Mẫu quy định chấm công cho doanh nghiệp chi tiết 2026

Quy định chấm công là văn bản nội bộ thiết lập các nguyên tắc, hình thức và quy trình ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên tại doanh nghiệp. Việc xây dựng quy định rõ ràng giúp HR minh bạch hóa dữ liệu tính lương, đảm bảo kỷ luật lao động và tuân thủ đúng các quy định pháp lý hiện hành, tránh các tranh chấp không đáng có.

Quy định chấm công bao gồm những nội dung gì?

Một bản quy định về chấm công đầy đủ thường bao gồm 5 nội dung cốt lõi: Đối tượng áp dụng, hình thức chấm công, nguyên tắc thực hiện, quy định về làm thêm giờ (OT) và chế tài xử lý vi phạm. Các nội dung này cần được chuẩn hóa dựa trên đặc thù vận hành của công ty và bám sát Bộ luật Lao động để đảm bảo tính thực thi và quyền lợi cho các bên.

Để xây dựng một nội quy chấm công chuyên nghiệp, bộ phận hành chính nhân sự cần cụ thể hóa các danh mục sau:

Việc chi tiết hóa quy định chấm công của công ty không chỉ giúp nhân viên nắm rõ quyền lợi và nghĩa vụ, mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng để giải quyết các khiếu nại về lương sau này.

Tham khảo:

• Kinh nghiệm lựa chọn máy chấm công khuôn mặt cho doanh nghiệp
• Tích hợp AI trong chấm công tính lương: Bí kíp tiết kiệm 90% thời gian

Mẫu quy định chấm công cho doanh nghiệp tham khảo

Mẫu quy định chấm công là khung văn bản giúp doanh nghiệp chuẩn hóa việc ghi nhận thời gian làm việc, từ đó tạo cơ sở dữ liệu minh bạch cho bộ phận kế toán. Tùy vào mô hình vận hành (văn phòng, nhà máy hay làm việc từ xa), doanh nghiệp cần điều chỉnh các điều khoản về thời gian và hình thức chấm công để đảm bảo tính thực tế. Dưới đây là khung mẫu quy định chấm công tính lương chi tiết cập nhật 2026.

1. Cấu trúc cơ bản của mẫu quy định chấm công

Để xây dựng một quy chế cách chấm công chặt chẽ, doanh nghiệp có thể tham khảo cấu trúc 3 phần cơ bản sau:

Quy định về thời gian và hình thức

• Thời gian làm việc: Quy định rõ giờ bắt đầu, giờ kết thúc, thời gian nghỉ trưa cho từng bộ phận (ví dụ: Hành chính: 8:00 – 17:30; Sản xuất: Theo ca).
• Hình thức ghi nhận: Sử dụng máy vân tay tại văn phòng hoặc chấm công di động qua App 1Office cho nhân viên đi thị trường.

Quy trình chấm công và xử lý sai lệch

• Chốt dữ liệu: Quy định thời điểm nhân viên phải hoàn thành giải trình công (quên chấm công, đi muộn có lý do) trước ngày chốt công hàng tháng.
• Trách nhiệm phê duyệt: Trưởng bộ phận có trách nhiệm kiểm tra và phê duyệt bảng công của nhân viên trực thuộc trên hệ thống.

Nguyên tắc tính lương và chế tài

• Căn cứ tính lương: Chỉ những dữ liệu công hợp lệ, đã được phê duyệt mới được chuyển sang bảng tính lương.
• Xử lý vi phạm: Các hành vi chấm công hộ, gian lận dữ liệu GPS sẽ bị xử lý theo nội quy lao động của công ty.

Xem thêm: Top 33 phần mềm chấm công cho doanh nghiệp năm 2026

2. Mẫu quy định chấm công khối văn phòng

Mẫu quy định này tập trung vào tính kỷ luật về thời gian làm việc cố định. Điểm cốt lõi là quy tắc xử lý đi muộn/về sớm và quy trình “quên chấm công” – những vấn đề thường gặp ở khối hỗ trợ.

• Đặc điểm: Chấm công 2-4 lần/ngày qua vân tay hoặc App.
• Quy tắc vi phạm: Đi muộn dưới 15 phút thường được miễn trừ 03 lần/tháng; trên 15 phút bắt đầu tính trừ công vi phạm (thông thường là 0,25 công).
• Giải trình: Nhân viên phải gửi yêu cầu bổ sung công (giải trình) trước 17h00 ngày làm việc kế tiếp để được ghi nhận.

Tải ngay Mẫu quy định chấm công khối văn phòng

3. Mẫu quy định chấm công khối sản xuất

Đối với nhà máy, quy trình chấm công làm thêm giờ (OT) và quản lý ca kíp là ưu tiên hàng đầu. Quy định cần làm rõ nguyên tắc bàn giao ca và các mức phụ cấp để đảm bảo tính minh bạch trong bảng lương.

• Ca làm việc: Chia rõ Ca 1, Ca 2 và Ca 3 (ca đêm). Phụ cấp ca đêm (22h00 – 06h00) tối thiểu bằng 30% lương giờ ngày thường.
• Nguyên tắc OT: Phải có phê duyệt của Quản đốc trên phần mềm hoặc phiếu đề nghị trước khi thực hiện. Giờ OT chỉ được tính khi dữ liệu chấm công thực tế khớp với lịch đăng ký.
• Đổi ca: Công nhân phải đăng ký đổi ca trước 24 giờ trở lên để đảm bảo quân số vận hành dây chuyền.

Tải ngay Mẫu quy định chấm công khối sản xuất

4. Mẫu quy định chấm công nhân sự Hybrid & Remote

Đây là mẫu quy định hiện đại, phù hợp với các công ty công nghệ hoặc bộ phận kinh doanh. Thay vì quản lý thời gian hiện diện, quy chế này tập trung vào xác thực vị trí (GPS) và quản lý hiệu suất theo đầu việc (Task).

• Xác thực: Nhân viên làm việc từ xa chấm công qua App di động có bật định vị GPS tại điểm làm việc được phê duyệt.
• Core hours: Quy định khung giờ bắt đầu và kết thúc (ví dụ 09h30 – 11h30) mà mọi nhân sự bắt buộc phải online để phối hợp nhóm.
• Tiêu chí đánh giá: Ưu tiên kết quả hoàn thành Task/KPI đúng hạn. Vi phạm không cập nhật báo cáo đầu việc quá 03 lần/tháng sẽ bị xem xét chuyển về làm việc tại văn phòng.

Tải ngay Mẫu quy định chấm công cho nhân sự làm việc Hybrid/Remote

5. Mẫu quy chế chấm công khối bán lẻ và F&B

Khối bán lẻ cần một quy trình chấm công nhân viên có độ tùy biến cao theo giờ thực tế (hourly). Quy chế này giúp quản lý chặt chẽ tình trạng thâm hụt giờ công so với lịch xếp ca.

• Xếp lịch: Lịch ca linh hoạt được công bố trước từ 03 ngày trở lên. Nhân viên có thể đổi ca trực tiếp trên phần mềm nếu được Quản lý cửa hàng phê duyệt.
• Tính lương: Lương được tính chính xác theo số phút/giờ thực tế có mặt. Sai lệch chấm công quá 10 phút so với lịch ca mà không có lý do sẽ không được tính công.
• Quản lý thâm hụt: Nếu tổng giờ công thực tế thấp hơn định mức (do tự ý bỏ ca/đi trễ), nhân viên sẽ bị trừ lương tương ứng và ảnh hưởng đến đánh giá vi phạm.

Tải ngay Mẫu quy chế chấm công khối bán lẻ và F&B

6. Mẫu thông báo chuyển đổi hình thức chấm công tự động

Khi doanh nghiệp chuyển từ chấm công thủ công (ký sổ, Excel) sang sử dụng phần mềm như 1Office, một bản thông báo chính thức sẽ giúp nhân viên hiểu rõ lý do, lộ trình và cách thức phối hợp, từ đó giảm thiểu sự bỡ ngỡ và sai sót trong giai đoạn đầu.

• Lý do chuyển đổi: Nhấn mạnh việc khắc phục sai sót, thất lạc dữ liệu và giúp nhân viên chủ động tra cứu lịch sử công phép mọi lúc mọi nơi.
• Lộ trình triển khai: Quy định rõ thời gian chạy song song (để đối chiếu dữ liệu) và thời điểm bắt đầu áp dụng chính thức 100% qua phần mềm.
• Hướng dẫn hỗ trợ: Cung cấp đầu mối từ phòng Nhân sự hoặc phòng IT để giải đáp các sự cố kỹ thuật (lỗi app, không định vị được GPS) ngay trong ngày làm việc.

Tải ngay Mẫu thông báo chuyển đổi hình thức chấm công sang tự động

Thiết lập và quản lý quy định chấm công tự động với 1Office

Thiết lập quy định chấm công tự động trên 1Office là giải pháp số hóa toàn bộ nội quy, ca kíp và công thức tính toán lên nền tảng 1HRM. Hệ thống giúp doanh nghiệp quản lý thời gian làm việc tập trung, tự động hóa luồng phê duyệt đơn từ và loại bỏ sai sót khi tổng hợp bảng công thủ công.

Dưới đây là các tính năng cốt lõi giúp tối ưu quy trình chấm công nhân viên trên 1Office:

• Tích hợp đa phương thức chấm công: Hệ thống kết nối linh hoạt với máy vân tay, FaceID tại văn phòng hoặc chấm công qua GPS/Wifi trên App di động cho nhân sự Hybrid/Remote, đảm bảo dữ liệu chấm công được ghi nhận minh bạch và chính xác.
• Tự động hóa quy trình phê duyệt đơn từ: Mọi yêu cầu xin nghỉ phép, đăng ký làm thêm giờ (OT) hay giải trình quên chấm công được thực hiện ngay trên App. Luồng phê duyệt tự động chuyển đến cấp quản lý, giúp cập nhật trạng thái công ngay lập tức mà không cần đơn giấy.
• Thiết lập thư viện công thức linh hoạt: HR dễ dàng cài đặt các nguyên tắc chấm công phức tạp, từ việc tính công theo ca, trừ phút đi muộn/về sớm đến các công thức tính phụ cấp ca đêm bám sát Bộ luật Lao động.
• Đồng bộ dữ liệu tính lương Real-time: Dữ liệu chấm công được tự động tổng hợp và đẩy trực tiếp sang bảng lương. Quy trình chấm công tính lương khép kín giúp HR chốt bảng công cuối tháng chỉ với vài click, giảm 90% thời gian tính toán thủ công.
• Hệ thống báo cáo và tra cứu trực quan: Nhân viên chủ động theo dõi lịch sử ngày công cá nhân; trong khi quản lý và CxO có báo cáo tổng quan về tình hình đi muộn, vắng mặt hoặc biến động nhân sự theo thời gian thực.

➤ Đăng ký nhận Demo miễn phí tính năng

Những điểm cần lưu ý khi xây dựng quy định chấm công

Khi xây dựng quy định chấm công, doanh nghiệp cần chú trọng vào 3 yếu tố cốt lõi: Tính tuân thủ pháp lý, sự rõ ràng trong tiêu chí và tính thực thi của công cụ quản lý. Một bản quy định chặt chẽ không chỉ giúp duy trì kỷ luật lao động mà còn phải đảm bảo tính minh bạch, bảo vệ quyền lợi hợp pháp cho cả nhân viên và doanh nghiệp, tránh các tranh chấp lao động không đáng có.

Để hoàn thiện nội quy chấm công, bộ phận HR cần đặc biệt lưu ý các điểm sau:

• Tuân thủ Bộ luật Lao động hiện hành: Đảm bảo các quy định về thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi và mức phụ cấp ca đêm/OT bám sát quy định pháp luật. Tuyệt đối không dùng hình thức phạt tiền thay cho xử lý kỷ luật lao động.
• Định nghĩa rõ ràng các khái niệm: Cụ thể hóa các thuật ngữ như “đi muộn”, “về sớm”, “quên chấm công” và khoảng thời gian “vùng xám” được phép sai số (ví dụ: cho phép đi muộn 05 phút do tắc đường).
• Xây dựng quy trình chấm công làm thêm giờ (OT) minh bạch: Quy định rõ điều kiện thực hiện OT, cách thức đăng ký và phê duyệt trước khi ca làm việc bắt đầu để kiểm soát ngân sách lương hiệu quả.
• Đồng bộ công cụ và quy trình: Lựa chọn phương thức chấm công phù hợp (Vân tay, GPS hay FaceID) với quy trình chấm công nhân viên để dữ liệu được ghi nhận trung thực, không thể gian lận.
• Cơ chế giải trình sai lệch: Thiết lập thời hạn cuối cùng để nhân viên gửi yêu cầu bổ sung công (giải trình) giúp bộ phận C&B có đủ thời gian chốt bảng lương chính xác.

Câu hỏi thường gặp về quy định chấm công

1. Công ty có được phép trừ lương nhân viên khi đi muộn không?

Theo quy định pháp luật, doanh nghiệp không được dùng hình thức phạt tiền thay cho xử lý kỷ luật lao động. Tuy nhiên, doanh nghiệp hoàn toàn có quyền trả lương theo thời gian làm việc thực tế. Nếu nhân viên đi muộn, doanh nghiệp có quyền không trả lương cho khoảng thời gian thiếu hụt đó hoặc trừ điểm KPI/xét thi đua.

2. Làm sao để quản lý quy định chấm công cho nhân sự làm từ xa (Remote)?

Doanh nghiệp nên sử dụng các giải pháp phần mềm như 1Office hỗ trợ chấm công qua App Mobile với công nghệ định vị GPS hoặc xác thực Wifi. Cách này giúp ghi nhận chính xác vị trí và thời điểm bắt đầu làm việc mà không cần nhân viên có mặt tại văn phòng.

3. Quy trình chấm công và tính lương chuẩn gồm bao nhiêu bước?

Một quy trình chuẩn thường gồm 4 bước: (1) Ghi nhận dữ liệu vào/ra thực tế; (2) Nhân viên giải trình các sai lệch (quên chấm công, đi muộn có lý do); (3) Quản lý phê duyệt dữ liệu công; (4) Hệ thống tự động đẩy dữ liệu sang bảng lương để tính toán thu nhập cuối cùng.

4. Việc chấm công hộ có bị xử lý kỷ luật không?

Đây là hành vi gian lận dữ liệu nghiêm trọng. Doanh nghiệp cần đưa hành vi này vào nguyên tắc chấm công và Nội quy lao động để có căn cứ xử lý kỷ luật (khiển trách hoặc kéo dài thời hạn nâng lương) tùy theo mức độ vi phạm.

Xây dựng quy định chấm công minh bạch là nền tảng giúp doanh nghiệp thiết lập kỷ luật, bảo vệ quyền lợi nhân sự và tối ưu hóa chi phí vận hành. Thay vì quản lý bằng các phương thức thủ công dễ sai sót, việc ứng dụng các giải pháp tự động hóa không chỉ giúp chuẩn hóa quy trình mà còn tạo ra môi trường làm việc hiện đại, tin cậy. Đầu tư vào một hệ thống quản trị chấm công thông minh chính là bước đi chiến lược để doanh nghiệp bứt phá năng suất và phát triển bền vững trong tương lai. Nếu còn bất cứ thông tin gì cần được giải đáp, hãy liên hệ với chúng tôi để được chuyên viên tư vấn miễn phí.

Thông tin liên hệ:

• Hotline: 083 483 8888
• Website: https://1office.vn/