Mô hình quản lý dự án là gì? Cách lựa chọn mô hình quản lý dự án chính xác nhất

Trong thời kỳ công nghệ số hiện tại, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp đang diễn ra vô cùng khắc nghiệt không chỉ giữa của các công ty lớn mà còn sự xuất hiện của hàng loạt startup trên thị trường. Vì vậy, mỗi doanh nghiệp cần có một mô hình quản lý dự án hiệu quả để có thể gia tăng năng suất lao động, nâng cao doanh thu. Cho nên, trong bài viết này, chúng ta hãy cùng tìm hiểu mô hình quản lý dự án là gì và các mô hình quản lý dự án phổ biến hiện nay như: mô hình Agile, phương pháp Kanban, mô hình Scrum,…

I- Mô hình quản lý dự án là gì?

Để có thể hiểu một cách rõ ràng về những nội dung phía dưới thì đầu tiên chúng ta hãy tìm hiểu về khái niệm của Mô hình quản lý dự án.

Theo PMI, ta có định nghĩa như sau: “ Đây là một phương pháp luận về hệ thống thực hành, kĩ thuật, thủ tục và quy tắc được sử dụng bởi các cá nhân cùng làm việc trong một lĩnh vực.” Dựa vào những gì đã tìm hiểu được, ta có thể khẳng định rằng: Mô hình quản lý dự án đơn giản là cách thức mà một doanh nghiệp thực hành dự án của họ.

II- Các mô hình quản lý dự án phổ biến

Dù doanh nghiệp của bạn đang hoạt động trong lĩnh vực nào thì nhìn chung việc áp dụng mô hình quản lý dự án vào quy trình vận hành sẽ giúp cải thiện lợi tức, nâng cao năng suất lao động của doanh nghiệp. Trong phần này, tôi và bạn sẽ tìm hiểu 12 mô hình quản trị dự án phổ biến nhất hiện nay.

1. Mô hình Agile ( Agile Software Development)

Mô hình Agile là một phương pháp phát triển phần mềm linh hoạt dựa trên quy tắc tương tác, tích hợp để đưa sản phẩm tới tay người dùng càng nhanh càng tốt.  Ban đầu, Agile là mô hình được tạo ra để hỗ trợ cho việc phát triển phần mềm. Nhưng trong những năm qua, với sự phát triển một cách linh hoạt, mô hình Agile đã đóng góp vào sự thay đổi cách thức làm việc, quản lý, sản xuất cho nhiều  khía cạnh của nền kinh tế: Sản xuất, dịch vụ, sales, marketing, giáo dục,…

Nhìn chung, đây là một mô hình được tạo ra với cách thức hoạt động dựa trên nguyên tắc phân đoạn vòng lặp (iterative) và tăng trưởng (incremental): phân nhỏ dự án thành các chu kì gọi là các sprint (nước rút) và cuối mỗi chu kì, sản phẩm sẽ được gửi tới khách hàng để dễ dàng đánh giá. Dựa trên các nhận xét, đánh giá sẽ giúp nhân viên kịp thời đưa ra những thay đổi phù hợp với xu thế của thị trường.

Tham khảo thêm: Quy trình quản lý dự án theo ISO: 5 giai đoạn chuẩn quốc tế

2. Mô hình quản lý dự án Scrum 

Mô hình quản lý dự án Scrum là một biến thể của mô hình Agile. Có thể nói, Scrum thiên về một khung làm việc hơn là một phương pháp luận. Scrum cũng là một cách thực hiện dự án nhưng dựa trên vòng Sprint bằng cách chia nhỏ các nhiệm vụ và hoàn thành các nhiệm vụ con để dễ thực hiện và xử lý chúng. Điểm nổi bật ở Scrum là có Scrum master ( khả năng phân quyền người chịu trách nhiệm) để theo dõi tiến độ thực hiện và hỗ trợ giải quyết các nhân viên trong một dự án khi có vấn đề phát sinh.

>>> Xem thêm: Các vị trí và các nguyên tắc chính của mô hình Scrum

3. Mô hình Kanban

Kanban là một mô hình được tạo ra và sử dụng khá phổ biến tại Nhật Bản. Nó tập trung chủ yếu vào quy trình, tiến độ của một dự án. Khi sử dụng Kanban vào việc quản lý dự án, các cá nhân sẽ được nâng cao khả năng tự quản lý công việc, cải thiện hiệu quả làm việc.

Với việc ứng dụng Kanban vào quản lý dự án, bạn chỉ cần “ bắt đầu với những gì bạn có ngay bây giờ” mà “không làm gián đoạn những gì đã có”. Các thay đổi được cải thiện luôn là những thay đổi nhỏ, chứ không khuyến khích những thay đổi lớn bởi nó có thể tạo cảm giác không chắc chắn.

Bằng việc sử dụng các cột và các thẻ: cột thể hiện cho các bước trong quy trình còn thẻ là các hạng mục công việc sẽ giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm chi phí, nguồn lực, tránh việc tồn tại những hoạt động dư thừa bởi các thẻ công việc luôn được “kéo” một cách chủ động. 

Tìm hiểu ngay: Kanban là gì? Cách áp dụng Kanban trong quản lý công việc

4. Mô hình WaterFall

Mô hình WaterFall – thường được gọi là SDLC ( Software Development Life Cycle). Đúng như tên gọi của nó, đây là một phương pháp đơn giản với ý tưởng chính là việc lên kế hoạch một cách mạnh mẽ, chính xác và thực hiện nó hiệu quả nhất có thể.

Khác với phương pháp Kanban hay mô hình Agile, WaterFall được tiến hành bằng cách: các nhiệm vụ được đề ra theo một quy trình và các hoạt động sẽ được thực hiện đúng theo kế hoạch đã xây dựng trước đó. 

Đây là một trong những mô hình quản lý dự án được ra đời đầu tiên nên “cổ điển” là từ khá thích hợp với nó. Với việc thực hiện công việc như mục tiêu mà mô hình hướng tới, nếu áp dụng trong thời điểm hiện tại thì khá cứng nhắc và thiếu tính linh hoạt. 

5. Mô hình Six Sigma

Ban đầu, Six Sigma là giải pháp để hỗ trợ trong quá trình sản xuất và được cải tiến để áp dụng trên nhiều lĩnh vực, đặc biệt là các doanh nghiệp hoạt động mảng kinh doanh, sản xuất. Nguyên tắc hoạt động của mô hình: thay vì tập trung xử lí những sản phẩm lỗi thì doanh nghiệp sẽ đầu tư cải thiện quy trình hoạt động để giảm thiểu lỗi sai qua đó tạo sự ổn định trong sản xuất, kinh doanh. Ta cùng tìm hiểu về Lean Six Sigma – giống với phương pháp Kanban, Lean Six Sigma là mô hình quản lý dự án được Toyota cải tiến từ mô hình Six Sigma ban đầu để giảm thiểu tối đa lỗi phát sinh trong một dự án. 

Phương pháp này áp dụng công thức thống kê đếm số lỗi phát sinh trong một quá trình qua đó tìm cách khắc phục để tập trung vào việc tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn lực nhân sự cho công ty. 

6. Phương pháp quản lý dự án CPM (Critical Path Method)

Phương pháp quản lý dự án CPM hay còn gọi là phương pháp Đường găng là một trong những mô hình lâu đời nhất và đáng tin cậy nhất trong lịch sử quản lý dự án.

Phương pháp này được vận hành dựa trên việc nhà quản trị sẽ xây dựng kế hoạch, liệt kê danh sách nhiệm vụ sau đó ước tính thời gian hoàn thành nhiệm vụ. Việc xây dựng kế hoạch chi tiết như vậy sẽ giúp mọi người hình dung rõ hơn về dự án và các nhiệm vụ được thực hiện qua đó trợ giúp nhà quản lý dễ dàng kiểm soát tiến trình một cách dễ dàng hơn. 

Bên cạnh những ưu điểm, thì mô hình này khá hạn chế bởi nó chỉ áp dụng được với các dự án lớn, mang tính ổn định bởi các nhiệm vụ đã được lên kế hoạch, xác định thời gian hoàn thành một cách chi tiết. Bên cạnh đó, với việc xây khung thời gian nhiệm vụ như vậy cũng sẽ kéo theo sự kém linh hoạt vì nếu một nhiệm vụ bị trì hoãn thì sẽ dẫn tới những nhiệm vụ tiếp theo bị ảnh hưởng. 

7. Biểu đồ Gantt

Gantt là một trong những mô hình quản lý dự án đươc sử dụng phổ biến trong thời điểm hiện tại. Nếu như phương pháp Kanban sử dụng bảng và thẻ để phân chia nhiệm vụ thì Gantt lại sử dụng trục tung đề tên công việc và trục hoành thể hiện cho dòng thời gian của dự án, các mốc công việc. 

Khi sử dụng biểu đồ Gantt bạn còn có thể xác định được Ai là người chịu trách nhiệm công việc, thời điểm bắt đầu và thời hạn hoàn thành dự án; mối quan hệ của nhiệm vụ đó với toàn bộ tiến độ dự án.

Dưới góc nhìn của các nhà quản trị, sử dụng biểu đồ Gantt vào quản lý dự án trong doanh nghiệp sẽ giúp bạn quản lý và phân công nguồn nhân lực có sẵn một cách hiệu quả. Không chỉ vậy, theo dõi biểu đồ Gantt còn giúp nhà quản lý giám sát được tiến độ của tất cả các bộ phận vào bất kì thời điểm nào, từ đó có thể xác định khi nào nên chuyển tiếp công việc sang giai đoạn tiếp theo.

Bên cạnh những gì đạt được, biểu đồ Gantt cũng có những hạn chế:

• Vì theo dõi tiến độ theo dòng thời gian nên mô hình này phù hợp với những dự án nhỏ bởi các dự án lớn lên tới hàng trăm đầu việc thì rất khó để xem dự án một cách tổng quan trên màn hình máy tính.
• Chi phí, phạm vi và thời gian là ba tiêu chí quan trọng để đánh giá một dự án. Nhưng nếu dùng biểu đồ Gantt vào quản lý dự án, chi phí và phạm vi sẽ không thể mô tả một cách đầy đủ, chính xác.

RAD – Mô hình ứng dụng nhanh chóng là một phương pháp được sử dụng rộng rãi trong việc tạo ứng dụng di động. Nguyên tắc của mô hình là chia nhỏ dự án thành các thành phần, phát triển các thành phần đó song song theo một thời gian nhất định, cung cấp và lắp ráp các thành phần dựa trên nguyên mẫu có sẵn. 

Việc phát triển các thành phần dựa trên những trải nghiệm của khách hàng sẽ giúp việc cải tiến chất lượng sản phẩm được thực hiện một cách liên tục. Qua đó sẽ giúp công ty bạn giảm thời gian phát triển sản phẩm, tăng khả năng sử dụng lại của các thành phần bởi việc cập nhật sản phẩm mới là liên tục, thường xuyên.

Trái lại, với việc cải thiện sản phẩm liên tục, RAD không phải là mô hình quá lí tưởng đối với những dự án có ngân sách thấp. Không chỉ vậy, dựa trên nguyên tắc hoạt động song song giữa các thành phần, cho nên phương pháp này sẽ phụ thuộc nhiều vào hiệu suất nhóm, khó theo dõi tiến trình và các vấn đề. 

9. Mô hình RUP ( Rational Unified Process)

Có lẽ, thuật ngữ này còn khá lạ lẫm so với các mô hình quản lý dự án đã nêu ở trên nhưng nguyên tắc hoạt động của nó lại khá linh hoạt bởi nó giúp cho dự án phát triển tuỳ chỉnh theo nhu cầu của doanh nghiệp cần có. RUP hỗ trợ hoạt động cho các dự án phát triển phần mềm lặp đi lặp lại dựa trên quy tắc phân chia công việc cho từng thành viên trong dự án và phân chia theo từng giai đoạn khác nhau. 

Về cơ bản, khi áp dụng RUP vào quản lý dự án, nó sẽ chia dự án thành 4 giai đoạn nhỏ: 

Cơ chế hoạt động của mô hình RUP

• Khởi động ( Inception): Thành lập các đầu công việc trong một dự án
• Phác thảo ( Elaboration): Nghiên cứu lĩnh vực đang thực hiện trong dự án và kiến trúc hệ thống để có thể thực hiện dự án
• Xây dựng ( Construction): Thiết kế hệ thống, khung kế hoạch để thực hiện dự án.
• Chuyển giao (Transition): Triển khai thực hiện dự án.

Khi ứng dụng mô hình RUP vào quản lý dự án trong lĩnh vực phát triển phần mềm, việc thống nhất toàn bộ quy trình sẽ giúp bạn sử dụng hiệu quả các nguồn lực bởi các thành phần trong một dự án là giữ nguyên, có khả năng kế thừa và mang tính chất tái sử dụng. 

Bên cạnh đó, việc cải thiện dự án thường xuyên, còn giúp dự án cải thiện khả năng kiểm soát, cải thiện quản lý rủi ro.

Nhưng, để có thể ứng dụng mô hình RUP vào việc quản lý dự án, bạn có thể gặp phải những khó khăn sau: Quá trình của mô hình có thể là quá phức tạp để có thể thực hiện dẫn tới doanh nghiệp của bạn sẽ cần một chuyên gia để hiểu một cách rõ ràng và thông qua quá trình này.

10. Mô hình Crystal Method

Trái ngược với phương pháp Kanban, mục đích của Crystal Method là đưa ra một quy trình phát triển phần mềm tốt nhất cho nên yếu tố Con người (People) là cốt lõi của phương pháp này. Bên cạnh đó, nó còn hướng tới một số yếu tố khác như: Sự tương tác ( Interaction), Cộng đồng ( Community), Skills ( Các kĩ năng), Talen ( Tài năng) và Communication ( Sự giao tiếp) để gia tăng sự tương hỗ giữa các cá nhân tham gia thực hiện dự án.

Khi ứng dụng mô hình Crystal vào các dự án, bạn có xác định dựa theo quy tắc dưới đây:

1. Crystal Clear: tối đa 8 người
2. Crystal Yellow: từ 10-20 người
3. Crystal Orange: 21 tới 40 người
4. Crystal Red: 40 tới 80 người
5. Crystal Maroon: 80 tới 200 người
6. Crystal Diamond & Sapphire: Thường áp dụng cho những dự án quan trọng, phòng trường hợp có những sự cố xảy ra có thể gây ảnh hưởng trực tiếp tới sức khoẻ của người lao động.

Nhìn chung, khi áp dụng Crystal Method vào quản lý dự án, các nhà quản trị thường hướng tới mục đích gia tăng khả năng làm việc nhóm từ đó tạo ra sự tương tác, hiểu biết và tạo ra kết quả tốt nhất cho dự án.

11. Quản lý dự án kiểu xoắn ốc ( Spiral model)

Đây là mô hình được phát triển dựa trên Mô hình thác nước (WaterFall Method) với mục đích tiếp cận “định hướng rủi ro” để có thể phát triển phần mềm cho doanh nghiệp. Mỗi vòng trong xoắn ốc gồm các đầu mục nội dung: lập kế hoạch, phân tích, phát triển rủi ro, thể hiện hệ thống và cải thiện tương ứng với mỗi giai đoạn của dự án.

Có thể nói, mô hình xoắn ốc mô tả sự phát triển của phần mềm qua các giai đoạn phát triển đi từ khái quát tới chi tiết, mọi hoạt động của dự án khi áp dụng mô hình xoắn ốc đều phải thực hiện theo đúng thứ tự đã đề ra. Đây là phương pháp này ứng dụng khá tốt trong các dự án lớn bởi các bước trong một giai đoạn của dự án được chăm chút khá chỉn chu, kĩ lưỡng. Và nó sẽ giúp cho doanh nghiệp luôn có thời gian dành cho việc đợi phản hồi về sản phẩm của khách hàng. 

Bên cạnh đó, vì không giới hạn số lượng vòng xoắn của mô hình nên sẽ kéo theo việc thời gian và chi phí cho dự án sẽ lớn cho nên nó chỉ phù hợp với các dự án quan trọng của một doanh nghiệp. 

12. Mô hình quản lý dự án PERT (Sơ đồ mạng Pert – Pert network)

Mô hình quản lý dự án PERT là mô tả tiến trình hoàn thành của một dự án. Trên thực tế, mô hình này thường được nhiều doanh nghiệp sử dụng kết hợp với phương pháp Đường găng (CPM). 

Để có thể ứng dụng mô hình, các nhà quản trị cần phải xác định rõ một số yếu tố: Chỉ có một điểm đầu và một điểm cuối duy nhất trong một dự án; Mỗi một công việc sẽ được biểu diễn bằng một mũi tên chỉ hướng. Với việc áp dụng PERT sẽ giúp nhà quản trị kiểm soát, theo dõi quy trình công việc, thời gian hoàn thành dự án và chi phí của từng hoạt động một cách dễ dàng hơn.

Nhưng bên cạnh đó, việc ước tính thời gian trong mô hình là yếu tố chủ quan, có thể gây ra sai lệch. Và với việc sử dụng biểu đồ như vậy, với những dự án lớn và phức tạp sẽ có hàng trăm nghìn nhiệm vụ và các mối quan hệ phụ thuộc dẫn tới việc khso theo dõi cho nhà quản trị. 

Trên đây là 12 mô hình quản lý dự án phổ biến nhất được rất nhiều các doanh nghiệp thuộc bảng xếp hàng Fortune 500 trên toàn thế giới tin dùng. Nhưng, để có thể xác định mô hình nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn thì chúng ta hãy cùng tìm hiểu ở phần tiếp.

III- Các bước xác định mô hình quản lý dự án phù hợp

Trên phương diện học thuật, có rất nhiều các phương pháp quản lý dự án cho một doanh nghiệp. Nhưng để xác định mô hình nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn thì còn phụ thuộc rất nhiều vào đặc điểm kinh doanh, quy mô dự án và nhiều yếu tố khác. Vì vậy, để có thể đánh giá một dự án nên lựa chọn mô hình quản lý nào thì nhà quản trị cần phải xét các yếu tố trên nhiều phương diện một cách nhanh chóng và hoàn chỉnh nhất.

Bạn có thể tham khảo các bước dưới đây để có thể đánh giá một mô hình quản lý phù hợp với dự án của bạn.

Bước 1: Xác định nhưng yếu tố chính cần phải cân nhắc.

Một số yếu tố quan trọng mà bạn có thể tham khảo như:

•    Mục tiêu chiến lược và giá trị cốt lõi
•    Định hướng kinh doanh của doanh nghiệp
•    Quy mô và chi phí của dự án
•    Hạn chế 
•    Các bên liên quan: Quan hệ sở hữu vốn giữa các cổ đông, các đối tác,…
•    Rủi ro

Lưu ý: Các yếu tố này nên được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, mức độ từ đơn giản tới phức tạp

Bước 2: Sau khi đã xác định được các yếu tố, bạn sẽ xem xét tới tính linh hoạt của dự án. 

Nếu môi trường làm việc và dự án của bạn năng động, có tính linh hoạt thì các mô hình Agile, phương pháp Kanban, mô hình Scrum,…sẽ là lựa chọn cho bạn còn khi bạn làm việc trong một môi trường có thời gian, ngân sách cố định, khó dịch chuyển thì nên lựa chọn mô hình thác nước để thực hiện. 

Bước 3: Đánh giá phương pháp nào mang lại nhiều giá trị và ít ảnh hưởng nhất cho dự án của bạn.

Các mô hình quản lý được lập nên chỉ mang tính chất chung chung chứ không thể phù hợp hoàn toàn với một dự án nào trên thực tế. Vì vậy, việc đánh giá này sẽ giúp cho bạn xác định được những gì được và những gì sẽ bị ảnh hưởng khi áp dụng mô hình vào quá trình quản lý dự án. 

Bước 4: Xác định mục tiêu của dự án.

Khi một dự án xác định được mục tiêu cụ thể sẽ giúp bạn hình dung rõ ràng hướng đi và tìm ra mô hình quản lý dự án phù hợp với bạn. Một phương pháp được coi là tốt nếu phương pháp đó giúp bạn hoàn thành mục tiêu đã đề ra nhanh hơn.

Bước 5: Thống nhất và xây dựng một mô hình quản lý thích hợp

Với thực trạng đang có rất nhiều mô hình quản lý dự án trên thị trường thì việc thống nhất với các cá nhân trong cùng một dự án về cách thức làm việc, áp dụng mô hình sao cho phù hợp nhất với thực tế mà bạn đang có sẽ giúp mọi người hiểu hơn về cách làm việc, tính linh hoạt được tăng cao từ đó hiệu suất làm việc sẽ được đẩy mạnh. 

Trên đây là các bước để giúp bạn xác định một dự án phù hợp với doanh nghiệp của mình. Nhưng để có thể áp dụng được vào thực tiễn thì là cả một quá trình mà nhà quản trị cần rất nhiều thời gian để xem xét, tính toán. Vì vậy, bạn có thể tham khảo ứng dụng phần mềm vào hoạt động quản trị.

Tham khảo ngay: 10 Phần mềm quản lý dự án theo dõi tiến độ tốt nhất 2024

IV- Quản lý dự án hiệu quả với 1Office

Trong thời kì công nghệ số như hiện nay, với việc tích hợp sẵn các mô hình quản lý dự án trên phần mềm quản lý dự án của 1Office sẽ giúp bạn không cần quá đau đầu suy nghĩ nên lựa chọn mô hình nào, nên áp dụng như thế nào để có thể phù hợp nhất cho dự án của bạn. Dưới đây là một số chức năng chính của phần mềm:

• Tạo dự án và phân bổ nguồn lực bằng cách hỗ trợ người dùng lập kế hoạch chi tiết cho từng người, từng phòng ban. Không chỉ vậy, bạn còn có thể nhân bản cấu trúc công việc từ dự án cũ, sau đó sửa đổi thành dự án mới.

• Quản lý và giám sát dự án: Áp dụng hai phương pháp là phương pháp Kanban và Biểu đồ Gantt vào giám sát dự án giúp bạn dễ dàng cập nhật trạng thái công việc, theo dõi chi tiết và liên tục từng vấn đề phát sinh trong dự án để nắm được tiến độ

• Báo cáo tiến độ dự án: Việc báo cáo tiến độ dự án ở phần mềm của 1Office không chỉ đưa ra con số cụ thể cho bạn mà còn được định dạng dưới nhiều loại mô hình, bảng biểu khác nhau như: phương pháp Kanban, Biểu đồ Gantt, màn hình Grid, …

• Tương tác trong dự án: Khi giao việc trong dự án bằng 1Office, công việc sẽ được đồng bộ với công việc cá nhân của từng người, giúp các cá nhân tham gia dự án trao đổi tài liệu, thông tin với nhau.

Như vậy, qua bài viết trên đã giúp bạn đọc có cái nhìn tổng quát về mô hình quản lý dự án và hiểu thêm về các mô hình phổ biến được sử dụng trong các doanh nghiệp hiện tại. Có thể nói, việc áp dụng lý thuyết vào thực tiễn là cả một quá trình. Và việc áp dụng công nghệ vào để quản lý doanh nghiệp đang là một xu hướng mới giúp các nhà quản trị dễ dàng theo dõi tiến độ, năng lực và hiệu quả làm việc của một cá nhân cụ thể hay một nhóm dự án chung. 

Nếu cần có thêm thông tin hoặc thắc mắc cần tư vấn, giải đáp về mô hình quản lý dự án, bạn có thể liên hệ với hotline: 083 483 8888 hoặc fanpage 1Office để được hỗ trợ. 

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:

Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/

Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA