Mẫu biên bản đối chiếu công nợ mới nhất 2024【Tổng hợp 】

Trong quá trình kinh doanh, các doanh nghiệp đều sẽ phát sinh các khoản nợ mà chưa thể thanh toán ngay lập tức. Các khoản nợ này thường được gọi là “nợ thời hạn” và thường được thanh toán trong tương lai, có thể là vào tháng sau hoặc thậm chí vào năm sau. Để quản lý các khoản nợ thời hạn, người ta thường sử dụng biên bản đối chiếu công nợ. Vậy biên bản đó là gì? Nguyên tắc, quy trình đối chiếu công nợ như thế nào? Hãy cùng 1Office tìm câu trả lời chi tiết trong bài viết dưới đây!

1. Khái niệm biên bản đối chiếu công nợ

1.1 Biên bản đối chiếu công nợ là gì?

Biên bản đối chiếu công nợ là tài liệu ghi chép quá trình mà doanh nghiệp so sánh các số công nợ trong hồ sơ kế toán với thông tin trong hợp đồng. Đặc biệt, nó đi kèm với các bằng chứng được xác thực từ cả hai bên liên quan, chứng minh tính chính xác của các con số trong sổ sách.

Biên bản đối chiếu công nợ có vai trò rất quan trọng, chúng là cơ sở để xác minh và kiểm tra quá trình thanh toán công nợ giữa các bên liên quan.

1.2 Nguyên tắc đối chiếu công nợ

Để đảm bảo quá trình đối chiếu công nợ diễn ra chính xác và tuân thủ đúng quy trình, các doanh nghiệp cần phải tuân theo những nguyên tắc quan trọng sau:

• Tuân thủ mọi điều kiện liên quan đến chủ thể đối chiếu công nợ, theo quy định của pháp luật hiện hành.
• Đảm bảo rằng mọi thông tin liên quan đến đối chiếu công nợ không vi phạm quy định của pháp luật và không xâm phạm đạo đức xã hội.
• Thiết lập nguyên tắc đối chiếu công nợ dựa trên tinh thần tự nguyện và sự tôn trọng lẫn nhau của các bên liên quan.
• Đối chiếu công nợ phải được thể hiện bằng văn bản, thông qua biên bản đối chiếu công nợ hoặc hình thức tương đương. Các doanh nghiệp sẽ sử dụng tài liệu này để kiểm tra một cách chính xác tình trạng thanh toán nghĩa vụ tài chính của các bên liên quan. Đặc biệt, biên bản này đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh và quá trình kê khai thuế với các cơ quan nhà nước.

1.3 Mục đích lập biên bản đối chiếu công nợ

Lập biên bản đối chiếu công nợ giữa nhà cung cấp và khách hàng đóng một vai trò vô cùng quan trọng đối với việc quyết toán thuế. Dựa vào biên bản đối chiếu công nợ, các bên sẽ có cơ sở đủ để kiểm tra tình hình thanh toán tiền hàng của bên bán và bên mua. Đồng thời, thông qua biên bản này, các bên có thể dễ dàng theo dõi các đơn hàng có hóa đơn có giá trị gia tăng từ 20 triệu đồng trở lên. Đặc biệt, biên bản này cho phép các bên xác định xem việc thanh toán đã diễn ra đúng theo quy định hay không.

Ngoài ra, việc sử dụng các loại biên bản công nợ hoặc biên bản đối chiếu công nợ cũng giúp các kế toán viên của doanh nghiệp theo dõi chính xác tình trạng thanh toán các khoản nợ của khách hàng cho doanh nghiệp, cũng như giám sát việc thực hiện các điều khoản trong hợp đồng kinh tế mà các bên đã ký kết. Đây cũng giúp đánh giá một cách chính xác các số nợ còn lại.

2. Yêu cầu đối với bảng đối chiếu công nợ

Biên bản đối chiếu công nợ còn phải dùng để lập bản thanh lý hợp đồng. Nếu thiếu nó, việc theo dõi quá trình thanh toán công nợ sẽ trở nên khó khăn đối với doanh nghiệp hoặc người trả nợ, đồng thời có nguy cơ xảy ra tranh chấp giữa hai bên.

Vì vậy, để tránh xảy ra sai sót đáng tiếc, biên bản đối chiếu công nợ phải tuân theo những yêu cầu cần thiết sau:

• Rõ ràng ghi tên công ty, doanh nghiệp hoặc cá nhân của cả hai bên.
• Có số biên bản đối chiếu của doanh nghiệp.
• Ghi rõ địa điểm và thời gian lập biên bản đối chiếu công nợ.
• Đính kèm đầy đủ giấy tờ liên quan, các chứng từ và căn cứ của khoản công nợ.
• Cung cấp thông tin đầy đủ về hai bên mua và bán.
• Ghi chi tiết các số liệu công nợ.
• Kết luận cuối cùng về công nợ (nếu khoản tiền này không được trả đúng hạn, cần ghi thông tin về ngày, tháng và hạn trả đầy đủ).
• Có đầy đủ chữ ký và con dấu của cả hai bên.

Lưu ý quan trọng cho người lập biên bản đối chiếu công nợ là cần điền thông tin chính xác và tuân theo quy định của pháp luật, tránh sai sót để tránh hậu quả không mong muốn. Hãy nhớ rằng, biên bản đối chiếu công nợ, dù có chi tiết và đầy đủ nhưng thiếu chữ ký và con dấu của cả hai bên mua và bán sẽ không có hiệu lực.

3. Quy trình đối chiếu công nợ

Bên cạnh việc tuân thủ các nguyên tắc đối chiếu công nợ, thực hiện việc chiếu công nợ đúng quy trình cũng đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Dưới đây là hai quy trình đối chiếu công nợ mà doanh nghiệp cần thực hiện.

Quy trình đối chiếu công nợ phải thu

Để thực hiện đúng quy trình, doanh nghiệp cần chuẩn bị một loạt tài liệu để hỗ trợ việc đối chiếu và xác nhận công nợ phải thu. Cụ thể, doanh nghiệp cần in ra các loại tài liệu dưới đây:

• Biên bản đối chiếu công nợ: Khách hàng phải xác nhận công nợ, sau đó gửi lại cho doanh nghiệp.
• Thông báo về công nợ hoặc sổ chi tiết công nợ phải thu: Loại tài liệu này giúp cho khách hàng có thể kiểm tra và đối chiếu nếu có sự không khớp.
• Trong trường hợp có sự chênh lệch thông tin, khách hàng cần tự điều chỉnh dựa trên số liệu và thông tin thực tế.
• Cuối cùng, doanh nghiệp cần thực hiện sao lưu biên bản đối chiếu công nợ sau khi khách hàng xác nhận. Tài liệu này sẽ phục vụ cho quá trình quyết toán và báo cáo tài chính.

Quy trình đối với công nợ phải trả

Trong quy trình công nợ phải trả, doanh nghiệp cần sắp xếp một số tài liệu dưới đây để gửi cho nhà cung cấp, nhằm hỗ trợ việc đối chiếu và xác nhận công nợ phải trả. Chi tiết như sau:

• Biên bản đối chiếu công nợ: Nhà cung cấp tiến hành kiểm tra và xác nhận công nợ. Sau đó, họ gửi biên bản này lại cho doanh nghiệp để ghi nhận.
• Sổ sách chi tiết về công nợ phải trả: Nhà cung cấp kiểm tra và so sánh với thông tin và số liệu trong sổ sách. Nếu có sự chênh lệch, thì cần điều chỉnh dựa trên số liệu và thông tin thực tế một cách chính xác.
• Sau khi đã thống nhất, biên bản đối chiếu công nợ đã được xác nhận bởi nhà cung cấp, doanh nghiệp cần lưu trữ nó một cách cẩn thận. Điều này để phục vụ cho quy trình quyết toán và báo cáo tài chính sau này.

4. Mẫu biên bản đối chiếu công nợ chuẩn form mới nhất

4.1. Mẫu biên bản đối chiếu công nợ thông thường

Dưới đây là một số mẫu biên bản đối chiếu công nợ, bạn có thể tham khảo hoặc tải xuống miễn phí và sử dụng ngay.

Mẫu 1: 

TẢI MẪU TẠI ĐÂY (.docx)

Mẫu 2: 

TẢI MẪU TẠI ĐÂY (.docx)

4.2. Mẫu biên bản đối chiếu công nợ bằng Tiếng Anh 

TẢI MẪU TẠI ĐÂY

4.3. Mẫu biên bản xác nhận công nợ

TẢI MẪU TẠI ĐÂY

4.4. Mẫu biên bản bàn giao công nợ

TẢI MẪU TẠI ĐÂY

5. Hướng dẫn lập biên bản đối chiếu công nợ chi tiết:

Biên bản đối chiếu là một tài liệu quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý, kiểm tra và xác nhận các khoản nợ phải thu, phải trả giữa hai bên. Để lập biên bản này, bạn sẽ cần thực hiện một số bước sau: 

Bước 1: Chuẩn bị mẫu biên bản đối chiếu công nợ 

Trước khi tiến hành lập biên bản, bạn sẽ cần chuẩn bị sẵn mẫu biên bản đối chiếu công nợ. Mẫu này sẽ cần phải bao gồm các thông tin cơ bản sau: 

• Thông tin của hai bên: Tên, địa chỉ, mã số thuế, đại diện pháp luật (nếu có), và thông tin liên hệ của cả hai bên (Bên A và bên B) 
• Danh sách công nợ: Liệt kê chi tiết các khoản công nợ, bao gồm số tiền phải thu  và số tiền phải trả của từng bên. 
• Số tiền còn lại: Tổng kết lại số tiền mà bên A phải thanh toán và số tiền bên B phải nhận
• Kiểm tra các sai sót (nếu có): Kiểm tra và ghi nhận bất kỳ sai sót nào và cách giải quyết chúng, ví dụ điều chỉnh số liệu hoặc các thông tin cơ bản cần thay đổi. 

Bước 2: Xác định các khoản công nợ của hai bên 

Sau khi có mẫu biên bản, doanh nghiệp cần tiến hành xác định và đối chiếu các khoản công nợ của cả hai bên, bao gồm các khoản như: 

• Số tiền phải thu: Khoản tiền mà bên kia phải thanh toán cho doanh nghiệp của bạn. 
• Số tiền phải trả: Khoản tiền mà doanh nghiệp của bạn cần phải thanh toán cho bên còn lại. 

Bước 3: So sánh các khoản công nợ của hai bên 

Đây là một bước đặc biệt quan trọng, trong đó doanh nghiệp sẽ cần: 

• Đối chiếu giữa sổ sách kế toán của hai bên nhằm đảm bảo các khoản công nợ khớp nhau về số liệu, thời gian và chi tiết giao dịch. 
• Kiểm tra xem có sai sót hoặc khác biệt nào không giữa các khoản đã ghi nhận. 

Bước 4: Liệt kê các sai sót (nếu có)

Nếu phát hiện ra sai sót hoặc khác biệt trong quá trình so sánh công nợ, doanh nghiệp sẽ cần ghi rõ những sai sót này vào biên bản, bao gồm: 

• Chi tiết sai sót: Nêu cụ thể và rõ ràng khoản công nợ nào bị sai, số tiền, hoặc thông tin giao dịch không khớp.
• Nguyên nhân sai sót: Đưa ra các giải thích liên quan đến nguyên nhân dẫn đến sai sót (nếu biết). 

Bước 5: Giải quyết các sai sót trong biên bản đối chiếu công nợ 

Cuối cùng, sau khi ghi nhận các sai sót, hai bên cần có phương án giải quyết. Các bước xử lý  thường bao gồm: 

• Điều chỉnh lại số liệu cho đúng nếu có sai sót do nhập liệu hoặc nhầm lẫn 
• Cập nhật thông tin chi tiết của giao dịch nếu phát hiện sai lệch về thông tin
• Đưa ra biện pháp hoặc thống nhất cách thức xử lý khác, như thanh toán bổ sung hoặc khấu trừ khoản tiền thừa/thấp 

5. So sánh biên bản đối chiếu công nợ và các giải pháp quản lý tài chính:

Biên bản đối chiếu công nợ
Biên bản đối chiếu công nợ là một tài liệu ghi nhận và xác nhận các khoản nợ phải thu, phải trả giữa hai bên đối tác. Đây là một phương pháp thủ công, yêu cầu hai bên trực tiếp tham gia để kiểm tra và đối chiếu các số liệu công nợ, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong các giao dịch tài chính.

Ưu điểm	Hạn chế
Đơn giả, dễ thực hiện  Minh bạch, rõ ràng khi có sự xác nhận của các bên tham gia  Giảm thiểu tranh chấp công nợ giữ các bên	Dễ xảy ra sai sót về dữ liệu  Mất nhiều thời gian và công sức nếu có nhiều khoản cần đối chiếu  Khó quản lý khi doanh nghiệp lớn và có nhiều đối tác

 

Phần mềm quản lý tài chính
Phần mềm quản lý tài chính là một công cụ tự động hóa giúp doanh nghiệp quản lý tất cả các khía cạnh tài chính từ việc ghi nhận thu chi, quản lý dòng tiền, đến đối chiếu công nợ. Phần mềm thường có các tính năng tự động nhập liệu, cập nhật số liệu tức thời và cung cấp báo cáo tài chính chi tiết.

Ưu điểm	Hạn chế
Tự động hóa toàn bộ quy trình ghi nhận và đối chiếu công nợ Cung cấp báo cáo trực quan, đa chiều giúp dễ theo dõi và đối chiếu Giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian	Chi phí có thể tương đối cao đối với các doanh nghiệp nhỏ Yêu cầu thời gian đào tạo và làm quen

 

Các phương thức thanh toán an toàn
Phương thức thanh toán an toàn bao gồm các hệ thống thanh toán điện tử, thẻ tín dụng, ví điện tử, hoặc các giải pháp thanh toán số khác. Các phương thức này thường tích hợp tính năng bảo mật cao và cung cấp các công cụ theo dõi giao dịch tức thời.

Ưu điểm	Hạn chế
Giảm thiểu rủi ro và gian lận Nhanh chóng và tiện lợi Tăng cường tính bảo mật và an toàn trong giao dịch	Phụ thuộc vào hệ thống công nghệ, Internet Phí dịch vụ cao Thiếu tính minh bạch

6. Một số lỗi sai thường gặp khi lập biên bản đối chiếu công nợ

Trong quá trình lập biên bản đối chiếu công nợ, thường xuất hiện một số sai lầm mà các bên tham gia gặp phải, đặc biệt là khi không có đủ tài liệu theo quy định vào cuối năm. Cụ thể:

• Phần tỷ lệ trả lời của khách hàng để xác nhận công nợ thường thấp, gây ra sự quản lý công nợ không hiệu quả và có nhiều lỗ hổng không cần thiết.
• Sự chênh lệch thông tin về công nợ giữa biên bản đối chiếu công nợ và sổ kế toán xảy ra mà không rõ nguyên nhân.
• Một số doanh nghiệp hiện nay không thực hiện đối chiếu công nợ, hoặc khi đã thực hiện thì gặp phải sự không khớp hoặc thậm chí có nhiều khoản công nợ không liên kết với đối tượng cụ thể, tương tự như mô hình của các doanh nghiệp khác.

Trong quá trình lập biên bản công nợ hoặc biên bản đối chiếu công nợ, các doanh nghiệp cần chú ý nhận biết và khắc phục những sai lầm này để tránh sự thiếu sót và rủi ro không cần thiết. Điều quan trọng là doanh nghiệp cần cung cấp đủ tài liệu liên quan hoặc cân nhắc việc tìm sự hỗ trợ từ các đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán chuyên nghiệp để đảm bảo thực hiện đầy đủ quy trình và tránh sai lầm trong quá trình đối chiếu công nợ.