Agenda là gì? Cách xây dựng Agenda chuyên nghiệp, logic, hấp dẫn
Agenda đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc quản lý thời gian và nâng cao hiệu quả của các cuộc họp và sự kiện. Nếu thiếu đi Agenda, các chương trình có thể dễ dàng đi chệch hướng, lệch trọng tâm, sai mục đích khi bắt đầu tổ chức chương trình. Vậy Agenda là gì? Một Agenda chuẩn cần có những nội dung gì? 1Office sẽ giúp bạn hiểu rõ về Agenda và một số cách xây dựng bản Agenda chuyên nghiệp nhất, giúp bạn ghi điểm trong mắt khách hàng, ban lãnh đạo và các đồng nghiệp.
Mục lục
1. Agenda là gì?
Agenda, hay còn gọi là lịch trình hoặc chương trình nghị sự, là một danh sách các hoạt động hoặc các mục nội dung được sắp xếp theo thứ tự thời gian, được sử dụng để tổ chức và quản lý các cuộc họp, sự kiện hoặc các chương trình hoạt động khác. Nó giống như một bản kế hoạch giúp định hướng và giữ cho mọi thứ diễn ra theo đúng trình tự, mục tiêu và đảm bảo thời lượng chương trình.
2. Tầm quan trọng của Agenda
Agenda đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và điều hành hiệu quả các cuộc họp, hội thảo, và sự kiện. Nó mang lại nhiều lợi ích thiết thực, giúp tối ưu hóa thời gian, nâng cao năng suất và đạt được các mục tiêu đề ra. Cụ thể:
2.1 Thông tin trước nội dung sẽ có cho người tham gia
Agenda đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo sự thành công của một cuộc họp bằng cách cung cấp cho người tham dự bản hướng dẫn chi tiết về nội dung thảo luận. Nhờ đó, họ có thể chuẩn bị kỹ lưỡng hơn, góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng buổi họp. Việc chia sẻ agenda trước cuộc họp thể hiện sự tôn trọng thời gian và sự chuyên nghiệp của người tổ chức. Điều này giúp tạo dựng thiện cảm và khuyến khích sự tham gia tích cực từ phía người tham dự.
2.2 Đảm bảo tính hiệu quả và nội dung chương trình đi đúng hướng
Agenda đóng vai trò như kim chỉ nam, giúp điều phối cuộc họp diễn ra suôn sẻ, hiệu quả và đạt được mục tiêu đề ra. Nhờ có Agenda, người chủ trì có thể dễ dàng điều hướng các nội dung thảo luận, đảm bảo cuộc họp đi đúng hướng và không bị lạc đề, mọi người có thể tập trung vào những vấn đề quan trọng, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả thảo luận.
2.3 Tăng cường sự tập trung và tham gia của người tham dự
Khi được thông báo trước về nội dung của chương trình, người tham dự sẽ có xu hướng tập trung cao độ, chủ động theo dõi các nội dung họ quan tâm và tích cực tham gia xây dựng. Nhờ vậy, họ có thể đóng góp ý kiến một cách hiệu quả, cùng nhau giải quyết vấn đề và đưa ra những quyết định sáng suốt. Agenda cũng giúp hạn chế việc đưa ra các chủ đề không liên quan, đảm bảo cuộc họp luôn diễn ra theo hướng đi đúng và đạt được các mục tiêu đã đề ra.
2.4 Ghi chép và lưu trữ thông tin
Agenda đóng vai trò như một bản ghi chép tóm tắt nội dung chính của cuộc họp, bao gồm các chủ đề thảo luận, ý kiến đóng góp, quyết định được đưa ra và các nhiệm vụ được phân công. Sau cuộc họp, agenda có thể coi như một biên bản cuộc họp rút gọn, có thể được lưu trữ để tham khảo cho các mục đích khác nhau như theo dõi tiến độ công việc, chuẩn bị nội dung cho các cuộc họp tiếp theo hoặc cung cấp các thông tin cần thiết.
2.5 Phân công trách nhiệm rõ ràng
Agenda là công cụ hữu ích giúp ban tổ chức phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên trong khâu tổ chức phân công trách nhiệm rõ ràng giúp đảm bảo mỗi người đều hiểu rõ vai trò và nhiệm vụ của mình, từ đó thúc đẩy tiến độ công việc, nâng cao hiệu quả chung và tăng cường tinh thần trách nhiệm cho mỗi thành viên trong tập thể.
Xem thêm:
3. Tại sao cần xây dựng Agenda riêng cho từng dạng sự kiện?
Cụm từ Agenda khi kết hợp với các từ khác sẽ cho ra những thể loại sự kiện khác nhau:
- Environmental agenda: chương trình nghị sự môi trường
- Event agenda: chương trình sự kiện
- My agenda: nhật ký công tác cá nhân
- Feminist agenda: chương trình nghị sự nữ quyền
- Political agenda: chương trình nghị sự chính trị
- Domestic agenda: chương trình nghị sự trong nước
- Meeting agenda: Nhật ký/Biên bản cuộc họp
Mỗi sự kiện có mục tiêu, đối tượng tham gia, và nội dung khác nhau. Ví dụ, một hội thảo học thuật sẽ có cấu trúc và nội dung khác với một buổi tiệc kỷ niệm công ty, hay một buổi hội thảo chia sẻ sẽ khác với một buổi họp trong doanh nghiệp. Do đó, mỗi sự kiện có một Agenda được thiết kế riêng sẽ đảm bảo sự kiện đó diễn ra suôn sẻ và đáp ứng đúng mục đích, đủ nội dung theo đúng kế hoạch đề ra.
Bên cạnh đó, mỗi loại sự kiện có những yêu cầu về thời gian khác nhau. Một cuộc họp doanh nghiệp cần phải tập trung vào việc ra quyết định và thảo luận, trong khi một sự kiện giải trí cần có thời gian dành cho hoạt động giải trí và giao lưu. Agenda cụ thể giúp quản lý thời gian hợp lý, tránh lãng phí và đảm bảo mọi hoạt động diễn ra đúng kế hoạch.
Việc xây dựng Agenda riêng cho từng dạng sự kiện sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong công tác tổ chức. Khi có một Agenda rõ ràng và chi tiết, ban tổ chức có thể dễ dàng phân công công việc, theo dõi tiến độ và xử lý các tình huống phát sinh. Điều này giúp sự kiện diễn ra trơn tru và giảm thiểu các rủi ro không mong muốn.
4. Đặc điểm của một Agenda chuẩn chuyên nghiệp
Mỗi sự kiện agenda sẽ được tùy biến theo mục đích và nội dung, tuy nhiên vẫn cần đảm bảo các đặc điểm của một bản agenda chuyên nghiệp. Các tiêu chí bạn cần đảm bảo đối với agenda như sau:
- Bố cục rõ ràng, dễ đọc: Sắp xếp mục tiêu, thời gian và nội dung một cách logic, có thứ tự.
- Phân bổ thời gian hợp lý: Dành đủ thời gian cho từng mục tiêu, hoạt động và dự phòng cho trường hợp bất ngờ.
- Cung cấp đầy đủ thông tin: Bao gồm địa điểm, người phụ trách, mục tiêu cụ thể cho mỗi nhiệm vụ.
- Thiết kế chuyên nghiệp: Sử dụng font chữ dễ đọc, màu sắc và hình ảnh hợp lý để làm nổi bật thông tin quan trọng.
- Linh hoạt và thích ứng: Có thể thay đổi, điều chỉnh khi cần thiết để phù hợp với diễn biến thực tế.
- Đồng nhất: Sử dụng kiểu chữ, cách bố trí và các yếu tố thiết kế thống nhất.
- Ngôn ngữ đơn giản: Tránh sử dụng ngôn ngữ mơ hồ, đảm bảo mọi người dễ dàng nắm bắt thông tin.
Bằng cách tuân theo những nguyên tắc trên, bạn có thể tạo ra Agenda phù hợp với mọi nhu cầu, giúp cuộc họp diễn ra hiệu quả và đạt được mục tiêu đề ra.
5. Những nội dung cơ bản cần có trong Agenda
Agenda cho từng loại chương trình, sự kiến sẽ có bố cục nội dung khác nhau, tuy nhiên, các nội dung cơ bản cần có trong một bản agenda thường bao gồm:
- Tiêu đề / Chủ đề chính: Tiêu đề rất được thể hiện ngắn gọn, súc tích, chứa những từ khóa chính để người tham dự dễ dàng nhận biết và nắm bắt chủ đề của cuộc họp hay chương trình.
- Thời gian, địa điểm và thành phần tham dự: Thông tin cơ bản của cuộc họp
- Mục đích tổ chức: Thể hiện lý do tổ chức cuộc họp và mong muốn đạt được điều gì sau khi kết thúc.
- Nội dung chương trình: Liệt kê chi tiết các chủ đề thảo luận, trình bày, báo cáo,… được sắp xếp theo thứ tự logic và ưu tiên, đồng thời phân bổ thời gian hợp lý cho từng phần.
- Các vấn đề cần giải quyết: Các vấn đề cần được xác định rõ ràng, có thể hành động và liên quan đến mục đích của cuộc họp. Việc tập trung vào giải pháp thay vì chỉ thảo luận vấn đề sẽ giúp cuộc họp đi vào trọng tâm và đạt được kết quả mong muốn.
6. Hướng dẫn cách xây dựng Agenda chuẩn chuyên nghiệp
Một bản agenda hoàn chỉnh và đẹp mắt sẽ thể hiện được tính chuyên nghiệp trong khâu chuẩn bị. Hơn nữa, người đọc sẽ dễ dàng tiếp thu và theo dõi, giúp việc quản lý công việc trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn.
Bước 1: Xác định chủ đề và đặt tiêu đề Agenda ấn tượng
Trước khi bắt đầu xây dựng agenda, bạn cần dành thời gian nghiên cứu và xác định chủ đề của cuộc họp này là gì? Loại hình cuộc họp (họp phòng/ban, họp hội đồng quản trị, sự kiện ra mắt sản phẩm mới, v.vv..)? Mục đích cuộc họp là gì?. Việc thu thập các thông tin này giúp bạn xác định chính xác chủ đề và mục tiêu của sự kiện, từ đó bạn cần đưa ra một tiêu đề hay và chuẩn.
Về mặt trình bày, tiêu đề Agenda chuyên nghiệp cần đảm bảo được các yêu cầu sau:
- Trình bày ngắn gọn, xúc tích, dễ hiểu (hạn chế tối đa 60 – 90 ký tự để đảm bảo tính thẩm mỹ)
- Tiêu đề bao quát được nội dung chính, cho người đọc thấy rõ mục tiêu, mục đích cụ thể khi tổ chức cuộc họp/sự kiện/hội thảo. Ví dụ: “September 2024 Marketing Plan Meeting Agenda – Cuộc họp xây dựng kế hoạch marketing tháng 9/2024”
- Về mặt hình thức: Tiêu đề Agenda nên viết in hoa, tô đậm và thiết lập cỡ chữ tohơn các phần nội dung khác. Về font chữ, cần đồng nhất và chú ý tránh việc thiết kế nhiều màu sắc hoặc chứa hình ảnh phức tạp.
Bước 2: Thông tin về thời gian – địa điểm – thành phần tham dự
Phần thời gian, địa điểm và thành phần tham dự nên được đặt ngay dưới tiêu đề của Agenda. Để đảm bảo tính chuyên nghiệp và thẩm mỹ cho một bản Agenda, khi xây dựng nội dung này bạn cần chú ý hình thức và nội dung. Cụ thể:
- Thời gian diễn cuộc họp/sự kiện: Ghi rõ ngày, giờ bắt đầu và kết thúc dự kiến của cuộc họp, chi tiết ngày/tháng/năm. Ví dụ: Thời gian: 8h00 – 11h30 ngày 05/09/2023.
- Địa điểm tổ chức cuộc họp/sự kiện: Điền chính xác nơi sẽ diễn ra cuộc họp, ghi thông tin địa điểm chi tiết nhất từ số phòng, số tầng, tên tòa nhà. Ví dụ: Phòng họp 1, Công ty X, tầng 2, Tòa nhà ABC.
- Thành phần tham dự: Chi tiết danh sách của tất cả những người tham dự cuộc họp, ghi đầy đủ họ tên, chức vụ và đơn vị/phòng ban để quản lý danh sách tham dự và nắm bắt vai trò, trách nhiệm của từng thành viên.
Về mặt trình bày, các thông tin về thời gian, địa điểm và thành phần tham dự trong bản Agenda nên viết dạng in đậm để làm nổi bật.
Bước 3: Trình bày mục đích của chương trình/cuộc họp/sự kiện
Mục đích của agenda thực chất là phần tóm tắt nội dung của cuộc họp/sự kiện. Một bản agenda chuyên nghiệp cần nêu được mục đích trực tiếp và tập trung vào vấn đề trọng tâm, đảm bảo phù hợp với loại hình cuộc họp bạn muốn tổ chức và mục tiêu của cuộc họp.
Khi viết mục đích, bạn chỉ nên dành ra từ 1 đến 5 câu để trình bày, tránh việc lan man và chi tiết hóa nội dung. Ngoài ra, bạn cũng nên cân nhắc xem mục đích đó có tạo hứng thú cho những người nhận agenda không. Vì điều này sẽ kích thích họ tìm hiểu, chủ động nghiên cứu trước các vấn đề.
Về mặt thẩm mỹ, khi trình bày phần nội dung này, bạn nên sử dụng định dạng gạch chân hoặc in đậm/nghiêng để người nhận agenda đều có thể nhìn thấy.
Bước 4: Liệt kê các nội dung chính
Để các chương trình, cuộc họp, sự kiện diễn ra đúng mục đích và đầy đủ nội dung, bản Agenda mà bạn xây dựng nhất định phải trình bày được rõ các nội dung, hoạt động sẽ thảo luận/diễn ra và các vấn đề cần giải quyết trong cuộc họp. Việc xác định nội dung trong một mẫu Agenda cũng đồng thời giúp bạn tránh được việc không bỏ sót những vấn đề quan trọng.
Khi trình bày phần nội dung trong Agenda, bạn cần chú ý đến số lượng nội dung và thời lượng mỗi phần. Bạn cần xác định được chương trình cuộc họp sẽ đề cập đến các nội dung nào và thời lượng cho mỗi nội dung là bao lâu.
Để bước này được thực hiện có hiệu quả, một vài tips nhỏ khi khai thác nội dung Agenda mà bạn có thể áp dụng là:
- Không nên nhét quá nhiều nội dung vào một bản Agenda, thay vào đó chỉ tập trung vào những vấn đề trọng tâm.
- Các nội dung nên sắp xếp theo theo nguyên tắc ưu tiên về mức độ quan trọng.
- Ghi kèm tên người sẽ phụ trách cho từng mục nội dung cụ thể để họ nắm thông tin và có sự chuẩn bị trước.
Bước 5: Lập danh sách các tài liệu cần thiết
Nếu một trong những người tham dự cuộc họp cần mang theo các tài liệu như slide thuyết trình, báo cáo về kết quả của kế hoạch tháng/quý/năm trước, mô tả chi tiết về dự án, bảng điểm danh,… bạn cũng nên ghi chú rõ ràng về điều này trong bản kế hoạch. Việc liệt kê danh sách các tài liệu này sẽ giúp mọi người tham gia chuẩn bị tốt hơn, đồng thời giúp cho cuộc họp diễn ra một cách suôn sẻ mà không bị gián đoạn bởi những vấn đề không mong muốn.
7. Kết
Trên đây là chi tiết phần giải đáp về agenda cùng các nội dung cơ bản cần có trong agenda và hướng dẫn cách xây dựng Agenda chuyên nghiệp. Hy vọng các thông tin trong bài sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình xây dựng nội dung cho chương trình, cuộc họp, sự kiện.
Chúc bạn thành công!
