Các hình thức chấm công trong doanh nghiệp hiện nay

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều thiết bị chấm công, khiến các nhà quản lý vô cùng phân vân khi lựa chọn. Bài viết này của 1Office sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn ưu – nhược điểm của các hình thức chấm công phổ biến nhất trong doanh nghiệp hiện nay.

1. Chấm công là gì?

Định nghĩa chấm công: Chấm công là một tác vụ quen thuộc và vô cùng quan trọng trong các doanh nghiệp nhằm thu thập thời gian làm việc của mỗi nhân viên theo thời gian thực, bao gồm: check in (giờ vào), check out (giờ ra), phân ca, làm thêm, nghỉ phép, đi muộn, về sớm.

Các hình thức chấm công phổ biến hiện nay đó là:

• Chấm công bằng thẻ giấy
• Chấm công bằng thẻ từ
• Chấm công bằng vân tay
• Chấm công bằng khuôn mặt
• Chấm công bằng mống mắt
• Chấm công bằng định vị GPS

2. Tại sao phải chấm công?

Mục đích của việc chấm công: Theo dõi và quản lý số giờ công làm việc của mỗi nhân viên một cách chính xác và công bằng nhất. Các số liệu này là cơ sở cho việc tính lương, thưởng hoặc khiển trách nhân viên, giúp mọi người tuân thủ kỷ luật và hỗ trợ các bộ phận theo dõi tình hình làm việc của các thành viên trong đội ngũ để đưa ra các điều chỉnh phù hợp. Từ đó tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp, góp phần xây dựng ý thức chấp hành nội quy doanh nghiệp nghiêm túc hơn. Ngày nay, công việc chấm công đã trở nên phổ biến tại các văn phòng, doanh nghiệp, trở thành cánh tay phải đắc lực cho nhà quản trị nhân sự trong việc giám sát và đánh giá nhân viên nhờ thống kê các số liệu chấm công. Sau đây là những đánh giá về các hình thức chấm công trong doanh nghiệp.

3. Đánh giá ưu – nhược điểm của từng hình thức chấm công hiện nay

3.1 Hình thức chấm công bằng thẻ giấy

Chấm công thẻ giấy dùng thẻ giấy để lưu lại các dữ liệu chấm công của nhân viên. Cách chấm công bằng thẻ giấy: khi chấm công, nhân viên phải đưa thẻ vào trong máy chấm, máy sẽ in lên thẻ các thông tin ngày, giờ chấm công. Thông thường, thẻ giấy của nhân viên sẽ được chia sẵn giờ cho 3 ca làm việc (sáng, chiều, làm ngoài giờ) tương ứng với 31 ngày. Tại các nhà máy chế biến, sản xuất,… bắt buộc phải mặc trang phục khử trùng hoặc trang phục bảo hộ lao động nếu vân tay dính nhiều bụi bẩn, dầu mỡ,… thì việc chấm công thẻ giấy là sự lựa chọn hoàn hảo. Ưu nhược điểm của máy chấm công bằng thẻ giấy:

Ưu điểm của hình thức chấm công bằng thẻ giấy:

• Lắp đặt và sử dụng đơn giản ở bàn hoặc vị trí thuận tiện cho việc chấm công, dễ dàng di chuyển; không cần phải lấy dấu vân tay, làm thẻ từ, không cần lắp đường điện, kết nối mạng.
• Tính công thuận tiện và nhanh chóng, nhân viên chỉ cần cho thẻ giấy vào máy chấm để in giờ lên thẻ. Máy in nhanh chỉ mất 1s cho mỗi lần chấm.
• Tiết kiệm chi phí vì giá thành của máy chấm công thẻ giấy thường thấp hơn so với các loại máy chấm công khác trên thị trường.

Nhược điểm của hình thức chấm công bằng thẻ giấy:

• Tính trung thực khó được đảm bảo hơn vì hoàn toàn có thể nhờ chấm công hộ.
• Thẻ giấy có độ bền không cao, có thể bị rách, ướt nếu không được bảo quản tốt.
• Tốn thời gian và công sức tổng hợp lại dữ liệu thủ công, khó tránh khỏi sai sót.
• Tốn chi phí duy trì máy như thay mực, làm thẻ giấy,…

Xem thêm: Hướng dẫn cách làm bảng chấm chấm công trên Excel đơn giản, dễ hiểu

3.2 Hình thức chấm công điện tử bằng thẻ từ

Mỗi thẻ từ được lưu trữ mã số cũng như thông tin cần thiết của nhân viên. Cách chấm công bằng thẻ từ: khi chấm công, người chấm dùng thẻ quẹt vào đầu đọc thẻ, dữ liệu ra vào sẽ được tự động lưu lại trong máy.  

Ưu điểm của hình thức chấm công bằng thẻ từ:

• Tiết kiệm thời gian: với 2s việc chấm công trở nên giản tiện và nhanh chóng, giúp giảm thiểu thời gian chấm công cho các doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn. 
• Dễ dàng bảo quản: chất liệu thẻ từ làm từ nhựa nên dễ dàng bảo quan hơn so với thẻ giấy.
• Hiệu quả cao: máy chấm được kết nối với máy tính thuận tiện cho việc xử lý, tổng hợp dữ liệu, nâng cao hiệu quả nhân sự.
• Chính xác: việc cài đặt với máy tính giúp công việc tổng hợp thông tin nhanh – tiện – gọn, tránh tối đa sai sót, tiết kiệm được thời gian, công sức và nhân lực.
• Linh hoạt: máy chấm từ có thể tích hợp các tính năng chấm công khuôn mặt, chấm công vân tay,…
• Ngoài ra, máy chấm từ có bộ nguồn dự trữ đề phòng trường hợp mất dữ liệu khi bị cúp điện.

Nhược điểm của hình thức chấm công bằng thẻ từ:

• Phát sinh thêm chi phí in thẻ từ cho nhân viên
• Đòi hỏi người lao động phải mang theo thẻ
• Có thể chấm công hộ dễ dàng nếu không có người giám sát.

3.3 Hình thức chấm công bằng vân tay

Là một trong những hình thức chấm công thịnh hành nhất hiện nay, sử dụng máy chấm công điện tử vân tay. Hình thức này nhờ ứng dụng công nghệ sinh trắc học vân tay cùng các công nghệ xử lý hình ảnh giúp xác định được danh tính của mỗi người bằng dấu vân tay. Quy trình chấm công vân tay được xây dựng tùy vào quy định của mỗi doanh nghiệp, bao gồm cả thưởng phạt theo số liệu của máy chấm công. Đây cũng là hình thức chấm công rất phổ biến tại các văn phòng, công ty. Ưu nhược điểm của máy chấm công thẻ từ:

Ưu điểm của hình thức chấm công bằng vân tay:

• Độ chính xác cao, hoạt động ổn định.
• Hạn chế tối đa tình trạng chấm công hộ hay các gian lận chấm công khác.
• Thao tác chấm công nhanh chóng, chuyên nghiệp, phù hợp với các văn phòng, tòa nhà.
• Không phát sinh chi phí vận hành, phí in thẻ, giá thành máy cũng rẻ hơn so với các hình thức chấm công khuôn mặt, chấm công mống mắt.
• Tính linh hoạt cao, cho phép nhân sự trích xuất và tổng hợp dư liệu để tính lương, quản lý và đánh giá nhân viên.

Nhược điểm của hình thức chấm công bằng vân tay:

• Nếu vân tay bị ướt, dính dầu mỡ, bị thương, dấu vân tay bị mòn sẽ ảnh hưởng đến việc chấm công hoặc khó chấm thành công.

3.4 Hình thức chấm công bằng khuôn mặt

Chấm công bằng khuôn mặt dựa vào các nhận dạng trên khuôn mặt thông qua dữ liệu khuôn mặt đã được lưu trữ từ trước. Đây là hình thức chấm công ưu việt và tiên tiến nhất hiện nay.

Ưu điểm của hình thức chấm công bằng khuôn mặt:

• Loại bỏ được các hạn chế như: quên thẻ, mòn vân tay,… từ các hình thức chấm công khác
• Mang lại độ chính xác cao, không xảy ra các trường hợp gian lận chấm công
• Tốc độ chấm công nhanh và hiệu quả
• Không phát sinh thêm các chi phí khác khi vận hành
• Tổng hợp, quản lý và xử lý dữ liệu dễ dàng do được kết nối đồng bộ với máy tính và các thiết bị điện tử khác

Nhược điểm của hình thức chấm công bằng khuôn mặt:

• Chi phí đầu tư mua máy chấm công khá đắt
• So với hình thức chấm bằng vân tay, thẻ, giấy thì tốc độ xử lý chậm hơn

3.5 Hình thức chấm công bằng mống mắt

Là phương pháp sử dụng thuật toán hình ảnh để nhận dạng dựa vào cấu trúc phức tạp và độc nhất của mống mắt ngay cả khi người dùng có đeo kính hay kính áp tròng. Hình thức chấm công này ứng dụng công nghệ nhận dạng mống mắt (Iris Recognition). Ưu nhược điểm của máy chấm công mống mắt:

Ưu điểm của hình thức chấm công bằng mống mắt:

• Độ chính xác tuyệt đối nhờ ông nghệ chấm công tiên tiến nhất hiện nay.
• Tốc độ xử lý nhanh chóng, đơn giản và rất dễ sử dụng.
• Chế độ bảo mật cực kỳ tốt.

Nhược điểm của hình thức chấm công bằng mống mắt:

• Giá thành quá cao so với những hình thức chấm công còn lại.

3.6 Hình thức chấm công bằng GPS

GPS được viết tắt bởi cụm từ tiếng anh Global Positioning System (có nghĩa là Hệ thống định vị toàn cầu). Nó là một hệ thống định vị toàn cầu cho phép người dùng sử dụng định vị trên các thiết bị thu GPS để xác định vị trí của mình một cách chính xác nhất dù bạn ở nơi đâu trên Trái Đất.

Chấm công bằng GPS là một hình thức chưa phổ biến tại Việt Nam song đã và đang được nhiều doanh nghiệp trên thế giới ưa chuộng. Chỉ cần có mạng Internet, nhà quản lý sẽ nắm được thông tin toàn bộ về nhân viên: giờ giấc đi làm, họ đang ở đâu, rời vị trí làm việc khi nào. Phương thức chấm công này đặc biệt phù hợp để quản lý nhân viên từ xa và linh hoạt giờ làm.

Một trong những phần mềm quản lý chấm công được nhiều công ty, doanh nghiệp sử dụng là 1Office. Không chỉ hỗ trợ chấm công từ xa cho nhân viên mà còn tích hợp nhiều giải pháp quản trị nhân sự – doanh nghiệp ưu việt khác. 

Ưu điểm của hình thức chấm công bằng GPS:

• Người quản lý không cần phải mất quá nhiều thời gian nhưng vẫn có thể chấm công hiệu quả.
• Phần mềm linh hoạt đối với từng doanh nghiệp, có thể thay đổi một số đặc tính của phần mềm khi sử dụng ở từng doanh nghiệp khác nhau
• Tạo tác phong công nghiệp, làm việc chuyên nghiệp hơn cho mỗi nhân viên.
• Hệ thống phần mềm giúp định vị công ty, doanh nghiệp. Nhân viên sẽ chỉ được tính giờ bắt đầu công việc và giờ kết thúc công việc khi check in tại vị trí của công ty.

Nhược điểm của hình thức chấm công bằng GPS:

• Đòi hỏi người dùng phải có thiết bị smartphone kết nối mạng.

Như vậy, bài viết đã chia sẻ cho bạn những thông tin hữu ích về 6 hình thức chấm công phổ biến nhất doanh nghiệp hiện nay và phân tích các ưu – nhược điểm của từng loại hình. Hy vọng với những thông tin hữu ích trên sẽ giúp bạn đánh giá và lựa chọn được hình thức chấm công phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình.

Như vậy, nội dung bài viết trên đã giới thiệu tới người dùng về các hình thức chấm công phổ biến, được nhiều người sử dụng nhất hiện nay. Hy vọng với nội dung hữu ích trên sẽ giúp bạn lựa chọn được hình thức chấm công phù hợp cho doanh nghiệp, giúp tiết kiệm tối đa thời gian, công sức trong quá trình tổng hợp công, tính lương cho nhân viên.

Đăng ký để được tư vấn: 083 483 8888

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:

Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/

Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA