Kỷ luật là gì? 5+ cách xây dựng tính kỷ luật trong công việc

Tính kỷ luật trong công việc luôn là chìa khóa để mỗi cá nhân rèn luyện bản thân, chăm chỉ làm việc và mang lại giá trị cho doanh nghiệp. Sự phát triển và rèn luyện tính kỷ luật giúp mỗi công ty có nền tảng phát triển văn hóa, con người và năng suất bền vững. Vậy làm thế nào để doanh nghiệp có thể xây dựng và rèn luyện tính kỷ luật trong tổ chức, doanh nghiệp một cách tốt nhất. Hãy cùng tìm câu trả lời qua bài viết dưới đây!

I. Kỷ luật là gì? Tầm quan trọng của tính kỷ luật trong công việc

1. Kỷ luật là gì?

Kỷ luật là những quy tắc xử sự chung do một cơ quan, tổ chức đặt ra với mục đích tất cả thành viên của tổ chức đều phải thực hiện theo. Đối với công ty, doanh nghiệp, kỷ luật là những quy định có chọn lọc, phù hợp với văn hóa doanh nghiệp được đặt ra và yêu cầu nhân viên chấp hành theo.

Tính kỷ luật trong công việc được chia thành 2 khái niệm cơ bản, đi theo 2 chiều hướng khác nhau:

Kỷ luật tích cực	Khi mọi nhân viên đều ý thức và có tinh thần trách nhiệm chấp hành các quy định doanh nghiệp đặt ra. Có mối liên hệ khăng khít với nền văn hóa doanh nghiệp ngày càng phát triển.
Kỷ luật tiêu cực	Đây là khái niệm chỉ những hình phạt được đặt ra với mục đích giúp nhân viên chấp hành theo các quy định của công ty. Tính kỷ luật trong công việc của nhân viên được rèn giũa hiệu quả hơn qua các hình thức phạt.

2. Tầm quan trọng của tính kỷ luật trong công việc

Đúng như câu nói “Càng kỷ luật, càng tự do”, tính kỷ luật trong tổ chức, công việc là bước đệm hoàn hảo cho mỗi cá nhân, từ đó mang đến giá trị cho cả một tập thể.

Đối với cá nhân:

• Tính kỷ luật trong công việc giúp mỗi cá nhân tự hoàn thiện bản thân, đặt ra một thời gian biểu mà bản thân có thể dựa vào đó làm, tạo thói quen tốt
• Kỷ luật giúp phát triển năng lực mỗi cá nhân một cách triệt để và vững vàng nhất
• Năng suất và hiệu quả làm việc của cá nhân sẽ tăng lên khi có tính kỷ luật trong công việc

Đối với công ty, doanh nghiệp:

• Cá nhân làm việc năng suất hơn, có tinh thần trách nhiệm cao hơn đồng nghĩa với nhiệm vụ và công việc đối với doanh nghiệp sẽ được hoàn thành nhanh chóng và kết quả tốt.
• Bầu không khí mang tính kỷ luật trong công việc sẽ khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên, mang lại hình ảnh chuyên nghiệp cho công ty
• Giúp doanh nghiệp đạt lợi nhuận tối đa, đảm bảo lợi ích toàn diện về mọi mặt
• Tính kỷ luật trong công việc giúp phát triển và duy trì những nét văn hóa trong tổ chức

Kỷ luật giúp tạo nên văn hóa chuyên nghiệp cho công ty, doanh nghiệp, giúp các doanh nghiệp đào tạo nội bộ dễ dàng hơn.

Xem thêm: Quy trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp thành công trong thời kỳ chuyển đổi số

II. 4 đặc trưng của tính kỷ luật trong công việc

Tính kỷ luật bản chất là những việc được đặt ra có mục đích, vì thế có những đặc trưng nhất định:

• Tính tự nhận thức

Mỗi cá nhân cần nhận thức rõ việc mình đang làm, xác định hành vi và thể hiện tốt nhất mục tiêu của mình. Để đặt ra kỷ luật, tuân theo kỷ luật cũng như phát triển bản thân dựa vào kỷ luật, bạn cần tự phân tích và thấu hiểu bản thân.

• Nhân thức có ý thức:

Bạn đang làm gì hay không làm gì? Bạn làm đúng hay sai? Thời gian làm như thế nào? Bạn cần có nhận thức về hành vi không tuân thủ kỷ luật của mình để biết được đó là sai trái và không lặp lại lần tiếp theo.

• Tính can đảm và sự quyết tâm:

Tính kỷ luật trong tổ chức là một việc làm cực kỳ khó khăn, đặc biệt khi có yếu tố khách quan tác động. Tính kỷ luật trong công việc phụ thuộc rất nhiều vào lòng can đảm của mỗi người, khi đối mặt với vất vả, thử thách.

• Biết cách hướng dẫn bản thân

Khi gặp tình huống trắc trở, hãy tự khuyến khích, trấn an bản thân, nhắc nhở bản thân về mục tiêu của mình. Từ sự hướng dẫn này, bạn tạo dựng được lòng can đảm và sự quyết tâm khiến bạn duy trì được nhận thức của mình.

Khi đã hiểu rõ 4 đặc trưng này của tính kỷ luật trong công việc, bạn sẽ dần hiểu được vì sao có những cá nhân vẫn không thể tuân thủ kỷ luật doanh nghiệp một cách thường xuyên, hiệu quả.

III. Các nguyên nhân dẫn đến nhân viên vô kỷ luật trong doanh nghiệp

Thông thường có 3 yếu tố chính dẫn đến tình trạng nhân viên công ty không tuân thủ tính kỷ luật trong công việc:

Nguyên nhân đến từ cá nhân	Cá nhân có tính cách đặc biệt, lập dị, không theo quy tắc chung mà thích thể hiện bản thân Nhân viên có những quan điểm khác nhau về kỷ luật và khen thưởng và bị cảm xúc chi phối Sự đa dạng về tính cách, đạo đức nghề nghiệp cũng khiến nhân viên không tuân  thủ tính kỷ luật trong công việc
Nguyên nhân đến từ doanh nghiệp	Không đánh giá tính cách nhân viên ngay từ đầu Không có những quy tắc đúng mực khiến nhân viên phục và tuân thủ Điều nhân viên làm những vị trí không hợp với năng lực của họ Nhiều doanh nghiệp áp đặt kỷ luật một cách vô tội vạ, khiến nhân viên ngợp và không muốn làm theo Lãnh đạo đôi khi phớt lờ ý kiến đóng góp của nhân viên
Nguyên nhân đến từ môi trường	Xã hội chính là nơi hình thành nên tính kỷ luật của các Doanh nghiệp. Các vấn đề vô kỷ luật xuất hiện ở khắp mọi nơi trong xã hội như: từ gia đình, trường học, tổ chức tôn giáo,… khiến nó cũng vô tình trở thành cái “khuôn mẫu” mà các tổ chức Doanh nghiệp khó lòng loại bỏ được.

IV. 5 bước xây dựng tính kỷ luật trong công việc giúp tăng 200% hiệu quả làm việc

Để giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc xây dựng tính kỷ luật trong tổ chức cho nhân viên của mình, chúng tôi xin chia sẻ đến bạn 5 bước xây dựng tính kỷ luật trong công việc hiệu quả nhất

1. Nắm rõ các quy định của pháp luật về tính kỷ luật trong công việc

Để tránh cho những Doanh nghiệp và những người lao động rơi vào tình huống xấu nhất thì nhà nước sẽ đặt ra những quy định chung nhằm giúp cho cả hai bên đảm bảo được về quyền lợi cũng như trách nhiệm. Do đó mỗi khi đưa ra quy định, kỷ luật, công ty cần nắm rõ về luật này.

Việc nắm rõ luật pháp về tính kỷ luật giúp hạn chế việc cả hai bên (lãnh đạo và nhân viên) tranh cãi với nhau về các nguyên tắc đặt ra cũng như đảm bảo công bằng cho nhân viên. Việc nắm chắc các quy định pháp luật sẽ giúp bạn rất nhiều trong các trường hợp như nhân viên tự ý hủy hợp đồng, nhân viên đòi khởi kiện công ty,…

2. Xây dựng tính kỷ luật trong công việc một cách minh bạch, rõ ràng

Một bản quy tắc rõ ràng và minh bạch sẽ luôn được nhân viên đón nhận. Do đó, khi doanh nghiệp đề ra những quy tắc đối với nhân viên cần phải thông báo rõ ràng, minh bạch với các cấp dưới về những quy định phổ biến chung như:

• Thời gian bắt đầu và hết hạn hợp đồng lao động.
• Thái độ cũng như hiệu suất làm việc của nhân viên.
• Những quy tắc cơ bản về trang phục nơi công sở.
• Nêu ra những hành vi không đúng đắn để ngăn chặn những điều gây bất lợi cho tổ chức.

3. Đặt ra cả những quy định cho các lãnh đạo tầm trung

Đối với các nhà quản lý cấp trung thì các quan chức cấp cao hơn cũng cần phải xử lý những tình huống mà quản lý cấp trung đó vi phạm. Điều này vừa giúp vận hành lại bộ máy doanh nghiệp vừa khiến nhân viên cảm thấy công bằng.

Cần phải có những quy tắc chung để kỷ luật họ một cách bình đẳng, công bằng nhất tránh những tin đồn thiên vị lan khắp công ty tạo ra những danh tiếng xấu cho Doanh nghiệp. Điều này góp phần củng cố thêm tính kỷ luật trong tổ chức cho nhân viên.

4. Đưa ra những hình thức kỷ luật phù hợp với ai vi phạm

Mỗi Doanh nghiệp đều có những nhà lãnh đạo có tính cách riêng biệt, những mục tiêu, tầm nhìn khác biệt nên việc đưa nhân viên vào khuôn khổ mà công ty hướng tới thông qua những những hình thức kỷ luật cũng sẽ khác nhau.

Các nhà lãnh đạo có thể tham khảo những hình thức kỷ luật và quyết định đặt ra những mức độ kỷ luật nặng hoặc nhẹ nhằm giúp nhân viên nhận ra lỗi lầm và sửa chữa, tuân thủ tính kỷ luật trong công việc. Những hình thức kỷ luật này được áp dụng một cách hợp lý sẽ giúp mục tiêu xây dựng tính kỷ luật trong công việc được thực hiện dễ dàng, thuận lợi hơn.

5. Lưu trữ kỹ càng những tài liệu kỷ luật nhân viên để làm minh chứng về sau

Doanh nghiệp và công ty cần chú ý trong việc lưu trữ hồ sơ thưởng phạt của nhân viên. Trường hợp khi phải kỷ luật nhân viên bằng hình thức sa thải hay những việc có liên quan đến vấn đề pháp lý thì lúc đó các tổ chức nên lưu trữ trước những hồ sơ, tài liệu dính dáng tới họ để làm bằng chứng.

Các tài liệu cá nhân quan trọng như: Hồ sơ cá nhân của nhân viên, văn bản cảnh cáo,.. cần được lưu trữ và sắp xếp dễ dàng để dễ dàng tìm kiếm.

Ngày nay với sự phát triển của công nghệ, việc lưu trữ hồ sơ nhân viên và mọi đơn từ, văn bản liên quan đều được giải quyết bằng những giải pháp phần mềm hiệu quả. Những phần mềm quản trị doanh nghiệp, số hóa quy trình và tạo nên những “văn phòng không giấy tờ” đang được các doanh nghiệp đầu tư ngày càng lớn.

Bạn có thể tham khảo thêm tại: 5 bước tạo dựng hệ thống quản trị quy trình hiệu quả cùng 1Office

V. Gợi ý những hình thức kỷ luật để rèn luyện tính kỷ luật trong công việc

Như đã nhắc đến ở trên, các nhà lãnh đạo có thể tham khảo những hình thức kỷ luật và quyết định đặt ra những mức độ kỷ luật nặng hoặc nhẹ nhằm giúp nhân viên nhận ra lỗi lầm và sửa chữa, tuân thủ tính kỷ luật trong công việc.

Là lãnh đạo doanh nghiệp, bạn có thể chia ra 2 mức kỷ luật khác nhau để rèn luyện tính kỷ luật khi áp dụng đối với nhân viên khi không tuân thủ quy tắc đã đặt ra:

• Kỷ luật nhẹ

Khiển trách bằng lời nói	Mức độ nhẹ nhất để nhân viên khắc phục những lỗi nhẹ như lơ là, ngủ quên…
Khiển trách bằng văn bản	Bắt nhân viên tường trình giải thích và ký tên thừa nhận lỗi lầm dù cho họ có chấp nhận hay không. Trường hợp nếu họ không chịu ký tên thì nhà quản lý sẽ làm chứng và ký tên xác nhận với nhân viên đã bị cảnh cáo.
Đình chỉ	Khi nhân viên phạm lỗi thì thường sẽ bị đình chỉ trong khoản thời gian ngắn chẳng hạn như: một ngày, thậm chí vài ngày tùy theo mức độ và những ngày đình chỉ sẽ không được tính lương.
Chuyển công tác	Nhân viên phạm lỗi cũng có thể bị quản lý cho chuyển tới những bộ phận hoặc đơn vị công tác khác xa hơn, cực hơn như một lời gián tiếp cảnh cáo nhân viên đó phải sửa đổi nếu muốn quay về vị trí cũ.

• Kỷ luật nghiêm trọng

Giảm lương	Được áp dụng phổ biến nhất, nặng nhất với nhân viên vì ảnh hưởng rất nhiều đến cuộc sống của họ.
Giáng chức	Nếu nhân viên trong Doanh nghiệp không có thái độ làm việc đúng đắn hay không có năng lực để gánh vác được vị trí đó thì họ sẽ bị giáng chức xuống cấp bậc thấp hơn.
Bị sa thải	Đây là mức độ kỷ luật cao nhất trong trong hệ thống kỷ luật nhân viên khi họ đã phạm phải những lỗi lầm cực kỳ nghiêm trọng gây thiệt hại to lớn đến lợi ích Doanh nghiệp.

Tính kỷ luật trong công việc là một phần không thể thiếu trong mọi tổ chức, nó là một trong những yếu tố quyết định đến sự tồn tại và phát triển của mỗi Doanh nghiệp. Chính vì thế, các lãnh đạo doanh nghiệp hiện nay luôn tìm cách phát triển và duy trì tốt tính kỷ luật trong công việc đối với nhân viên của mình.

Và phần mềm quản trị doanh nghiệp hiện đại 1Office đã giúp vô số CEO/ Quản lý cấp cao làm được điều đó. 1Office là nền tảng quản trị doanh nghiệp vận hành dựa trên nền tảng điện toán đám mây, hiện là đối tác của hàng nghìn doanh nghiệp lớn. Tiếp thu tinh hoa công nghệ từ những phần mềm hàng đầu thế giới, 1Office là một phiên bản dễ tiếp cận và hiệu quả hơn với các doanh nghiệp Việt.

Với những thông tin được chia sẻ trên, hy vọng rằng mỗi công ty có thể áp dụng được vào công tác xây dựng và rèn luyện tính kỷ luật trong công việc đối với nhân viên của mình. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào bạn vui lòng liên hệ:

• Hotline: 083 483 8888
• Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/
• Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA