Tổng quan về Phương pháp Agile – Mẹo giúp nhà quản trị thực hiện Agile hiệu quả hơn

Quản lý dự án luôn là một trong những đề tài được quan tâm bậc nhất đối với các nhà quản trị. Trong xu thế thị trường hiện tại, Phương pháp Agile đang dần thay thế và được ưa chuộng hơn so với mô hình WaterFall truyền thống. Trong bài viết này, chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu về các phương pháp Agile và mẹo quản trị công việc hiệu quả hơn. 

I. Phương pháp Agile là gì?

1. Khái niệm

Khái niệm Agile (Agile Software Development) là phương thức phát triển phần mềm linh hoạt, được ứng dụng trong quy trình phát triển phần mềm với mục tiêu là đưa sản phẩm đến tay người dùng càng nhanh càng tốt. 

Trên thực tế, phương pháp Agile được xây dựng trên nguyên tắc phân đoạn vòng lặp (iterative) và tăng trưởng (incremental).  Nó là cách để quản lý một dự án bằng cách chia nó thành nhiều giai đoạn. Nó liên quan đến sự hợp tác liên tục với các bên liên quan và cải tiến liên tục ở mọi giai đoạn. Khi công việc bắt đầu, các nhóm luân chuyển qua một quá trình lập kế hoạch, thực hiện và đánh giá. Sự hợp tác liên tục là rất quan trọng, với cả các thành viên trong nhóm và các bên liên quan của dự án.

2. 4 Giá trị cốt lõi của Phương pháp Agile

1. Cá nhân và sự tương tác quan trọng hơn các quy trình và công cụ thực hiện: Khi xây dựng phương pháp Agile, con người luôn được đề cao hơn các quy trình hoặc công cụ.Điều đó được xác định bởi vì chính con người là yếu tố đáp ứng nhu cầu kinh doanh và thúc đẩy quá trình phát triển của doanh nghiệp. 
2. Sản phẩm dùng được tốt hơn tài liệu đầy đủ: Tập trung thời gian để làm ra phần mềm hoàn chỉnh đáp ứng hoàn hảo yêu cầu khách hàng.
3. Cộng tác với khách hàng quan trọng hơn đàm phán hợp đồng: Hiểu được khách hàng cần gì để tư vấn và điều chỉnh sản phẩm thay vì chỉ dựa vào các điều khoản trong hợp đồng.
4. Phản hồi thay đổi hơn là bám sát kế hoạch: Agile khuyến khích thích nghi với sự thay đổi, đó có thể là thay đổi về công nghệ, nhân sự, deadline,…

 3. 12 nguyên tắc cốt lõi của Agile

Dưới đây là 12 nguyên tắc cơ bản của Phương pháp Agile.

Xem thêm: Phần mềm giao việc – Giải pháp quản lý công việc toàn diện cho doanh nghiệp

II. 6 phương pháp Agile được ứng dụng phổ biến nhất hiện nay

Phương pháp Agile là phương pháp chính và rất nhiều các chuyên gia đã dựa vào Phương pháp luận Agile để có sáng tạo ra phương pháp con của riêng mình. Trong phần này, chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu 6 Phương pháp Agile “con” được sử dụng phổ biến nhất:

1. Kanban

Kanban là một phương tiện thực hiện đơn giản, mô tả tiến độ công việc một cách trực quan để quản lý các dự án và cho phép các nhóm nhìn thấy tiến độ thực hiện dự án và các nhiệm vụ phải hoàn thành trong tương lai. Các dự án khi quản lý theo phương pháp Kanban chủ yếu được quản lý thông qua bảng Kanban, bảng này phân chia các nhiệm vụ thành ba cột: “Việc cần làm”, “Việc làm” và “Hoàn thành”.

2. Scrum

Cũng giống như Kanban, mô hình Scrum cũng được thiết lập bảng Scrum riêng của mình (tương tự như bảng Kanban) và nhóm các nhiệm vụ thành các cột dựa trên tiến độ. Có thể nói điểm khác biệt giữa Kanban và Scrum chính là Scrum tập trung vào việc chia nhỏ dự án thành các sprint và chỉ lập kế hoạch và quản lý từng sprint tại một thời điểm.

3. Extreme Programming (XP)

Đây là phương pháp được thiết lập để phục vụ cho các dự án phát triển phần mềm Agile. Phương pháp Agile này tập trung vào việc tăng cường mối quan hệ giữa các cá nhân như một chìa khóa để đạt được thành công trong việc phát triển phần mềm. Bên cạnh đó, XP cũng tập trung vào việc thúc đẩy tinh thần đồng đội, quan tâm đến việc học hỏi của các nhà phát triển và thúc đẩy một môi trường làm việc tốt.

4. Feature-driven development (FDD)

FDD là một khung làm việc theo phương pháp Agile khác phục vụ cho việc phát triển phần mềm của tổ chức. Nó thường liên quan đến việc tạo các mô hình phần mềm hai tuần một lần và cũng cần phát triển và thiết kế cho các tính năng của mô hình. Về cơ bản, nó là một quá trình phát triển phần mềm lặp đi lặp lại và có tính phát triển với mục đích chính là cung cấp phần mềm ổn định và hoạt động đúng thời hạn.  

FDD chia các dự án thành năm hoạt động cơ bản:

• Phát triển một mô hình tổng thể cho doanh nghiệp
• Lập danh sách tính năng có trong phần mềm
• Lập kế hoạch theo tính năng
• Thiết kế phần mềm theo tính năng
• Xây dựng cấu trúc phần theo tính năng đã được liệt kê

5. Phương pháp phát triển hệ thống động (DSDM)

Tập trung vào toàn bộ vòng đời của dự án và mục đích chính là đảm bảo nền tảng cho việc quản lý dự án. Phương pháp này cung cấp một lộ trình đầy đủ để giao sản phẩm tới tay khách hàng đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách. Giống như Scrum, XP và FDD, DSDM sử dụng sprint. Khung này dựa trên tám nguyên tắc cơ bản:

• Tập trung vào nhu cầu kinh doanh
• Giao sản phẩm đúng thời hạn
• Hợp tác
• Không bao giờ làm giảm chất lượng
• Xây dựng sản phẩm từng bước từ nền tảng ban đầu
• Phát triển lặp đi lặp lại
• Giao tiếp liên tục và rõ ràng
• Thể hiện sự kiểm soát

6. Crystal

Crystal Method là đưa ra một quy trình phát triển phần mềm tốt nhất cho nên yếu tố Con người (People) là cốt lõi của phương pháp này. Bên cạnh đó, nó còn hướng tới một số yếu tố khác như: Sự tương tác ( Interaction), Cộng đồng ( Community), Skills ( Các kỹ năng), Talent ( Tài năng) và Communication ( Sự giao tiếp) để gia tăng sự tương hỗ giữa các cá nhân tham gia thực hiện dự án.

Tìm hiểu thêm: Cách lựa chọn mô hình quản lý dự án chính xác nhất

III. 6 Mẹo quản lý dự án dễ dàng hơn với mô hình Agile Scrum

1. Kỹ năng chắt lọc thông tin khi thực hiện dự án

• Sự dư thừa thông tin, có quá nhiều thuộc tính không cần thiết hoặc sự phức tạp quá mức sẽ khiến nguồn vốn thực hiện dự án bị đội lên, gây lãng phí cho tổ chức
• Chỉ cung cấp cho khách hàng những gì họ yêu cầu bởi việc thêm quá nhiều tính năng không cần thiết sẽ gây lãng phí nguồn lực, tiền bạc khiến lợi nhuận của doanh nghiệp suy giảm
• Chúng ta nên tránh sự phức tạp quá mức. Nếu không, các dự án của chúng ta sẽ có: nhiều chi phí hơn, nhiều lỗi hơn, nhiều hiểu lầm hơn và nhiều rủi ro hơn. Và đôi khi, những thứ đơn giản hơn lại mang lại nhiều giá trị hơn.

2. Phải tôn trọng sản phẩm của khách hàng

Việc tôn trọng các sản phẩm của khách hàng sẽ nâng cao tính cá nhân hóa sản phẩm, gia tăng sự thân thiết đối với người tiêu dùng dịch vụ/ sản phẩm của doanh nghiệp. Vòng đời nhân sự của doanh nghiệp luôn thay đổi, vì vậy, nhà quản trị phải liên kết các hoạt động tiền nhiệm và kế thừa sao cho khách hàng nội bộ tham gia sớm vào quá trình với nhóm đang làm việc trong hoạt động tiền nhiệm.

3. Đừng lãng phí thời gian trong các cuộc họp

Việc thường xuyên có các cuộc họp không chỉ gây lãng phí thời gian làm việc của người lao động mà nó còn là một phần của nền văn hóa không nhanh nhẹn.

Các cuộc họp điều phối chỉ nên được thực hiện để tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện dự án không bị gián đoạn. Trong các cuộc họp cộng tác, chỉ các vấn đề kỹ thuật nên được thảo luận.

4. Đo lường rủi ro trước khi thực hiện dự án

Thực hiện phân tích rủi ro trước khi bắt đầu thực hiện dự án là chủ động bằng cách giảm thiểu các vấn đề trong tương lai, điều này sẽ giúp bạn có được một dự án nhanh nhẹn và hiệu quả hơn.

Nên lập các dự án dự phòng trong trường hợp rủi ro xảy ra. Tuy nhiên, có thể tối thiểu hóa rủi ro thông qua việc sử dụng phần mềm quản lý rủi ro hay lập kế hoạch tốt, xác định, phân tích định tính, phân tích định lượng, lập kế hoạch phản ứng, giám sát và kiểm soát.

5. Tập trung vào báo cáo theo dạng số liệu thay vì văn bản dài dòng

Nên sử dụng các phương pháp đồ họa chắc chắn sẽ thu hút nhiều sự chú ý hơn: màu sắc, hình ảnh, biểu tượng, bảng biểu, nguyên mẫu, v.v.

Chú trọng vào việc thông báo những ngoại lệ, những vấn đề mới, thay vì những điểm tương đồng

6. Tối ưu hóa và chuẩn hóa mọi quy trình mà doanh nghiệp có

.Việc tối ưu hóa và chuẩn hóa quy trình sẽ giúp quá trình làm việc của doanh nghiệp được trơn tru hơn. Bên cạnh đó, việc tối ưu hóa quy trình còn giúp doanh nghiệp giảm thiểu lỗi sai trong hoạt động sản xuất mà nguồn lực con người mang lại. Một quy trình nếu được tối ưu hóa có thể tạo ra nhiều lợi ích với doanh nghiệp như. Những lợi ích mà doanh nghiệp đạt được khi tiến hành tối ưu hóa quy trình:

• Nâng cao hiệu suất và hiệu quả làm việc của nhân viên
• Giảm thiểu lỗi sai sót khi thực hiện công việc
• Tiết kiệm thời gian, chi phí nhờ việc tự động hóa những việc đơn giản, mang tính lặp đi lặp lại
• Nâng cao vị thế cạnh tranh trên thị trường

Xem thêm: Mô hình Smart là gì? Cách ứng dụng mục tiêu Smart trong doanh nghiệp

IV. Quản lý tiến độ công việc dự án hiệu quả với phần mềm 1Office

Với việc ứng dụng mô hình quản lý công việc chuyên nghiệp vào phần mềm, 1Office giúp bạn tăng khả năng bao quát công việc, thúc đẩy sự hợp tác trong nhóm. Nếu sử dụng 1Office, bạn sẽ dễ dàng cắt giảm hoạt động lãng phí nguồn lực, tự động hóa quy trình làm việc và tập trung vào công việc mang lại giá trị thực sự cho doanh nghiệp.

Khi sử dụng phần mềm quản lý công việc 1Office để tiến hành quản trị doanh nghiệp, bạn sẽ nhận được một số lợi ích sau: 

•  Quản lý công việc theo hình thức trực tuyến giúp nhà quản trị dễ dàng quản lý công việc trong suốt toàn bộ quá trình thực hiện dự án.
• Với cấu trúc được xây dựng theo mô hình Kanban, giúp nhà quản trị có thể dễ dàng giao nhiệm vụ, theo dõi và đánh giá kết quả thực hiện của người lao động. 
• Nhận xét, nhắc nhở về tiến độ làm việc của nhân viên trực tiếp trên các thẻ công việc mà không cần phải trực tiếp gặp mặt. 

Qua bài viết trên, chúng tôi mong rằng thông tin mà 1Office mang lại sẽ giúp người đọc có cái nhìn cụ thể, rõ ràng hơn về Phương pháp Agile scrum và những mẹo giúp doanh nghiệp thực hiện Agile để quán lý tiến độ công việc hiệu quả hơn.

Thông tin liên hệ và tham khảo tại:

Hotline: 083 483 8888

Fanpage 1Office: https://www.facebook.com/1officevn

Youtube: https://www.youtube.com/c/1OfficeNềntảngquảnlýtổngthểDoanhNghiệp