoạch tuyển dụng: Khi nào tuyển dụng? Mục tiêu tuyển dụng là gì? Chi phí tuyển dụng là bao nhiêu? Content tuyển dụng như thế nào? Nhu cầu tuyển dụng chi tiết? Phương pháp tuyển dụng? 
• Phân tích công việc: Xác định nhu cầu chi tiết về kinh nghiệm, kỹ năng và kiến thức ở ứng viên. 
• Tìm kiếm ứng viên: Doanh nghiệp sẽ sử dụng kênh tìm kiếm ứng viên nào? (website, mạng xã hội,…) Doanh nghiệp có sử dụng các dịch vụ thuê ngoài để tuyển dụng không? Cụ thể như thế nào? 
• Sàng lọc hồ sơ ứng viên: Xây dựng các tiêu chí đánh giá ứng viên để sàng lọc. So sánh và lựa chọn những CV chất lượng nhất. 
• Phỏng vấn ứng viên: Lên lịch phỏng vấn với ứng viên, lựa chọn hình thức phỏng vấn (online hoặc offline) 
• Đánh giá ứng viên: Dựa trên các tiêu chí về thái độ, kiến thức, kết quả đã đạt được,…
• Mời ứng viên nhận việc: Thời gian mời nhận việc đến ứng viên là khi nào? (sau bao nhiêu ngày kể từ khi phỏng vấn), Mời ứng viên nhận việc bằng email/ SMS/ chat/ gọi điện thoại, Thư mời nhận việc sẽ gồm các nội dung chi tiết về quy định làm việc, yêu cầu làm việc, thưởng phạt,…
• Chào đón ứng viên: HR sẽ giới thiệu về văn hóa và môi trường làm việc, chuẩn bị các tài liệu liên quan gửi đến ứng viên. Sau đó, HR sẽ đưa ứng viên đến bộ phận làm việc chính của mình,…

>> TẢI NGAY: 8+ Mẫu checklist công việc thông dụng + Tips ứng dụng hiệu quả

Bước 3: Phân công vai trò, người chịu trách nhiệm cho từng bước

Xác định rõ đối tượng phụ trách và có trách nghiệm cho từng nhiệm vụ cụ thể. Đảm bảo phân công công việc đúng người, đúng việc, đúng thời điểm. Tất cả các thành viên sẽ nắm bắt được nhiệm vụ của mình, đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả của quy trình. 

Dựa vào các nhiệm vụ cần làm được liệt kê ở bước 2, bạn tiến hành phân công vai trò và người chịu trách nghiệm cho từng bước như sau: 

• Đánh giá khả năng và trách nhiệm của từng thành viên.
• Bàn bạc và trao đổi trước với những người sẽ tiếp nhận công việc để đảm bảo sự cân đối và đồng thuận.
• Giao nhiệm vụ cho từng thành viên dựa trên khả năng và trách nhiệm của họ.
• Xác định rõ vai trò, trách nhiệm và quyền hạn của mỗi thành viên.
• Xây dựng cơ chế liên lạc và giao tiếp để đảm bảo sự phối hợp hiệu quả.
• Theo dõi và đánh giá kết quả công việc của từng thành viên.
• Đảm bảo sự hợp tác và mối quan hệ giữa các thành viên trong quá trình làm việc.

Ví dụ: Khi tuyển dụng nhân viên kinh doanh, người sẽ chịu trách nghiệm trong từng công việc như sau: 

• CEO: Phê duyệt yêu cầu tuyển dụng.

• Trưởng phòng kinh doanh: Lập đề xuất tuyển dụng, nhu cầu tuyển dụng, hỗ trợ cùng HR sàng lọc và đánh giá ứng viên, phỏng vấn ứng viên, tiếp đón ứng viên.

• HR: Lên kế hoạch tuyển dụng, triển khai kế hoạch tuyển dụng (tìm kiếm ứng viên, sàng lọc ứng viên, phỏng vấn ứng viên, đánh giá ứng viên, mời ứng viên nhận việc).

Bước 4: Thiết kế hồ sơ quy trình làm việc

Thiết kế hồ sơ quy trình làm việc là một phần phần không thể thiếu để hình thành nên workflow diagram. Nó mô tả chi tiết các bước, tương tác và tổng hợp các dữ liệu liên quan trong quy trình. Qua đó giúp mọi người hiểu rõ quy trình, đảm bảo tính chính xác và nhất quán trong công việc. Trong thiết kế hồ sơ quy trình làm việc bao gồm các hạng mục như: 

• Sơ đồ/ biểu đồ/ mô hình quy trình 
• Mô tả công việc
• Người chịu trách nhiệm 
• Thời gian và tiến độ 
• Nguồn lực
• Tiêu chuẩn đánh giá
• Quy định chung
• Kiểm soát và đánh giá

Dưới đây là sơ đồ mẫu về quy trình quản lý chất lượng sản phẩm chi tiết. Tham khảo ngay! 

Bước 5: Kiểm tra quy trình công việc đã tạo

Kiểm tra và đánh giá quy trình công việc đã tạo để đảm bảo tính khả thi, nâng cao hiệu quả.

Đây cũng là cách để tìm những lỗi có thể xảy ra trong quá trình triển khai. Sau đó, bạn tiến hành tìm hướng khắc phục và dự phòng.

Để kiểm tra quy trình công việc đã tạo, bạn thực hiện theo cách làm như sau:  

• Xây dựng các tiêu chí để đánh giá, so sánh về độ chính xác, thời gian, khả năng thực thi, độ tin cậy, nguồn lực thực tế,…
• Thu thập phản hồi/ đánh giá từ các bên có liên quan như nhân sự tham gia thực hiện, nhà quản lý, người điều phối công việc,…
• Đề xuất cải tiến nếu phát hiện lỗi.
• Đánh giá lại quy trình sau khi điều chỉnh.

Ví dụ: Trong quy trình tuyển dụng nhân viên kinh doanh, doanh nghiệp có thể kiểm tra quy trình công việc đã tạo như sau: 

– Xây dựng các tiêu chí đánh giá: ứng viên, tính khả thi của kế hoạch, nguồn lực doanh nghiệp, chi phí tuyển dụng, thị trường tuyển dụng, thời gian thực hiện và hoàn thành,…

– HR trao đổi thông tin với trưởng phòng kinh doanh về kế hoạch để đảm bảo tính thống nhất và đồng bộ về thông tin.

– Trong quá trình trao đổi, nếu phát hiện lỗi hoặc quy trình chưa phù hợp sẽ tiến hành chỉnh sửa. Sau đó, tất cả các thành viên tham gia vào hoạt động tuyển dụng rà soát và đánh giá lại quy trình.

Bước 6: Hướng dẫn và tổ chức quy trình làm việc đã tạo

Hướng dẫn và tổ chức workflow cho các thành viên tham gia để đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả trong quy trình làm việc. Mọi người sẽ hiểu rõ và thực hiện đúng quy trình nhanh chóng. 

Doanh nghiệp có thể thực hiện các hoạt động sau để hướng dẫn và tổ chức quy trình làm việc đã tạo đến đội ngũ nhân sự: 

• Hướng dẫn và huấn luyện
• Tổ chức các buổi họp/ đào tạo/ trao đổi
• Triển khai mẫu 1 workflow
• Thiết lập hệ thống thông báo về workflow
• Theo dõi và hỗ trợ nhân sự
• Tăng cường trao đổi, giao tiếp với các thành viên

Ví dụ: Khi doanh nghiệp hoàn thiện quy trình làm việc (workflow), doanh nghiệp cần phải hướng dẫn những người tham gia vào quy trình về workflow. Trước tiên, doanh nghiệp cần tổ chức một cuộc họp để hướng dẫn, chia sẻ về quy trình đó để hiểu sơ bộ về quy trình. Sau đó, doanh nghiệp tiến hành phân công nhiệm vụ đến từng đối tượng để nắm bắt công việc trong quy trình. Đồng thời, trong quá trình thực hiện, doanh nghiệp cũng cần theo dõi, hỗ trợ và hỏi đáp liên tục với nhân sự đảm bảo các thành viên nắm được quy trình để triển khai tốt các công việc. Tuyệt đối không gửi file quy trình để nhân sự tự đọc, tự hiểu, tự triển khai. 

Bước 7: Triển khai quy trình công việc mới

Bước cuối cùng khi xây dựng workflow là triển khai quy trình công việc mới trong tổ chức. Các hoạt động nhằm góp phần cải thiện hiệu suất, tính nhất quán và chất lượng công việc trong tổ chức. 

Công tác triển khai quy trình công việc mới cụ thể như sau: 

• Chuẩn bị tài nguyên và lên lịch triển khai.
• Thực hiện triển khai quy trình mới.
• Đo lường, đánh giá và tinh chỉnh.
• Hỗ trợ, đào tạo và đảm bảo tuân thủ theo quy trình.

V. 5 Lý thuyết cải tiến quy trình (workflow) công việc hiệu quả

Khi xây dựng workflow và workflow diagram cần dựa vào những lý thuyết cải tiến quy trình công việc. Các lý thuyết này được bắt nguồn công trình của W. Edwards Deming và Joseph M. Juran vào năm 1980. Tính đến thời điểm hiện tại, các lý thuyết này vẫn được các doanh nghiệp ứng dụng hiệu quả. 

Thông tin chi tiết về 5 lý thuyết cải tiến quy trình công việc sẽ được 1Office chia sẻ trong nội dung dưới đây!  

1. Phương pháp Six Sigma

Phương pháp Six Sigma là phương pháp quản lý chất lượng và cải tiến quy trình dựa trên dữ liệu và số liệu định lượng để tìm ra các lỗi, xác định nguyên nhân và biện pháp xử lý các lỗi đó. 

– Mục tiêu: Loại bỏ các lỗi trong quá trình sản xuất. (Không quá 3,4 lỗi/ 1 triệu sản phẩm)

– Phương pháp: Sử dụng phương trình toán học dựa trên lý thuyết thống kê để đo lường và phân tích quy trình. Bao gồm 2 phương pháp chính là: 

+ DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control): Xác định vấn đề, đo lường dữ liệu, phân tích nguyên nhân, cải thiện quy trình và kiểm tra .

+ DMADV (Define, Measure, Analyze, Design, Verify): Xác định yêu cầu, đo lường dữ liệu, phân tích và thiết kế quy trình mới, xác minh và kiểm soát.

2. Quản lý chất lượng toàn diện

Quản lý chất lượng toàn diện (Total Quality Management – TQM) là một hệ thống quản lý tập trung vào cải thiện và nâng cao chất lượng lượng – hiệu suất làm việc.

– Mục tiêu: Nâng cao chất lượng sản phẩm và môi trường làm việc tốt nhất.

– Phương pháp: Tập trung xây dựng môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sự giao tiếp và hợp tác giữa các bộ phận và nhân viên. Đặc biệt quan tâm đến việc đảm bảo các quy trình hoạt động được thực hiện đúng – đủ – đều.

3. Tái cấu trúc quy trình kinh doanh

Tái cấu trúc quy trình kinh doanh (Business Process Reengineering – BPR) là một phương pháp để cải thiện quy trình công việc bằng cách thay đổi và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.

– Mục tiêu: Đánh giá và cải thiện quy trình kinh doanh.

– Phương pháp: Sử dụng các thuật toán và phân tích để xác định các khía cạnh cần thay đổi và tối ưu hóa quy trình kinh doanh. Tái cấu trúc quy trình kinh doanh nhằm tạo ra sự linh hoạt, đáp ứng kịp thời thị hiếu khách hàng cũng như xu hướng thị trường.

4. Hệ thống tinh gọn (Lean Systems)

Hệ thống tinh gọn (Lean Systems) là một phương pháp tối ưu hóa quy trình hoạt động bằng cách loại bỏ những lãng phí, tối ưu hóa thời gian và nguồn lực của doanh nghiệp. 

– Mục tiêu: Loại bỏ những chi phí và các hoạt động gây lãng phí nguồn lực trong quy trình sản xuất kinh doanh.

– Phương pháp: Tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình bằng cách loại bỏ các hoạt động không cần thiết, tăng cường hiệu suất và giảm lãng phí. Hệ thống tinh gọn đặt nặng vào việc tạo ra giá trị cho khách hàng và đáp ứng nhanh chóng với các yêu cầu thị trường.

5. Lý thuyết ràng buộc (TOC)

Lý thuyết ràng buộc (Theory of Constraints – TOC) là một phương pháp quản lý tập trung vào tìm và giải quyết những ràng buộc chính trong quy trình kinh doanh để cải thiện hiệu suất và lợi nhuận.

– Mục tiêu: Xác định và loại bỏ ràng buộc có ảnh hưởng lớn trong quy trình.

– Phương pháp: Tìm kiếm ràng buộc chủ đạo sau đó tập trung xử lý và loại bỏ để tối ưu hiệu suất tổng thể của hệ thống. TOC chú trọng vào việc tối ưu hóa quy trình và tài nguyên để đạt được hiệu suất tối đa.

VI. 5 Mẫu workflow phổ biến cho các phòng ban trong doanh nghiệp

Để giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về workflow, 1Office đã tổng hợp top 5 mẫu workflow phổ biến cho các phòng ban trong doanh nghiệp qua nội dung dưới đây: 

1. Mẫu workflow cho phòng bán hàng

Mẫu workflow về quy trình bán hàng của doanh nghiệp

Workflow 

Bước 1: Chuẩn bị

Bước 2: Tìm kiếm khách hàng tiềm năng

Bước 3: Tiếp cận khách hàng

Bước 4: Giới thiệu và tư vấn về sản phẩm/ dịch vụ

Bước 5: Báo giá và thuyết phục khách hàng

Bước 6: Thống nhất và chốt đơn hàng

Bước 7: Chăm sóc khách hàng sau bán hàng

Workflow diagram

>> Xem thêm: Cách xây dựng sơ đồ quy trình bán hàng bài bản, chuyên nghiệp

2. Mẫu workflow cho phòng đào tạo

Mẫu workflow về quy trình đào tạo nguồn nhân lực cho doanh nghiệp 

Workflow

Bước 1: Đánh giá nhu cầu đào tạo

Bước 2: Xác định mục tiêu đào tạo

Bước 3: Xây dựng kế hoạch đào tạo

Bước 4: Triển khai chương trình đào tạo

Bước 5: Đánh giá kết quả đào tạo

Workflow diagram

>> Xem thêm: Quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực đạt chuẩn cho doanh nghiệp

3. Mẫu workflow cho phòng vận hành

Ví dụ cho workflow cho phòng vận hành trong việc quản lý doanh nghiệp hiệu quả: 

Workflow

Bước 1: Xác định nhu cầu, phạm vi, mục đích công việc

Bước 2: Xây dựng trình tự chặt chẽ, khoa học

Bước 3: Tuân thủ nguyên tắc phối hợp

Bước 4: Mô hình hóa quy trình

Bước 5: Điều kiện của doanh nghiệp

Workflow diagram

4. Mẫu workflow cho dự án

Mẫu workflow triển khai dự án cho doanh nghiệp

Workflow

Bước 1: Duyệt hợp đồng

Bước 2: Lập kế hoạch triển khai

Bước 3: Build bản chuẩn

Bước 4: Lập kế hoạch triển khai

Bước 5: Duyệt kế hoạch triển khai

Workflow diagram

5. Mẫu workflow cho phòng Marketing

Mẫu workflow tạo ra chiến lược truyền thông hiệu quả 

Workflow

Bước 1: Đặt mục tiêu truyền thông phù hợp với mục tiêu

Bước 2: Làm quen với các tệp khách hàng mục tiêu 

Bước 3: Tiến hành phân tích đối thủ cạnh tranh

Bước 4: Đánh giá phương tiện truyền thông xã hội đã và đang sử dụng

Bước 5: Cải thiện và xây dựng chiến lược truyền thông sâu

Bước 6: Lên sơ đồ kết hợp nhiều nội dung

Bước 7: Kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh chiến lược

Workflow diagram

>> Xem thêm: 6 Mẫu kế hoạch truyền thông chi tiết từ A-Z

VII. Một số lưu ý khi ứng dụng workflow vào trong kinh doanh

Khi đã xây dựng cho mình những workflow phù hợp, doanh nghiệp hãy tiến hành ứng dụng và triển khai vào hoạt động kinh doanh của mình. Tuy nhiên, trong quá trình ứng dụng, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau: 

• Hiểu quy trình hiện tại và tìm hiểu vấn đề: Nắm vững quy trình làm việc hiện tại và xác định các vấn đề, cách thức triển khai. Tránh tình trạng nhầm lẫn hoặc sai sót. 
• Xác định các bước và công việc cần thực hiện: Xác định rõ ràng các bước và công việc trong quy trình mới để đảm bảo hoạt động mạch lạc và hiệu quả.
• Ưu tiên công việc và loại bỏ công việc không cần thiết: Đánh giá mức độ ưu tiên của các công việc theo thứ tự, loại bỏ những công việc không cần thiết để tối ưu hiệu suất làm việc.
• Sử dụng công nghệ để tạo và quản lý quy trình: Triển khai – theo dõi – quản lý – đánh giá nhanh chóng và tự động nhờ các phần mềm hiện đại.   
• Đào tạo và hỗ trợ nhân viên: Đảm bảo nhân viên được đào tạo và hỗ trợ khi thực hiện các công việc trong workflow. Giải đáp kịp thời và nhanh chóng khi có các thắc mắc. 
• Theo dõi và đánh giá hiệu quả của Workflow: Tiến độ công việc cần được update liên tục để các thành viên theo dõi và nắm bắt để có các đánh giá, phương hướng triển khai cho những bước tiếp theo. 
• Cải tiến và điều chỉnh quy trình khi cần thiết: Liên tục cải tiến và điều chỉnh quy trình để đảm bảo sự linh hoạt và phù hợp với yêu cầu kinh doanh.

VIII. Tổng kết

Workflow là gì? Workflow là một quy trình mẫu áp dụng cho từng công việc nhất định. Các hoạt động triển khai sẽ được thực hiện theo thứ tự cụ thể đã được xây dựng trước đó trong quy trình mẫu.

Các workflow sẽ được xây dựng dựa trên 5 lý thuyết cải tiến quy trình công việc: phương pháp Six Sigma, quản lý chất lượng toàn diện, tái cấu trúc quy trình kinh doanh, hệ thống tinh gọn (Lean Systems), lý thuyết ràng buộc (TOC). 

Việc quản lý và theo dõi nhiều workflow bằng phương pháp thủ công sẽ gây nhiều khó khăn cho doanh nghiệp. Do đó, nhiều doanh nghiệp đã sử dụng tính năng quản lý quy trình của 1Office như một trợ thủ đắc lực của mình trong việc triển khai, theo dõi, đánh giá các workflow. Tính năng mang lại nhiều lợi ích cho người dùng như: 

• Thiết lập khai báo tự động: Khai báo các bước trong quy trình theo mẫu sẵn có (thời gian thực hiện, người thực hiện, người quản lý, các bước thực hiện chi tiết), gửi thông báo đến người thực hiện tại từng bước.
• Quản lý quy trình dễ dàng: Thiết lập cảnh báo tùy chỉnh, cài đặt bảo mật các bước trong quy trình, trao đổi thông tin đồng bộ ngay trên hệ thống 1Office. 
•  Giao việc theo vị trí, phòng ban: Chỉ định đối tượng thực hiện, tham gia vào quy trình đồng bộ, update liên tục khi có các thay đổi trong nhân sự, hiển thị chi tiết workflow. 
• Linh hoạt trong bảo mật: Phân quyền truy cập và theo dõi workflow theo ý muốn.
• Thuận tiện liên lạc và trao đổi đồng bộ: Nhắn tin, trao đổi trực tiếp ngay trên giao diện của quy trình. Đặc biệt, tính năng còn hỗ trợ người dùng chia sẻ không hạn chế các file tài liệu công việc. 

Như vậy, câu hỏi “workflow là gì” đã được 1Office giải đáp chi tiết trong bài viết trên. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp cho bạn hiểu hơn về workflow cũng như xây dựng cho doanh nghiệp của mình những workflow hiệu quả nhất. Chúc bạn thành công!