Bật mí 3 mô hình cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh cho mọi doanh nghiệp

Doanh nghiệp được tạo thành bởi bộ máy lãnh đạo và tổ chức các phòng ban. Mỗi phòng ban sẽ giữ vai trò riêng và góp phần duy trì sự vận hành ổn định của một tổ chức. Và việc xây dựng cơ cấu phòng kinh doanh đóng vai trò chủ chốt trong việc nâng cao doanh thu và phát triển cho mỗi doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để doanh nghiệp xây dựng được cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh phù hợp và mang đến hiệu quả làm việc cao? Hãy cùng 1Office cùng câu trả lời qua bài viết dưới đây!

I. Chức năng của phòng kinh doanh trong doanh nghiệp

Phòng kinh doanh bao gồm nhân viên kinh doanh, quản lý, đội ngũ phát triển sản phẩm và support, là phòng ban giữ nhiệm vụ thực hiện tất cả hoạt động bán sản phẩm/ dịch vụ, tư vấn khách hàng, xây dựng và duy trì quan hệ với khách hàng.

Cụ thể, phòng kinh doanh có chức năng:

• Nghiên cứu về sản phẩm/ dịch vụ của doanh nghiệp để từ đó tìm ra những ưu điểm, hạn chế để hỗ trợ cải thiện sản phẩm/ dịch vụ tốt hơn
• Nghiên cứu mở rộng thị trường và tệp khách hàng tiềm năng để tăng khả năng bán hàng cho doanh nghiệp
• Quản lý kinh doanh cùng đội ngũ chuyên viên kinh doanh có nhiệm vụ nghiên cứu và xây dựng chiến lược kinh doanh, tham khảo ý kiến cấp lãnh đạo và thực hiện.
• Theo dõi và đánh giá tiến độ, hiệu quả của công tác thực hiện chiến lược kinh doanh đã đề ra, đảm bảo đúng tiến độ và mang lại hiệu quả.
• Phụ trách các hoạt động giao dịch với khách hàng, ký kết hợp đồng và thực hiện chiến lược chăm sóc khách hàng sau bán hàng.
• Quản lý và lưu trữ thông tin, hồ sơ khách hàng thuộc nhiều tệp khách hàng như khách hàng tiềm năng, khách hàng gắn bó lâu năm, khách hàng hiện tại.

Ngoài những nhiệm vụ chính như trên, đội ngũ kinh doanh còn phối hợp cùng các phòng ban khác như đội phát triển sản phẩm, phòng marketing để cùng bàn bạc, tiến hành những chiến dịch tiếp thị để nâng cao doanh thu bán hàng và tăng độ nhận diện thương hiệu. Để có thể hoàn thành tất cả những nhiệm vụ đó, ban lãnh đạo cần xây dựng phòng kinh doanh rõ ràng, minh bạch và phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp.

II. Vì sao cần xây dựng cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh?

Doanh nghiệp muốn phát triển nhanh và bền vững thì đội ngũ nhân sự nói chung và phòng kinh doanh nói riêng cần được thiết kế cơ cấu sao cho hợp lý. Xây dựng cơ cấu phòng kinh doanh cụ thể là việc CEO phân chia nhóm kinh doanh thành từng nhóm với các nhiệm vụ riêng biệt nhưng đều hướng tới mục đích chung là nâng cao hiệu quả bán hàng.

Xây dựng phòng kinh doanh khoa học, hợp lý là nền móng cho hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. Một nền móng hoạt động vững chắc sẽ mang đến hiệu quả làm việc cao, duy trì bền vững kết quả làm việc và mang lại giá trị lâu dài cho công ty.

Cụ thể:

• Cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh hiển thị rõ cấu trúc phòng ban và thứ tự các chức danh để CEO tiện theo dõi
• Giúp ban lãnh đạo dễ dàng liên hệ với người quản lý hay người chịu trách nhiệm khi cần
• Giúp quản lý số lượng nhân viên từng phòng ban, cách phân bổ nhân viên theo khả năng của họ hiệu quả nhất

Tóm lại, xây dựng phòng kinh doanh hợp lý cho phép nhà quản trị tận dụng được hết kỹ năng và năng lực của từng chuyên viên kinh doanh, đảm bảo vận hành hoạt động bán hàng một cách hệ thống, khoa học, đảm bảo bán hàng nhắm đúng khách hàng mục tiêu và từ đó nâng cao doanh thu cho toàn bộ doanh nghiệp.

III. Khám phá 3 mô hình cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh phổ biến nhất

1. Cơ cấu phòng kinh doanh theo mô hình dây chuyền

The Assembly Line hay còn gọi là mô hình phòng kinh doanh theo dạng dây chuyển – là cấu trúc phòng ban phổ biến nhất mà các doanh nghiệp thường áp dụng. Khi áp dụng mô hình tổ chức phòng kinh doanh này, mỗi thành viên sẽ giữ một vị trí và chức năng cụ thể trong hoạt động bán hàng.

Cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh theo mô hình dây chuyền gồm các nhóm vị trí như sau:

Nhóm Leaders	Chịu trách nhiệm tìm kiếm khách hàng tiềm năng, nghiên cứu, thu thập thông tin. Cụ thể là nhu cầu và những khó khăn khách hàng đang gặp phải.
Nhóm Sales Development Representatives (Chuyên viên bán hàng)	Tiếp nhận thông tin khách hàng từ leaders, sau đó đánh giá mức độ tiềm năng.
Nhóm Account Executives	Chịu trách nhiệm quản lý khách hàng, trực tiếp bán hàng, đàm phán để chốt đơn, tăng doanh số.
Nhóm Customer Service	Giữ nhiệm vụ chăm sóc khách hàng, duy trì mối quan hệ với khách hàng qua những tin nhắn, email hoặc quy trình chăm sóc sau bán hàng.

Ưu điểm:

• Khá đơn giản, dễ hiểu và dễ áp dụng
• Phù hợp với nhiều mô hình và lĩnh vực kinh doanh khác nhau
• Giúp doanh nghiệp dễ dàng mở rộng quy mô nhân sự
• Mô hình phòng kinh doanh dạng dây chuyền còn giúp nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, dễ dàng nhận biết các vấn đề phát sinh
• Định hướng các thành viên trong từng nhóm phát triển kỹ năng chuyên môn

Nhược điểm:

• Yêu cầu số lượng nhân sự của phòng kinh doanh phải tối thiểu 7 người
• Đôi khi áp dụng mô hình phòng kinh doanh này sẽ khó tạo ra liên kết toàn bộ hệ thống phòng kinh doanh của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp nên ứng dụng:

• Các Startups chưa có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh
• Các doanh nghiệp với nhu cầu mở rộng quy mô nhân sự thường xuyên

2. Cơ cấu phòng kinh doanh theo mô hình đảo

The Islands – Mô hình phòng kinh doanh theo hình đảo, cũng là một trong những lựa chọn phổ biến của các doanh nghiệp hiện nay. Khi áp dụng mô hình này, lãnh đạo sẽ bầu ra một thành viên xuất sắc nhất với vai trò chủ sở hữu/ quản lý. Người này chịu trách nhiệm giám sát hoạt động chung của toàn phòng kinh doanh.

Hoạt động dưới quản lý kinh doanh sẽ là các Đại diện bán hàng. Các đại diện này sẽ đảm nhận nhiệm vụ cho từng giai đoạn của hoạt động bán hàng. Một phòng kinh doanh có thể chia thành nhiều người đại diện bán hàng khác nhau để thực hiện các công việc từ tìm kiếm khách hàng tiềm năng, đánh giá nhu cầu đến đàm phán, tư vấn và giao dịch với họ để chốt đơn, tạo ra doanh thu.

Ưu điểm:

• Đơn giản, dễ áp dụng với các doanh nghiệp
• Có người quản lý kinh doanh nên mọi hoạt động đều được giảm sát và báo cáo kịp thời
• Phát huy tối đa hiệu quả bán hàng khi tạo ra môi trường cạnh tranh lành mạnh

Nhược điểm:

• Việc theo dõi số liệu đôi khi gặp khó khăn vì các thành viên làm việc độc lập không theo đội nhóm
• Đôi khi không kiểm soát được mức độ cạnh tranh nên gây ra những ảnh hưởng tiêu cực đến doanh nghiệp

Doanh nghiệp nên áp dụng:

• Các doanh nghiệp kinh doanh truyền thống như tài chính, bất động sản
• Các doanh nghiệp có quy trình bán hàng đơn giản, thiên về tính giao dịch
• Doanh nghiệp hoạt động trong thị trường có sẵn và tính cạnh tranh cao

3. Cơ cấu phòng kinh doanh theo mô hình nhóm

POD là cấu trúc phòng kinh doanh theo mô hình nhóm được đánh giá là tối ưu và có khả năng giúp doanh nghiệp tận dụng được hết kỹ năng chuyên môn của đội ngũ kinh doanh.

Về cấu trúc mô hình nhóm, có thể tưởng tượng mô hình POD chính là mô hình dây chuyền chia nhỏ ra thành các nhóm. Điều này có nghĩa phòng kinh doanh của doanh nghiệp sẽ được chia thành 2-3 nhóm lớn, các thành viên trong mỗi nhóm lớn sẽ được chia thành 4 nhóm nhỏ là leaders, chuyên viên bán hàng, nhóm Account Executives và nhóm chăm sóc khách hàng.

Mô hình này ra đời với mục đích tăng tính cạnh tranh giữa các nhóm trong đội ngũ kinh doanh. Mỗi nhóm được chia theo mô hình này sẽ có một trưởng nhóm giữ vai trò điều phối hoạt động của team mình.

Ưu điểm:

• Mô hình phòng kinh doanh dạng nhóm giúp hạn chế các vấn đề phát sinh trong khi làm việc bởi khi làm việc theo nhóm, các thành viên sẽ hỗ trợ nhau, bù trừ những điểm mạnh yếu cho nhau để cùng phát triển, hoàn thiện bản thân và hướng tới mục tiêu chung là tăng doanh thu cho công ty.
• Mô hình nhóm có tính linh hoạt cao và dễ dàng thay đổi trong các trường hợp cần thiết.

Nhược điểm:

Vì hoạt động theo các nhóm nhỏ nên mô hình cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh theo nhóm sẽ tạo ra sự cạnh tranh giữa các thành viên với nhau. Nếu không cẩn thận có thể có nguy cơ xảy ra xung đột trong nhóm khi cách làm việc và tính cách của các thành viên không hòa hợp. Những xung đột và tranh chấp này có thể gây ảnh hưởng tiêu cực tới kết quả làm việc của nhóm và ảnh hưởng tới kết quả chung của cả đội ngũ kinh doanh.

Doanh nghiệp nên áp dụng:

• Các doanh nghiệp đang trên đà phát triển và cần mở rộng quy mô bán hàng
• Doanh nghiệp là Startup thành công, có mục tiêu tối ưu nguồn lực để tiếp cận thị trường và mở rộng lĩnh vực kinh doanh

Xem thêm: Chia sẻ 7+ bí quyết giúp xây dựng đội nhóm kinh doanh thành công

Trên đây là những thông tin chi tiết về 3 mô hình cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh phổ biến và dễ ứng dụng nhất đối với các doanh nghiệp. Tùy vào đặc trưng và điều kiện của doanh nghiệp mình mà nhà quản trị cần chọn một mô hình phù hợp để áp dụng.

IV. 5 bước xây dựng cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh hiệu quả

1. Xác định các vị trí bán hàng then chốt

Điều cơ bản mỗi nhân viên cần biết khi gia nhập phòng ban hoặc tham gia một cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh tốt chính là nắm rõ vai trò và nhiệm vụ của mình. Do đó, với vai trò là nhà quản trị, bạn cần hoạch định rõ vai trò của từng thành viên, vị trí trong cơ cấu tổ chức để giúp hoạt động kinh doanh diễn ra tốt nhất, tránh nhầm lẫn hoặc những vị trí thừa thãi.

2. Chọn mô hình tổ chức phòng kinh doanh phù hợp

Bạn có thể dựa theo thông tin chi tiết về 3 mô hình cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh được chia sẻ ở phần trên để chọn lựa mô hình phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình.

Những tiêu chí lựa chọn mô hình tổ chức phòng kinh doanh có thể kể đến như lĩnh vực kinh doanh, mục tiêu kinh doanh cụ thể hoặc vị trí doanh nghiệp trên thị trường.

3. Lập bảng mô tả công việc cho từng vị trí phòng kinh doanh

Bảng mô tả công việc là việc nhà quản trị liệt kê ra các đầu việc, nhiệm vụ chủ chốt của từng vị trí trong phòng kinh doanh. Mục đích của bảng mô tả công việc là giúp doanh nghiệp và nhân viên kinh doanh xác định rõ các yếu tố như mục tiêu của công việc, chức năng nhiệm vụ cần làm, những yêu cầu đặt ra khi làm việc, quyền hạn và trách nhiệm của người nắm giữ vị trí đó.

4. Tạo khung năng lực cho từng vị trí

Sau khi thiết lập được các vị trí làm việc và lập bảng mô tả công việc, doanh nghiệp sẽ tiến hành xây dựng khung năng lực để dựa vào đó phân công và tuyển chọn nhân viên phù hợp. Doanh nghiệp có thể tự xây dựng bộ khung năng lực riêng hoặc lựa chọn 1 trong 3 bộ khung có sẵn dưới đây:

• Nhóm năng lực chung, giữ vai trò cốt lõi
• Nhóm năng lực khối, là những kỹ năng chuyên môn của nhân viên
• Nhóm năng lực quản lý, lãnh đạo dành cho trưởng nhóm

5. Xây dựng môi trường đào tạo khoa học để phát triển mạnh mẽ

Khi đã có được những thông tin về công việc, vị trí, bước cuối cùng doanh nghiệp cần làm là tổ chức đào tạo nhân viên. Đây là một trong những hoạt động nòng cốt, là nền tảng để đội ngũ kinh doanh có được kỹ năng bán hàng và xử lý tình huống nhanh nhạy, đảm bảo cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Tham khảo ngay: “Công thức vàng” Xây dựng quy trình đào tạo nhân viên kinh doanh mới X2 hiệu quả

Hãy ưu tiên việc đào tạo và truyền đạt kinh nghiệm, thường xuyên tổ chức các buổi đào tạo chất lượng, chia sẻ cho đội ngũ nhân viên kinh doanh để truyền động lực và thúc đẩy cả đội kinh doanh cũng như doanh nghiệp ngày càng phát triển mạnh mẽ.

Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về các mô hình và cách xây dựng cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh phù hợp, mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp ích được cho bạn trong quá trình xây dựng cơ cấu phòng kinh doanh cho doanh nghiệp của mình.

Ngoài ra, việc ứng dụng những giải pháp công nghệ hiện đại trong quản lý hoạt động của phòng kinh doanh và bán hàng đã trở thành xu hướng giúp hàng nghìn doanh nghiệp bứt phá doanh thu. Và phần mềm quản lý nhân sự của 1Office là một trong những giải pháp được hơn 5000 doanh nghiệp lớn lựa chọn để nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự. Với hệ thống lưu trữ thông tin nhân sự và tài liệu một cách tự động, báo cáo đánh giá các chỉ số năng lực, KPI, hiệu quả công việc của nhân viên mộ cách đẩy đủ, phần mềm HRM của 1Office đã giúp doanh nghiệp tối ưu bộ máy quản lý nhân sự, nâng cao hiệu quả làm việc của đội ngũ kinh doanh và bứt phá doanh thu hiệu quả.

 Nhận tư vấn & dùng thử miễn phí

Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ:

• Hotline: 083 483 8888
• Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/
• Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA