Chữ ký số là gì? Quy trình tạo và cách sử dụng chữ ký số

Chữ ký số không còn là “công cụ” xa lạ trong kinh doanh và nó đang được ứng dụng rộng rãi trong tất cả các ngành. Việc sử dụng chữ ký số sẽ là trợ thủ đắc lực cho doanh nghiệp, giúp giảm thiểu được 90% chi phí và thời gian giao dịch. Vậy chữ ký số là gì? Quy trình và cách sử dụng chữ ký số trong hoạt động vận hành doanh nghiệp ra sao? Hãy cùng 1Office tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Chữ ký số là gì?

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được sử dụng để xác minh tính xác thực và tính toàn vẹn của dữ liệu số. Chữ ký số có thể coi như một phiên bản kỹ thuật số của chữ ký viết tay thông thường, nhưng với mức độ an toàn thông tin và bảo mật cao hơn. Nói một cách đơn giản, chữ ký viết tay được mã hóa, đính kèm với tin nhắn hoặc tài liệu. Sau khi được tạo, mã đóng vai trò là bằng chứng cho thấy thông tin được gửi tới người nhận không bị giả mạo.

Doanh nghiệp được lợi gì khi sử dụng chữ ký số?

Đảm bảo tính pháp lý trong giao dịch điện tử

Đầu tiên phải kể đến khả năng đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu điện tử cũng như xác định danh tính của tác giả. Việc sử dụng chữ ký số trong giao dịch điện tử được coi là cơ sở để khẳng định giá trị pháp lý của những văn bản điện tử có giá trị tương đương với tài liệu giấy. 

An toàn, bảo mật thông tin 

Các văn bản, chứng từ sử dụng chữ ký số được đảm bảo về tính toàn vẹn, dữ liệu hay thông tin không bị thay đổi, mất mát trong khi lưu trữ hay truyền tải

Ngăn chặn khả năng giả mạo

Việc tạo ra một chữ ký khác giống hoàn toàn với chữ ký số đang sử dụng gần như là bất khả thi. Theo nghiên cứu của các chuyên gia, khả năng giả mạo của nó là vô cùng thấp, trong khi khả năng giả mạo chữ ký tay có thể lên đến 70%.

Tiết kiệm thời gian, chi phí

Sử dụng dịch vụ chữ ký trên nền tảng số giúp đẩy nhanh quá trình ký xét duyệt, có thể ký hàng loạt văn bản điện tử ngay trên máy tính/ điện thoại và gửi trực tiếp cho lãnh đạo, đối tác, khách hàng… thông qua internet. Không chỉ vậy, doanh nghiệp còn có thể tiết kiệm thời gian di chuyển, in ấn, hay chờ tới lượt ký.

Cấu tạo của chữ ký số

Dựa trên công nghệ RSA, cấu trúc của chữ ký số bao gồm một cặp khóa được mã hóa trong hệ thống mật mã không đối xứng: một khóa công khai (Public Key) và một khóa bí mật (Private Key). Trong đó:

Chức năng của chữ ký số đối với doanh nghiệp

Đối với các tổ chức, doanh nghiệp, chữ ký số có giá trị tương đương con dấu và chữ ký của người đại diện pháp luật. Chức năng chính của chữ ký số là sử dụng để thực hiện những giao dịch điện tử mà pháp luật cho phép dùng chữ ký số:

• Sử dụng trong các giao dịch thương mại điện tử trên môi trường số: Ký hợp đồng điện tử, thanh toán online, chuyển tiền trực tuyến, đóng bảo hiểm…
• Dùng để ký trong các giao dịch thư điện tử, ký vào các email để đối tác, khách hàng xác nhận người gửi thư
• Sử dụng cho các dịch vụ chính phủ điện tử, ký số khi làm thủ tục hành chính hay xin xác nhận của cơ quan nhà nước.
• Sử dụng để kê khai nộp thuế trực tuyến, BHXH hoặc khai báo với cơ quan hải quan, giao dịch ngân hàng, chứng khoán điện tử…

Chữ ký số gồm những loại nào?

USB Token 

USB Token là loại chữ ký số đầu tiên có mặt trên thị trường và được sử dụng rộng rãi hiện nay. Với loại hình này doanh nghiệp được cấp Chứng thư số và khóa bí mật lưu ở USB Token. Khi có có giao dịch hợp đồng điện tử, doanh nghiệp phải kết nối USB vào máy tính để ký số. 

Chữ ký số HSM

HSM thường được sản xuất dưới dạng một card PCI cắm vào máy tính hoặc một thiết bị độc lập có kết nối mạng. HSM có nhiều tính năng nhằm đáp ứng nhu cầu và yêu cầu cao về việc ký số nhiều và nhanh hoặc hỗ trợ ký tự động. Tuy nhiên, chữ ký số HSM có giá thành khá cao, thường chỉ dùng cho doanh nghiệp lớn có hệ thống quản lý quy mô lớn và cơ sở hạ tầng tốt. 

Chữ ký số Smartcard

Đây là loại chữ ký số được tích hợp trên Sim do một số nhà mạng phát triển. Hình thức này cho phép việc ký số có thể thực hiện linh hoạt thông qua thiết bị di động. Tuy nhiên, nhược điểm của nó chính là người dùng phải sử dụng sim của nhà mạng để tích hợp. Điều này bất tiện khi người sử dụng ở ngoài khu vực phủ sóng hoặc công tác nước ngoài.

Chữ ký số từ xa

Khác với ba loại đã nêu ở trên, chữ ký số từ xa sử dụng công nghệ đám mây, có thể ký mà không cần dùng thêm bất cứ thiết bị phần cứng nào. Nhờ ưu điểm này, người sử dụng có thể ký ở mọi lúc mọi nơi, ngay cả khi đi công tác hay làm việc tại nhà.

>> Xem thêm: Chữ ký số từ xa – giải pháp ký không chạm trong mùa dịch

Tính ứng dụng của chữ ký số trong vận hành doanh nghiệp

Chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương như chữ ký tay của cá nhân hoặc con dấu của doanh nghiệp/tổ chức trong các giao dịch điện tử trực tuyến và thủ tục hành chính của doanh nghiệp như:

Doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân sử dụng chữ ký số như một sự cam kết đồng ý đối với các điều khoản và nội dung được chỉ định trên văn bản, hợp đồng, chứng từ hoặc các giao dịch điện tử. Chữ ký số đảm bảo tính chính xác, toàn vẹn và bảo mật cho các thông điệp được chỉ định trên văn bản đã ký.

Việc sử dụng chữ ký số giúp quá trình trao đổi dữ liệu giữa các tổ chức, cá nhân diễn ra nhanh chóng, thuận lợi, tiết kiệm thời gian và công sức, đồng thời đảm bảo tính hợp pháp.

Quy trình khởi tạo chữ ký số

Để tiến hành đăng ký chữ ký số, bạn cần tuân theo quy trình 4 bước sau đây:

• Bước 1: Lựa chọn đơn vị cung cấp chữ ký số: Cần chọn một tổ chức cung cấp dịch vụ chữ ký số đã được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép để chữ ký số được công nhận có hiệu lực pháp lý.
• Bước 2: Tập hợp các giấy tờ cần thiết như căn cước công dân, hộ chiếu, giấy phép kinh doanh,… nhằm mục đích là để tổ chức chứng thực chữ ký số xác minh thông tin cá nhân.
• Bước 3: Giao tiếp với nhà cung cấp để chọn gói chữ ký số phù hợp, gửi giấy tờ và thực hiện xác minh (Liên hệ hỗ trợ: 0904885833 1SIGN – 1Office).
• Bước 4: Nhà cung cấp tiến hành xác minh thông tin và cấp chữ ký số: Tổ chức này sẽ kiểm tra thông tin từ khách hàng, sau đó cấp chứng thư số và giao cho khách hàng nếu hồ sơ đáp ứng đủ các điều kiện quy định.

Lưu ý: Bạn cần đăng ký thông tin chữ ký số trên hệ thống giao dịch điện tử để đảm bảo tính hợp lệ của chữ ký số khi tiến hành sử dụng.

1SIGN – Giải pháp chữ ký số siêu việt của 1Office – Tích hợp chữ ký số trong quy trình

1Office ra mắt tính năng Chữ ký số tích hợp trong trình giúp doanh nghiệp giải quyết triệt để mọi hạn chế của cách thức ký giấy truyền thống.

Tính năng này sẽ giúp doanh nghiệp loại bỏ việc in ấn, vận chuyển và lưu trữ giấy tờ cũng như xoá nhoà khoảng cách về không gian và thời gian trong quá trình quản trị từ xa. Từ đó, hỗ trợ doanh nghiệp hiện thực hóa giấc mơ “Xây dựng văn phòng không giấy”, đảm bảo tốc độ, tính linh hoạt và sự liên tục trên mọi các khía cạnh từ quản trị, tài chính, bán hàng đến nhân sự.

→ ĐĂNG KÝ TƯ VẤN MIỄN PHÍ CHỮ KÝ SỐ 1SIGN ←

Các phần mềm tương tự độc lập hiện nay chỉ đáp ứng được các giao dịch thương mại, văn bản thủ tục nhà nước, không giải quyết được chứng từ nội bộ do không có sự liên thông với các nghiệp vụ trong doanh nghiệp. Trong khi đó, 1SIGN được coi là một bước tiến lớn so với các ứng dụng ký số riêng lẻ trên thị trường hiện nay nhờ các ưu điểm: 

• KÝ TRÊN MỌI QUY TRÌNH: Việc tích hợp chữ ký trên nền tảng số trong quy trình sẽ giúp doanh nghiệp hình thành một hệ sinh thái quản trị toàn diện, đáp ứng toàn bộ nhu cầu làm việc tại nhà. Quy trình ký có sự kết hợp giữa các phòng ban giúp các nghiệp vụ nội bộ được giải quyết nhanh chóng, đảm bảo quá trình vận hành trơn tru, liên tục, thúc đẩy hiệu quả kinh doanh.
• KÝ TRÊN MỌI CHỨNG TỪ: Doanh nghiệp có thể áp dụng cho đa dạng các chứng từ khác nhau như văn bản nội bộ, hợp đồng lao động, hợp đồng thương mại. Việc ký duyệt chứng từ trong quy trình vận hành có thể được diễn ra nhanh chóng, tiện lợi mà vẫn đảm bảo tính pháp lý và bảo mật; dễ dàng theo dõi, quản lý và lưu trữ mà không phải tiếp xúc trực tiếp.
• LƯU TRỮ, QUẢN LÝ TẬP TRUNG: Phần mềm giúp doanh nghiệp lưu trữ toàn bộ văn bản, hồ sơ trên nền tảng đám mây giúp giảm thiểu rủi ro bị phân tán chứng từ và bảo mật thông tin an toàn tuyệt đối. Bên cạnh đó, chứng từ được gắn với đối tượng liên quan cụ thể giúp việc quản lý, tìm kiếm trở nên dễ dàng theo thời gian thực hiện, phòng ban, nghiệp vụ. Đồng thời, doanh nghiệp có thể trích xuất chứng từ một cách thuận tiện.
• KÝ CÙNG LÚC NHIỀU VĂN BẢN: Phần mềm cho phép thao tác ký lên đến hàng trăm văn bản cùng lúc. Đây là tính năng vô cùng thiết thực giúp nhà lãnh đạo có thể giải quyết các nghiệp vụ nội bộ một cách nhanh chóng, chỉ bằng 1/10 thời gian khi phải xử lý thủ công. Nhờ vậy lãnh đạo có thể tập trung cho các chiến lược kinh doanh quan trọng hơn.

Chi phí sử dụng chữ ký số 1Sign

Trên thị trường hiện nay, sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số mang lại lợi ích không nhỏ cho người tiêu dùng bởi sự đa dạng về sự lựa chọn cùng mức giá khá cạnh tranh. Một trong những lựa chọn nổi bật là dịch vụ chữ ký số 1Sign 1Office, nơi đã tạo dựng được niềm tin với hơn 6000 doanh nghiệp và phục vụ triệu triệu khách hàng cá nhân. 

Dưới đây là bảng giá cho dịch vụ chữ ký số từ 1Sign 1Office mà bạn có thể cân nhắc, với cam kết về sự an toàn, hiệu quả và tối ưu trong việc giải quyết các nhu cầu về ký kết văn bản điện tử của doanh nghiệp: 

→ ĐĂNG KÝ TƯ VẤN MIỄN PHÍ CHỮ KÝ SỐ 1SIGN ←