Hướng dẫn cách lập kế hoạch năm chi tiết cho phòng kinh doanh

Mỗi phòng ban của doanh nghiệp luôn cần những kế hoạch cụ thể dù ngắn hạn hay dài hạn. Trong đó, kế hoạch năm được coi là bản chiến lược xác định mục tiêu, hướng đi của phòng ban đó. Đối với phòng kinh doanh của doanh nghiệp, các bản kế hoạch công việc năm chính là xác định KPI đạt tới một mục tiêu mới. Vậy cách lập một bản kế hoạch công việc năm hoàn chỉnh cho phòng kinh doanh là gì? Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây!

I. Lập kế hoạch năm là gì? Vì sao doanh nghiệp cần lập kế hoạch năm

1. Lập kế hoạch năm là gì?

Như đã nhắc đến ở trên, lập kế hoạch năm chính là lập ra chiến lược, tạo ra các quyết định và hành động mang tính cơ bản có tác dụng định hình. Khi đưa ra mẫu lập kế hoạch công việc năm, lãnh đạo và quản lý các phòng ban sẽ lần lượt trả lời những câu hỏi: “tổ chức là gì?”, “tổ chức làm gì”, “tại sao công ty cần làm như vậy?”…

Hầu hết các kế hoạch dài hạn của phòng ban sẽ có sự tham gia của các quản lý cấp cao. Đối với phòng ban kinh doanh – mũi nhọn của mỗi doanh nghiệp, chiến lược đặt ra càng cần được chú trọng và đặc biệt phát triển ở khía cạnh: “Mục tiêu tiến tới của doanh nghiệp là gì?”, “Phòng kinh doanh cần làm gì để giữ được vị thế cạnh tranh?”.

2. Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch năm đối với doanh nghiệp

Việc lập kế hoạch công việc năm rất cần thiết cho doanh nghiệp nói chung và mỗi phòng ban nói riêng để hoàn thành mục tiêu của mình hơn thế nữa là quyết định được sự thành công của bạn, vì thế hãy chú ý và có sự đầu tư cho nó thật chi tiết. Cụ thể doanh nghiệp cần xây dựng bản kế hoạch năm một cách đầy đủ và khả thi vì:

• Giúp phòng ban và doanh nghiệp đưa ra được hướng đi cụ thể cho mình để đạt được mục tiêu.
• Đưa ra những phương án tối ưu nhất thực hiện các công việc đã được lên kế hoạch, giúp doanh nghiệp và phòng ban xác định tính khả thi.
• Đưa ra những phương án đối phó với các trường hợp rủi ro sẽ gặp phải.
• Giúp doanh nghiệp và phòng ban (cụ thể là phòng kinh doanh) có kế hoạch để tiếp tục vận hành công việc của mình nếu gặp phải những trường hợp bất trắc.
• Đưa đến cho doanh nghiệp và phòng ban cái nhìn tổng quát về tương lai, nhưng thay đổi sẽ gặp phải và những tác động ảnh hưởng đến bạn.
• Giúp cho việc kiểm soát các khâu dễ dàng hơn, để đưa ra kế hoạch phối hợp sao cho nhịp nhàng nhất.
• Mục đích cuối cùng là giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu doanh số nhanh nhất có thể.

Điều quan trọng cần lưu ý là kế hoạch công việc năm của bạn phải được liên kết chặt chẽ với kế hoạch chiến lược của bạn. Kế hoạch chiến lược là một tài liệu phác thảo chiến lược mà doanh nghiệp của bạn đang theo đuổi để đạt được các mục tiêu tăng trưởng chung. Kế hoạch chiến lược tính đến nhu cầu của các bên liên quan, hạn chế thị trường, nguồn lực,… và có tầm nhìn 5 năm đến 10 năm.

II. Cách xây dựng kế hoạch năm cho phòng kinh doanh đạt hiệu quả tốt nhất

1. Phân tích thị trường tổng quan

Để biết được tình hình thị trường thế nào, đối thủ ra sao, sản phẩm của doanh nghiệp đã đủ mạnh hay chưa, có cần cải thiện gì thêm không, phòng kinh doanh luôn cần phân tích thị trường tổng quan để có được cái nhìn tổng quát nhất về thị trường cũng như nhìn lại doanh nghiệp.

Để thực hiện đầu mục này, mô hình phân tích tổng quan SWOT chính là công cụ vừa hữu hiệu, lại vô cùng đơn giản để thiết lập chiến lược của một doanh nghiệp.

SWOT là tập hợp viết tắt những chữ cái đầu tiên của các từ tiếng Anh và dựa vào các khái cạnh sau của doanh nghiệp:

• Strengths: Thế mạnh của doanh nghiệp. Lợi thế của riêng của doanh nghiệp, dự án, sản phẩm… Đây phải là những đặc điểm nổi trội, độc đáo mà doanh nghiệp đang nắm giữ khi so sánh với đối thủ cạnh tranh.
• Weaknesses: Điểm yếu, hạn chế của doanh nghiệp. Bạn cần phải tự khắc phục những điểm yếu này, nếu như muốn cạnh tranh với các đối thủ trên thị trường.
• Opportunities: Cơ hội. Những tác động từ môi trường bên ngoài nào sẽ hỗ trợ việc kinh doanh của bạn thuận lợi hơn.
• Threats: Thách thức đối với doanh nghiệp. Yếu tố bên ngoài nào đang gây khó khăn cho doanh nghiệp trên con đường đi đến thành công chính là nguy cơ

Thông qua phân tích SWOT, doanh nghiệp sẽ nhìn rõ mục tiêu của mình cũng như các yếu tố trong và ngoài tổ chức có thể ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực tới mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra.

2. Xác định đối tượng mục tiêu của kế hoạch kinh doanh

Đây chính là phần bạn cần hiểu rõ sản phẩm của doanh nghiệp mình cùng những mục tiêu doanh nghiệp hướng đến. Khi đã hiểu rõ và xác định được những điều này thì đối tượng mục tiêu khách hàng cũng được xác định rõ ràng, thu hẹp hoặc mở rộng để có chiến lược kinh doanh phù hợp.

Ví dụ: doanh nghiệp của bạn theo mô hình B2B, nghĩa là đối tượng chủ yếu hướng tới khách hàng là các doanh nghiệp đang có nhu cầu chuyển đổi số hay cần phần mềm để giải quyết vấn đề trì trệ của nhân viên hay trong công việc. Khi đã xác định được đối tượng khách hàng, mọi việc làm bạn vạch ra trong kế hoạch sẽ chỉn chu và đi đúng mục tiêu hơn.

3. Thiết lập mục tiêu

Khi quyết định mục tiêu là gì, hãy viết ra giấy trước khi bắt đầu các bước lập kế hoạch. Tiến sĩ Gail Matthews, đại học Dominicana nói rằng làm điều này sẽ tăng khả năng thành công tới 42%. Để việc tiếp cận dễ dàng nhất, bạn nên áp dụng công thức SMART sau đây:

• S – Specific: Đặt ra những câu hỏi Ai? Cái gì? Ở đâu? Tại sao?. Mô tả càng chính xác cơ hội thành công càng cao.
• M – Measurable: Đo lường sự tiến bộ. Chỉ khi có thước đo cụ thể doanh nghiệp mới biết được hiệu suất thực hiện đang ở đâu.
• A – Achievable: Doanh nghiệp, cụ thể là phòng ban kinh doanh đã có những kỹ năng gì? Nếu chưa đủ thì cần cải thiện như thế nào?
• R – Relevant: phòng kinh doanh cần tự nhận thức đây có phải mục tiêu thực sự mong muốn không. Các bước lập kế hoạch chỉ thực sự có ý nghĩa khi trả lời được câu hỏi trên.
• T – Timebound: Mỗi đầu công việc phải xác định trước thời hạn hoàn thành. Điều này như một bảng phân chia thời hạn để mọi nhân viên đều nghiêm túc làm việc và hoàn thành đúng hạn.

Một ví dụ cụ thể về việc sử dụng mô hình SMART với mục tiêu “tăng tỷ lệ chốt đơn hàng”:

• S – Specific (Tính cụ thể): Tôi muốn gia tăng tỷ lệ chốt đơn hàng
• M – Measurable (Tính đo lường): Tỷ lệ chốt đơn hàng đạt mức ít nhất 70% các cuộc gọi yêu cầu tư vấn sản phẩm
• A – Attainable (Tính khả thi): Với khả năng của team Chăm sóc khách hàng và tính năng vượt trội của sản phẩm, tôi muốn tỷ lệ chốt đơn hàng đạt mức ít nhất 70% các cuộc gọi yêu cầu tư vấn sản phẩm
• R – Relevant (Tính liên quan): Nhằm đạt doanh thu vượt trội
• T – Timely (Tính thời điểm): Mục tiêu cần hoàn thành xong trước 31/12/2022

Như vậy có thể thấy rằng mục tiêu cụ thể của đội ngũ kinh doanh đã được doanh nghiệp vạch ra dựa theo mô hình SMART để làm nền tảng cho những đầu việc tiếp theo.

Xem thêm: 8 nguyên tắc lập kế hoạch hiệu quả, nâng cao tính khả thi với công thức vàng 5W1H2C5M

4. Xác định nguồn lực cần thiết

Đây là hoạt động bắt buộc phải có trong các bước lập kế hoạch. Bất kỳ một mục tiêu nào mà không tính đến nguồn lực cũng chỉ giống như danh sách “trong mơ”.

• Nhân lực hoặc nguồn tri thức là nhân tố nòng cốt nhất, bắt buộc phải có. Một giám đốc tiếp thị mong muốn thúc đẩy nhiều lượt truy cập hơn. Họ sẽ cần người sáng tạo nội dung, khơi gợi tính tò mò và click chuột.
• Công nghệ và phần mềm hỗ trợ giúp gia tăng hiệu quả trong thời đại công nghệ số. Marketer với mục tiêu thu hút khách hàng tiềm năng cần có công cụ để chạy quảng cáo. Vì thế, yếu tố này cũng cần tính toán đưa vào các bước lập kế hoạch.
• Nguồn lực tài chính và thời gian là phương tiện thiết thực nhất cần phải tính đến. Nếu không, dự án sẽ chỉ nằm trên những trang giấy của bản kế hoạch.

5. Đánh giá và tinh chỉnh

Một lộ trình lập ra mẫu lập kế hoạch công việc năm không phải là bất biến, nó chắc chắn sẽ biến động không ngừng. Điều này khá dễ hiểu trong bối cảnh công nghệ và xã hội thay đổi liên tục. Chúng ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến mục tiêu của bạn.

Vì thế, bạn cần theo dõi và đánh giá tiến độ với cả nhiệm vụ lớn và nhỏ. Từ đó, các phương án thay thế cần thiết được đưa ra, nhằm đáp ứng nhu cầu phát sinh.

III. Mẫu kế hoạch năm KPI cho hoạt động kinh doanh

Với một bản kế hoạch mục tiêu KPI cho phòng kinh doanh, doanh nghiệp có thể lập một cách đơn giản qua excel hoặc một bản đầy đủ với nội dung từ bìa, mục lục cho đến nội dung chính với 4 phần đã nêu ở trên.

IV. Triển khai và lập kế hoạch kinh doanh hiệu quả với phần mềm 1Office

Phần mềm quản lý công việc 1Office – Giải pháp hỗ trợ lên kế hoạch năm hiệu quả. Phần mềm giúp tối ưu năng suất làm việc của nhân viên, không ít doanh nghiệp tìm đến phần mềm quản lý công việc nhằm phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn, từ việc lên kế hoạch, giao việc đến theo dõi, giám sát và đánh giá kết quả của dự án.

• Phân quyền cho người tham gia dự án, dễ dàng thêm người, thêm vai trò của từng cá nhân trong công việc
• Cho phép giao việc, nhận việc mọi lúc mọi nơi trên các thiết bị di động, laptop, máy tính bảng bằng thông báo trên ứng dụng hay email
• Tự động thông báo tiến độ, những thay đổi/cập nhật mới tới những người liên quan bằng email
• Tạo lập phòng ban/nhóm chức năng và các dự án linh hoạt
• Do được phân quyền nên từng cấp được phép truy cập xem nhân viên của mình đã làm đến đâu, tiến độ hoàn thành đạt bao nhiêu phần trăm so với kế hoạch. Ngoài ra những người liên quan đến công việc đó cũng có thể nhận thông báo và dễ dàng theo dõi công việc liên quan.

Với những thông tin trên, hy vọng doanh nghiệp sẽ có những thông tin hữu ích để lên hoạch kinh kế hoạch năm hiệu quả cho phòng ban kinh doanh của mình. Để biết thêm thông tin chi tiết về phần mềm quản trị công việc 1Office, hãy liên hệ với chúng tôi qua:

• Hotline: 083 483 8888
• Fanpage 1Office: https://www.facebook.com/1officevn
• Kênh Youtube: https://www.youtube.com/c/1OfficeNềntảngquảnlýtổngthểDoanhNghiệp