3+ Mẫu Biên Bản Họp Chi Bộ Kèm File Tải Word

Sinh hoạt chi bộ là hình thức tổ chức cơ bản nhất của Đảng Cộng sản Việt Nam, nơi đảng viên trực tiếp thực hiện nguyên tắc tập trung dân chủ, dân chủ đi đôi với kỷ luật. Biên bản họp chi bộ chính là tài liệu chính thức, có giá trị pháp lý nội bộ cao nhất, ghi chép trung thực, đầy đủ và khách quan toàn bộ tiến trình, nội dung thảo luận, ý kiến đảng viên, kết luận và nghị quyết của cuộc họp. Đây không chỉ là văn bản ghi chép thông thường mà còn là “bằng chứng sống” để cấp ủy cấp trên theo dõi, kiểm tra, giám sát, đánh giá chất lượng sinh hoạt chi bộ, phân loại đảng viên và giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích rõ ràng biên bản họp chi bộ là gì, mục đích, tầm quan trọng, cơ sở pháp lý theo Điều lệ Đảng và các hướng dẫn của Ban Tổ chức Trung ương (Hướng dẫn 12-HD/BTCTW, Hướng dẫn 09-HD/BTCTW) – giúp bạn hiểu đầy đủ và lập biên bản chuẩn xác, minh bạch trong sinh hoạt Đảng năm 2026!

I. Biên Bản Họp Chi Bộ Là Gì?

Biên bản họp chi bộ là văn bản hành chính quan trọng trong hệ thống tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, được lập ngay trong hoặc ngay sau cuộc họp chi bộ để ghi chép đầy đủ, chính xác và khách quan về toàn bộ tiến trình, nội dung, ý kiến thảo luận, kết luận và quyết định của cuộc họp chi bộ.

Đây là tài liệu phản ánh trung thực diễn biến cuộc họp, bao gồm:

• Thời gian, địa điểm, thành phần tham dự (đảng viên có mặt, vắng mặt và lý do).
• Nội dung chương trình họp (các báo cáo, thảo luận, đóng góp ý kiến).
• Ý kiến phát biểu của các đảng viên (ghi nguyên văn hoặc tóm tắt đầy đủ, khách quan).
• Kết luận, nghị quyết, quyết định của chi bộ (bỏ phiếu, biểu quyết nếu có).
• Nhiệm vụ được giao và thời hạn thực hiện.

Mục đích của biên bản họp chi bộ:

• Ghi lại toàn bộ nội dung, quá trình sinh hoạt để làm cơ sở theo dõi, kiểm tra, giám sát việc thực hiện nghị quyết chi bộ.
• Là tài liệu lưu trữ, phục vụ công tác kiểm điểm, đánh giá, phân loại đảng viên, chi bộ hàng năm.
• Là căn cứ để cấp ủy cấp trên theo dõi, chỉ đạo hoạt động của chi bộ.
• Là chứng cứ quan trọng khi có kiểm tra, thanh tra hoặc giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan đến hoạt động của chi bộ.

Tầm quan trọng của việc lập biên bản họp chi bộ

Biên bản họp chi bộ là tài liệu chính thức, có giá trị pháp lý nội bộ Đảng cao nhất trong sinh hoạt chi bộ.

• Nếu biên bản ghi chép thiếu sót, sai lệch, thiên vị hoặc không khách quan → có thể dẫn đến sai lầm trong đánh giá đảng viên, phân loại chi bộ, thậm chí bị cấp ủy cấp trên yêu cầu làm lại hoặc kỷ luật người lập biên bản.
• Biên bản chính xác giúp chi bộ thực hiện nghiêm túc nguyên tắc tập trung dân chủ, dân chủ đi đôi với kỷ luật, đảm bảo quyền dân chủ của đảng viên được tôn trọng.
• Là tài liệu quan trọng để kiểm tra, giám sát việc thực hiện nghị quyết, tránh tình trạng “nói mà không làm” hoặc “làm mà không ghi”.

Cơ sở pháp lý

Việc lập, ghi chép và lưu giữ biên bản họp chi bộ được quy định chặt chẽ trong hệ thống văn bản của Đảng:

• Điều lệ Đảng Cộng sản Việt Nam (khóa XIII): Yêu cầu chi bộ phải sinh hoạt định kỳ, ghi chép biên bản đầy đủ, chính xác.
• Hướng dẫn 12-HD/BTCTW ngày 18/01/2022 của Ban Tổ chức Trung ương về một số vấn đề cụ thể về thi hành Điều lệ Đảng: Quy định chi tiết về nội dung, hình thức, yêu cầu ghi chép biên bản họp chi bộ, trách nhiệm của người ghi biên bản (thường là bí thư hoặc đảng viên được phân công).
• Hướng dẫn 09-HD/BTCTW ngày 01/02/2021 của Ban Tổ chức Trung ương về sinh hoạt chi bộ: Hướng dẫn cụ thể về lập biên bản, lưu giữ, báo cáo cấp ủy cấp trên và xử lý khi biên bản không đảm bảo yêu cầu.
• Quy định 37-QĐ/TW ngày 25/10/2021 của Ban Chấp hành Trung ương về những điều đảng viên không được làm: Yêu cầu ghi chép trung thực, khách quan, không được bóp méo, xuyên tạc nội dung cuộc họp.

Biên bản họp chi bộ không chỉ là tài liệu ghi chép thông thường mà là tài liệu chính thức của Đảng, có giá trị pháp lý nội bộ cao, là căn cứ để đánh giá, kiểm tra, giám sát và giải quyết các vấn đề liên quan đến hoạt động chi bộ. Việc lập biên bản chính xác, khách quan, đầy đủ là trách nhiệm bắt buộc của bí thư chi bộ và người được phân công ghi chép.

II. Các Loại Biên Bản Họp Chi Bộ Phổ Biến

Sinh hoạt chi bộ là hình thức tổ chức cơ bản nhất của Đảng, nơi đảng viên trực tiếp thảo luận, đóng góp ý kiến và quyết định các vấn đề quan trọng. Biên bản họp chi bộ là tài liệu chính thức, có giá trị pháp lý nội bộ cao, ghi nhận trung thực tiến trình, nội dung và nghị quyết của từng loại hình sinh hoạt. Trong phần này, chúng tôi tổng hợp các loại biên bản họp chi bộ phổ biến nhất (cập nhật theo Hướng dẫn 12-HD/BTCTW và thực tiễn 2026), từ họp thường kỳ, sinh hoạt chuyên đề đến họp chi ủy chi bộ – kèm cấu trúc chuẩn, nội dung đặc thù và lưu ý ghi chép để đảm bảo biên bản minh bạch, khách quan, đầy đủ, phục vụ hiệu quả cho công tác kiểm tra, giám sát và đánh giá chi bộ.

Biên bản họp chi bộ thường kỳ

Họp chi bộ thường kỳ (thường 1 tháng/lần) là hình thức sinh hoạt cơ bản, tập trung đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ chính trị, công tác tư tưởng, xây dựng chi bộ và phân công nhiệm vụ. Biên bản họp thường kỳ ghi nhận đầy đủ báo cáo, ý kiến thảo luận, kết luận và nghị quyết, là tài liệu quan trọng để cấp ủy cấp trên theo dõi hoạt động chi bộ định kỳ. Mẫu này được thiết kế chuẩn theo Hướng dẫn 12-HD/BTCTW, với phần ghi chép chi tiết danh sách tham dự, nội dung phát biểu và kết quả biểu quyết, giúp chi bộ thực hiện nghiêm túc nguyên tắc tập trung dân chủ và dân chủ đi đôi với kỷ luật.

Tải Ngay Mẫu Biên Bản Họp Chi Bộ Thường Kỳ

Biên bản sinh hoạt chi bộ chuyên đề

Sinh hoạt chi bộ chuyên đề tập trung vào một nội dung cụ thể (học tập nghị quyết, kiểm điểm sâu, thảo luận nhiệm vụ trọng tâm, kết nạp đảng viên, kỷ luật đảng viên…). Biên bản sinh hoạt chuyên đề đòi hỏi ghi chép chi tiết, sâu sắc hơn, đặc biệt các ý kiến đóng góp, tranh luận và kết quả biểu quyết. Mẫu này phù hợp cho các cuộc họp chuyên đề quan trọng, đảm bảo tính khách quan, trung thực, là căn cứ để đánh giá chất lượng sinh hoạt chi bộ và xử lý các vấn đề liên quan theo quy định của Đảng.

Tải Ngay Mẫu Biên Bản Họp Chi Bộ Chuyên Đề

Biên bản họp chi ủy chi bộ

Họp chi ủy chi bộ (nếu chi bộ có chi ủy) là cuộc họp lãnh đạo chi bộ, thảo luận các vấn đề quan trọng trước khi trình chi bộ quyết định, hoặc xử lý các nhiệm vụ đột xuất. Biên bản họp chi ủy ghi nhận ý kiến lãnh đạo chi bộ, định hướng chỉ đạo và phân công thực hiện, có giá trị tham khảo cao cho bí thư chi bộ. Mẫu này nhấn mạnh tính lãnh đạo, tập trung vào nội dung chuẩn bị nghị sự chi bộ, kết luận và nhiệm vụ giao, giúp chi ủy chi bộ hoạt động hiệu quả, minh bạch và tuân thủ nguyên tắc tập trung dân chủ theo Điều lệ Đảng.

Tải Ngay Mẫu Biên Bản Họp Chi Ủy Chi Bộ

III. Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Viết Biên Bản Họp Chi Bộ Chuẩn

Biên bản họp chi bộ là tài liệu chính thức, có giá trị pháp lý nội bộ Đảng cao nhất trong sinh hoạt chi bộ, cần được lập chính xác, đầy đủ, khách quan và tuân thủ nghiêm ngặt thể thức văn bản hành chính của Đảng (theo Hướng dẫn 12-HD/BTCTW và Hướng dẫn 09-HD/BTCTW). Việc ghi chép đúng chuẩn không chỉ đảm bảo tính minh bạch, dân chủ mà còn là căn cứ để kiểm tra, giám sát, đánh giá và giải quyết các vấn đề liên quan đến chi bộ sau này. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết quy trình viết biên bản họp chi bộ chuẩn, chia theo 3 giai đoạn: chuẩn bị – trong họp – sau họp.

1. Chuẩn bị trước cuộc họp

Chuẩn bị kỹ lưỡng là yếu tố quyết định chất lượng biên bản, giúp thư ký ghi chép nhanh, chính xác và không bỏ sót nội dung quan trọng.

• Xác định thư ký cuộc họp: Thường do bí thư chi bộ chỉ định (thường là bí thư hoặc một đảng viên có năng lực ghi chép tốt). Thư ký cần hiểu rõ chương trình họp, các báo cáo sẽ trình bày và các vấn đề cần thảo luận.
• Kiểm tra mẫu biên bản, các tài liệu liên quan: Sử dụng mẫu biên bản họp chi bộ chuẩn theo Hướng dẫn 12-HD/BTCTW (có sẵn tại Ban Tổ chức Đảng ủy cấp trên). Chuẩn bị:
  • Danh sách đảng viên chi bộ (có mặt/vắng mặt).
  • Các báo cáo, đề án, tài liệu thảo luận (bản in hoặc file điện tử).
  • Nội quy sinh hoạt chi bộ, nghị quyết cấp trên liên quan.
• Chuẩn bị công cụ ghi chép:
  • Giấy bút, máy tính (ưu tiên), máy ghi âm (nếu chi bộ cho phép và đã xin ý kiến đảng viên).
  • Điện thoại/tablet để ghi chú nhanh (chỉ dùng hỗ trợ, không thay thế ghi chép chính thức).
  • Lưu ý: Ghi âm chỉ dùng để hỗ trợ hoàn thiện biên bản, không được phát tán hoặc sử dụng sai mục đích.

2. Trong quá trình họp

Thư ký phải ghi chép liên tục, trung thực, khách quan, không thêm bớt, không bình luận cá nhân.

• Ghi rõ thông tin hành chính:
  • Thời gian: Bắt đầu và kết thúc (đến phút).
  • Địa điểm họp (phòng họp, trụ sở, trực tuyến nếu họp online).
  • Thành phần tham dự: Liệt kê đầy đủ đảng viên có mặt, vắng mặt và lý do vắng (có xin phép hay không).
  • Chủ trì: Bí thư hoặc Phó bí thư chi bộ.
  • Thư ký: Ghi rõ họ tên người ghi biên bản.
• Ghi lại nội dung cuộc họp một cách trung thực, đầy đủ và khách quan:
  • Tóm tắt các báo cáo: Ghi ngắn gọn nội dung chính của báo cáo (không ghi nguyên văn trừ khi cần thiết).
  • Ghi rõ tên người phát biểu và nội dung cốt lõi: Ví dụ: “Đồng chí Nguyễn Văn A phát biểu: Đề nghị chi bộ tập trung thực hiện nhiệm vụ X, cần phối hợp chặt chẽ với Y…”.
  • Ghi nhận các thảo luận, tranh luận: Ghi đầy đủ các ý kiến khác nhau, đặc biệt ý kiến phản biện, không thiên vị.
  • Các quyết định, kết luận, nghị quyết được thông qua: Ghi rõ kết quả biểu quyết (đồng ý, không đồng ý, kiêng dè, tỷ lệ % nếu cần).
  • Nhiệm vụ được giao: Ghi rõ người thực hiện, nội dung nhiệm vụ và thời hạn hoàn thành.
• Lưu ý về ngôn ngữ, văn phong:
  • Ngắn gọn, rõ ràng, chính xác, dùng từ ngữ chuẩn mực của Đảng.
  • Không đưa quan điểm cá nhân của thư ký vào biên bản.
  • Ghi nguyên văn các ý kiến quan trọng, đặc biệt ý kiến của bí thư chi bộ hoặc cấp ủy viên.

3. Sau cuộc họp

Hoàn thiện biên bản ngay trong ngày hoặc chậm nhất trong 24–48 giờ để đảm bảo tính chính xác.

• Hoàn thiện biên bản, kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp:
  • Đọc lại toàn bộ biên bản, bổ sung, chỉnh sửa cho rõ ràng, mạch lạc.
  • Kiểm tra lại danh sách tham dự, nội dung phát biểu, kết luận, nhiệm vụ giao.
• Trình chủ trì/bí thư chi bộ và các thành viên liên quan duyệt:
  • Bí thư chi bộ đọc duyệt trước.
  • Nếu có sửa chữa, ghi chú rõ phần sửa và ký xác nhận lại.

Ký tên xác nhận của Chủ trì và Thư ký:

• Thông qua biên bản trước chi bộ (đối với sinh hoạt thường kỳ): Theo Hướng dẫn 09-HD/BTCTW, biên bản phải được đọc lại hoặc tóm tắt trong cuộc họp tiếp theo để chi bộ thông qua (nếu cần sửa chữa thì ghi phụ lục).
• Lưu giữ và bảo quản biên bản theo quy định:
  • Lưu bản gốc tại chi bộ (tủ hồ sơ bí mật).
  • Báo cáo cấp ủy cấp trên theo quy định (thường gửi bản sao biên bản họp định kỳ).
  • Lưu trữ ít nhất 5–10 năm hoặc vĩnh viễn đối với biên bản quan trọng (theo Hướng dẫn lưu trữ tài liệu Đảng).

Lưu ý chung khi viết biên bản họp chi bộ:

• Không ghi âm/ghi hình mà không có sự đồng ý của chi bộ.
• Không đưa nội dung họp ra ngoài chi bộ (bảo mật theo Điều lệ Đảng).
• Nếu họp trực tuyến: Ghi rõ nền tảng họp (Zoom, Teams), danh sách đăng nhập và thời gian tham gia.

Biên bản họp chi bộ chuẩn là tài liệu quan trọng để cấp ủy cấp trên theo dõi, đánh giá và chỉ đạo chi bộ. Việc lập đúng quy trình giúp chi bộ thực hiện nghiêm túc nguyên tắc tập trung dân chủ, dân chủ đi đôi với kỷ luật.

IV. Cấu Trúc Biên Bản Họp Chi Bộ Hoàn Chỉnh

Biên bản họp chi bộ là tài liệu chính thức, có giá trị pháp lý nội bộ Đảng cao nhất trong sinh hoạt chi bộ, cần tuân thủ nghiêm ngặt thể thức văn bản của Đảng theo Hướng dẫn 12-HD/BTCTW và Hướng dẫn 09-HD/BTCTW. Cấu trúc dưới đây là mẫu chuẩn, đầy đủ, được sử dụng rộng rãi trong các chi bộ cơ sở tại Việt Nam (cập nhật thực tiễn 2026), đảm bảo tính minh bạch, dân chủ và dễ kiểm tra, giám sát.

Phần mở đầu

Quốc hiệu, Tiêu ngữ Trình bày ở đầu trang, căn giữa, in đậm, cỡ chữ lớn:

ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Tên cơ quan cấp trên và tên chi bộ Ghi ngay dưới tiêu ngữ, căn giữa hoặc căn trái:

ĐẢNG ỦY: [Tên Đảng ủy cấp trên – ví dụ: Đảng ủy phường X, quận Y]

CHI BỘ: [Tên chi bộ – ví dụ: Chi bộ Tổ dân phố 1]

Tiêu đề biên bản In đậm, cỡ chữ 14–16, căn giữa:

BIÊN BẢN HỌP CHI BỘ THƯỜNG KỲ

(Tháng … năm 2026)

Có thể ghi thêm số hiệu: Số: …/BB-CB (nếu chi bộ có quy định đánh số biên bản).

Thông tin cơ bản

1. Thời gian: Bắt đầu và kết thúc (đến phút). Ví dụ: Hồi 19 giờ 30 phút đến 21 giờ 15 phút, ngày 01 tháng 01 năm 2026
2. Địa điểm: Phòng họp chi bộ, trụ sở Đảng ủy phường X… (hoặc ghi rõ họp trực tuyến nếu áp dụng).
3. Thành phần tham dự:
   • Tổng số đảng viên: … đồng chí
   • Có mặt: … đồng chí
   • Vắng mặt: … đồng chí (lý do: công tác, ốm, nghỉ phép… – ghi rõ tên và lý do từng người).
4. Chủ trì: Đồng chí [Họ tên] – Bí thư Chi bộ
5. Thư ký: Đồng chí [Họ tên] – Đảng viên (hoặc Phó bí thư chi bộ)

Phần nội dung chính

Nội dung sinh hoạt/chương trình nghị sự Ghi rõ thứ tự các nội dung theo chương trình họp (đã thông báo trước):

• Nội dung 1: Báo cáo tình hình đảng viên và công tác tư tưởng trong tháng.
• Nội dung 2: Báo cáo thực hiện nhiệm vụ chính trị và xây dựng chi bộ.
• Nội dung 3: Thảo luận, đóng góp ý kiến.
• Nội dung 4: Kết luận, quyết nghị và phân công nhiệm vụ.

Các báo cáo

• Tóm tắt ngắn gọn nội dung báo cáo (do bí thư hoặc đảng viên được phân công trình bày).
• Ví dụ: “Đồng chí [Họ tên] – Bí thư chi bộ báo cáo: Trong tháng 12/2025, chi bộ có 25 đảng viên, không có đảng viên vi phạm kỷ luật; hoàn thành 95% chỉ tiêu nhiệm vụ chính trị được giao; tình hình tư tưởng đảng viên ổn định…”

Ý kiến thảo luận, đóng góp của đảng viên

• Ghi tên người phát biểu (không ghi ẩn danh).
• Tóm tắt nội dung cốt lõi, ghi nguyên văn các ý kiến quan trọng, tranh luận gay gắt.
• Ví dụ: “Đồng chí [Họ tên] phát biểu: Đồng tình với báo cáo, đề nghị chi bộ tăng cường kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ chính trị ở tổ dân phố 1…” “Đồng chí [Họ tên] góp ý: Cần bổ sung biện pháp tuyên truyền cho đảng viên trẻ…”

Phần kết luận, quyết nghị của chi bộ

• Ghi rõ kết luận của bí thư chi bộ sau khi thảo luận.
• Nghị quyết được thông qua (bỏ phiếu, biểu quyết):
  • Tỷ lệ đồng ý/không đồng ý/kiêng dè (nếu có).
  • Các nhiệm vụ được giao: Ghi rõ người thực hiện, nội dung, thời hạn hoàn thành.
• Ví dụ: “Chi bộ biểu quyết thống nhất: Thông qua báo cáo tháng 12/2025; giao đồng chí [Họ tên] phụ trách kiểm tra nhiệm vụ X trước ngày 15/01/2026…”

Phần kết thúc

Thời gian kết thúc cuộc họp
Cuộc họp kết thúc hồi 21 giờ 15 phút cùng ngày.

Chữ ký và họ tên

CHỦ TRÌ CUỘC HỌP

Bí thư Chi bộ

(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu chi bộ nếu có)

Lưu ý quan trọng khi lập biên bản:

• Ghi chép trung thực, khách quan, không thêm bớt, không đưa quan điểm cá nhân của thư ký.
• Không tẩy xóa → nếu sai thì lập phụ lục bổ sung hoặc biên bản mới.
• Lập thành 02–03 bản: Bản gốc lưu tại chi bộ, bản sao gửi Đảng ủy cấp trên (nếu yêu cầu).
• Lưu trữ ít nhất 5–10 năm hoặc vĩnh viễn đối với biên bản quan trọng.
• Nếu họp trực tuyến: Ghi rõ nền tảng họp, danh sách đăng nhập và thời gian tham gia.

Cấu trúc trên là mẫu chuẩn, đầy đủ theo Hướng dẫn 12-HD/BTCTW, đảm bảo tính dân chủ, tập trung và kỷ luật trong sinh hoạt chi bộ.

V. Các Lỗi Thường Gặp Khi Lập Biên Bản Họp Chi Bộ

Biên bản họp chi bộ là tài liệu chính thức, có giá trị pháp lý nội bộ Đảng cao nhất, nhưng trong thực tiễn, nhiều chi bộ vẫn mắc phải các lỗi phổ biến dẫn đến biên bản thiếu chính xác, mất tính khách quan hoặc không đáp ứng yêu cầu kiểm tra, giám sát của cấp ủy cấp trên. Việc nhận diện và khắc phục kịp thời các lỗi này giúp biên bản trở thành tài liệu đáng tin cậy, minh bạch và hỗ trợ hiệu quả cho công tác xây dựng Đảng.

Dưới đây là các lỗi thường gặp nhất (dựa trên thực tiễn kiểm tra, hướng dẫn của Ban Tổ chức Trung ương và kinh nghiệm các chi bộ cơ sở năm 2026), kèm theo cách khắc phục cụ thể:

Lỗi thiếu thông tin

Biểu hiện phổ biến:

• Không ghi đầy đủ danh sách đảng viên tham dự (có mặt, vắng mặt, lý do vắng).
• Thiếu thông tin thời gian bắt đầu/kết thúc chính xác đến phút.
• Không ghi rõ chủ trì, thư ký, hoặc người phát biểu.
• Bỏ sót một phần nội dung chương trình nghị sự.

Hậu quả:

Cấp ủy cấp trên khó kiểm tra tính dân chủ, số lượng đảng viên tham gia, dẫn đến yêu cầu làm lại biên bản hoặc không công nhận kết quả sinh hoạt.

Cách khắc phục – Cách ghi đầy đủ mà không lan man:

• Sử dụng mẫu chuẩn theo Hướng dẫn 12-HD/BTCTW: Ghi phần “Thành phần tham dự” theo danh sách chi bộ (có mặt/vắng mặt, ghi rõ tên + lý do vắng như “công tác”, “ốm”, “nghỉ phép”).
• Ghi thời gian: “Hồi 19 giờ 00 phút đến 21 giờ 15 phút”.
• Không lan man: Chỉ ghi tên người phát biểu + nội dung cốt lõi (tóm tắt trong 1–3 câu), không ghi nguyên văn mọi lời nói trừ ý kiến quan trọng.
• Mẹo: Trước họp, chuẩn bị sẵn danh sách đảng viên và checklist chương trình nghị sự để đánh dấu từng mục.

Lỗi sai sót về số liệu, nội dung

Biểu hiện phổ biến:

• Sai số lượng đảng viên tham dự, tỷ lệ biểu quyết.
• Ghi sai tên người phát biểu hoặc nội dung ý kiến (thêm bớt, nhầm lẫn).
• Sai ngày tháng, số hiệu văn bản, chỉ tiêu nhiệm vụ.

Hậu quả:

Làm sai lệch kết quả sinh hoạt, ảnh hưởng đến đánh giá, phân loại chi bộ, đảng viên.

Cách khắc phục – Kỹ thuật kiểm tra chéo, xác nhận thông tin:

• Trong họp: Ghi nháp nhanh, sau mỗi phần quan trọng (biểu quyết, kết luận) – đọc lại ngắn gọn để chi bộ xác nhận “Có đồng ý với nội dung ghi nhận không?”.
• Sau họp: Đọc lại toàn bộ biên bản với bí thư chi bộ duyệt trước khi hoàn thiện.
• Sử dụng ghi âm (nếu chi bộ đồng ý) để đối chiếu khi cần.
• Kiểm tra chéo: So sánh với danh sách chi bộ, lịch họp, báo cáo cấp trên.
• Mẹo: Sử dụng bảng Excel mẫu để ghi số liệu (số lượng đảng viên, tỷ lệ biểu quyết) – tránh ghi tay sai.

Lỗi về văn phong, trình bày

Biểu hiện phổ biến:

• Văn phong dài dòng, lan man, lặp lại.
• Sai chính tả, ngữ pháp, dùng từ không chuẩn mực.
• Trình bày lộn xộn, không đánh số mục, không gạch đầu dòng.

Hậu quả:

Biên bản khó đọc, khó tra cứu, mất tính trang trọng, cấp ủy cấp trên có thể yêu cầu làm lại.

Cách khắc phục – Sử dụng ngôn ngữ chuẩn mực, rõ ràng:

• Ngôn ngữ: Ngắn gọn, trang trọng, dùng từ ngữ chuẩn mực của Đảng (“đồng chí”, “chi bộ thống nhất”, “biểu quyết thông qua”).
• Trình bày: Đánh số mục rõ ràng (1., 2., 3.), dùng gạch đầu dòng cho ý kiến phát biểu.
• Sau họp: Kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp bằng công cụ (Word) trước khi in ký.
• Mẹo: Sử dụng mẫu biên bản Word chuẩn (từ Ban Tổ chức Đảng ủy cấp trên), chỉ điền nội dung, tránh tự thiết kế lại.

Lỗi chủ quan, áp đặt ý kiến cá nhân

Biểu hiện phổ biến:

• Thư ký thêm ý kiến cá nhân (“ý kiến này hay”, “tôi thấy…”).
• Ghi thiên vị một bên (chỉ ghi ý kiến đồng tình, bỏ qua ý kiến phản biện).
• Ghi tóm tắt ý kiến theo hướng chủ quan của thư ký/bí thư.

Hậu quả:

Vi phạm nguyên tắc tập trung dân chủ, dân chủ đi đôi với kỷ luật; biên bản có thể bị cấp ủy cấp trên bác bỏ hoặc yêu cầu làm lại.

Cách khắc phục – Nguyên tắc ghi chép khách quan, trung thực:

• Chỉ ghi nguyên văn hoặc tóm tắt trung thực ý kiến phát biểu (không thêm thắt, không bình luận).
• Ghi đầy đủ cả ý kiến đồng tình lẫn phản biện, không thiên vị.
• Thư ký không đưa quan điểm cá nhân vào biên bản.
• Mẹo: Khi ghi ý kiến, luôn ghi “Đồng chí [Họ tên] phát biểu: …” để đảm bảo khách quan.

Lỗi không lưu giữ hoặc lưu giữ sai quy định

Biểu hiện phổ biến:

• Chỉ lưu bản nháp, không in ký gốc.
• Không lưu trữ theo thời hạn (mất mát sau 1–2 năm).
• Không báo cáo cấp ủy cấp trên (nếu quy định).

Hậu quả:

Không có tài liệu để kiểm tra, đánh giá chi bộ; khó xử lý khiếu nại, tố cáo liên quan đến sinh hoạt chi bộ.

Cách khắc phục – Quy định về thời hạn và cách thức lưu trữ:

• Lập thành 02–03 bản gốc có chữ ký: Bản lưu chi bộ (tủ hồ sơ bí mật), bản sao gửi Đảng ủy cấp trên (nếu yêu cầu).
• Lưu trữ ít nhất 5–10 năm (hoặc vĩnh viễn với biên bản quan trọng như kết nạp, kỷ luật).
• Scan màu PDF lưu điện tử (đám mây an toàn hoặc hệ thống quản lý văn bản Đảng).
• Mẹo: Lập danh mục lưu trữ biên bản theo năm/tháng, kiểm kê định kỳ.

Các lỗi trên đều có thể tránh được nếu thư ký chi bộ tuân thủ nghiêm ngặt nguyên tắc trung thực – khách quan – đầy đủ – chuẩn mực và sử dụng mẫu biên bản chuẩn từ Ban Tổ chức Đảng ủy cấp trên. Biên bản họp chi bộ hoàn chỉnh không chỉ là tài liệu ghi chép mà còn là “bằng chứng sống” cho hoạt động sinh hoạt Đảng, đảm bảo tính dân chủ, kỷ luật và hiệu quả thực hiện nghị quyết.

VI. Câu Hỏi Thường Gặp về Biên Bản Họp Chi Bộ

Dưới đây là các câu trả lời ngắn gọn, rõ ràng dựa trên quy định hiện hành của Đảng Cộng sản Việt Nam (Điều lệ Đảng khóa XIII, Hướng dẫn 12-HD/BTCTW, Hướng dẫn 09-HD/BTCTW và các văn bản hướng dẫn liên quan, cập nhật đến tháng 01/2026), kết hợp thực tiễn sinh hoạt chi bộ cơ sở.

Biên bản họp chi bộ có cần đóng dấu không?

Không bắt buộc đóng dấu chi bộ trong mọi trường hợp.

Theo Hướng dẫn 12-HD/BTCTW, biên bản họp chi bộ là văn bản nội bộ, chỉ cần chữ ký tay của Chủ trì (Bí thư chi bộ) và Thư ký (người ghi biên bản) là đã có giá trị pháp lý nội bộ Đảng đầy đủ.

Tuy nhiên nên đóng dấu khi:

• Gửi báo cáo cấp ủy cấp trên (Đảng ủy cơ sở/phường/xã).
• Biên bản có nội dung quan trọng (kết nạp đảng viên, kỷ luật, bầu cử chi ủy).
• Chi bộ có con dấu riêng (theo quy định của Đảng ủy cấp trên).

Đóng dấu giúp tăng tính trang trọng và dễ kiểm tra, nhưng không phải điều kiện bắt buộc để biên bản có hiệu lực.

Ai là người có trách nhiệm ghi biên bản?

Bí thư chi bộ chịu trách nhiệm chính về việc lập và hoàn thiện biên bản họp chi bộ (theo Điều lệ Đảng và Hướng dẫn 12-HD/BTCTW).

Trong thực tế:

• Bí thư chi bộ có thể trực tiếp ghi hoặc phân công một đảng viên có năng lực (thường là Phó bí thư, đảng viên trẻ, hoặc cán bộ văn phòng) làm thư ký cuộc họp.
• Người ghi biên bản phải:
  • Ghi chép trung thực, khách quan, đầy đủ.
  • Hoàn thiện biên bản ngay sau họp (chậm nhất 24–48 giờ).
  • Trình Bí thư duyệt trước khi lưu trữ.

Lưu ý: Người ghi biên bản phải có mặt đầy đủ trong cuộc họp và ký xác nhận vào biên bản.

Lưu giữ biên bản họp chi bộ trong bao lâu?

Thời hạn lưu trữ tối thiểu là 5–10 năm, tùy theo loại biên bản và quy định cụ thể của Đảng ủy cấp trên.

• Theo Hướng dẫn lưu trữ tài liệu Đảng (Hướng dẫn 09-HD/BTCTW và các văn bản liên quan):
  • Biên bản họp thường kỳ: Lưu ít nhất 5 năm.
  • Biên bản họp chuyên đề quan trọng (kết nạp đảng viên, kỷ luật, bầu cử chi ủy, kiểm điểm sâu): Lưu vĩnh viễn hoặc ít nhất 10–20 năm.
• Cách lưu trữ:
  • Bản gốc: Lưu trong tủ hồ sơ bí mật của chi bộ.
  • Bản sao: Gửi Đảng ủy cấp trên (nếu yêu cầu).
  • Bản điện tử: Scan màu PDF, lưu trên hệ thống quản lý văn bản Đảng (nếu có) hoặc đám mây an toàn.

Chi bộ cần lập danh mục lưu trữ theo năm/tháng để dễ tra cứu khi kiểm tra.

Có được ghi âm cuộc họp để hỗ trợ viết biên bản không?

Có thể ghi âm, nhưng phải được chi bộ đồng ý và chỉ dùng để hỗ trợ ghi chép biên bản.

Theo nguyên tắc sinh hoạt Đảng:

• Việc ghi âm phải được thông qua trong chương trình họp (ví dụ: “Chi bộ thống nhất cho phép ghi âm để hỗ trợ viết biên bản”).
• File ghi âm chỉ dùng nội bộ, không được phát tán, sao chép hoặc sử dụng sai mục đích (bảo mật theo Điều lệ Đảng).
• Sau khi biên bản hoàn thiện và được thông qua, file ghi âm nên xóa để tránh rủi ro lộ thông tin.

Lưu ý: Không được ghi hình (video) trừ khi chi bộ đồng ý và có mục đích đặc biệt (họp trực tuyến).

Biên bản họp chi bộ trực tuyến có khác gì biên bản họp trực tiếp?

Cấu trúc và nội dung cơ bản giống nhau, nhưng cần bổ sung một số thông tin đặc thù để đảm bảo tính minh bạch và đầy đủ:

• Khác biệt chính cần ghi thêm:
  • Ghi rõ: “Họp trực tuyến qua nền tảng [Zoom/Teams/Google Meet]”.
  • Danh sách đăng nhập: Tên đảng viên, thời gian tham gia (vào lúc mấy giờ, ra lúc mấy giờ).
  • Kiểm tra danh tính: Bí thư xác nhận từng đảng viên tham gia (qua video, tên tài khoản).
  • Vắng mặt: Ghi lý do và có xin phép trước không.
  • Kết quả biểu quyết: Nếu biểu quyết trực tuyến, ghi rõ cách thức (giơ tay trên màn hình, chat, poll) và tỷ lệ.

Lưu ý:

• Biên bản họp trực tuyến vẫn phải in ra ký tay (hoặc ký số nếu chi bộ áp dụng chữ ký số) để có giá trị pháp lý nội bộ.
• File ghi âm/ghi hình họp trực tuyến (nếu có) phải được bảo mật tuyệt đối và xóa sau khi biên bản hoàn thiện.