Đánh giá nhân sự là gì? 7 Mẫu tiêu chi đánh giá chi tiết

Đánh giá nhân sự là một trong những công việc quan trọng không thể thiếu trong quản lý nhân sự của một doanh nghiệp. Đây là quá trình đánh giá và định giá lại năng lực, kỹ năng và hiệu suất làm việc của nhân viên trong công ty. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về 7 phương pháp đánh giá nhân sự chính xác nhất, kèm theo các mẫu đánh giá nhân sự chuẩn form, đầy đủ, hiệu quả nhất.

Đánh giá nhân sự là gì?

Đánh giá nhân sự là quá trình đánh giá và định giá lại năng lực, kỹ năng và hiệu suất làm việc của nhân viên trong công ty. Nó giúp cho doanh nghiệp có cái nhìn tổng quát về nhân viên và từ đó đưa ra các quyết định phù hợp để cải thiện và phát triển nhân lực. Đánh giá nhân sự không chỉ đơn thuần là việc xếp hạng nhân viên, mà còn là cơ hội để nhân viên tự đánh giá bản thân và nhận được phản hồi từ cấp trên về những điểm mạnh và điểm cần cải thiện của mình.

Mục tiêu của đánh giá nhân lực doanh nghiệp cần tập trung hướng đến:

• Đánh giá hiệu suất làm việc: Đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên là mục tiêu quan trọng nhất của đánh giá nhân lực. Thông qua đánh giá này, doanh nghiệp có thể xác định được mức độ hoàn thành công việc của nhân viên, từ đó có thể đưa ra các quyết định về khen thưởng, kỷ luật, thăng tiến,…
• Đánh giá năng lực: Đánh giá năng lực giúp doanh nghiệp xác định được năng lực, kỹ năng chuyên môn, nghiệp vụ của nhân viên. Từ đó, doanh nghiệp có thể xây dựng kế hoạch đào tạo và phát triển nguồn nhân lực phù hợp.
• Đánh giá tiềm năng phát triển: Đánh giá tiềm năng phát triển giúp doanh nghiệp xác định được khả năng thăng tiến của nhân viên trong tương lai. Từ đó, doanh nghiệp có thể có kế hoạch phát triển nhân viên phù hợp.

Tại sao cần đánh giá nhân sự?

Việc đánh giá nhân sự có vai trò quan trọng trong quản lý nhân sự của một doanh nghiệp. Dưới đây là những lý do chính tại sao cần đánh giá nhân sự:

Xác định năng lực và hiệu suất của nhân viên

Đánh giá nhân sự giúp cho doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng về năng lực và hiệu suất làm việc của từng nhân viên. Từ đó, cấp trên có thể đưa ra các quyết định về việc phân công công việc, đào tạo hoặc thăng tiến cho nhân viên phù hợp với khả năng của họ.

Cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên

Việc đánh giá nhân sự giúp cho nhân viên nhận được phản hồi về những điểm mạnh và điểm cần cải thiện của mình. Từ đó, họ có thể tự đánh giá bản thân và cố gắng cải thiện hiệu suất làm việc để đạt được kết quả tốt hơn.

Xây dựng môi trường làm việc tích cực

Việc đánh giá nhân sự giúp cho cấp trên có cái nhìn tổng quát về mức độ hài lòng và sự phát triển của nhân viên. Từ đó, họ có thể đưa ra các biện pháp để cải thiện môi trường làm việc và tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên phát triển.

Khi nào cần đánh giá nhân viên

Đánh giá nhân viên có thể được thực hiện theo chu kỳ nhất định hoặc khi có nhu cầu cụ thể. Dưới đây là những trường hợp cần thiết phải đánh giá nhân viên:

• Khi nhân viên mới gia nhập công ty: Việc đánh giá nhân viên mới giúp cho doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng về năng lực và hiệu suất làm việc của họ, từ đó có thể đưa ra các quyết định phù hợp để giúp nhân viên thích nghi và phát triển trong công ty.
• Khi có sự thay đổi về công việc: Khi nhân viên được chuyển sang vị trí mới hoặc có thay đổi về nhiệm vụ, việc đánh giá nhân viên giúp cho cấp trên có cái nhìn rõ ràng về khả năng và hiệu suất làm việc của họ trong vai trò mới.
• Khi kết thúc một giai đoạn làm việc: Đánh giá nhân viên tại cuối mỗi giai đoạn làm việc (thường là 6 tháng hoặc 1 năm) giúp cho doanh nghiệp có cái nhìn tổng quát về năng lực và hiệu suất làm việc của nhân viên trong thời gian qua.

Quy trình chuẩn 5 bước đánh giá nhân sự

Bước 1: Xác định mục tiêu

Trước hết, hãy xác định mục tiêu cho quá trình đánh giá nhân sự là đánh giá khả năng của một số nhân sự cụ thể để xem liệu họ đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp và có thể trở thành nhân viên chính thức hoặc được thăng chức không. Trong trường hợp đánh giá định kỳ, mục tiêu thường là đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên và xem họ có phát triển về năng lực hay không. Điều này được thể hiện qua các chỉ số cụ thể, như doanh thu đạt được, số lượng khách hàng đã chăm sóc thành công, số nhiệm vụ đã hoàn thành, tỷ lệ hoàn thành,… và các yếu tố khác tùy thuộc vào từng vị trí, trường hợp cụ thể.

 

Bước 2: Lựa chọn phương pháp đánh giá

Từ mục tiêu đã xác định, doanh nghiệp sẽ xác định các chỉ số cần đo lường và chọn phương pháp đánh giá nhân sự phù hợp. Hiện nay, có nhiều phương pháp được ưa chuộng như đánh giá hiệu suất theo chỉ số KPI, sử dụng thẻ điểm cân bằng BSC, áp dụng thang điểm năng lực, 360 độ, MBO, OKR,… Mỗi phương pháp mang đến những ưu điểm riêng và tập trung vào một số chỉ số nhất định.

 

Doanh nghiệp không bắt buộc phải áp dụng một phương thức đánh giá cho tất cả nhân viên, mà cần sự linh hoạt, đặc biệt là khi mỗi phòng ban hay bộ phận có tính chất công việc khác nhau.

Bước 3: Thực hiện đánh giá nhân sự

Để tiến hành đánh giá nhân sự, trước hết, cần mô tả rõ phương pháp đánh giá, xác định thời gian thực hiện để cả quản lý và nhân viên có thể nắm bắt được. Việc này giúp tất cả thành viên trong công ty hiểu rõ quy trình và tiêu chí, từ đó đảm bảo rằng quá trình đánh giá diễn ra một cách liên tục và chặt chẽ.

 

Doanh nghiệp cần chuẩn bị các biểu mẫu đánh giá chi tiết để ghi lại kết quả. Hiện nay, một số doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng phần mềm đánh giá nhằm tăng cường độ chính xác và minh bạch. Dù sử dụng biểu mẫu truyền thống hay phần mềm, quá trình đánh giá nhân sự nên được triển khai đều đặn và theo định kỳ. Người đánh giá cần duy trì tinh thần khách quan, công bằng, tránh mọi thiên vị.

Bước 4: Nghiệm thu kết quả đánh giá

Kết quả đánh giá cần được duyệt qua nhiều cấp độ và thông báo đầy đủ cho nhân viên. Điều này giúp nhân viên hiểu rõ về khả năng của mình và có cơ hội để phát huy kết quả tích cực hoặc cải thiện những điểm yếu.

 

Một điểm quan trọng cần lưu ý khi nghiệm thu kết quả đánh giá là tiếp nhận phản hồi. Đôi khi, người được đánh giá có thể không hoàn toàn đồng ý với kết quả, và họ có quyền phản hồi. Thông thường, bộ phận nhân sự hoặc quản lý sẽ tiếp nhận và giải quyết các phản hồi này. Quá trình này giúp đảm bảo tính tương tác hai chiều và giảm thiểu sai sót trong các đợt đánh giá tương lai.

Bước 5: Cải thiện chất lượng nhân sự theo bản nghiệm thu

Nhà quản trị sẽ sử dụng kết quả đánh giá để đưa ra các quyết định liên quan đến nhân sự. Cụ thể bao gồm quyết định về tuyển dụng nhân viên thử việc, thăng chức, tăng lương, thuyên chuyển, sa thải, khen thưởng, kỷ luật, và nhiều quyết định khác.

 

Các chỉ số trong bản đánh giá cũng là bằng chứng rõ ràng nhất về hiệu suất của toàn bộ công ty. Nhà quản trị sẽ xem xét để đảm bảo rằng mục tiêu tổng thể và quy trình thực hiện đều phản ánh đúng sự ăn khớp. Từ đó, họ sẽ đưa ra kết luận và đề xuất giải pháp cho các vấn đề, xem xét khả năng đạt được của mục tiêu, và quyết định có nên điều chỉnh hay không.

>>>Xem thêm: 5 Bước Xây Dựng Quy Trình Đánh Giá Nhân Viên Chuẩn Nhất, Hiệu Quả Nhất

Các tiêu chí phổ biến đánh giá nhân sự chính xác

Để đánh giá nhân viên một cách chính xác và hiệu quả, cấp trên cần xác định các tiêu chí đánh giá rõ ràng và cụ thể. Dưới đây là một số tiêu chí đánh giá nhân viên cơ bản và phổ biến nhất:

Hiệu suất làm việc

Tiêu chí đánh giá hiệu suất là một yếu tố quan trọng trong việc đánh giá nhân sự, giúp tổ chức đánh giá được đóng góp và năng suất của nhân viên trong công việc. Nó cũng giúp phát hiện những vấn đề về năng lực hoặc kỹ năng cần được cải thiện hoặc phát triển thêm. Bởi vì để đạt được thành công, doanh nghiệp cần những nhân viên linh hoạt, hiệu quả và có năng suất.

 

Tuy nhiên, quá trình đánh giá hiệu suất cần được thực hiện một cách công bằng và minh bạch, đồng thời cần phải thiết lập các tiêu chuẩn đánh giá trước đó để đảm bảo tính khách quan và chính xác. Hơn nữa, việc thực hiện đánh giá định kỳ là quan trọng để giúp tổ chức theo dõi tiến độ làm việc của nhân viên.

 

Hoàn thành mục tiêu/KPI

Đây là tiêu chí đánh giá về khả năng thực hiện công việc của nhân viên. Cấp trên sẽ đánh giá xem nhân viên có đủ năng lực và kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc hay không. Nếu hiệu suất có thể được đánh giá bằng các yếu tố định tính và chủ quan, thì việc đạt được mục tiêu trở thành tiêu chí đánh giá nhân viên phù hợp. Điều này bởi vì yếu tố này có thể được định lượng thông qua một con số cụ thể và rõ ràng.

 

Khả năng làm việc nhóm

Kỹ năng làm việc nhóm đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong môi trường đòi hỏi sự sáng tạo. Hiệu quả trong công việc nhóm không chỉ giúp tăng cường năng suất mà còn mang lại sản phẩm/dịch vụ chất lượng hơn, đồng thời khuyến khích tinh thần đội nhóm trong tổ chức.

 

Trong quá trình đánh giá nhân sự, cũng cần xem xét yếu tố lãnh đạo trong các dự án và cuộc thảo luận. Liên quan đến điều này, câu hỏi quan trọng là liệu họ có chịu trách nhiệm và hướng dẫn nhóm theo đúng lộ trình hay không? Họ có khả năng tạo động lực và đối xử công bằng với tất cả thành viên trong nhóm không?

 

Thái độ làm việc

Tinh thần và thái độ làm việc của nhân viên ảnh hưởng rất lớn đến hiệu suất làm việc của họ. Đánh giá về tinh thần làm việc của nhân viên giúp cho cấp trên có cái nhìn rõ ràng về tính cách và thái độ làm việc của họ.

 

Ngày nay, khi tiến hành tuyển dụng và đào tạo nhân viên, nhiều doanh nghiệp vẫn ưu tiên “thái độ hơn trình độ”. Bởi vì thái độ chính là yếu tố quyết định sự thành công và sự đồng hành lâu dài của nhân viên với doanh nghiệp. Thái độ và tinh thần làm việc của nhân viên thường được đánh giá thông qua các khía cạnh như tính kỷ luật, tính trung thực, khả năng hợp tác, và thái độ học hỏi.

 

4 Quy tắc vàng giúp đánh giá nhân sự hiệu quả

 

Đánh giá Khách quan, công bằng

Để đánh giá hiệu suất nhân viên một cách hiệu quả, nhân sự cần thiết lập một hệ thống tiêu chí đánh giá rõ ràng, ưu tiên tính định lượng hơn là định tính. Dựa trên hệ thống này, người quản lý có cơ sở để xác định xem nhân viên có đáp ứng đủ tiêu chuẩn công việc hay không.

 

Đánh giá nhân viên dựa trên cảm xúc cá nhân mà không tuân thủ tiêu chí có thể dẫn đến sự không thống nhất. Nếu các tiêu chí không rõ ràng hoặc chứa đựng quá nhiều yếu tố định tính, có thể khiến cho quá trình đánh giá trở nên tùy hứng và dẫn đến việc mất nhân tài. Sự rõ ràng trong tiêu chí giúp nhân viên biết đánh giá của mình dựa trên những gì, cách làm việc, và làm thế nào họ có thể cải thiện hiệu suất làm việc của mình.

Đánh giá có tính chất tổng quan

 

Để đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên, người quản lý cần thực hiện một quá trình đánh giá toàn diện, tập trung không chỉ vào kết quả mà còn vào quá trình làm việc. Hơn nữa, người quản lý cần tiến hành đánh giá và quan sát một cách toàn diện để đảm bảo kết quả chính xác, đồng thời cung cấp ví dụ cụ thể về các điểm mạnh và điểm yếu cần cải thiện. 

 

Có nhiều phương pháp khác nhau để đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên, bao gồm sử dụng thẻ điểm, KPI, phương pháp trung tâm đánh giá và nhiều phương pháp khác.

Đánh giá phải có tính linh hoạt

Người quản lý dễ dàng thực hiện đánh giá nhân viên dựa trên các tiêu chí đã được xác định trước. Tuy nhiên, nếu chỉ dựa vào các tiêu chí định lượng và bỏ qua các yếu tố định tính, quá trình đánh giá sẽ không thể đảm bảo tính toàn diện và đầy đủ.

 

Vì vậy, cần thiết lập quá trình đánh giá nhân viên một cách linh hoạt, với việc sử dụng các tiêu chí phù hợp với từng vị trí công việc cụ thể. Điều này có nghĩa là không nhất thiết phải áp dụng cùng một bộ tiêu chí cho tất cả các vị trí khác nhau.

Đánh giá mang tính chất 2 chiều

Người lãnh đạo không nên áp đặt quan điểm và đánh giá cấp dưới một cách độc đáo. Thay vào đó, nhà quản lý nên tạo điều kiện để nhân viên tự đánh giá, giúp họ tự ý thức về các nhiệm vụ của mình và trở nên chủ động hơn trong công việc. Qua đó, quá trình đánh giá hai chiều sẽ tạo ra sự khách quan và nâng cao hiệu quả công việc.

 

Tiêu chí đánh giá nhân viên cũng có thể bao gồm cả ý kiến từ phía khách hàng, đồng nghiệp,… Đặc biệt, đối với nhân viên đảm nhận vai trò liên quan đến quan hệ khách hàng, việc tiếp cận để thu thập ý kiến phản hồi trực tiếp từ khách hàng cũng là một cách hiệu quả để xem xét về năng lực của người nhân viên đó.

 

Những phương pháp đánh giá nhân viên phổ biến

Đánh giá nhân sự theo KPI

Chỉ số Đo Lường Hiệu Suất (KPI – Key Performance Indicator) là một phương pháp đánh giá rất phổ biến, có thể áp dụng trong tất cả các phòng ban của công ty do tính linh hoạt và khả năng tùy biến cao. KPI thường mang tính chất lặp lại theo chu kỳ thời gian.

 

Do tính chất công việc đa dạng, các bộ KPI cụ thể sẽ khác nhau. Để đo lường một cách chính xác và công bằng, công ty cần đề xuất các tiêu chí và chỉ số KPI phù hợp cho từng bộ phận hoặc hoạt động cụ thể.

 

>>> Xem thêm: 6+ biểu mẫu đánh giá nhân viên theo KPI cho các phòng ban đầy đủ, chi tiết nhất 2022

Đánh giá nhân sự theo MBO

Quản trị theo Mục Tiêu (MBO – Management by Objectives) là một phương pháp hướng đến sự tự giác của nhân viên, xác định lộ trình phát triển cá nhân và khuyến khích họ tự hoàn thiện để đạt được những mục tiêu đã đề ra. Việc giao tiếp giữa nhân viên và quản lý là quan trọng để xây dựng các mục tiêu dựa trên phương pháp thiết lập mục tiêu SMART (cụ thể, có thể đo lường, đạt được, thực tế và có thời hạn).

 

Sự tích hợp của phương pháp MBO vào các quy trình nhân sự giúp nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên, đồng thời cam kết với mục tiêu và làm rõ con đường phía trước.

Đánh giá nhân sự theo OKR

OKR – Objective and Key Results, là một phương thức linh hoạt để đánh giá hiệu suất công việc. Khác với KPI thường có tính cố định, OKR có khả năng điều chỉnh mục tiêu và các chỉ số kết quả theo thời điểm cụ thể.

Trong quá trình đánh giá nhân sự bằng OKR, sự tập trung chủ yếu là vào việc đặt ra mục tiêu và khả năng đạt được mục tiêu. OKR tập trung vào các mục tiêu ở cấp độ công ty, bộ phận, và cá nhân, với những kết quả then chốt cần đạt được. Từ đó, có thể đưa ra các hành động cụ thể để triển khai mục tiêu.

 

Đánh giá 360 độ

Đánh giá 360 độ là phương thức cho phép nhân viên nhận được đánh giá bí mật và ẩn danh từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm người quản lý, đồng nghiệp, khách hàng và các đối tác xã xưa. Quy trình này yêu cầu 10-12 người điền vào mẫu phản hồi, cung cấp đánh giá về năng lực, kỹ năng, và hiệu suất làm việc một cách ẩn danh.

 

Thông qua phương pháp này, nhân viên được đánh giá đa chiều và khách quan về nhiều khía cạnh, bao gồm năng lực làm việc, kỹ năng, hiệu suất công việc, thái độ, và độ phù hợp với môi trường làm việc.

 

Đánh giá bằng phân phối bắt buộc (Incident Method)

Đánh giá bằng phân phối bắt buộc là phương pháp phân loại nhân viên dựa trên tỉ lệ % cố định, chẳng hạn như 50% nhân viên được đánh giá là khá, 40% được xếp vào nhóm tốt, và 10% được đánh giá là yếu. Phương pháp này còn đi kèm với việc đề xuất các biện pháp thưởng – phạt hoặc quy định xử lý đặc biệt đối với từng nhóm.

 

Ưu điểm của phương pháp này là khuyến khích nhân viên nỗ lực và có thể nâng cao chất lượng làm việc của toàn bộ đội ngũ. Tuy nhiên, nhược điểm của nó là có thể tạo ra mức độ cạnh tranh quá mức, làm giảm tinh thần hợp tác nhóm và gây ra áp lực căng thẳng, đặc biệt là nếu tỷ lệ phân phối quá gắt gao.

 

Đánh giá bằng bảng điểm (Graphic Rating Scale)

Phương pháp đánh giá bằng bảng điểm có thể áp dụng cho nhiều bộ phận và vị trí khác nhau. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng thang điểm sẽ có sự khác biệt do tính chất công việc khác nhau, và việc xây dựng thang điểm cần được thực hiện một cách cẩn trọng.

Sau khi nhân viên được chấm điểm theo các tiêu chí, năng lực của họ được đánh giá thông qua thang điểm từ tốt, khá, trung bình, yếu, đến đạt hoặc không đạt. Điểm số này cho phép so sánh hiệu suất giữa các nhân viên và đồng thời xác định những khía cạnh cần được bồi dưỡng và phát triển thêm đối với từng cá nhân.

>> Xem thêm: 7 Phương pháp đánh giá nhân viên nhân viên hiệu quả dễ ứng dụng

 

Sai lầm cần tránh khi tiến hành đánh giá nhân sự

Công tác đánh giá nhân sự ngày càng được chú ý trong doanh nghiệp, đặc biệt là trong các tổ chức có quy mô nhân viên lớn. Để đảm bảo tính hiệu quả của quá trình này, nhà quản lý cần tránh những sai lầm sau:

• Đánh giá không dựa trên một quy chuẩn cụ thể nào, phụ thuộc nhiều vào ý nghĩ chủ quan, gây ra khiếu nại, bất bình, và tạo ra không ổn định trong tổ chức.
• Áp dụng một kiểu đánh giá cho toàn bộ nhân sự, không phù hợp với tính chất công việc, tạo ra bất công và thiếu linh hoạt.
• Chỉ xem xét kết quả gần đây mà không đánh giá quá trình làm việc, dẫn đến sự thiếu công bằng.
• Thiếu quy trình cụ thể và không phân định trách nhiệm rõ ràng, không xác định được người nào chịu trách nhiệm cho việc tự đánh giá của nhân viên hoặc quản lý nào phụ trách, gây chờ đợi và không có sự phê duyệt.
• Không công bố kết quả cho nhân viên, làm họ không có cơ hội cải thiện bản thân và phát huy khả năng.
• Thu thập dữ liệu đánh giá thủ công, gây mất thời gian nhập liệu. Hệ thống file đánh giá không linh hoạt và không chính xác, không đồng bộ.

Đánh giá nhân sự theo KPI/OKR dễ dàng, hiệu quả với 1HRM

Phần mềm quản lý KPI của 1Office là một thành phần quan trọng trong hệ thống quản trị doanh nghiệp, hỗ trợ hiệu quả trong việc quản lý mục tiêu toàn diện, phù hợp với thực tế kinh doanh trong thời đại 4.0. Với nhiều tính năng thông minh, phần mềm này giúp số hóa hoàn toàn quy trình làm việc và quản lý tập trung trên một nền tảng duy nhất. Điều này giúp nhà quản lý dễ dàng phân bổ và theo dõi, đánh giá mục tiêu một cách hiệu quả.

Các tính năng chính của giải pháp quản lý mục tiêu 1Office bao gồm:

• Hệ thống dashboard toàn diện: Hiển thị toàn bộ quy trình, giúp người dùng theo dõi và giám sát tiến độ thực hiện công việc.
• Báo cáo phần trăm hoàn thành công việc: Mỗi công việc được hoàn thành sẽ thể hiện mức độ hoàn thành dưới dạng phần trăm, từ 10% đến 100%.
• Báo cáo tỷ lệ hoàn thành công việc: Phần mềm cập nhật tỷ lệ hoàn thành công việc khi người dùng đạt được một phần trăm xác định của công việc.
• Cập nhật hạng mục công việc thực hiện: Thể hiện mức độ hoàn thành dựa trên lượng công việc đã thực hiện.

Trải nghiệm demo đánh giá nhân sự cùng 1HRM