Coin98 Finance “bắt tay” chuyển đổi số phòng nhân sự cùng 1Office

1. Hệ sinh thái Coin98: Không ngừng phát triển và mở rộng

Coin98 Finance là công ty hoạt động trong lĩnh vực Blockchain và Web3 với nhiều sản phẩm khác nhau giúp cộng đồng và người dùng có thể tiếp cận thị trường DeFi một cách thuận tiện, an toàn và dễ dàng nhất.

Trải qua thời gian hơn 6 năm hoạt động, Coin98 không chỉ là một “community group” đơn thuần mà đã trở thành một “builder” với sứ mệnh cố gắng đóng góp nhiều giá trị nhất cho cộng đồng quan tâm đầu tư trong lĩnh vực crypto.

Coin98 đang từng bước vươn ra ngoài lãnh thổ Việt Nam. Điều này được đánh dấu quá trình mở rộng sang nhiều ngôn ngữ phổ biến trên thế giới như tiếng Anh, tiếng Thái, tiếng Trung, tiếng Thổ Nhĩ Kỳ, tiếng Nhật và sẽ còn mở rộng rất nhanh trong tương lai.

2. Bài toán chuyển đổi số quản trị nhân sự dành cho Coin98

Coin98 là một trong những công ty khởi nghiệp blockchain hàng đầu Việt Nam. Trong những năm gần đây, Coin98 đã có bước phát triển vượt bậc và thu hút được nhiều nhân tài. Tuy nhiên, sự phát triển nhanh chóng cũng đặt ra nhiều thách thức cho Coin98, trong đó có vấn đề quản trị nhân sự.

Trước đây, Coin98 đã từng ứng dụng chuyển đổi số. Tuy nhiên, kết quả không được như mong muốn. Nguyên nhân là do mỗi phòng ban sử dụng các phần mềm khác nhau, dữ liệu không đồng bộ, dẫn đến tốn nhiều thời gian xử lý.

Đến nay, Coin98 tiếp tục gặp phải những bài toán nhân sự sau:

• Quản lý hồ sơ nhân sự và hợp đồng thủ công: Điều này khiến cho việc lưu trữ và tìm kiếm thông tin nhân sự gặp nhiều khó khăn. Khi cần tra cứu thông tin, nhân viên nhân sự phải mất nhiều thời gian để tìm kiếm trong các file Excel.
• Quy trình xử lý đơn từ phức tạp: Đơn xin nghỉ/OT/công tác nhân viên nộp thông qua 1 phần mềm khác sau đó export xuống chuyển qua cho C&B tính lương. Điều này khiến cho quy trình xử lý đơn xin nghỉ/OT/công tác của nhân viên trở nên phức tạp và tốn thời gian.
• Dữ liệu không đồng bộ: Quản lý tài sản ở phần mềm cũ không đồng bộ với hệ thống nhân sự tổng, chăm sóc khách hàng không tốt. Điều này khiến cho việc quản lý tài sản của doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn. Khi cần tra cứu thông tin tài sản, nhân viên nhân sự phải truy cập vào hai hệ thống khác nhau, gây tốn thời gian và dễ xảy ra sai sót.
• Dễ sai sót trong khâu ký duyệt: Ký duyệt hồ sơ thủ công, không có công cụ lưu trữ và tìm kiếm nâng cao. Điều này khiến cho việc ký duyệt hồ sơ của doanh nghiệp trở nên chậm trễ.
• Công việc: Phòng nhân sự có rất nhiều công việc lặp lại cần thực hiện và quản lý. Hiện tại, công ty đang giao việc qua các công cụ thủ công làm không đồng bộ và dễ bỏ sót công việc do dùng nhiều app khác nhau: Điều này khiến cho công việc của phòng nhân sự trở nên kém hiệu quả.

Nguyên nhân chính là do trước đây mỗi bộ phận sử dụng một phần mềm khác nhau, thiếu sự đồng bộ. Lãnh đạo cũng phải dùng nhiều phần mềm và công cụ để quản lý thông tin nhân sự. Điều này khiến cho việc quản lý nhân sự trở nên phức tạp, khó khăn và tốn thời gian.

Để giải quyết những bài toán nhân sự trên, Coin98 cần triển khai chuyển đổi số quản trị nhân sự một cách toàn diện.

3. Coin98 Finance “bắt tay” chuyển đổi số phòng nhân sự cùng 1Office

Để đáp ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp, Coin98 đã quyết định triển khai chuyển đổi số phòng nhân sự cùng 1Office. Sau 3 tháng triển khai, hệ thống quản trị nhân sự 1Office đã mang lại những thay đổi tích cực cho Coin98, giúp tăng hiệu quả, tối ưu chi phí và nâng cao trải nghiệm cho nhân viên.

• Hồ sơ nhân sự: Toàn bộ dữ liệu của nhân sự, bao gồm hồ sơ ký số, hợp đồng lao động, mức lương,… đã được đồng bộ trên một hệ thống duy nhất. Điều này giúp Ban lãnh đạo Coin98 có góc nhìn tổng thể về nhân sự, từ đó đưa ra các quyết định chính xác và hiệu quả hơn.
• Đơn từ: Nhân viên có thể dễ dàng tạo đơn và quản lý phép năm trực tuyến. Hệ thống cũng tự động phê duyệt đơn theo quy trình đã được thiết lập, giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho nhân viên và bộ phận nhân sự. Ngoài ra, hệ thống còn tự động đồng bộ đơn từ với hệ thống tính lương của bộ phận C&B, giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch của dữ liệu.

• Ký số và quản lý hồ sơ: Hệ thống ký số của 1Office giúp nhân viên và lãnh đạo ký số các văn bản, tài liệu một cách nhanh chóng và tiện lợi. Hệ thống cũng tự động lưu trữ hồ sơ, giúp dễ dàng tìm kiếm và truy cập khi cần thiết.

• Công việc: Hệ thống quản trị công việc của 1Office giúp Coin98 quản lý và kiểm soát công việc một cách hiệu quả. Các công việc lặp được tự động sinh ra cho các nhân sự, giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian. Ngoài ra, hệ thống cũng cung cấp các báo cáo tổng quan về tiến độ công việc, giúp Ban lãnh đạo dễ dàng nắm bắt tình hình và đưa ra các chỉ đạo kịp thời.

Chuyển đổi số phòng nhân sự là một xu hướng tất yếu trong thời đại công nghệ số. Coin98 là một trong những doanh nghiệp tiên phong trong việc ứng dụng công nghệ số vào quản trị nhân sự trong ngành chứng khoán. Dự án chuyển đổi số phòng nhân sự cùng 1Office đã mang lại những thay đổi tích cực cho công ty, giúp nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự, tối ưu hóa quy trình làm việc và cải thiện trải nghiệm của nhân viên.