Chữ ký số là gì? Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng chữ ký số

Chữ ký số không còn là “công cụ” xa lạ trong kinh doanh và nó đang được ứng dụng rộng rãi trong tất cả các ngành. Việc sử dụng chữ ký số hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp, giúp giảm thiểu được 90% chi phí và thời gian giao dịch. Vậy chữ ký số là gì? Tại sao doanh nghiệp phải sử dụng? Hãy cùng 1Office tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

1.Tổng quan về chữ ký số

1.1. Chữ ký số là gì?

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được sử dụng để xác minh tính xác thực và tính toàn vẹn của dữ liệu số. Nó có thể coi nó như một phiên bản kỹ thuật số của chữ ký viết tay thông thường, nhưng với mức độ phức tạp và bảo mật cao hơn.

Nói một cách đơn giản, chữ ký viết tay được mã hóa, đính kèm với tin nhắn hoặc tài liệu. Sau khi được tạo, mã đóng vai trò là bằng chứng cho thấy thông tin được gửi tới người nhận không bị giả mạo.

1.2. Chức năng của chữ ký số đối với doanh nghiệp

Đối với các cá nhân, chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay. Với các tổ chức, doanh nghiệp, chữ ký số có giá trị tương đương con dấu và chữ ký của người đại diện pháp luật.

Chức năng chính của chữ ký số là sử dụng để thực hiện những giao dịch điện tử mà pháp luật cho phép dùng chữ ký số:

• Sử dụng trong các giao dịch thương mại điện tử trên môi trường số: Ký hợp đồng điện tử, thanh toán online, chuyển tiền trực tuyến, đóng bảo hiểm…
• Dùng để ký trong các giao dịch thư điện tử, ký vào các email để đối tác, khách hàng xác nhận người gửi thư
• Sử dụng cho các dịch vụ chính phủ điện tử, ký số khi làm thủ tục hành chính hay xin xác nhận của cơ quan nhà nước.
• Sử dụng để kê khai nộp thuế trực tuyến, BHXH hoặc khai báo với cơ quan hải quan, giao dịch ngân hàng, chứng khoán điện tử…

1.3. Các loại chữ ký số

USB Token 

USB Token là loại chữ ký số đầu tiên có mặt trên thị trường và được sử dụng rộng rãi hiện nay. Với loại hình này doanh nghiệp được cấp Chứng thư số và khóa bí mật lưu ở USB Token. Khi có có giao dịch hợp đồng điện tử, doanh nghiệp phải kết nối USB vào máy tính để ký số. 

Chữ ký số HSM

HSM thường được sản xuất dưới dạng một card PCI cắm vào máy tính hoặc một thiết bị độc lập có kết nối mạng. HSM có nhiều tính năng nhằm đáp ứng nhu cầu và yêu cầu cao về việc ký số nhiều và nhanh hoặc hỗ trợ ký tự động. Tuy nhiên, chữ ký số HSM có giá thành khá cao, thường chỉ dùng cho doanh nghiệp lớn có hệ thống quản lý quy mô lớn và cơ sở hạ tầng tốt. 

Chữ ký số Smartcard

Đây là loại chữ ký số được tích hợp trên Sim do một số nhà mạng phát triển. Hình thức này cho phép việc ký số có thể thực hiện linh hoạt thông qua thiết bị di động. Tuy nhiên, nhược điểm của nó chính là người dùng phải sử dụng sim của nhà mạng để tích hợp. Điều này bất tiện khi người sử dụng ở ngoài khu vực phủ sóng hoặc công tác nước ngoài.

Chữ ký số từ xa

Khác với ba loại đã nêu ở trên, chữ ký số từ xa sử dụng công nghệ đám mây, có thể ký mà không cần dùng thêm bất cứ thiết bị phần cứng nào. Nhờ ưu điểm này, người sử dụng có thể ký ở mọi lúc mọi nơi, ngay cả khi đi công tác hay làm việc tại nhà.

2. Tại sao doanh nghiệp cần phải có chữ ký số?

2.1. Chữ ký số là phần tất yếu của giao dịch điện tử với các cơ quan Nhà nước

Trong một số trường hợp đặc biệt, doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng chữ ký số để thực hiện các giao dịch theo quy định của pháp luật:

• Theo quy định tại Khoản 4, Điều 1, Luật số 21/2012/QH 13 ban hành 20/11/2012 sửa đổi, bổ sung thêm Khoản 10 vào Điều 7 của Luật Quản lý thuế số 78/2006/QH11, kể từ ngày 1/7/2013, các doanh nghiệp đóng trụ sở tại các tỉnh/thành phố có cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin bắt buộc kê khai thuế qua mạng. 
• Theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 68/2019/TT-BTC và Nghị quyết 01/NQ-CP bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử
• Theo quy định tại Quyết định 838/QĐ-BHXH bắt buộc doanh nghiệp/ cá nhân phải thực hiện việc đăng ký, kê khai, nộp báo cáo bảo hiểm điện tử.

2.2. Xu hướng phát triển của giao dịch điện tử

Giao dịch điện tử ngày càng phổ biến và phát triển và sẽ là xu hướng giao dịch chính của các doanh nghiệp và cá nhân trong tương lai. Trong khi đó, đây là phương tiện đảm bảo xác thực cho giao dịch điện tử. Hay nói cách khác, đây chính là điều kiện cần để tiến hành giao dịch điện tử trên môi trường trực tuyến.

Đây là giải pháp hữu hiệu để các doanh nghiệp có thể tăng cường sức cạnh tranh thông qua thương mại điện tử và rút ngắn thời gian, khoảng cách. Đặc biệt là trong bối cảnh hiện nay, khi việc tương tác và giao dịch trực tiếp với khách hàng gặp nhiều hạn chế, buộc doanh nghiệp phải số hóa giao dịch để duy trì các hoạt động giao kết và đảm bảo hiệu quả kinh doanh.

2.3 Lợi ích chữ ký số đem lại cho doanh nghiệp

Đảm bảo tính pháp lý trong giao dịch điện tử

Đầu tiên phải kể đến khả năng đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu điện tử cũng như xác định danh tính của tác giả. Việc sử dụng chữ ký số trong giao dịch điện tử được coi là cơ sở để khẳng định giá trị pháp lý của những văn bản điện tử có giá trị tương đương với tài liệu giấy. 

An toàn, bảo mật thông tin 

Các văn bản, chứng từ sử dụng chữ ký số được đảm bảo dữ liệu hay thông tin không bị thay đổi, mất mát trong khi lưu trữ hay truyền tải

Ngăn chặn khả năng giả mạo

Việc tạo ra một chữ ký khác giống hoàn toàn với chữ ký số đang sử dụng gần như là bất khả thi. Theo nghiên cứu của các chuyên gia, khả năng giả mạo của nó là vô cùng thấp, trong khi khả năng giả mạo chữ ký tay có thể lên đến 55-70%.

Tiết kiệm thời gian, chi phí

Sử dụng dịch vụ chữ ký trên nền tảng số giúp đẩy nhanh quá trình ký xét duyệt, có thể ký hàng loạt văn bản điện tử ngay trên máy tính/ điện thoại và gửi trực tiếp cho lãnh đạo, đối tác, khách hàng… thông qua internet. Không chỉ vậy, doanh nghiệp còn có thể tiết kiệm thời gian di chuyển, in ấn, hay chờ tới lượt ký.

3. Làm thế nào để doanh nghiệp có thể đăng ký?

Để sử dụng được chữ ký số, doanh nghiệp cần làm các thủ tục đăng ký dịch vụ tại đơn vị cung cấp. Mỗi đơn vị lại có những yêu cầu riêng, tuy nhiên về cơ bản, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ như sau:

Sau khi doanh nghiệp đã chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ quy định trên thì nộp cho các cơ quan được cấp phép cung cấp dịch vụ này. Mức lệ phí sẽ tùy thuộc vào gói dịch vụ doanh nghiệp lựa chọn và tùy cơ quan đưa ra.

1CA – Giải pháp chữ ký số siêu việt của 1Office – Tích hợp chữ ký số trong quy trình

1Office ra mắt tính năng Chữ ký số tích hợp trong trình giúp doanh nghiệp giải quyết triệt để mọi hạn chế của cách thức ký giấy truyền thống.

Tính năng này sẽ giúp doanh nghiệp loại bỏ việc in ấn, vận chuyển và lưu trữ giấy tờ cũng như xoá nhoà khoảng cách về không gian và thời gian trong quá trình quản trị từ xa. Từ đó, hỗ trợ doanh nghiệp hiện thực hóa giấc mơ “Xây dựng văn phòng không giấy”, đảm bảo tốc độ, tính linh hoạt và sự liên tục trên mọi các khía cạnh từ quản trị, tài chính, bán hàng đến nhân sự.

Các phần mềm tương tự độc lập hiện nay chỉ đáp ứng được các giao dịch thương mại, văn bản thủ tục nhà nước, không giải quyết được chứng từ nội bộ do không có sự liên thông với các nghiệp vụ trong doanh nghiệp. Trong khi đó, 1CA được coi là một bước tiến lớn so với các ứng dụng ký số riêng lẻ trên thị trường hiện nay nhờ các ưu điểm: 

• KÝ TRÊN MỌI QUY TRÌNH:Việc tích hợp chữ ký trên nền tảng số trong quy trình sẽ giúp doanh nghiệp hình thành một hệ sinh thái quản trị toàn diện, đáp ứng toàn bộ nhu cầu làm việc tại nhà. Quy trình ký có sự kết hợp giữa các phòng ban giúp các nghiệp vụ nội bộ được giải quyết nhanh chóng, đảm bảo quá trình vận hành trơn tru, liên tục, thúc đẩy hiệu quả kinh doanh. 

• KÝ TRÊN MỌI CHỨNG TỪ:Doanh nghiệp có thể áp dụng cho đa dạng các chứng từ khác nhau như văn bản nội bộ, hợp đồng lao động, hợp đồng thương mại. Việc ký duyệt chứng từ trong quy trình vận hành có thể được diễn ra nhanh chóng, tiện lợi mà vẫn đảm bảo tính pháp lý và bảo mật; dễ dàng theo dõi, quản lý và lưu trữ mà không phải tiếp xúc trực tiếp.

• LƯU TRỮ, QUẢN LÝ TẬP TRUNG:Phần mềm giúp doanh nghiệp lưu trữ toàn bộ văn bản, hồ sơ trên nền tảng đám mây giúp giảm thiểu rủi ro bị phân tán chứng từ và bảo mật thông tin an toàn tuyệt đối. Bên cạnh đó, chứng từ được gắn với đối tượng liên quan cụ thể giúp việc quản lý, tìm kiếm trở nên dễ dàng theo thời gian thực hiện, phòng ban, nghiệp vụ. Đồng thời, doanh nghiệp có thể trích xuất chứng từ một cách thuận tiện.
• KÝ CÙNG LÚC NHIỀU VĂN BẢN: Phần mềm cho phép thao tác ký lên đến hàng trăm văn bản cùng lúc. Đây là tính năng vô cùng thiết thực giúp nhà lãnh đạo có thể giải quyết các nghiệp vụ nội bộ một cách nhanh chóng, chỉ bằng 1/10 thời gian khi phải xử lý thủ công. Nhờ vậy lãnh đạo có thể tập trung cho các chiến lược kinh doanh quan trọng hơn.

Có thể nói, nền tảng 1Office với 3 phân hệ cốt lõi HRM, CRM, Workplace nay tích hợp tính năng chữ ký số đã giúp mọi hoạt động kinh doanh được “ánh xạ” lên môi trường số, nhờ vậy mà doanh nghiệp có thể vận hành vững vàng, không gián đoạn dù làm việc dưới bất kỳ hình thức nào. Để trở thành một trong những nhà lãnh đạo sở hữu phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam.  Đăng ký tư vấn tại đây:

Xem thêm: Quy trình tuyển dụng đặc biệt – Nam châm hút nhân sự tài năng!