CHUYỂN ĐỔI SỐ: TƯ DUY HAY CÔNG CỤ ?

Cách mạng 4.0 là một hành trình không chỉ diễn ra trong ngày một ngày hai mà theo một chu trình cụ thể. Từ chính phủ số đến nền kinh tế số, rộng hơn là xã hội số? Đâu là giới hạn của chuyển đổi số? Có thể chẳng có giới hạn nào cho nó cả. Trong bài viết dưới đây, 1Office cùng bàn luận về chuyển đổi số thời 4.0: tư duy hay công cụ dưới góc nhìn của kinh doanh, trong câu chuyện của các nhà lãnh đạo doanh nghiệp.

1. Tiếp cận về chuyển đổi số – cuộc cách mạng thời 4.0

Cách mạng 4.0 đã tác động mạnh đến toàn bộ các hoạt động kinh tế, xã hội, đời sống, làm thay đổi dần các thói quen của con người. Không nằm ngoài xu hướng đó, chuyển đổi số đã trở thành bước chuyển mình bắt buộc của các doanh nghiệp nếu muốn phát triển trên thị trường. 

Hiện nay, mô hình kinh doanh truyền thống người – người, công cụ giao tiếp với khách hàng qua ngôn ngữ đã được số hóa, tinh gọn lại dưới bộ máy trí tuệ nhân tạo AI, khả năng quản lý, lưu trữ tối ưu của điện toán đám mây và khả năng kết nối của Internet. Chuyển đổi số được các nhà kinh tế học nhận định là xu hướng, cuộc cách mạng và có sức lan tỏa khá lớn ở châu Âu và Mỹ ngay từ thế kỉ 20, tuy nhiên với các quốc gia châu Á, nó thật sự chạm đến điểm nóng vào những thập niên 20 của thế kỷ 21. 

Singapore là một trong những quốc gia châu Á đầu tiên nhanh nhạy đón đầu xu hướng chuyển đổi số. Các doanh nghiệp ở đảo quốc sư tử đều ưu tiên tập trung nhân lực – nguồn lực – kinh tế mức tối đa để bắt kịp “cách mạng chuyển đổi số”. Quốc gia này đã bố trí các chuyên gia giàu kinh nghiệm tư vấn miễn phí toàn bộ quá trình cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ thực hiện chuyển đổi số. Nếu nhận định Singapore trong quá trình chuyển đổi số nhanh là vì nó là 1 trong 4 con rồng châu Á thì có thể nhìn sang 1 nước bạn khá gần gũi, tương đồng với Việt Nam – Thái Lan. Tại xứ chùa Vàng, ngay từ năm 2016, chính phủ đã đưa ra ra kế hoạch lâu dài mang tên “Digital Thailand” – khuyến khích doanh nghiệp chuyển đổi theo hướng số hóa. Tương tự Singapore, Thái Lan cũng quan tâm đến các doanh nghiệp trẻ, các công ty khởi nghiệp qua việc hình thành Cơ quan đổi mới quốc gia với nhiệm vụ chính là giúp đỡ các doanh nghiệp tài chính, đổi mới sáng tạo. Nhìn từ câu chuyện của 2 quốc gia trong khu vực là Thái Lan và Singapore sang câu chuyện của Việt Nam, chúng ta thấy gì? 

Nhìn nhận một cách chân thành, Việt Nam có bước chuyển đổi số chậm so với bạn bè quốc tế, những bất cập được chứng minh càng rõ sau khi xuất hiện dịch Covid 19. Nếu như trước đây chúng ta có thể thờ ơ hay “cưỡi ngựa xem hoa” với chuyển đổi số thì đại dịch Covid với sự rút lui khỏi thị trường của hơn 70 nghìn doanh nghiệp đã là bài học cho các doanh nghiệp: cách mạng số, chuyển đổi số hoặc thị trường có thể “đá bay” bất cứ lúc nào. Ở Việt Nam, những ngành diễn ra chuyển đổi số sớm nhất có thể kể đến là: tài chính, giao thông và du lịch. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có nhận thức đúng đắn về chuyển đổi số, nhất là các doanh nghiệp nhỏ (lực lượng chiếm đến 97%). 

Từ đó, các nhà quản lý doanh nghiệp Việt Nam đã nhận ra rằng – chuyển đổi số càng ngày càng thể hiện được vai trò của mình trong sự phát triển của doanh nghiệp: bắt kịp xu hướng thế giới, khẳng định mình, kiến tạo giá trị riêng.

2. Vì sao chuyển đổi số trở thành xu hướng trong thời đại 4.0?

Nguyên do cho xu hướng chuyển đổi số 4.0 chính là sự thay đổi của lực lượng lao động. Thế hệ lao động chính là gen X (35 – 49 tuổi) đang làm việc với gen Y và Z  – đây là những thế hệ đi đầu trong tiếp cận công nghệ thông tin, làm việc mọi lúc mọi nơi, tối ưu hóa năng suất. Nếu gen X coi trọng sự ổn định, bền vững thì đến gen Z – họ đã đề cao sự sáng tạo, tự do, hội nhập, nhanh nhạy với mọi xu hướng. Gen X có thể chậm hơn so với bạn bè thế giới nhưng đến gen Z thì không, họ ngay lập tức hiểu thế giới cần gì, họ muốn gì, và làm như thế nào để dẫn đầu. Chính vì thế, cách mạng chuyển đổi số 4.0 thể hiện chính nhu cầu cuộc sống của lực lượng lao động: nhanh gọn – khoa học – tổng hợp – chi tiết. Các doanh nghiệp bắt buộc phải thích nghi với xu hướng đó, từ đó phát triển thêm. 

Nếu hiểu chuyển đổi số trong doanh nghiệp chỉ bao gồm các sản phẩm số thì phạm vi sẽ hơi hẹp. Tiếp cận chuyển đổi số gồm cả sản phẩm số, số hóa quy trình, nhân sự, cách làm việc, phương thức làm việc. Một ví dụ dễ hiểu, TPBank là một trong những ngân hàng tiên phong trong chuyển đổi số với hệ thống livebank phục vụ khách hàng 24/7. Những ưu điểm của livebank đáp ứng được cả nhu cầu của khách hàng: phục vụ mọi lúc mọi nơi, giảm các công việc bên lề như phải ra tận chi nhánh giao dịch trong giờ hành chính thì còn mang lại lợi ích cho chính doanh nghiệp: giảm chi phí dành cho nhân sự, tự động hóa quy trình nghiệp vụ dẫn đến thời gian nhanh, độ chính xác cao. 

Theo ông Nguyễn Trung Kiên, giám đốc chiến lược Công ty Công nghệ Thông tin VNPT: “Khoảng 65% lãnh đạo doanh nghiệp dự kiến sẽ tăng đầu tư cho chuyển đổi số. Theo xu hướng, các doanh nghiệp ưu tiên cho làm việc từ xa quy mô lớn, an ninh mạng bảo mật thông tin, thương mại điện tử và tự động hóa quy trình”.

Tuy nhiên nhiều doanh nghiệp vẫn chưa biết bắt đầu từ đâu với chuyển đổi số? Bắt đầu từ đâu? Thực hành như thế nào ? Kiểm soát đo lường ra sao ? Đây là những câu hỏi xoay vòng của những nhà quản lý doanh nghiệp thời đại 4.0.

3. Chuyển đổi số: Tư duy hay công cụ?

Tư duy tiếp cận chuyển đổi số là kim chỉ nam cho tất cả các nhà quản lý doanh nghiệp đến với cách mạng 4.0. Phải có tư duy thì con người ta mới bắt đầu tìm hiểu chuyển đổi số là gì? Vì sao chuyển đổi số quan trọng? Và vì sao doanh nghiệp mình phải nhanh chóng chuyển đổi số và cách chuyển đổi số như thế nào là phù hợp? 

Có nhiều cách tiếp cận chuyển đổi số, có doanh nghiệp tiếp cận theo hướng tập trung vào con người, vào nhân sự. Họ muốn xây dựng môi trường văn hóa làm việc số với việc hạn chế những nhân sự “thảnh thơi”, những người làm đi làm lại những công việc không mang tính chuyên môn cao, không phát huy được sự sáng tạo trong công việc, làm việc như một cái máy – và thực sự là các doanh nghiệp định chuyển đổi số theo cách tiếp cận tinh gọn bộ máy nhân sự đã nhen nhóm những ý tưởng đưa máy móc vào làm việc bên cạnh con người. Cách tiếp cận này chủ yếu rơi vào khối ngành ngân hàng, sản xuất – những ngành đặc thù với nhiều cấp độ quản lý, khối lượng công việc nhiều nhưng nhiều quy trình lặp đi lặp lại. Ví dụ như lấy số thứ tự, lễ tân. Hoạt động chuyển đổi số ở khối ngành ngân hàng, sản xuất đang diễn ra khá sôi động, nhất là trong bối cảnh dịch bệnh Covid vừa đánh 1 đòn nặng nề vào ngành kinh tế, ảnh hưởng tới tất cả các ngành.

Chuyển đổi hay là chết đứng? Câu trả lời được nhìn thấy ngay khi nền kinh tế bị ảnh hưởng trực tiếp của dịch bệnh. Theo thống kê, hơn 94% các ngân hàng thương mại đã tham gia vào lĩnh vực chuyển đổi số, họ chuyển đổi từ từ việc cần nhiều nhân sự sang tinh gọn bộ máy, số hóa quy trình trên máy tính để hạn chế rủi ro, tăng độ chính xác, tin cậy đến việc phát hành các sản phẩm số. Thậm chí theo dự báo khoảng 10 năm nữa, một số nhóm ngành có nguy cơ biến mất, ví dụ như giao dịch viên, bán lẻ. Ngân hàng hay các cơ sở sản xuất vẫn có thể hoạt động thậm chí chuẩn xác, nhanh chóng hơn khi tham gia vào cách mạng số. Họ vừa giảm thiểu chi phí trả lương, phúc lợi xã hội của nhân viên, lại vừa đảm bảo độ chính xác, nhanh chóng của các công việc đặc thù  liên quan sức khỏe hay tiền bạc.

Bên cạnh đó, nhiều doanh nghiệp lại hướng tư duy tiếp cận chuyển đổi số theo hệ thống công nghệ, nó diễn ra chủ yếu trong khối ngành dịch vụ, IT, xây dựng, các công ty công nghệ. Sự chính xác và nhanh gọn của máy móc, khả năng số hóa quy trình trong doanh nghiệp – nơi các CEO, nhà quản lý có thể biết doanh nghiệp của mình đang hoạt động như nào, dự án đến đâu, ai quản lý, việc bạn có thể tích điểm qua mã QR khi mua hàng hay quét mã để kiểm soát tình trạng kho hàng chỉ là những ví dụ nhỏ trong hàng ngàn lợi ích của chuyển đổi số. Các quy trình, công việc, dự án được thu gọn trong bàn tay, trên laptop hay trong điện thoại di động, mọi người có thể chủ động làm mọi lúc mọi nơi. Việc này giúp tăng năng suất lao động, giảm các chi phí thừa thãi. 

Mặc dù mỗi ngành nghề có cách tiếp cận chuyển đổi số khác nhau, thì họ đều nhận ra một điểm chung quan trọng. Nó yêu cầu sự hiểu thấu đáo về vận hành tổ chức của doanh nghiệp – đây là nội dung cơ bản đầu tiên để chúng ta số hóa các nội dung của mình và nền tảng để chúng ta phát triển những quy trình, xây dựng những quy trình mới và từ đó xây dựng được những bài toán khoa học công nghệ nâng cao quá trình chuyển đổi số của mình. Từ tư duy đó, các doanh nghiệp mới bắt tay vào xây dựng những công cụ riêng giải quyết nhu cầu riêng của mình. 

Mỗi doanh nghiệp đều có những quy trình nhỏ trong chuỗi quy trình lớn, ví dụ quản lý nguồn nhân lực trong công ty không chỉ có mỗi tuyển dụng. Các quy trình của quản trị nhân sự rộng hơn còn các quy trình khác như lưu trữ hồ sơ, chấm công, tiền lương, đánh giá năng lực, quản lý KPI,… Đây là những bài toán nhỏ trong bài toán quản trị nhân lực tổng thể. Trong tiến trình phát triển của doanh nghiệp, các nhà quản trị sẽ nhận ra mỗi quy trình sẽ cần những công cụ riêng để quản lý, nâng cao năng suất công việc. Với quy mô doanh nghiệp nhỏ, có thể nhà quản lý chỉ cần đơn giản vài công cụ, thậm chí là miễn phí, nhưng với các doanh nghiệp tầm trung và lớn thì số lượng công cụ càng nhiều và càng đòi hỏi phạm vi bao bao quát rộng hơn. 

Lúc này, các nhà nhà quản lý sẽ nhận thấy các công cụ nhỏ cho phép người quản lý nhìn một cách chi tiết những vấn đề riêng lẻ của từng quy trình nhưng các công cụ tổng thể cho phép bao quát hết các vấn đề của doanh nghiệp. Bài toán quản lý tổng thể được áp dụng với mọi mô hình doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn. Doanh nghiệp có thể lựa chọn hệ thống triển khai chuyển đổi số tại chỗ và trên đám mây (icloud). Hiểu đơn giản tại chỗ là trên máy chủ của bạn setup hệ thống quản lý quy trình, công việc tổng thể. Còn trên đám mây là các nhà cung cấp dịch vụ, bạn mua dịch vụ của các nhà cung cấp để lưu trữ thông tin. Từ lợi ích này, cách vận hành và quản lý doanh nghiệp được phát huy năng suất tối đa. Tất cả các thông tin đều tập trung ở một nơi và dễ dàng tìm kiếm chỉ mới một cú click chuột. 

Với những bài toán đã được xử lý đó, nhìn nhận một cách tổng quan trong công cuộc cách mạng chuyển đổi số 4.0, ông Phạm Thế Trường, nguyên Tổng Giám đốc Microsoft Việt Nam, đúc kết: “Chính sự kết hợp giữa con người và công nghệ bên trong một tổ chức sẽ tạo ra những cơ hội mới cho doanh nghiệp. Áp dụng công nghệ chỉ là bước đầu để một tổ chức chuyển đổi thành một doanh nghiệp số. Để thành công, doanh nghiệp cần có cả tầm nhìn, chiến lược, văn hóa tổ chức và tiềm năng khác biệt. Những doanh nghiệp hội tụ đủ 4 yếu tố này sẽ đi đầu trong công cuộc chuyển đổi số, nâng cao năng lực cạnh tranh, tạo ra những sản phẩm, dịch vụ và mô hình kinh doanh khác biệt trong thời đại mới.”

Trả lời cho câu hỏi đầu bài viết: Chuyển đổi số: Tư duy hay công cụ? Chúng ta có thể hiểu rằng chuyển đổi số doanh nghiệp bắt đầu từ tư duy đã. Tư duy về chuyển đổi số sẽ dẫn đến những bước hành động để tiến hành chuyển đổi số doanh nghiệp mình. Từ hành động đó, các nhà quản lý doanh nghiệp có những công cụ riêng để tối đa hóa năng suất làm việc của nhân sự – tối tối đa doanh thu và có thể đặt kỳ vọng sự phát triển lâu dài của công ty. 

4. Xu hướng chuyển đổi số 4.0 – Từ góc nhìn các case study thành công

Khi tìm hiểu về các case study thành công với chuyển đổi số, chúng ta càng có góc nhìn trực quan hơn về xu hướng đang phát triển rất mạnh mẽ này. Chuyển đổi số có mặt ở mọi khía cạnh của nền kinh tế. Trong lĩnh vực sản xuất, ta có thể kể đến hãng ô tô nổi tiếng thế giới – Ford. Theo Bloomberg, Ford sẽ đầu tư 11 tỷ USD để tái cơ cấu doanh nghiệp. Hãng sản xuất ô tô của Mỹ hy vọng đầu tư vào kỹ thuật số sẽ giúp củng cố doanh thu thông qua các sản phẩm và dịch vụ mới. Hãng đã áp dụng phương thức kiểm tra tự động dựa trên thị giác đối với việc sơn những mẫu xe trong các nhà máy của mình thông qua công nghệ thực tế ảo, Internet of Things (IoT) và AI. Sử dụng các công nghệ này, công ty cải thiện khả năng phát hiện nhược điểm và giảm thiểu lỗi trên những mẫu xe hơi của mình. Dữ liệu của nhà máy sẽ được công nghệ sàng lọc và AI sử dụng để phát hiện và ngăn chặn các lỗi sản xuất trong thời gian thực. Tuy không thể đưa Ford vào vị trí dẫn đầu của lĩnh vực sản xuất ô tô vì ngành này hiện nay đang rất cạnh tranh, khách hàng có nhiều lựa chọn nhưng chuyển đổi số là bước tiến quan trọng và rất cần thiết để giúp hãng này không bị tụt hậu và đảm bảo được vị tế riêng trên thị trường. 

Bên cạnh ngành sản xuất, nhóm ngành bất động sản cũng ghi nhận những điểm sáng tích cực của xu hướng chuyển đổi số, chủ yếu trong hoạt động chăm sóc và tiếp cận khách hàng. Ở thị trường lớn và cạnh tranh như Trung Quốc, Lianjia là một công ty được xếp vào hàng “kỳ lân” trong lĩnh vực bất động sản công nghệ. Thành lập từ năm 2001, qua 20 năm, công ty này  đến nay đã có hơn 8.000 văn phòng và 150.000 nhà môi giới, số lượng căn hộ quản lý lên tới hơn 500.000 căn. Vậy đâu mới là chìa khóa giúp nhà lãnh đạo của Lianjia có thể quản lý công việc của mình? Tất cả đều nhờ vào chuyển đổi số. Khả năng tận dụng những tiến bộ công nghệ, tăng năng suất đáng kể qua việc tự động hóa quy trình, quản lý tổng thể quy trình, chăm sóc khách hàng tự động, khách hàng dễ dàng tham khảo giá qua mạng lưới thông tin tổng hợp của Lianjia…  giúp kiệm thời gian, chi phí cho cả người mua và người bán. Môi giới công nghệ có thể phục vụ lượng khách hàng gấp 10 lần môi giới truyền thống. 

Bên cạnh ngành sản xuất, nhóm ngành bất động sản cũng ghi nhận những điểm sáng tích cực của xu hướng chuyển đổi số, chủ yếu trong hoạt động chăm sóc và tiếp cận khách hàng. Tại thị trường lớn và cạnh tranh như Trung Quốc, Lianjia – một công ty bất động sản  được thành lập từ năm 2001 đến nay đã có hơn 8.000 văn phòng và 150.000 nhà môi giới, số lượng căn hộ quản lý lên tới hơn 500.000 căn. Vậy đâu mới là chìa khóa giúp nhà lãnh đạo của Lianjia có thể quản lý công việc của mình? Tất cả đều nhờ vào chuyển đổi số. Khả năng tận dụng những tiến bộ công nghệ, tăng năng suất đáng kể qua việc tự động hóa quy trình, quản lý tổng thể quy trình, chăm sóc khách hàng tự động, khách hàng dễ dàng tham khảo giá qua mạng lưới thông tin tổng hợp của Lianjia…  giúp kiệm thời gian, chi phí cho cả người mua và người bán. Môi giới công nghệ có thể phục vụ lượng khách hàng gấp 10 lần môi giới truyền thống. Lấy ví dụ dễ hiểu, trong môi giới truyền thống, 1 nhà môi giới chỉ tiếp được 1 khách hàng với những yêu cầu khác nhau (trao đổi trực tiếp, đi gặp gỡ) – nhưng với môi giới công nghệ, 1 nhà môi giới qua màn hình máy tính có thể tiếp 10 người ở cùng một thời điểm qua việc gửi thông tin về nhà đất đến các khách hàng có chung một yêu cầu về mức mức giá, số phòng, vị trí dân dân cư,… Thậm chí với chuyển đổi số, khách hàng còn chủ động tìm được ngôi nhà phù hợp yêu cầu của mình (lọc thông tin qua các phễu lọc về giá, địa điểm,..,) và chỉ cần trao đổi trực tiếp với nhà môi giới khi chốt mua bán. 

Đến với câu chuyện của của các doanh nghiệp Việt Nam, Cộng cà phê là 1 case study khá thành công với với việc áp dụng chuyển đổi số trong quản trị và điều hành doanh nghiệp. Đây không phải là 1 cửa hàng nhỏ mà là 1 chuỗi cửa hàng cafe đã có thương hiệu trên thị trường. Số lượng khách tiếp đón nhiều, nhiều cửa hàng nhượng quyền, nguyên liệu nhập về – sử dụng số lượng lớn, khối lượng nhân viên đông, các dự án chạy quảng cáo, chăm sóc khách hàng cần theo sát thường xuyên chính là bài toán nan giải cho CEO Cộng cà phê chia sẻ cùng 1Office. Với chuyển đổi số, hệ thống số hóa quy trình, Cộng cà phê đã đồng bộ trên toàn bộ hệ thống những công việc như quản lý nhân sự, quản lý dự án, các bộ phận của backoffice,… Sự thành công của Cộng cà phê qua việc quản lý hiệu quả 60 cửa hàng trong nước và mở cửa hàng ở nước ngoài như Hàn Quốc, Malaysia là một thành công đáng ghi nhận cho việc áp dụng vào kinh doanh. 

Sự thành công của các doanh nghiệp đi trước khi áp dụng chuyển đổi số vào vào doanh nghiệp là sự cổ vũ tinh thần tới các doanh nghiệp đã – đang và sẽ tìm hiểu về chuyển đổi số. Không có gì là quá chậm nếu các nhà quản lý doanh nghiệp, các CEO dành thời gian và công sức tìm hiểu về nó, chỉ có những ai đứng ngoài xu hướng phát triển này là sẽ “loay hoay” trước cơn bão công nghệ 4.0 mà thôi. 

5. Lời kết

Chuyển đổi số là xu hướng tất yếu của sự phát triển. Lỡ nhịp chuyển đổi số sẽ đẩy doanh nghiệp vào những tình thế bất lợi trong cạnh tranh ở cả thị trường trong nước và quốc tế. 

Giống như các toa tàu và mắt xích kết nối trong 1 đoàn tàu, tư duy chính là các mắt xích móc nối, công cụ chính là các toa tàu. Mắt xích giúp cho các đoàn tàu kết nối với nhau chặt chẽ, chỉ 1 mắt xích hỏng có thể làm cả hệ thống đoàn tàu trật bánh. Tương tự trong quá trình chuyển đổi số doanh nghiệp, tư duy và công cụ là hai vấn đề có liên quan chặt chẽ với nhau. Tư duy đúng mà công cụ sai sẽ làm bài toán doanh nghiệp không được giải quyết, đi vào lối mòn, thậm chí còn rắc rối hơn gây phát sinh chi phí tốn kém, lãng phí tiền bạc. Còn tư duy sai thì dù công cụ nào cũng không thể giải quyết được bài toán – thể hiện cách nhìn nhận vấn đề của doanh nghiệp đã sai, không nhìn nhận ra được doanh nghiệp đang có khó khăn gì hoặc cần tinh gọn bộ máy nào – dùng công cụ nào cũng thế. 

Cuối cùng là một lời nhắn nhủ chân thành của 1Office tới các nhà quản lý doanh nghiệp thời đại mới: Hãy tìm hiểu về chuyển đổi số – đó chính là tư duy; bắt kịp chuyển đổi số, cách mạng doanh nghiệp của mình theo hướng số hóa – đó chính là hành động, là công cụ. Thị trường luôn cạnh tranh, nhưng thị trường luôn có chỗ đứng cho người nhanh nhẹn và học hỏi những điều mới mẻ và khoa học.