Cách lập kế hoạch quản lý thời gian làm việc khoa học giúp nâng cao hiệu quả làm việc

Dù doanh nghiệp của bạn đang hoạt động trong lĩnh vực nào thì quản lý thời gian làm việc vẫn luôn là bài toán đau đầu dành cho các nhà lãnh đạo. Việc phân bổ thời gian không hợp lý dẫn đến tình trạng dồn việc, bỏ lỡ việc diễn ra thường xuyên. Dưới đây là 7 cách giúp bạn lập kế hoạch quản lý thời gian hiệu quả và nâng cao hiệu quả làm việc.

1. Hãy có ý thức về việc lập kế hoạch quản lý thời gian

Chúng ta không thể quản lý những thứ không thể đo lường.

Nếu bạn đang không ước lượng sử dụng thời gian làm việc phân bổ mà chỉ đang cố dự tính xem mất bao lâu để hoàn thành một dự án? Bước đầu tiên để làm việc hiệu quả hơn là mở rộng tầm nhìn về cách phân bổ thời gian.

Khi đã nắm rõ thời gian triển khai một dự án, bạn sẽ biết cách quản lý dự án, ước tính dự án chính xác hơn và lập kế hoạch tốt hơn cho tuần làm việc của bạn.

Kiểm soát thời gian của bạn

>> Xem thêm: Cẩm nang sử dụng thời gian hiệu quả cho nhà quản lý (phần I)

2. Chia các dự án lớn thành các đầu việc nhỏ để quản lý

Chìa khóa để quản lý dự án nhanh nhất là phân chia dự án lớn thành các đầu việc nhỏ để quản lý. Bằng cách theo dõi thời gian dành cho từng đầu việc, bạn sẽ biết được khi nào và tại sao các dự án bị chậm tiến độ, từ đó điều chỉnh quy trình làm việc để cải thiện năng suất và nâng cao hiệu quả công việc.

Đọc thêm: 5 bí quyết quản lý dự án hiệu quả dành cho doanh nghiệp

3. Giảm thiểu các cuộc họp lớn

Một nghiên cứu chỉ ra rằng mỗi người đang lãng phí khoảng 31 giờ/tháng cho các cuộc họp không hiệu quả. Đối với một công ty nhỏ khoảng năm nhân viên, với mức lương khoảng 150$/giờ, nghĩa là họ đang lãng phí 23.250$ cho các cuộc họp mỗi tháng.

Giảm thiểu các cuộc họp kém hiệu quả

Khi lên kế hoạch cho một cuộc họp, hãy xác định xem bạn có thực sự cần toàn bộ nhóm của mình có mặt hay không. Các cuộc họp chỉ hiệu quả đối với các nhóm nhỏ từ 4-8 người.

Bạn cũng có thể thực hiện một số điều chỉnh kế hoạch quản lý thời gian cuộc họp để nâng cao chất lượng của buổi trao đổi

Dưới đây là một số mẹo để tối ưu hiệu suất cho các cuộc họp:

• Không cần gặp mặt trực tiếp nếu có thể giải đáp thắc mắc qua email hoặc điện thoại. 
• Lên lịch các cuộc họp ngắn. Không cần thiết phải mặc định độ dài tối thiểu mỗi cuộc họp là 30 phút mà hãy tổ chức các cuộc trao đổi kéo dài khoảng 10-15 phút.
• Xác định mục tiêu rõ ràng cho cuộc họp. Hãy lưu ý rằng mục đích họp không chỉ đơn giản là “Bàn về vấn đề X” nào đó. 
• Gửi outline cuộc họp trước khi đến giờ hẹn.
• Đặt hẹn giờ cho cuộc họp. Khi chuông báo, hãy kết thúc cuộc họp. Điều này có thể gây bất tiện trong thời gian đầu, nhưng nó sẽ đảm bảo các cuộc họp sau này có sự tập trung cao hơn.
• Tránh các cuộc họp bàn về các cuộc họp.
• Hạn chế sử dụng thiết bị điện tử trong khi họp.

Nếu bạn quyết định tổ chức cuộc họp, hãy họp trong 45 phút thay vì một giờ. Giảm 15% thời gian họp sẽ giúp bạn tiết kiệm được 300 giờ/năm.

4. Quản lý thời gian theo dạng “multi-task” có thực sự hiệu quả?

Nhiều người cho rằng “multi-task” là kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả nhất, nhưng thực tế là việc thực hiện nhiều tác vụ cùng lúc sẽ không đem lại hiệu quả cao.

Thực hiện nhiều tác vụ cùng lúc không đem lại hiệu quả cao

Trừ khi bạn có thể làm việc liên tục như 1 cỗ máy, thì việc thực hiện các công việc phân mảnh sẽ rất lãng phí thời gian. Chúng ta phải mất khoảng 26 phút để định hướng lại, tái tập trung và đi vào trọng tâm sau khi bị gián đoạn bởi một nhiệm vụ khác.

Việc dành thời gian tập trung giải quyết một nhiệm vụ duy nhất sẽ hiệu quả hơn nhiều. Bộ não của bạn xứng đáng và cần được nghỉ ngơi.

5. Tránh trì hoãn công việc

Bắt đầu ngày mới của bạn bằng cách tập trung vào nhiệm vụ quan trọng nhất và hãy dành ra một vài giờ để hoàn thành nó. Nếu bạn cần nhiều thời gian hơn dự tính thì cũng không sao cả. Hãy rút kinh nghiệm và phân bổ nhiều thời gian hợp lý hơn cho các nhiệm vụ tương tự vào lần tới. Nếu nhiệm vụ của bạn mất nhiều thời gian hoàn thành, chia dự án thành các đầu việc nhỏ hơn.

Đọc thêm: Cách quản lý khối lượng công việc hiệu quả

6. Tập trung vào các công việc trực tiếp đem lại doanh thu

Chúng ta liên tục bị xao nhãng bởi thông báo và email. Nhưng hãy nhớ: bạn không được trả lương cho việc kiểm tra email. Giá trị của bạn được quyết định dựa trên kết quả công việc.

Chỉ kiểm tra email vào một số thời điểm nhất định trong ngày. Sau đó, hãy đảm bảo kế hoạch của các dự án nằm trong phạm vi ngân sách.

7. Ứng dụng quy tắc quản lý thời gian 45/15

Quy tắc 45/15 là một trong các phương pháp quản lý thời gian được nhiều nhà quản trị áp dụng trong công việc của họ. Hãy chia nhỏ mỗi giờ thành 45 phút để làm việc và 15 phút để làm những gì bạn muốn. Tại sao lại là con số 45? Sau 45 phút, chúng ta bắt đầu mất tập trung và năng suất làm việc giảm mạnh.

Trong khoảng thời gian 45 phút đó:

• Đừng uống cà phê hoặc ra ngoài.
• Tắt thông báo trên điện thoại và máy tính.
• Không mở quá nhiều tab cùng lúc.
• Chỉ nghiên cứu những gì thực sự cần.

Bạn có thể làm gì khi có nhiều thời gian hơn?

Cân nhắc xem bạn sẽ làm gì khi có thể tiết kiệm thêm 20 giờ làm việc mỗi tháng. Tiếp nhận thêm một khách hàng mới? Dành nhiều thời gian hơn cho việc đào tạo và phát triển đội ngũ nhân viên của mình.

Cải thiện khả năng quản lý thời gian để nâng cao hiệu suất công việc

Bằng cách cải thiện khả năng quản lý thời gian, bạn hoàn toàn có thể nâng cao hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp. 

1Office là một phần mềm quản lý công việc và doanh nghiệp, mang đến giải pháp quản trị thời gian hiệu quả bởi các yếu tố: Đơn giản – Dễ dùng – Hiệu quả – Tiết kiệm thời gian và chi phí.

Nếu bạn đang gặp khó khăn với việc lập kế hoạch quản lý thời gian hằng ngày, hãy Đăng ký dùng thử để được nhận tư vấn, 1Office sẽ hỗ trợ bạn giải quyết khó khăn một cách nhanh chóng!

Nguồn: Hubspot

>> Bài viết liên quan:

• Cách quản lý công việc giúp “bôi trơn” cỗ máy doanh nghiệp
• Lập lịch biểu cá nhân chỉ với 4 bước đơn giản và hiệu quả nhất
• Quy trình theo dõi tiến độ công việc chính xác, hiệu quả