BPMS là gì? Vai trò và chức năng cốt lõi của Business Process Management Software

Quy trình kinh doanh được ví như xương sống của một tổ chức. Bởi vậy làm thế nào để tối ưu các quy trình và tinh gọn bộ máy vận hành luôn là mục tiêu hàng đầu mà các doanh nghiệp hướng tới. Hiện nay, với sự phát triển nở rộ của công nghệ cùng sự bùng nổ của cuộc cách mạng 4.0, thuật ngữ BPMS ra đời đã tái định nghĩa hoàn toàn cách thức các tổ chức quản lý quy trình kinh doanh của mình, tạo ra bước tiến lớn trong công tác vận hành doanh nghiệp. Vậy BPMS là gì? Business Process Management Software bao gồm những chức năng cốt lõi nào. Cùng 1Office tìm hiểu ngay trong bài viết sau.

1. BPMS là gì? Hiểu rõ về thuật ngữ BPMS

Trước khi tìm hiểu BPMS là gì, trước tiên chúng ta cần hiểu về định nghĩa BPM – Quản lý quy trình kinh doanh (Business Process Management). BPM là quá trình tiến hành mô hình hóa, tự động hóa, thực thi, kiểm soát, đo lường và tối ưu hóa các luồng hoạt động kinh doanh nhằm hướng tới hỗ trợ cho các mục tiêu và kết quả then chốt của doanh nghiệp.

BPMS là viết tắt của Business Process Management Software (Phần mềm quản lý quy trình kinh doanh) hoặc Business Process Management System (Hệ thống quản lý quy trình kinh doanh). Dù được hiểu theo cách nào thì về bản chất, BPMS được hiểu là công cụ để thực hiện phương pháp quản lý nhằm cải thiện các quy trình kinh doanh của tổ chức thông qua việc xây dựng, vận hành sau đó phân tích và không ngừng cải tiến để tối ưu những quy trình đó.

2. Tại sao doanh nghiệp cần đầu tư triển khai BPMS

Quy trình kinh doanh là xương sống của một tổ chức bởi nó là trung tâm kết nối mọi dòng chảy công việc để hướng tới một mục tiêu chung và là bộ máy có chức năng chuyển hóa các nguồn lực thành những kết quả đầu ra có ý nghĩa, mang lại giá trị kinh tế cho doanh nghiệp.

Việc áp dụng công nghệ vào hoạt động quản lý quy trình kinh doanh chính là bước tiến đột phá trong công tác vận hành doanh nghiệp, giúp tối ưu toàn bộ các quy trình đang hoạt động và nâng cao sức mạnh nội lực cho tổ chức. Triển khai BPMS có thể mang lại cho doanh nghiệp những lợi ích đáng kể sau:

• Cải tiến hiệu suất hoạt động

Một trong những lợi ích quan trọng nhất của BPMS là khả năng cải thiện hiệu suất hoạt động của tổ chức bằng cách chuẩn hóa các quy trình kinh doanh, đồng thời giảm thiểu những sai sót và lãng phí trong quá trình vận hành.

Một phần mềm quản lý quy trình kinh doanh có thể giám sát đồng thời nhiều dự án và quy trình đang chạy song song, tạo cơ hội cung cấp khả năng quản lý tài nguyên của tổ chức gần như theo thời gian thực. Nó cũng cho phép các tổ chức giảm bớt sự dư thừa trong việc thu thập và phân tích dữ liệu, gây lãng phí thời gian và nguồn lực quý giá.

• Cắt giảm chi phí vận hành

Một trong những mục tiêu trọng tâm của các doanh nghiệp trong bối cảnh nền kinh tế biến động trong thời gian gần đây đó là tiết kiệm chi phí vận hành nhằm tăng tính bền vững cho mô hình kinh doanh.

Bởi vậy, Business Process Management Software đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu chi phí hoạt động cho các doanh nghiệp. Ví dụ: Bằng cách tự động hóa quy trình onboarding, các tổ chức có thể giảm lượng thời gian và nguồn lực cần thiết để giới thiệu và đào tạo một nhân viên mới do các dữ liệu trong quy trình có tính kế thừa

Ngoài ra, các hệ thống quản lý quy trình kinh doanh có thể giúp các tổ chức tự động hóa các tác vụ như lập hóa đơn và xử lý khiếu nại, điều này có thể giúp giảm lượng thời gian và nguồn lực cần thiết để hoàn thành các tác vụ này.

• Giảm thiểu tối đa những rủi ro, sai sót trong quy trình

Đây là một trong những lợi ích hàng đầu của BPMS đối với cấp quản lý cấp cao của tổ chức vì nó cho phép họ phát hiện kịp thời những điểm đứt gãy trong quy trình, tìm ra được lý do khiến quy trình bị đình trệ, trì hoãn để từ đó có phương án cải tiến, tối ưu.

Bên cạnh đó, hệ thống quản lý quy trình kinh doanh cũng giúp chuẩn hóa mọi quy trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp, đặt ra những quy định, tiêu chí trong các công đoạn vận hành. Nhờ đó, đội ngũ nhân sự luôn có một khung tham chiếu chuẩn mực để thực hiện các hoạt động chức năng, giảm thiểu được các sai sót trong quá trình làm việc.

• Nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ

Hệ thống quản lý quy trình kinh doanh (BPMS) có thể cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ bằng cách đảm bảo rằng các quy trình được thực hiện nhất quán và chính xác, từ đó chất lượng đầu ra luôn được kiểm soát và hạn chế tối đa các lỗi sai hỏng.

Đồng thời, phần mềm BPM cũng có khả năng theo dõi và giám sát hiệu suất của toàn bộ quy trình, giúp dễ dàng xác định các yếu tố, công đoạn có thể thực hiện cải tiến để nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ.

3. Chức năng và cách thức hoạt động của BPMS

Định nghĩa và thiết kế quy trình

Quy trình là một chuỗi các hoạt động được thực hiện để đạt được một kết quả cụ thể. Trước khi tự động hóa một quy trình công việc, nhà điều hành phải định nghĩa được quy trình đó. BPMS sẽ hỗ trợ ban quản lý thực hiện công đoạn này bằng cách cho phép xác định các hành động phù hợp và hiệu quả nhất để hoàn thành nhiệm vụ.

Sau đó khi đã xác định được các tác vụ và công việc cần thực hiện, toàn bộ quy trình sẽ được mô hình hóa và số hóa trên phần mềm dưới dạng lưu đồ.

Triển khai quy trình

Một quy trình đi vào hoạt động khi có một công việc được khởi tạo và gán vào quy trình đó. Các chuỗi công việc sẽ chạy theo trình tự của quy trình đã được cài đặt sẵn. Những người tham gia thực hiện sẽ được thông báo khi đến bước công việc của mình. Đến mỗi bước người thực hiện có quyền cập nhật trạng thái thực hiện. Hệ thống sẽ căn cứ vào trạng thái  mà nhân sự cập nhật để chuyển tiếp công việc. Cứ như vậy, luồng quy trình sẽ liên tục được chuyển tiếp và vận hành nhịp nhàng trên hệ thống cho đến bước cuối cùng.

Tự động hóa quy trình

Bản chất của tự động hóa quy trình là giảm tải phần lớn công việc có tính chất lặp lại và các thao tác thủ công được thực hiện bằng sức người bằng cách chuyển chúng sang hệ thống được lập trình sẵn với các quy tắc được cài đặt sẵn để kích hoạt tự động tác vụ và chuyển tiếp sang các bước khác.

Ví dụ như khi giám đốc ký duyệt một văn bản hợp đồng thì tài liệu đó sẽ được tự động chuyển tiếp vào kho lưu trữ của bộ phận kế toán mà không cần đến sự can thiệp của nhân viên phụ trách.

Phân tích và cải tiến quy trình

Các công cụ BPMS cung cấp các cấp độ báo cáo khác nhau hoặc tích hợp với các công cụ báo cáo để cung cấp các phân tích về hiệu suất của quy trình. Các báo cáo được gắn với KPI (chỉ số hiệu suất chính) và cung cấp dữ liệu về hiệu suất của từng hành động, quy trình và các thành viên thực hiện.

Chức năng phân tích của BPMS có thể xác định được các tắc nghẽn của quy trình và tạo cơ hội để cải tiến quy trình liên tục.

4. 1Office – giải pháp quản lý và tự động hóa quy trình kinh doanh

Là giải pháp tiên phong trong chuyển đổi số doanh nghiệp, 1Office mang đến bộ công cụ quản lý quy trình ưu việt có khả năng số hóa và tự động hóa 100% các quy trình kinh doanh trong tổ chức, giúp doanh nghiệp vận hành nhịp nhàng trôi chảy, nâng cao hiệu suất và tiết kiệm đáng kể chi phí quản lý.

Tính năng nổi bật

• Chuẩn hóa và số hóa 100% quy trình tại doanh nghiệp, kể cả những quy trình phức tạp nhất.
• Báo cáo chi tiết tiến độ, số công việc trên từng quy trình, từng bước trong quy trình.
• Cảnh báo tự động những công việc sắp đến hạn.
• Vận hành quy trình liên thông liên kết giữa tất cả các phòng ban 1 cách chính xác và hiệu quả
• Tích hợp ký số đa nền tảng ngay trên quy trình.
• Đo lường hiệu quả từng bước trong quy trình từ đó giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình.

 Nhận tư vấn & Demo miễn phí

Trong bài viết trên đây, 1Office đã giới thiệu tới bạn đọc các kiến thức hữu ích về BPMS là gì cũng như cách thức vận hành của hệ thống quản lý quy trình kinh doanh. 1Office là giải pháp quản trị doanh nghiệp ưu việt nhất thị trường hiện nay giúp doanh nghiệp tối ưu công tác quản lý quy trình kinh doanh. Để được tư vấn và dùng thử phần mềm, vui lòng liên hệ theo thông tin bên dưới:

• Hotline: 083 483 8888
• Fanpage 1Office: https://www.facebook.com/1officevn
• Kênh Youtube: https://www.youtube.com/c/1OfficeNềntảngquảnlýtổngthểDoanhNghiệp