Điều hành doanh nghiệp với phần mềm quản lý công việc hiệu quả

Hầu hết các doanh nghiệp lớn, vừa hay nhỏ đều sử dụng phần mềm quản lý công việc hiệu quả để quản trị hoạt động của doanh nghiệp một cách triệt để hơn. Với hệ thống quản lý trực tuyến, tất cả toàn bộ CBNV đều có thể nắm bắt được công việc, chia sẻ, thảo luận hay quản lý có quyền quyết định phê duyệt tiếp bước quy trình hay không. 

1. Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý công việc online

Nếu như trước đây hay hiện tại, bạn thường xuyên quản lý công việc, dự án bằng 3 công cụ chính: bút, giấy, các loại công cụ rời rạc như excel, zalo, whatsapp,… thì khi bạn ứng dụng bằng phần mềm quản lý công việc hiệu quả lại mang rất nhiều lợi ích lớn. Đây chính là phương pháp quản lý nhân sự được sử dụng để lập kế hoạch công việc hay quy trình công việc, quản lý thời gian, phân bổ nguồn lực và quản lý sự thay đổi. 

1.1. Lập kế hoạch công việc

Nếu sử dụng phần mềm quản lý công việc, nhà lãnh đạo có thể dễ dàng lập kế hoạch dự án, các đầu công việc lớn, phân bổ quy trình thực hiện dành cho toàn bộ nhân viên của mình. Tất cả những kế hoạch này đều được lưu trữ và quản lý tập trung ngay trên phần mềm trực tuyến để sếp và nhân viên có thể nắm bắt được toàn bộ thông tin bất cứ lúc nào. 

1.2. Quản lý thời gian

Nếu sử dụng các công cụ chat để quản lý công việc thì chắc chắn việc sắp xếp thời gian, phân bổ deadline cũng khiến bạn dễ bị bỏ quên việc. Chính vì thế, để quản lý công việc hiệu quả người quản lý có thể ứng dụng phần mềm số, giúp bạn đặt mục tiêu về thời gian, cảnh báo khi sắp đến hạn hoặc đã quá hạn hoàn thành công việc. 

1.3. Phân bổ nguồn lực

Hãy đảm bảo rằng, bạn luôn công bằng trong việc giao việc cho từng phòng ban, từng vị trí đúng với nhiệm vụ chức danh của nhân viên. Để tránh việc công việc chồng chéo lên nhân sự, giao việc không đúng người, không đúng vị trí bạn nên sử dụng phần mềm quản lý nhân viên toàn diện. 

1.4. Giao tiếp và cộng tác

Việc sử dụng phần mềm quản lý công việc hiệu quả có thể giúp bạn tùy chỉnh thêm người tiếp nhận công việc cần làm để hỗ trợ bộ phận phụ trách. Ngoài ra, cả nhà quản lý và nhân viên đều có thể đăng nhận xét, chia sẻ ý kiến cá nhân, trao đổi tài liệu,… 

2. Để quản lý công việc hiệu quả cần sử dụng phần mềm nào? 

Bạn có thể tìm thấy vô số các phần mềm quản lý công việc riêng lẻ và có sẵn trên thị trường. Tất cả chúng đều chia sẻ những lợi ích chung dành cho doanh nghiệp của bạn. Tuy nhiên, không phải phần mềm nào cũng đáp ứng được toàn bộ nhu cầu về việc quản lý công việc hiệu quả, giúp điều hành hoạt động doanh nghiệp ổn định. 

Trong tất cả các loại phần mềm phổ biến hiện nay, bạn nên sử dụng phần mềm quản lý mọi nghiệp vụ liên quan đến công việc trên một nền tảng duy nhất. Đồng thời, doanh nghiệp của bạn cần một phần mềm lưu trữ tất cả hoạt động nhân viên thực hiện, dễ dàng sử dụng và chi phí phù hợp. 

1Office hiện nay đang là một trong những phần mềm cung cấp công cụ quản lý công việc trên trực tuyến top đầu Việt Nam. 1Office đã có hơn 300.000 người dùng từ 3.500 doanh nghiệp tin dùng. 

3. Quản lý công việc hiệu quả với phần mềm quản lý công việc online 1Office

Tính năng quản lý công việc của 1Office giúp nhà quản lý nắm bắt chi tiết tiến độ công việc, đánh giá hiệu suất chuẩn xác. Dưới đây là một số lợi ích mà 1Office đem lại: 

3.1. Quản lý mọi nghiệp vụ công việc từ một nền tảng duy nhất 

Dù bạn đang làm việc với một công việc đơn lẻ hay nhiều công việc khác nhau, 1Office cung cấp một nền tảng tập trung có thể ghi nhớ và lưu trữ chúng. Ứng dụng quản lý tác vụ này giúp bạn tránh khỏi nguy cơ mất bất kỳ thông tin, nhiệm vụ quan trọng hay thời hạn công việc nào. Sử dụng tính năng quản lý công việc hiệu quả từ phần mềm 1Office bạn không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn có một môi trường không cần giấy tờ bền vững để dễ dàng truy cập dữ liệu quan trọng. 

3.2.  Quản lý công việc hiệu quả mọi lúc, mọi nơi

Nếu bạn đang xử lý một công việc phức tạp và dự định làm việc bên ngoài văn phòng hoặc vào cuối tuần, thì điều quan trọng là phải mang theo tất cả dữ liệu quan trọng để bạn không gặp vấn đề khi tiếp tục công việc.

1Office cung cấp cho bạn quyền truy cập để có được cơ sở dữ liệu của mình mọi lúc mọi nơi bằng mọi thiết bị từ di động, laptop, máy tính bảng,… Chỉ cần đăng nhập vào hệ thống trực tuyến hoặc app trên mobile bạn sẽ có được sự linh hoạt để truy cập vào tất cả dữ liệu cần thiết của mình một cách dễ dàng.

3.3. Hỗ trợ lên kế hoạch

1Office hỗ trợ người dùng lập kế hoạch công việc cụ thể và thực tế. Điều này dễ dàng giao việc và phân bổ công việc cho đúng nhân sự theo vị trí công việc và phòng ban thực hiện. Khi giao việc xong, công việc sẽ tự động cập nhật vào lịch biểu cá nhân. Từ cá nhân có thể chủ động với công việc của mình. 

3.4. Theo dõi sát sao tiến độ công việc và đánh giá hiệu quả công việc

Mỗi cá nhân và cấp quản lý có thể theo dõi và quản lý công việc hiệu quả dưới màn hình như Gant, Kanban. Tại đây, bạn có thể dễ dàng kéo thả trạng thái như đang thực hiện, hoàn thành, để nắm bắt chi tiết thông tin về công việc, thường xuyên theo dõi được thời gian thực tế thực thi. 

Mọi nghiệp vụ công việc tự động cảnh báo và nhắc việc thông minh giúp cá nhân chủ động thực hiện công việc theo đúng deadline. Những kết quả của công việc được tự động cập nhật báo cáo theo tiến độ, đầu việc quản lý, trực quan dưới dạng màn hình Dashboard. Từ báo cáo này, quản lý có thể đánh giá hiệu quả, hiệu suất làm việc của nhân viên một cách chính xác. 

3.5. Thảo luận trực tiếp

Để tránh tình trạng tin nhắn trao đổi công việc của nhân sự bị trôi mất, 1Office tích hợp tính năng thảo luận và trao đổi trực tiếp ngay trên quy trình hay đầu công việc trong dự án của doanh nghiệp. Ngoài ra, người dùng có thể đính kèm tệp tài liệu hay bổ sung hình ảnh để làm tư liệu cho công việc, giúp công việc trôi chảy hơn.

3.6. Loại bỏ rào cản làm việc từ xa

Ngày nay, khái niệm làm việc từ xa đang ở đỉnh cao bởi vì các tổ chức nhận ra rằng giờ đây họ có thể có một nền tảng hoàn hảo bằng cách sử dụng để họ có thể xem nhân viên từ xa của họ đang thực hiện công việc như thế nào.

Tính năng quản lý công việc hiệu quả online của 1Office giúp các thành viên trong nhóm từ xa nhận được tất cả các cập nhật trực tiếp về công việc trong thời gian thực. Nó không chỉ tiết kiệm thời gian kinh doanh từ việc lên lịch lại các bản cập nhật quan trọng mà còn đảm bảo rằng mọi người đều ở trên cùng một trang mà không cần phải nỗ lực thêm..

3.7. Thêm nhiệm vụ con vào nhiệm vụ lớn hơn

Trong các tổ chức lớn hơn, luôn có một vấn đề liên quan đến cách xử lý các công việc lớn và phức tạp. Bởi vì có rất nhiều thứ gắn liền với công việc đó, nên việc mô tả các phần của một nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm, phòng ban khá khó khăn.

1Office cho phép bạn được quyền thêm nhiều nhiệm vụ con vào một công việc cha như bạn muốn để có thể chia một công việc cha thành các phần dễ quản lý. 

3.8. Tạo không gian làm việc riêng biệt cho từng nhóm

Việc thu hút sự chú ý của mọi thành viên trong nhóm đối với mỗi nhiệm vụ không có ý nghĩa gì vì nó có thể gây mất tập trung cho những người không tham gia vào nhiệm vụ đó. Cách tốt nhất là bạn nên tạo không gian làm việc riêng chuyên biệt trên tính năng quản lý công việc hiệu quả từ 1Office. Ứng dụng này cho phép bạn tùy chọn đối tượng nhân viên được thêm vào công việc cụ thể. 

Như vậy, việc sử dụng phần mềm để quản lý công việc hiệu quả không chỉ làm cho các nhiệm vụ phức tạp được trơn tru hơn mà còn giúp doanh nghiệp của bạn hoàn thành thời hạn các công việc hay dự án dễ dàng hơn. 1Office chính là phần mềm quản trị doanh nghiệp dành cho doanh nghiệp của bạn. 

Tìm hiểu thêm: 

Tính năng quản lý công việc trên 1Office: https://www.facebook.com/1officevn

Email: support@1office.vn

Hotline: 083 483 8888