Hồ sơ nhân sự

Hồ sơ nhân sự là nơi lưu trữ toàn bộ các thông tin về sơ yếu lý lịch, hợp đồng, bảo hiểm, lịch sử công tác, lương thưởng, thông tin và lịch sử phép… của một người lao động trong một tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp.

Lợi ích của việc quản lý hồ sơ nhân sự trên 1Office trong quản trị doanh nghiệp

• Trong suốt quá trình người lao động làm việc, hồ sơ nhân sự sẽ được lưu trữ lại tại doanh nghiệp và gắn liền với quy trình lao động của công ty
• Căn cứ vào hồ sơ nhân sự mà bộ phận quản lý có thể thực hiện các công việc tính toán như bảng lương, bảng chấm công…
• Hỗ trợ trong việc quản lý nhất quán thông tin nhân sự và có thể tìm kiếm nhanh, chính xác thông tin
• Cập nhật nhanh chóng, chính xác trạng thái hồ sơ nhân sự

Đối tượng sử dụng

Bộ phận nhân sự, quản lý công ty hoặc quản lý chi nhánh, quản lý phòng ban

Để quản lý hồ sơ nhân sự, người dùng thực hiện 2 bước sau:

Bước 1: Cài đặt hồ sơ nhân sự

Bước 2: Tạo mới và quản lý hồ sơ nhân sự

Bước 1: Cài đặt hồ sơ nhân sự

Trước khi bắt đầu sử dụng phần hồ sơ nhân sự, bạn hãy thực hiện cấu hình các cài đặt liên quan. Để thực hiện cài đặt chung, tiến hành thao tác theo các bước sau:

• Chọn vào biểu tượng avatar  (góc trên bên phải màn hình) > Chọn Cài đặt hệ thống > Chọn  Nhân sự

Click vào ảnh để xem chi tiết

• Chọn mục Hồ sơ nhân sự để cấu hình các cài đặt về mã nhân sự và các thông tin chung liên quan đến hồ sơ nhân sự

Click vào ảnh để xem chi tiết

• Mục Nhãn nhân sự cho phép tạo ra các nhãn để gắn cho hồ sơ nhân sự để theo dõi hoặc lọc danh sách (có thể dùng để quản lý các trường thông tin chưa có sẵn trên hệ thống)

Click vào ảnh để xem chi tiết

• Cài đặt và quản lý các danh mục nơi làm việc, chức vụ, vị trí,.. của nhân sự ở mục Danh mục

Nhấn vào biểu tượng để tạo mới một chức vụ, vị trí hoặc nơi làm việc. Để chỉnh sửa hoặc xóa, nhấn chuột phải vào một dòng thông tin > Chọn Sửa hoặc Xóa

Click vào ảnh để xem chi tiết

Lưu ý: Chức vụ và Vị trí công việc có thể được tự động tạo mới khi Import Hồ sơ nhân sự (Xem chi tiết tại mục Import Hồ sơ nhân sự)

Bước 2: Tạo mới và quản lý hồ sơ nhân sự

2.1 Tạo mới hồ sơ nhân sự

Sau khi hoàn thành các cài đặt Hồ sơ nhân sự, để tạo mới một Hồ sơ, chọn biểu tượng > Chọn phân hệ Nhân sự > Chọn Hồ sơ nhân sự

Click vào ảnh để xem chi tiết

Có 02 cách để thêm mới đối tượng Hồ sơ nhân sự:

Cách 1: Tạo mới 

Tạo mới là cách để thêm mới từng đối tượng hồ sơ nhân sự. Cách này thường sử dụng khi cần thêm một vài nhân sự (số lượng ít)

Các bước cụ thể:

• Chọn biểu tượng tại góc trên bên trái màn hình > Chọn Hồ sơ nhân sự

Click vào ảnh để xem chi tiết

• Nhập vào các thông tin nhân sự cần quản lý tại màn hình tạo mới. Chọn các tab Sơ yếu lý lịch, Hợp đồng, Bảo hiểm, Tiếp nhận, Thôi việc, Đính kèm để cập nhật thông tin tương ứng

Click vào ảnh để xem chi tiết

Lưu ý: Các trường thông tin có dấu * đỏ cạnh tên trường là bắt buộc điền

• Sau khi điền đầy đủ các thông tin, nhấn để lưu lại thông tin hồ sơ nhân sự

Cách 2. Import dữ liệu

Import là cách để thêm mới nhiều đối tượng hồ sơ nhân sự trong 1 lần cập nhật dựa theo dữ liệu có sẵn thông qua upload file Excel dữ liệu có sẵn. Cách này được sử dụng để cập nhật số lượng nhiều hồ sơ nhân sự.

Các bước cụ thể:

• Chuẩn bị 01 file dữ liệu nhân sự theo mẫu (tải file mẫu Tại đây)
• Chọn biểu tượng tại góc trên bên phải màn hình danh sách hồ sơ nhân sự

Click vào ảnh để xem chi tiết

• Đính kèm file Excel hồ sơ nhân sự đã được chuẩn bị trước đó.

Click vào ảnh để xem chi tiết

• Điền thông tin Từ hàng đến Đến hàng: Chọn hàng bắt đầu và kết thúc chứa dữ liệu muốn import trong file Excel, nếu để trống trường Đến hàng thì hệ thống sẽ import đến hàng cuối cùng chứa dữ liệu trong file Excel
• Chọn Trường dữ liệu trên phần mềm > Sau đó chọn cột chứa dữ liệu tương ứng trên file Excel. Chọn biểu tượng  để chọn thêm các trường muốn import
• Tại mục Lựa chọn nâng cao: Có thể chọn các trường tự động sinh ra khi import dữ liệu mà không cần khai báo trước trên hệ thống

Click vào ảnh để xem chi tiết

• Tại mục Thông tin khác: Chọn thêm các trường dữ liệu khác cần import thông tin như Lịch sử bảo hiểm, Lịch sử giải quyết chế độ, Bằng cấp, Kinh nghiệm làm việc, Lịch sử đảng viên,…
• Sau khi đính kèm file và chọn hết các trường dữ liệu cần import, nhấn , hệ thống sẽ ở màn hình chờ

Click vào ảnh để xem chi tiết

• Sau khi hoàn thành import, hệ thống sẽ hiển thị kết quả import: , hoặc . Đối tượng có kết quả Tạo mới có nghĩa là import thành công, nếu kết quả là Thay đổi thì đã thay đổi hoặc bổ sung thông tin thành công cho một nhân sự đã có trên hệ thống, nếu kết quả là Lỗi thì click vào ô Lỗi để kiểm tra, sau đó chỉnh sửa trong file excel theo đúng chuẩn và tiến hành import lại dòng lỗi

Click vào ảnh để xem chi tiết

• Để xem lại lịch sử import, chọn biểu tượng > Xem lịch sử import hồ sơ nhân sự

Click vào ảnh để xem chi tiết

2.2 Quản lý hồ sơ nhân sự

Để quản lý thông tin một hồ sơ nhân sự, người dùng sử dụng 1 trong 2 cách sau:

Cách 1: Quản lý hồ sơ nhân sự tại màn hình danh sách:

• Từ biểu tượng menu ở góc phải màn hình > Chọn Nhân sự > Hồ sơ nhân sự
• Tại màn hình danh sách hồ sơ nhân sự > Click chuột phải vào một hồ sơ nhân sự để thực hiện tác vụ quản lý hồ sơ nhân sự

Click vào ảnh để xem chi tiết

Cách 2: Quản lý tại màn hình chi tiết hồ sơ nhân sự

Tại màn hình chi tiết 1 hồ sơ nhân sự, vào thực hiện các tác vụ quản lý ở góc phải màn hình

Click vào ảnh để xem chi tiết

Bảng mô tả các tác vụ quản lý hồ sơ nhân sự:

STT	Tên tác vụ	Quyền sử dụng	Mô tả
1	Xem nhanh	Người quản lý	Tác vụ cho phép người dùng xem nhanh các thông tin chi tiết của một hồ sơ nhân sự từ màn hình danh sách
2	Tạo hợp đồng/Hợp đồng	Người quản lý	Có thể tạo trực tiếp hợp đồng lao động trên một hồ sơ nhân sự, các thông tin của nhân sự sẽ được tự động lấy sang phần thông tin của hợp đồng
3	Tạo tài khoản	Người quản lý	Với các nhân sự chưa kích hoạt tài khoản đăng nhập, có thể trực tiếp kích hoạt tài khoản trên hồ sơ nhân sự
4	Cập nhật trạng thái hồ sơ/Trạng thái	Người quản lý	Cho phép người quản lý chuyển trạng thái hồ sơ của nhân sự: Đang làm việc/Nghỉ việc/Nghỉ thai sản,…
5	Cập nhật thông tin công việc/Công việc	Người quản lý	Cho phép bổ sung, sửa đổi, lưu lại lịch sử thông tin công việc của nhân sự: Các thông tin phòng ban, chức vụ, vị trí, thời gian làm việc và trạng thái công việc
6	Cập nhật thông tin lương, phụ cấp/Lương	Người quản lý	Cho phép bổ sung, điều chỉnh và lưu lại lịch sử các thông tin về mức lương cơ bản và các khoản phụ cấp cố định của nhân sự phục vụ cho việc quản lý, theo dõi và tính toán trên bảng lương
7	Tạo chữ ký số	Người quản lý	Tác vụ cho phép tạo yêu cầu cung cấp chữ ký số cho nhân sự để ký trực tiếp trên hệ thống
8	Bảo hiểm	Người quản lý	Cho phép cập nhật thông tin bảo hiểm và tỷ lệ đóng bảo hiểm của nhân sự
9	Thông tin tiếp nhận/Học vấn	Người quản lý	Cho phép cập nhật các thủ tục tiếp nhận nhân sự và thông tin trình độ học vấn
10	Phúc lợi/Kỷ luật	Người quản lý	Cho phép cập nhật các khoản khen thưởng/phúc lợi hoặc phạt kỷ luật nội bộ đối với nhân sự
11	Kiêm nhiệm	Người quản lý	Đối với một nhân sự đảm nhiệm hai vị trí hoặc ở hai phòng ban khác nhau, có thể thêm mới kiêm nhiệm
12	Thêm tài liệu	Người quản lý	Cho phép cập nhật các file tài liệu vào hồ sơ nhân sự. Sau khi thêm, tài liệu sẽ ở mục Đính kèm
13	Biểu mẫu	Người quản lý	Cho phép lấy các thông tin từ hồ sơ nhân sự để xuất ra file biểu mẫu (Biểu mẫu phải được cấu hình từ trước trên hệ thống, xem chi tiết hướng dẫn cài đặt biểu mẫu tại Biểu mẫu)
14	Email	Người quản lý	Tính năng cho phép người quản lý gửi trực tiếp email cho nhân sự ngay trên hệ thống (Email gửi phải được cấu hình sẵn trên hệ thống và nhân sự phải có thông tin email trong hồ sơ)
15	SMS+	Người quản lý	Tính năng cho phép người quản lý gửi trực tiếp tin nhắn SMS cho nhân sự ngay trên hệ thống (Doanh nghiệp phải sử dụng SMS Brandname và đã được cấu hình sẵn trên hệ thống, nhân sự phải có thông tin số điện thoại trong hồ sơ)
16	Sửa	Người quản lý	Cho phép chỉnh sửa thông tin hồ sơ của nhân sự (Chủ yếu sử dụng khi muốn sửa thông tin sơ yếu lý lịch, khi muốn sửa các thông tin về công việc, lương, bảo hiểm,… vui lòng cập nhật ở các tác vụ tương ứng)
17	Xóa	Người quản lý	Cho phép người quản lý xóa hồ sơ nhân sự
18	Nhân bản	Người quản lý	Tác vụ cho phép nhân bản thông tin một hồ sơ nhân sự đã có trên hệ thống
19	Nhãn	Người quản lý	Có thể gán 1 hoặc nhiều nhãn cho hồ sơ nhân sự để theo dõi hoặc phục vụ cho việc lọc/quản lý danh sách
20	Lịch sử hành động	Người quản lý	Tác vụ cho phép xem lại toàn bộ lịch sử hành động liên quan đến hồ sơ nhân sự (tạo mới, sửa, xóa, thay đổi thông tin,…)

Lưu ý: Trường hợp nhân sự bị cắt tất cả các phụ cấp đang được áp dụng bạn cần cập nhật giá trị 0 cho các trường phụ cấp này.

2.3 Tác vụ khác

Tìm kiếm hồ sơ nhân sự:

• Từ màn hình danh sách hồ sơ nhân sự, gõ thông tin từ khóa tìm kiếm vào ô Tìm kiếm

Click vào ảnh để xem chi tiết

Lọc danh sách/tạo lối tắt tìm kiếm hồ sơ nhân sự:

• Từ màn hình danh sách, nhấn vào biểu tượng bên trong ô tìm kiếm

Click vào ảnh để xem chi tiết

• Chọn trường thông tin cần lọc, chọn giá trị tương ứng với các trường thông tin và nhấn Tìm kiếm để lọc danh sách hồ sơ nhân sự (có thể lọc theo một hoặc nhiều trường tùy mục đích sử dụng)

Click vào ảnh để xem chi tiết

• Đối với các bộ lọc sử dụng thường xuyên, có thể lưu lại thành các lối tắt để sử dụng thay vì phải tạo lại bằng cách nhấn Lưu tìm kiếm

Click vào ảnh để xem chi tiết

Để sử dụng lối tắt, từ màn hình danh sách hồ sơ nhân sự, nhấn vào biểu tượng cạnh ô tìm kiếm > Chọn bộ lọc đã lưu để lọc danh sách nhân sự

Click vào ảnh để xem chi tiết