logo
icon 083.483.8888
Đăng ký icon
icon
Kiến thức quản trị

Đánh giá nhân viên hiện đang trở thành bài toán nhức nhối trong mỗi doanh nghiệp, bởi hệ thống tiêu chí đánh giá chưa được chuẩn hóa, không có thang đo phù hợp với năng lực và hiệu suất thực hiện công việc của nhân viên. Với mong muốn gỡ rối cho các nhà quản lý trong công tác đánh giá nhân viên, 1Office sẽ cung cấp cho bạn biểu mẫu đánh giá nhân viên theo KPI cho các phòng ban đầy đủ, chi tiết nhất và giải pháp quản trị thành tích số hóa toàn diện, hiệu quả phù hợp cho các doanh nghiệp trong thời đại 4.0 hiện nay.

1. Đánh giá nhân viên theo KPI là gì?

Đánh giá nhân viên theo KPI là phương pháp đánh giá hiệu quả công việc và năng lực của nhân viên theo chỉ tiêu KPI (Key Performance Indicator). Tùy vào từng phòng ban sẽ có những chỉ tiêu KPI khác nhau.

Mục đích của đánh giá nhân viên theo KPI là giúp nhà quản lý theo dõi được hiệu suất làm việc của nhân viên để làm căn cứ đưa ra các chính sách đãi ngộ, lương thưởng, đề bạt phù hợp với năng lực từng người, đồng thời lên kế hoạch đào tạo để phát triển nhân viên.

2. Các tiêu chí đánh giá nhân viên theo KPI

2.1. Gắn kết với chiến lược

Các tiêu chí đánh giá nhân viên theo KPI được đưa ra phải gắn kết với chiến lược, mục tiêu và văn hóa của tổ chức.

2.2. Tính phù hợp

Chỉ tiêu KPI phải đánh giá được hầu hết những khía cạnh của thành tích, ví dụ như mức độ thực hiện công việc, năng lực chuyên môn của nhân viên để đáp ứng được kết quả đầu ra, tác phong khi thực hiện nhiệm vụ,…

2.3. Tính tin cậy

Tiêu chí này đề cập đến sự nhất quán trong quy trình đánh giá nhân viên theo KPI. Điều này có thể hiểu là bản thân hệ thống đánh giá sẽ ít bị ảnh hưởng bởi sự thiên vị cá nhân. Thêm vào đó độ tin cậy của hệ thống đánh giá còn thể hiện tính khách quan, không phụ thuộc vào thời điểm đánh giá.

2.4. Được chấp nhận

Hệ thống đánh giá công việc theo KPI phải được ủng hộ từ cả hai phía: phía đánh giá và phía bị đánh giá. Thêm vào đó, hệ thống đánh giá phải tỏ ra công bằng từ quy trình đánh giá, thực hiện việc đánh giá và kết quả đưa ra sau cùng.

2.5 Cụ thể

Là các quá trình đánh giá thành tích và các chỉ tiêu KPI phải chỉ rõ với nhân viên những gì họ cần đạt được để hoàn thành công việc và bằng cách nào để đạt được những thành tích như vậy.

Thiết lập và quản lý KPI cho từng vị trí nhân sự, phòng ban nhanh chóng với:

>> TOP 12 Phần mềm đánh giá KPI nhân viên hiệu quả nhất hiện nay

3. Quy trình 4 bước thiết lập bảng KPI đánh giá nhân viên

3.1. Thiết lập mục tiêu chung của công ty

Để đánh giá hiệu quả công việc theo KPI, trước hết cần thiết lập mục tiêu chung cho cả công ty. Đây là một quy trình phức tạp đòi hỏi sự phối hợp của ban lãnh đạo. Mục tiêu chung của công ty thể hiện tầm nhìn và định hướng phát triển trong tương lai. Mục tiêu được thể hiện trên tất cả các khía cạnh của doanh nghiệp, bao gồm: kinh tế, tài chính, xã hội, khách hàng, sản phẩm,…

Doanh nghiệp có thể sử dụng chỉ tiêu OKR để thiết lập hệ thống mục tiêu của tổ chức. Mô hình OKR bao gồm 2 yếu tố chính là Mục tiêu (Objectives) và Kết quả then chốt (Key results) cần đạt được để hiện thực hóa mục tiêu ấy.

Ví dụ:

Mục tiêu chung quý 3 năm 2022: Đẩy mạnh và phát triển nhanh chóng hoạt động kinh doanh

Kết quả then chốt:

  • Doanh thu đạt 10 tỷ VNĐ
  • Số khách hàng mới đạt 3000 người
  • Số khách hàng quay lại đạt 25%

Xem thêm: Mục tiêu doanh nghiệp là gì? Cách xây dựng mục tiêu kinh doanh hiệu quả

3.2. Xác định chỉ tiêu đánh giá KPI cho từng Bộ phận

Mỗi mục tiêu của doanh nghiệp sẽ được phân bổ cho từng phòng ban đảm nhiệm. Vì vậy sau khi xác định được mục tiêu chung của tổ chức, bạn sẽ cần thiết kế KPI cho phòng ban/bộ phận để đáp ứng được mục tiêu ấy.

Ví dụ: Từ mục tiêu chung được ví dụ ở trên ta có để xây dựng hệ thống KPI cho phòng Kinh doanh như sau:

  • Doanh thu từ khách hàng mới: 7 tỷ
  • Doanh thu từ khách hàng resale: 3 tỷ
  • Số lượng sản phẩm bán ra: 10.000

3.3. Xác định chỉ tiêu đánh giá KPI cho vị trí chức danh (nhân viên)

Sau khi thiết lập được chỉ tiêu KPI cho Phòng ban chức năng, các Leader sẽ chia KPI chung của phòng cho từng nhân sự, việc xác định KPI được thực hiện theo các bước sau:

  • Nhiệm vụ chính: Nhân viên cần thực hiện những công việc gì để đạt được mục tiêu?
  • Kết quả đầu ra: Kết quả đầu ra tối thiểu của những nhiệm vụ trên là gì?
  • Mục tiêu: Những mục tiêu nào cần đạt được để thỏa mãn kết quả đầu ra?
  • Tiêu chí đo lường: Các đơn vị để đo lường mục tiêu cần đạt được
  • KPIs: Xác định KPIs bằng con số cụ thể dựa trên các tiêu chí đo lường tương ứng

Mẫu xác định chỉ tiêu đánh giá KPI cho vị trí Nhân viên bán hàng

Nhiệm vụ chính Kết quả đầu ra Mục tiêu Tiêu chí đo lường KPIs
Bán hàng Khách hàng mua hàng với mức giá hợp lý – Tăng số lượng khách hàng mua hàng với giá hợp lý

– Tăng số lượng hàng bán ra trong tháng

 – Doanh thu

– Lãi gộp

 100 triệu đồng/tháng
Quản lý và thu hồi công nợ Giữ công nợ dưới hạn mức Giảm nợ quá hạn Tỷ lệ % nợ quá hạn <10%
Phát triển khách hàng mới Khách hàng mới mua hàng Tăng số lượng khách hàng mới mua hàng Số lượng khách hàng mới phát sinh doanh thu trong tháng 10 khách hàng/tháng
Chăm sóc khách hàng Khách hàng hài lòng – Tặng tỷ lệ khách hàng hài lòng

– Giảm tỷ lệ khách hàng không hài lòng

 Tỷ lệ % khách hàng không hài lòng <5%

 

3.4. Xây dựng phiếu đánh giá theo KPI

Phiếu đánh giá bao gồm:

  • Thông tin nhân viên: Họ tên; Mã nhân viên; Vị trí chức danh; Bộ phận trực thuộc
  • Người đánh giá: Có thể có nhiều người đánh giá bao gồm Trưởng bộ phận; Quản lý; Giám đốc; Nhân viên tự đánh giá;…
  • Trọng số của KPI: Trọng số của mỗi KPI được phân bổ dựa trên tầm quan trọng của KPI đó với tính chất công việc của nhân viên.
  • KPI: Bao gồm KPI hiện tại của nhân viên và KPI chỉ tiêu
  • % thực hiện = KPI hiện tại/KPI chỉ tiêu x 100%
  • Điểm đánh giá: Quy ra các thang điểm tương ứng với % thực hiện

Ví dụ: Thang điểm đánh giá là từ 1 – 4 tương ứng với các mức: Chưa đạt, Cần cố gắng, Đạt, Vượt chỉ tiêu. KPI bán hàng của nhân viên kinh doanh trong tháng là 100 triệu. Điểm đánh giá sẽ được xác định như sau:

    • Doanh thu > 100 triệu: Vượt chỉ tiêu (4đ)
    • Doanh thu = 100 triệu: Đạt chỉ tiêu (3đ)
    • Doanh thu từ 80 – 90 triệu: Cần cố gắng (2đ)
    • Doanh thu <80 triệu: Chưa đạt (1đ)
  • Điểm KPI = Điểm đánh giá x Trọng số

Phiếu đánh giá mẫu

STT

 

 Nội dung

 

 Trọng số (%)

 

 KPI % thực hiện Điểm đánh giá Điểm KPI
Hiện tại Chỉ tiêu Người đánh giá 1 Người đánh giá 2
… … … … … … …

 

4. Biểu mẫu đánh giá nhân viên theo KPI cho các vị trí trong doanh nghiệp

6 biểu mẫu đánh giá nhân viên theo KPI cho các phòng ban
6 biểu mẫu đánh giá nhân viên theo KPI cho các phòng ban

4.1. Biểu mẫu đánh giá nhân viên theo KPI – Nhân viên kinh doanh: Xem TẠI ĐÂY

4.2. Biểu mẫu đánh giá nhân viên theo KPI – Nhân viên nhân sự: Xem TẠI ĐÂY

4.3 Biểu mẫu đánh giá nhân viên theo KPI – Nhân viên marketing: Xem TẠI ĐÂY

4.4. Biểu mẫu đánh giá nhân viên theo KPI – Nhân viên phát triển sản phẩm: Xem TẠI ĐÂY

4.5. Biểu mẫu đánh giá nhân viên theo KPI – Nhân viên kế toán: Xem TẠI ĐÂY

4.6. Biểu mẫu đánh giá nhân viên theo KPI – Nhân viên chăm sóc khách hàng: Xem TẠI ĐÂY

5. Hướng dẫn đánh giá nhân viên theo KPI cho từng phòng ban

Để việc đánh giá nhân viên theo KPI thực sự hiệu quả, mỗi phòng ban cần có hệ thống chỉ số riêng phù hợp với đặc thù công việc. Một bản hướng dẫn chi tiết sẽ giúp HR và quản lý không chỉ đặt chỉ tiêu mà còn biết cách đo lường, theo dõi và điều chỉnh kịp thời.

5.1. Phòng Kinh doanh (Sales)

Trong kinh doanh, KPI đóng vai trò như “kim chỉ nam” để theo dõi hiệu quả bán hàng. Nếu không có KPI rõ ràng, đội ngũ sales dễ bị cuốn vào các hoạt động rời rạc và bỏ lỡ cơ hội. Khác với phòng ban khác, KPI của sales phải gắn chặt với doanh thu, khách hàng và tỷ lệ chuyển đổi.

Hướng dẫn thiết lập KPI cho Sales:

  • Xác định mục tiêu doanh thu cụ thể: ví dụ, mỗi nhân viên đạt 1 tỷ doanh thu/tháng.

  • Đặt chỉ số tỷ lệ chốt hợp đồng (conversion rate): mục tiêu 25% trên tổng số khách hàng tiềm năng.

  • Theo dõi số lượng khách hàng mới: yêu cầu tối thiểu 20 khách hàng mới/tháng.

  • Gắn KPI với thời hạn chặt chẽ: cập nhật hàng tuần để đảm bảo không dồn áp lực cuối kỳ.

👉 Ví dụ: Một nhân viên sales được giao mục tiêu 1 tỷ đồng/tháng, tỷ lệ chốt hợp đồng ≥ 25%, cùng chỉ tiêu 20 khách hàng mới. Trưởng nhóm cập nhật báo cáo hàng tuần, nếu tiến độ chỉ đạt 40% doanh thu sau 2 tuần thì cần điều chỉnh ngay (hỗ trợ thêm khách hàng tiềm năng, đào tạo kỹ năng chốt sale…).

5.2. Phòng Marketing

Khác với Sales – nơi kết quả đo lường được ngay bằng doanh số, Marketing thường cần nhiều chỉ số trung gian để đánh giá hiệu quả. KPI ở phòng Marketing phải cân bằng giữa ngắn hạn (số lượng lead, traffic) và dài hạn (ROI chiến dịch, tỷ lệ chuyển đổi).

Hướng dẫn thiết lập KPI cho Marketing:

  • Đặt mục tiêu lead: ví dụ, 500 lead đủ tiêu chuẩn (MQL) mỗi tháng.

  • Theo dõi tỷ lệ chuyển đổi từ lead sang khách hàng: mục tiêu ≥ 5%.

  • Tính toán ROI chiến dịch: lợi nhuận/chi phí marketing phải đạt ≥ 120%.

  • Đo hiệu quả theo từng kênh: phân tách KPI cho Facebook Ads, Google Ads, SEO… thay vì gộp chung.

👉 Ví dụ: Một chiến dịch chạy quảng cáo kéo dài 1 tháng đặt mục tiêu 500 lead đủ chuẩn, tỷ lệ chuyển đổi tối thiểu 5% và ROI ≥ 120%. Nếu giữa tháng chỉ mới đạt 200 lead, marketing cần kịp thời phân tích kênh nào kém hiệu quả để dồn ngân sách sang kênh tốt hơn.

5.3. Phòng Nhân sự (HR)

Phòng Nhân sự thường bị đánh giá qua công việc hành chính, nhưng KPI đúng phải đo lường được chất lượng tuyển dụng, giữ chân nhân sự và mức độ hài lòng nhân viên. Đây là nền tảng để phát triển văn hóa và sự gắn kết trong doanh nghiệp.

Hướng dẫn thiết lập KPI cho HR:

  • Thời gian tuyển dụng trung bình (Time to Hire): ≤ 25 ngày/vị trí.

  • Tỷ lệ nghỉ việc hằng năm (Attrition Rate): duy trì < 10%.

  • Tỷ lệ hài lòng nhân viên (Employee Satisfaction): ≥ 80% qua khảo sát nội bộ.

  • Tỷ lệ hoàn thành đánh giá định kỳ: đảm bảo 100% nhân viên được đánh giá KPI đúng hạn.

👉 Ví dụ: Trong một năm, HR được giao KPI giữ tỷ lệ nghỉ việc dưới 10% và thời gian tuyển dụng trung bình ≤ 25 ngày. Nếu một vị trí sales cần tới 40 ngày mới tuyển được, HR phải phân tích nguyên nhân (yêu cầu JD quá cao, kênh tuyển chưa phù hợp) và báo cáo giải pháp cải thiện.

5.4. Phòng Sản xuất / Vận hành

Ở sản xuất – vận hành, KPI phải phản ánh năng suất, chất lượng và tiến độ, vì chỉ một sai sót nhỏ cũng ảnh hưởng đến toàn bộ chuỗi.

Hướng dẫn thiết lập KPI cho Sản xuất/Vận hành:

  • Năng suất lao động: số sản phẩm/người/ca, ví dụ ≥ 100 sản phẩm/ca.

  • Tỷ lệ sản phẩm lỗi: duy trì ≤ 2%.

  • Thời gian chu kỳ sản xuất (Cycle Time): rút ngắn từ 5 ngày xuống 4 ngày.

  • Tuân thủ an toàn lao động: số sự cố = 0.

👉 Ví dụ: Một dây chuyền sản xuất đặt mục tiêu tỷ lệ lỗi ≤ 2%. Trong quý vừa rồi, tỷ lệ lỗi tăng lên 3,5%. Báo cáo KPI ngay lập tức cảnh báo quản lý, từ đó phân tích nguyên nhân (máy móc, nguyên vật liệu, tay nghề) và đưa ra biện pháp cải thiện.

Đánh giá nhân viên theo KPI dễ dàng với phân hệ HRM 1Office

1Office là một phần mềm quản lý KPI nằm trong bộ giải pháp quản trị doanh nghiệp của 1Office giúp quản trị mục tiêu toàn diện, hiệu quả phù hợp cho các doanh nghiệp trong thời đại 4.0 hiện nay. Sở hữu nhiều tính năng thông minh, phần mềm giúp bạn số hóa toàn bộ quy trình làm việc, quản lý tập trung trên một nền tảng. Nhờ đó giúp nhà quản lý phân bổ và theo dõi, đánh giá mục tiêu một cách dễ dàng.

Các tính năng chính của giải pháp quản lý mục tiêu 1Office

  • Hệ thống dashboard biểu thị toàn bộ quy trình: giúp người dùng theo dõi, giám sát được quy trình, tiến độ thực hiện
  • Báo cáo phần trăm hoàn thành công việc: Mỗi công việc được hoàn thành sẽ hiển thị mức độ phần trăm từ  10% đến 100%
  • Báo cáo tỷ lệ hoàn thành công việc: Khi bạn hoàn thành bao nhiêu phần trăm công việc thì phần mềm sẽ cập nhật mức độ hoàn thành công việc đó.
  •  Cập nhật hạng mục công việc thực hiện: Thể hiện mức độ hoàn thành theo lượng công việc đã thực hiện

Phần mềm 1Office không chỉ cung cấp biểu mẫu đánh giá nhân viên theo KPI chuyên nghiệp, mà còn tích hợp trợ lý AI thông minh – 1AI Performance. Công cụ này giúp nhà quản trị thiết lập bộ chỉ tiêu KPI/OKR theo từng vị trí, tự động theo dõi tiến độ, phân tích hiệu suất cá nhân, phát hiện “nút thắt cổ chai” và đề xuất lộ trình phát triển phù hợp cho từng nhân sự.

Theo dõi, đánh giá KPI nhân sự dễ dàng với AI

Với 1AI Performance, mỗi bản đánh giá không chỉ là một biểu mẫu – mà là một “bức tranh toàn cảnh” về năng lực tổ chức. Đây chính là bước chuyển từ “đánh giá thủ công” sang quản trị hiệu suất thông minh bằng AI – nơi mọi dữ liệu đều được kết nối, mọi quyết định đều có cơ sở.

Các tính năng nổi bật của 1AI Performance bao gồm:

  • Thiết lập bộ KPI/OKR linh hoạt: Theo từng vị trí, cấp bậc, phòng ban; liên kết mục tiêu cá nhân với mục tiêu tổ chức.
  • Theo dõi tiến độ KPI theo thời gian thực: Tự động cập nhật dữ liệu công việc để phản ánh hiệu suất chính xác.
  • Phân tích hiệu suất bằng AI: Đánh giá sâu từng cá nhân, phòng ban; phát hiện dấu hiệu sụt giảm hiệu suất hoặc sai lệch mục tiêu.
  • Phát hiện nút thắt hiệu suất: Nhận diện nguyên nhân chậm tiến độ, tắc nghẽn trong team, hoặc sai phân bổ nguồn lực.
  • Đề xuất lộ trình phát triển và cơ cấu lại KPI: Dựa trên dữ liệu hiệu suất lịch sử, 1AI Performance đưa ra khuyến nghị tăng/giảm chỉ tiêu hoặc đào tạo bổ sung.

Không chỉ giúp bạn đánh giá, 1AI Performance còn giúp quản trị hiệu suất như một chiến lược dài hạn – biến mỗi kỳ đánh giá KPI thành cơ hội cải tiến tổ chức.

Bài viết trên đây của chúng tôi đã cung cấp cho bạn 6 biểu mẫu đánh giá nhân viên theo KPI chi tiết, đầy đủ nhất và giải pháp số hóa quản trị thành tích nhân viên với phân hệ HRM của 1Office. Hãy đăng ký để trải nghiệm 1Office HRM ngay hôm nay!

Demo phần mềm miễn phí

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ:

Ứng dụng kiến thức quản trị vào thực tiễn
cùng bộ giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp 1Office!

Đăng ký ngay icon
Zalo phone