Cách tính giảm trừ gia cảnh thuế TNCN [Cập nhật 2026]

Biết cách tính giảm trừ gia cảnh không chỉ giúp người lao động tối ưu thu nhập thực nhận, mà còn hỗ trợ doanh nghiệp quyết toán thuế TNCN chính xác, tránh rủi ro pháp lý. Tuy nhiên, nhiều cá nhân và kế toán vẫn còn lúng túng trong việc xác định: Ai đủ điều kiện là người phụ thuộc? Mức giảm trừ hiện nay là bao nhiêu và cần chuẩn bị chứng từ gì để được cơ quan thuế chấp nhận? Hãy cùng 1Office cập nhật quy định và giải đáp những thắc mắc liên quan đến giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc

Giảm trừ gia cảnh là gì? Mức giảm trừ gia cảnh từ năm 2026

Giảm trừ gia cảnh là số tiền được trừ vào thu nhập chịu thuế của cá nhân trước khi tính thuế đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công. Đây là chính sách nhân văn của Nhà nước, nhằm hỗ trợ người nộp thuế giảm bớt gánh nặng tài chính để đảm bảo mức sống cơ bản cho bản thân và những người thân mà họ có trách nhiệm nuôi dưỡng.

Căn cứ theo Nghị quyết số 110/2023/UBTVQH15 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội, các định mức trong giảm trừ gia cảnh đã có sự thay đổi đáng kể được quy định như sau:

• Mức giảm trừ cho bản thân người nộp thuế được điều chỉnh tăng lên 15,5 triệu đồng/tháng (tương đương 186 triệu đồng/năm)
• Đối với mỗi người phụ thuộc đã đăng ký và đủ điều kiện, mức giảm trừ được nâng lên 6,2 triệu đồng/tháng.

Cách tính giảm trừ gia cảnh thuế TNCN chi tiết

Để thực hiện cách tính thuế giảm trừ gia cảnh đúng chuẩn, người lao động và doanh nghiệp cần tuân thủ quy trình xác định thu nhập tính thuế sau khi đã loại trừ các khoản miễn thuế và bảo hiểm bắt buộc.

Quy trình tính toán được thực hiện theo 3 bước chính:

Bước 1: Xác định Thu nhập chịu thuế

Thu nhập chịu thuế là tổng thu nhập từ tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp, trợ cấp mà người lao động nhận được (trừ các khoản phụ cấp không tính thuế theo quy định).

Bước 2: Xác định các khoản giảm trừ

Tại bước này, người nộp thuế sẽ áp dụng cách tính giảm trừ gia cảnh dựa trên số lượng người phụ thuộc thực tế đã đăng ký:

• Giảm trừ cho bản thân: 15.500.000 VNĐ/tháng.
• Giảm trừ cho người phụ thuộc: 6.200.000 VNĐ/người/tháng.
• Các khoản đóng góp bảo hiểm bắt buộc (8% BHXH, 1,5% BHYT, 1% BHTN).
• Các khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo (nếu có chứng từ).

Xem thêm:

• Công thức và mẫu bảng tính Bảo hiểm xã hội mới nhất 2026
• Tỷ lệ đóng BHXH năm 2026 là bao nhiêu? Cách tính tỷ lệ đóng cho doanh nghiệp & NLĐ

Bước 3: Tính thu nhập tính thuế và áp dụng biểu thuế lũy tiến

Sau khi lấy có thu nhập chịu thuế và tổng các khoản giảm trừ ở Bước 2, ta có công thức tính:

Thu nhập tính thuế = Tổng thu nhập chịu thuế – các khoản đóng góp và giảm trừ

Thuế TNCN= Thu nhập tính thuế x thuế suất lũy tiến từng phần

Bảng thuế lũy tiến từng phần tính thuế TNCN:

(TNTT là Thu nhập tính thuế sau khi đã trừ các khoản giảm trừ gia cảnh và bảo hiểm)

Xem thêm: CÁCH TÍNH THUẾ THU NHẬP CÁ NHÂN VÀ CÔNG CỤ TÍNH MIỄN PHÍ 2026

Ai được tính giảm trừ gia cảnh? Điều kiện để được tính giảm trừ gia cảnh là gì?

Theo quy định mới, đối tượng được áp dụng giảm trừ gia cảnh là cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công. Để tối ưu nghĩa vụ thuế, người nộp thuế cần nắm rõ cách tính giảm trừ gia cảnh dựa trên hai nhóm đối tượng chính: bản thân người nộp thuế và người phụ thuộc mà người đó có trách nhiệm nuôi dưỡng.

Đối tượng được tính giảm trừ gia cảnh

Căn cứ Điều 10 của Nghị định 253/2026/NĐ-CP, đối tượng người phụ thuộc bao gồm:

• Con cái: Bao gồm con đẻ, con nuôi hợp pháp, con ngoài giá thú, con riêng của vợ hoặc con riêng của chồng. Cụ thể:
  • Con dưới 18 tuổi (tính đủ theo tháng).
  • Con từ 18 tuổi trở lên bị khuyết tật, không có khả năng lao động.
  • Con đang theo học tại các bậc học (Đại học, Cao đẳng, Trung học chuyên nghiệp, dạy nghề…) không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng không vượt quá mức quy định.
• Vợ hoặc chồng: Người nộp thuế được tính giảm trừ cho vợ/chồng nếu người đó đáp ứng các điều kiện về độ tuổi hoặc khả năng lao động theo quy định.
• Cha đẻ, mẹ đẻ; cha chồng, mẹ chồng (hoặc cha vợ, mẹ vợ); cha dượng, mẹ kế; cha nuôi, mẹ nuôi hợp pháp.
• Các cá nhân khác không nơi nương tựa: Anh ruột, chị ruột, em ruột; ông nội, bà nội, ông ngoại, bà ngoại; cô ruột, dì ruột, chú ruột, bác ruột, cậu ruột; cháu ruột… mà người nộp thuế đang trực tiếp nuôi dưỡng.

Điều kiện để được tính giảm trừ gia cảnh người phụ thuộc

Để được chấp nhận giảm trừ gia cảnh thuế thu nhập cá nhân, người nộp thuế cần tuân thủ nghiêm ngặt cách tính giảm trừ gia cảnh đi kèm các điều kiện xác định sau:

Đối với người ngoài độ tuổi lao động: Phải không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả các nguồn thu nhập không vượt quá 1.000.000 VNĐ.

Đối với người trong độ tuổi lao động: Ngoài điều kiện về mức thu nhập (không quá 1 triệu đồng/tháng), người này phải đáp ứng đồng thời điều kiện:

• Bị khuyết tật, không có khả năng lao động.
• Bị mắc bệnh hiểm nghèo theo quy định của Bộ Y tế và không có khả năng lao động.

Nguyên tắc tính giảm trừ:

• Mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ 01 lần vào một người nộp thuế trong năm tính thuế.
• Trường hợp nhiều người nộp thuế có chung người phụ thuộc phải nuôi dưỡng thì người nộp thuế tự thỏa thuận để đăng ký giảm trừ cho một người nộp thuế.

Tìm hiểu thêm: Hoàn thuế thu nhập cá nhân: Điều kiện, Hồ sơ và Thủ tục [Mới 2026]

Hồ sơ và thủ tục đăng ký người phụ thuộc

Để áp dụng cách tính giảm trừ gia cảnh chính xác, người nộp thuế cần chuẩn bị bộ hồ sơ chứng minh mối quan hệ và điều kiện nuôi dưỡng như sau:

Hồ sơ theo từng nhóm đối tượng:

• Con cái: Bản sao Giấy khai sinh/Thẻ căn cước; bản sao Thẻ sinh viên (nếu con đang học ĐH/CĐ); Giấy xác nhận khuyết tật (nếu con mất khả năng lao động).
• Vợ/chồng & Cha mẹ: Bản sao Giấy kết hôn hoặc Giấy xác nhận cư trú; Hồ sơ bệnh án hoặc xác nhận khuyết tật (nếu người phụ thuộc trong độ tuổi lao động).
• Cá nhân khác (anh em, ông bà…): Giấy tờ chứng minh quan hệ huyết thống; Bản xác nhận nghĩa vụ nuôi dưỡng trực tiếp từ UBND cấp xã.

Thủ tục thực hiện tại doanh nghiệp:

• Người lao động điền Mẫu tờ khai đăng ký người phụ thuộc.
• Nộp kèm bộ hồ sơ chứng minh cho bộ phận kế toán để doanh nghiệp báo cáo lên cơ quan Thuế.

TẢI MIỄN PHÍ TỜ KHAI ĐĂNG KÝ NGƯỜI PHỤ THUỘC:

Mẫu số 20-ĐK-TCT

Mẫu 07/ĐK-NPT-TNCN

Ngoài ra, quy định về thời gian giúp người lao động và doanh nghiệp chủ động hơn trong cách tính giảm trừ gia cảnh hàng tháng và khi quyết toán:

• Thời điểm bắt đầu: Tính từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng (ví dụ: tháng sinh con hoặc tháng bắt đầu nuôi dưỡng cha mẹ già).
• Thời điểm kết thúc: Dừng tính giảm trừ khi người phụ thuộc hết tuổi được giảm trừ, có thu nhập vượt mức quy định hoặc qua đời.

Quy định về việc đăng ký muộn:

• Nếu chưa đăng ký trong năm, người nộp thuế vẫn được tính giảm trừ từ tháng phát sinh nghĩa vụ khi thực hiện quyết toán thuế năm.
• Hạn chót đăng ký để được tính cho cả năm là ngày 31/12 của năm tính thuế đó.

Tối ưu cách tính giảm trừ gia cảnh và số hóa hồ sơ với 1HRM

Khi quy mô doanh nghiệp vượt ngưỡng 50 nhân sự, việc duy trì cách tính giảm trừ gia cảnh trên Excel hay lưu trữ hồ sơ giấy truyền thống bộc lộ nhiều bất cập. Giấy tờ chứng minh người phụ thuộc (khai sinh, căn cước, xác nhận cư trú…) rất dễ thất lạc, gây khó khăn cho việc đối soát khi cơ quan thuế kiểm tra. 

Đặc biệt, với mức giảm trừ mới từ năm 2026, chỉ một sai sót nhỏ trong cập nhật thủ công cũng có thể dẫn đến sai lệch lớn về quỹ lương và thuế TNCN.

Chính vì thế, 1Office mang đến phân hệ 1HRM – giải pháp quản trị nhân sự tự động hóa toàn diện. Với 1HRM, doanh nghiệp sẽ số hóa toàn diện quy trình:

• Số hóa hồ sơ nhân sự tập trung: Lưu trữ điện tử toàn bộ chứng từ giảm trừ gia cảnh, loại bỏ rủi ro thất lạc hồ sơ giấy và tra cứu đối soát tức thì
• Tự động tính thuế & bảo hiểm: Hệ thống tự động cập nhật định mức giảm trừ và thuế suất mới nhất, đảm bảo tính toán chính xác theo luật
• Công thức lương linh hoạt: Thiết lập hàm tính lương tùy chỉnh theo đặc thù doanh nghiệp, tự động kết nối dữ liệu người phụ thuộc từ hồ sơ sang bảng lương.
• Phê duyệt và cập nhật tự động: Quy trình phê duyệt thay đổi thông tin người phụ thuộc trực tuyến, dữ liệu mới được cập nhật ngay vào hồ sơ và kỳ lương tiếp theo
• Phiếu lương online minh bạch: Nhân viên chủ động theo dõi các khoản giảm trừ và thuế TNCN qua Mobile App, giảm thiểu khiếu nại và sai sót
• Báo cáo biến động thời gian thực: Dashboard cung cấp cái nhìn tổng quan về quỹ lương, bảo hiểm và thuế, hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định quản trị nguồn lực tối ưu

Việc chuyển đổi từ tính toán thủ công sang sử dụng giải pháp 1HRM không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật về cách tính giảm trừ gia cảnh thuế TNCN mà còn chuẩn hóa quy trình quản trị, sẵn sàng cho những bước tiến quy mô lớn hơn trong tương lai.

Câu hỏi thường gặp về cách tính giảm trừ gia cảnh

Mức thu nhập bao nhiêu thì được làm người phụ thuộc?

Người được tính là người phụ thuộc phải có mức thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả các nguồn không vượt quá 1.000.000 VNĐ.

Một người phụ thuộc có được đăng ký cho 2 người tính thuế không?

Không. Mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ duy nhất một lần vào một người nộp thuế trong năm tính thuế.

Con đang đi học đại học có được tính là người phụ thuộc không?

Có. Con từ 18 tuổi trở lên đang theo học Đại học, Cao đẳng, Trung cấp hoặc dạy nghề vẫn được tính là người phụ thuộc nếu thu nhập không quá 1 triệu đồng/tháng.

Thời hạn nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc là khi nào?

Người nộp thuế phải nộp hồ sơ chứng minh trong vòng 03 tháng kể từ ngày nộp tờ khai đăng ký người phụ thuộc lần đầu.

Làm việc ở 2 nơi thì tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân thế nào?

Người lao động có thu nhập từ nhiều nơi chỉ được chọn một nơi duy nhất để tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân.

Kết luận

Nắm vững quy định về thuế thu nhập cá nhân và giảm trừ gia cảnh năm 2026 là yếu tố quan trọng giúp người lao động bảo vệ quyền lợi tài chính, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ thuế. Những thay đổi về mức giảm trừ đòi hỏi cả cá nhân và doanh nghiệp phải cập nhật kịp thời cách tính giảm trừ gia cảnh và thuế để tránh sai sót, hạn chế rủi ro khi quyết toán thuế.

Thay vì duy trì các phương thức quản lý thủ công dễ sai sót, ứng dụng giải pháp công nghệ như phân hệ 1HRM của 1Office sẽ giúp số hóa toàn bộ hồ sơ, tự động hóa quy trình tính lương và đảm bảo tính minh bạch tối đa. Hãy chủ động cập nhật kiến thức và công cụ quản trị ngay hôm nay để sẵn sàng cho những chuyển đổi pháp lý quan trọng trong tương lai.