5 Bước tạo dựng hệ thống quản trị quy trình hiệu quả cùng 1Office

Đối với mọi doanh nghiệp, muốn hoạt động trơn tru, tiết kiệm thời gian và chi phí thì cần tạo dựng một hệ thống quản trị quy trình hiệu quả và linh hoạt. Trong bài viết này 1Office sẽ chia sẻ đến bạn – những CEO/Manager – 5 bước để tạo dựng một quy trình quản trị hiệu quả, nhanh chóng và tiết kiệm. 

I. Tầm quan trọng của quy trình vận hành và những vấn đề trong công tác quản trị hiện nay

Quy trình vận hành là toàn bộ các quy tắc, chuẩn mực, các bước hướng dẫn cho nhân sự, bộ phận trong một tổ chức, doanh nghiệp cần tuân thủ và làm theo nhằm đạt được các mục tiêu đề ra trong doanh nghiệp. Quy trình vận hành có tính linh hoạt, có thể thay đổi tùy theo tính chất công việc hoặc dự án khác nhau để phù hợp với sự biến động của môi trường xung quanh.

Tại sao quy trình vận hành lại quan trọng với các doanh nghiệp? Một hệ thống quản trị quy trình vận hành đạt chất lượng, đảm bảo năng suất và tiến độ sẽ tạo ra một môi trường làm việc chuẩn mực và chuyên nghiệp từ đó mang đến cho công ty những lợi ích không thể ngờ tới. Điển hình nhất là tăng hiệu suất làm việc, giảm thiểu các vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành, tiết kiệm các khoản chi phí không đáng và thời gian nâng cấp quy trình.

Tuy nhiên không phải CEO/Manager nào cũng có thể thuận lợi xây dựng được một hệ thống quy trình quản lý chuyên nghiệp, thống nhất và mang lại hiệu quả thực sự. Các doanh nghiệp thường có rất nhiều quy trình đã chuẩn hóa hoặc chưa chuẩn hóa, thậm chí có các quy trình đã được ISO nhưng viện quản lý và vận hành hoàn toàn trên giấy tờ. Điều này đã tạo ra nhiều vấn đề liên quan đến rủi ro trong quy trình quản trị mà các doanh nghiệp hay gặp phải:

• Khó nắm bắt được quy trình đang đến bước nào, có bị chậm không và chậm do đâu?
• Mỗi phòng ban hay cá nhân tham gia vào quy trình dễ bị quên việc
• Không đánh giá chính xác lỗi do bộ phận nào khi một quy trình bị chậm
• Mất thời gian đào tạo lại từ đầu khi người cũ nghỉ việc, người mới tham gia vào quy trình
• Không thể xử lý được các tình huống giả định phức tạp trong quy trình như điều kiện rẽ nhánh tại một công việc

Chính những rủi ro này đã gây ra sự đứt gãy trong quản lý quy trình, khiến các CEO/Manager chưa thể quản lý và nắm bắt hiệu quả toàn bộ doanh nghiệp của mình.

Xem thêm: Lưu ý về Tự động hóa doanh nghiệp – Cách để tối ưu hóa quy trình vận hành

II. 5 bước xây dựng quy trình vận hành tinh gọn, X2 năng xuất

Bước 1: Xác định nhu cầu, mục tiêu cho quy trình quản lý

Xác định nhu cầu cho quy trình vận hành chính là bước đi đầu tiên, cũng là bước nền tảng cho các bước còn lại. Tiếp đó là mục tiêu rõ ràng và phù hợp. Từ đó CEO/Manager sẽ xác định được hướng đi và tìm ra hệ thống quy trình phù hợp với định hướng chiến lược của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, mục tiêu còn là nền tảng cho mọi quyết định và tiến trình quản trị sau này của các nhà quản lý cũng như doanh nghiệp.

Bước 2: Xây dựng trình tự quy trình chặt chẽ, khoa học

Dựa vào công thức 5W1H để lên kế hoạch cho quy trình quản lý của doanh nghiệp:

• What: Công việc ở đây là gì?
• Why: Tại sao phải thực hiện công việc này, mục tiêu là gì?
• Who: Người chịu trách nhiệm và thực hiện công việc này là ai?
• When: Thời gian bắt đầu thực hiện và hoàn thành công việc là khi nào?
• Where: Vị trí, nơi, địa điểm cụ thể ở đâu?
• How: Cách thức thực hiện công việc như thế nào?

Bước 3: Tuân thủ các nguyên tắc, điều lệ

Sau khi tạo dựng mô tả một quy trình hoàn thiện, đây là lúc các CEO nên đưa ra những điều lệ, quy định và hướng dẫn thực hiện quy trình để nhân sự nắm rõ và thực hiện nhanh chóng hơn.

Bước 4: Mô hình hóa quy trình

Lên một mô hình hệ thống quản trị quy trình cụ thể giúp hỗ trợ các CEO hệ thống lại và đưa ra các phương hướng điều phối, kết hợp nguồn lực cho doanh nghiệp hiệu quả hơn. Giúp đẩy nhanh tiến độ hoàn thành mục tiêu của quy trình chung. Bên cạnh đó, nhà quản lý có thể nắm rõ hơn từng nhiệm vụ cơ bản mà mỗi nhân sự cần làm để đốc thúc vào giao việc nhanh chóng đạt hiệu quả cao hơn.

Bước 5: Quan tâm đến điều kiện của doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần thiết kế quy trình quản lý phù hợp với điều kiện, nhu cầu đặc thù của tổ chức cũng như phù hợp với chất lượng nguồn nhân lực. Bên cạnh đó, cần xác định một số phương pháp để kiểm tra, kiểm soát toàn bộ quy trình để đảm bảo đánh giá đúng và đưa ra cải tiến phù hợp với bộ máy vận hành.

III. Giải quyết vấn đề quy trình quản lý với 1OFFICE

Nhằm mục đích hỗ trợ các CEO thiết lập quy trình quản lý hiệu quả, 1Office gửi đến những ai quan tâm BỘ QUY TRÌNH MẪU CHUẨN HÓA VẬN HÀNH với một vài gợi ý nhỏ để giúp các doanh nghiệp xây dựng một hệ thống quản trị quy trình làm việc khoa học, hiệu quả và phù hợp với xu hướng làm việc hiện nay.

Với bộ tài nguyên này, bạn sẽ dễ dàng hơn trong công tác quản lý quy trình cho doanh nghiệp:

• Bộ mẫu quy trình nghiệp vụ NHÂN SỰ: Quy trình quản lý tuyển dụng, tiếp nhận nhân sự,…
• Bộ mẫu quy trình nghiệp vụ HÀNH CHÍNH-KẾ TOÁN: Quy trình tính và thanh toán tiền lương,…
• Bộ mẫu quy trình nghiệp vụ KINH DOANH: Quy trình vận hành và phát triển kinh doanh,…

Sử dụng bộ tài nguyên quy trình chuẩn hóa đến từ 1Office, bạn sẽ giải quyết được vấn đề lỗ hổng trong quản trị doanh nghiệp của mình. 1Office giúp chuẩn hóa và tối ưu 100% quy trình vận hành doanh nghiệp; kiểm soát và theo dõi quy trình công việc real-time; đo lường hiệu quả và xây dựng quy trình hoàn chỉnh.

IV. Vì sao nên lựa chọn phần mềm quản lý quy trình công việc của 1Office?

Quy trình là 1 trong Key selling point của 1OFFICE mà không sản phẩm nào có thể sánh kịp với nhiều tính năng ưu việt:

• Có thể định nghĩa được 100% các loại quy trình, bao gồm cả quy trình đường thẳng và quy trình rẽ nhánh
• Cấu hình Form Builder cho từng công việc
• Liên kết các đối tượng: Hợp đồng, phiếu thu, phiếu chi
• Tích hợp chữ ký số ký trực tiếp trên quy trình
• Do liên kết với cấu trúc phòng ban của HR nên có thể giao việc theo phòng ban/vị trí. Việc này rất quan trọng vì trong quy trình thường không quy định rõ ai là người thực hiện mà chỉ quy định bộ phận thực hiện
• Cài đặt cảnh báo linh hoạt
• Báo cáo chi tiết tiến độ, số công việc trên từng quy trình, từng bước trong quy trình

Qua bài viết, 1Office đã mang tới thông tin đầy đủ về 5 bước tạo dựng hệ thống quy trình quản lý công việc hiệu quả cũng như cung cấp đến các CEO “Bộ quy trình mẫu chuẩn hóa vận hành” được vô số doanh nghiệp lớn áp dụng và thành công như Sơn Hà, Adam Group, Phú Cường Group,… Nếu còn bất cứ thắc mắc nào cần giải đáp, hãy liên hệ với chúng tôi để được nhận tư vấn miễn phí. Trân trọng!

Thông tin liên hệ:

Hotline: 083 483 8888

Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/

Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA