Công nợ là gì? Cách theo dõi & quản lý công nợ tối ưu nhất

Ngoài các chỉ số về doanh thu, chi phí và lợi nhuận, việc hiểu rõ về công nợ và quản lý chúng hiệu quả cũng đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì ổn định tài chính của doanh nghiệp. Bài viết dưới đây từ 1Office sẽ cung cấp thông tin về định nghĩa của công nợ và các khái niệm liên quan, phân loại công nợ, quy trình xử lý công nợ phải thu và phải trả từng bước, cùng những kinh nghiệm quan trọng trong việc theo dõi và quản lý công nợ.

Công nợ là gì?

Công nợ là tổng hợp các khoản phải thu và các khoản phải trả của một doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định. Đây là một khái niệm chuyên ngành tương đối phức tạp. Tuy nhiên, bạn cũng có thể hiểu một cách đơn giản là khi doanh nghiệp mua sản phẩm, hàng hóa, hoặc dịch vụ, và phát sinh thanh toán với một cá nhân hoặc tổ chức khác nhưng chưa trả tiền ngay lập tức, thì được gọi là công nợ.

Thông thường, khi đề cập công nợ thì sẽ nói đến các khoản nợ ngắn hạn, tức là những khoản nợ dự kiến được trả trong khoảng thời gian ngắn nhất, thường là trong vòng một năm. Còn những khoản nợ dài hạn, như các khoản thế chấp và các khoản vay khác mà mất hơn 12 tháng để trả hết, thường được phân loại thành các khoản nợ riêng biệt và không được tính vào công nợ.

Trong lĩnh vực kinh doanh, khái niệm công nợ thường ám chỉ cả hai loại nợ mà doanh nghiệp phải trả hoặc đang chờ thu từ bên khác.

>>> Xem thêm: 5 Mẫu đề nghị thanh toán công nợ mới nhất và chi tiết cách điền

Các thuật ngữ liên quan tới công nợ

Các thuật ngữ liên quan đến công nợ bao gồm:

• Kiểm tra công nợ (Auditing account): Là quá trình kiểm tra lại các khoản công nợ phải thu và phải trả trong hoạt động kinh doanh hàng ngày.
• Đối chiếu công nợ (Debt comparison): Là việc so sánh các khoản công nợ phải thu và phải trả trên sổ sách kế toán của doanh nghiệp với các số liệu có trong hợp đồng hoặc trong thực tế giao dịch.
• Báo cáo công nợ (Debt report): Là việc lập báo cáo để theo dõi các khoản công nợ phải thu, phải trả nhằm quản lý và kiểm soát hiệu quả hơn.
• Thu hồi công nợ (Collecting debt): Là quá trình đòi lại số tiền mà khách hàng hoặc đối tác kinh doanh đang nợ doanh nghiệp, khi họ chậm thanh toán hoặc không thanh toán đú

Phân loại công nợ

Công nợ phải thu

Nợ phải thu là số tiền mà doanh nghiệp sẽ thu từ các đơn vị nội bộ, từ đối tác hoặc khách hàng trong tương lai. Các khoản nợ phải thu thường bắt nguồn từ việc cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ và chưa được thanh toán ngay lập tức. 

Các loại khoản công nợ phải thu bao gồm:

• Tiền bán hàng hoặc sản phẩm.
• Doanh thu từ việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng nhưng vẫn chưa thu đủ số tiền.
• Phải thu theo từng giai đoạn của tiến độ trong hợp đồng xây dựng.
• Các khoản đầu tư tài chính.

Ngoài các công nợ chính cần được kiểm soát để đảm bảo dòng tiền của công ty, kế toán còn theo dõi các khoản công nợ phải thu khác như: thu hộ nội bộ, tạm ứng, thu tiền bồi thường hoặc khấu trừ lương nhân viên do mất mát hoặc hỏng hóc hàng hóa…

Công nợ phải trả

Công nợ phải trả là trách nhiệm hiện tại của doanh nghiệp phát sinh từ các giao dịch, sự kiện đã diễn ra mà doanh nghiệp cần phải thanh toán cho các chủ nợ bằng nguồn lực của mình (theo VAS01).

Công nợ phải trả bao gồm các khoản phải trả cho nhà cung cấp các công cụ, dụng cụ, vật tư, thiết bị, nguyên vật liệu, dịch vụ, hàng hoá… mà doanh nghiệp chưa thanh toán tiền. Ngoài ra, các khoản công nợ phải trả khác cũng bao gồm phải trả nội bộ, phải trả cho công nhân viên (tiền lương, trợ cấp), phải trả phải nộp cho nhà nước…

Cách quản lý công nợ trong doanh nghiệp

Quản lý công nợ phải thu

Để tránh tình trạng công nợ kéo dài và những hậu quả tiềm ẩn với mức độ nghiêm trọng khác nhau đối với doanh nghiệp, nhiệm vụ của kế toán công nợ là phải đảm bảo theo dõi và kiểm soát chặt chẽ những trường hợp này để thu đúng hạn.

Trong việc quản lý công nợ, kế toán cần theo dõi từng đối tượng một cách cụ thể và phân loại chúng thành các nhóm khác nhau như nhà cung cấp, khách hàng, nhân viên… để kiểm soát công nợ một cách hiệu quả.

• Doanh nghiệp cần hạch toán chi tiết từng đối tượng, từng giao dịch phát sinh để theo dõi hạn thanh toán và nhắc nhở khách hàng thanh toán đúng hạn. 
• Hệ thống chứng từ cần được tập hợp đầy đủ, lưu trữ cẩn thận để có khả năng đối chiếu và theo dõi công nợ một cách chính xác nhất, từ đó lập kế hoạch thu hồi công nợ đúng thời điểm.
• Đối với các khoản nợ khó đòi hoặc quá hạn, chủ kinh doanh cần nắm bắt kịp thời để có thể đưa ra các giải pháp giải quyết sớm, bảo vệ tối đa quyền lợi và giảm thiểu rủi ro mất mát cho doanh nghiệp. 
• Cần thiết phải có bảng phân loại khách hàng, đánh giá và thiết lập chính sách công nợ phù hợp với từng nhóm đối tượng khách hàng.

Quản lý công nợ phải trả

Tương tự như công nợ phải thu, doanh nghiệp cũng cần theo dõi công nợ phải trả theo từng đối tượng, cập nhật liên tục các khoản nợ phải trả và thực hiện việc đối chiếu với sổ sách để chi trả cho đối tác. Tất cả các khoản công nợ được kế toán cập nhật ngay khi có sự phát sinh; định kỳ (cuối tháng, quý, năm), doanh nghiệp cần tổng hợp số liệu và kiểm tra công nợ với các đối tác để đảm bảo tính chính xác.

Đối với các khoản phải trả đối với nhà nước và người lao động, chủ kinh doanh cần thực hiện chi đúng thời hạn và tuân thủ đúng Luật Lao Động.

Đặc biệt, đối với các khoản nợ phải trả mà chưa có hóa đơn, chủ kinh doanh và kế toán cần theo dõi và cập nhật ngay khi có hóa đơn để đảm bảo quá trình hạch toán và làm báo cáo kinh doanh không xảy ra bất kỳ sai sót nào.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần chú ý các điều sau:

• Xây dựng kế hoạch bán hàng hợp lý ngay từ đầu, phù hợp với từng nhóm khách hàng và nhà cung cấp. Liên tục cập nhật tình hình, điều chỉnh, bổ sung phù hợp với tình hình thực tế.
• Trong trường hợp chậm thanh toán, cần thiết lập rõ ràng các quy định về hạn mức công nợ, thời hạn thanh toán, và các biện pháp phạt khi chậm trễ hoặc khi khách hàng không có ý định thanh toán.

Quy trình xử lý công nợ trong doanh nghiệp

Quy trình xử lý công nợ có thể linh hoạt thay đổi tùy thuộc vào từng ngành nghề và doanh nghiệp cụ thể. Thông thường, quy trình này bao gồm các bước cơ bản sau:

Bước 1: Rà soát và xác minh nguồn gốc công nợ:

• Thu thập và kiểm tra kỹ lưỡng các hóa đơn, hợp đồng, chứng từ liên quan đến khoản công nợ.
• Xác định chính xác số tiền cần thanh toán, ngày đáo hạn và các điều khoản thanh toán đã thỏa thuận với nhà cung cấp.
• So sánh thông tin với hệ thống tài chính và quản lý công nợ để đảm bảo tính hợp lệ và chưa được thanh toán.

Bước 2: Lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp:

• Dựa vào quy định hợp đồng, chính sách thanh toán của doanh nghiệp và yêu cầu của nhà cung cấp để chọn phương thức phù hợp (tiền mặt, chuyển khoản ngân hàng, séc,…).
• Có thể linh hoạt thương lượng phương thức thanh toán với nhà cung cấp/đối tác để tối ưu lợi ích cho doanh nghiệp.

Bước 3: Ưu tiên thanh toán hợp lý:

• Xác định thứ tự thanh toán dựa trên mức độ quan trọng, cấp thiết và khả năng thanh toán của doanh nghiệp.
• Áp dụng các tiêu chí đánh giá và phân loại công nợ để thực hiện thanh toán hiệu quả.

Bước 4: Chuẩn bị thông tin thanh toán đầy đủ:

• Lập phiếu thanh toán/hóa đơn thanh toán với đầy đủ thông tin về công nợ: số tiền, mã số hóa đơn, thông tin ngân hàng, thông tin liên hệ của hai bên.
• Kiểm tra kỹ lưỡng thông tin trước khi tiến hành thanh toán để tránh sai sót.

Bước 5: Thực hiện thanh toán và ghi chép cẩn thận:

• Thanh toán đúng hạn theo phương thức đã chọn.
• Ghi nhận đầy đủ thông tin thanh toán (ngày thanh toán, số chứng từ) vào hệ thống quản lý công nợ.

Bước 6: Theo dõi và cập nhật liên tục:

• Theo dõi sát sao tiến độ thanh toán để đảm bảo đúng hạn.
• Cập nhật thông tin thanh toán vào hệ thống quản lý công nợ để nắm bắt tình hình tài chính.

Bước 7: Giải quyết các vấn đề phát sinh:

• Xử lý các trường hợp tranh chấp, thanh toán sai sót hoặc các vấn đề phát sinh khác.
• Thương lượng và điều chỉnh thanh toán với nhà cung cấp/đối tác để đạt được giải pháp hợp lý.

Bước 8: Đối chiếu và báo cáo minh bạch:

• Đối chiếu thông tin công nợ với hệ thống tài chính – kế toán của doanh nghiệp.
• Báo cáo tình trạng công nợ và tiến độ thanh toán cho các bên liên quan (nhà quản lý, bộ phận tài chính – kế toán, nhà cung cấp).

Kinh nghiệm theo dõi công nợ phát sinh

Doanh nghiệp nên thiết lập sổ chi tiết công nợ cho từng đối tác để dễ dàng tổng hợp số công nợ phải thu/phải trả với mỗi đối tác. Đồng thời, cần lập bảng tổng hợp công nợ để theo dõi số dư công nợ với tất cả các đối tác. Việc theo dõi công nợ trên Excel là một giải pháp đơn giản và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp quy mô nhỏ và siêu nhỏ.

Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm đó, việc quản lý và theo dõi công nợ bằng Excel cũng gặp phải một số hạn chế như:

• Khó theo dõi trong trường hợp có số lượng lớn khách hàng, nhà cung cấp cần quản lý, dễ gây ra sai sót.
• Dữ liệu được lưu thành các file riêng lẻ, độc lập, gây khó khăn cho việc tổng hợp báo cáo, tốn nhiều thời gian và công sức của kế toán.
• Doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc theo dõi số liệu tổng hợp cuối kỳ và tính toán tình trạng công nợ sắp đến hạn để cân đối dòng tiền.

>>> Xem thêm: Mẫu biên bản đối chiếu công nợ mới nhất 2023【Tổng hợp 】

Tự động hóa nhắc nợ bằng 1CRM – Phương pháp giúp quản lý công nợ hiệu quả

Nếu doanh nghiệp vẫn còn phát sinh sai sót trong quản lý công nợ, thì đã đến lúc cần tìm kiếm cho mình một công cụ hỗ trợ hiệu quả. Dưới đây là một số lợi ích rõ ràng của công nghệ trong quản lý công nợ doanh nghiệp:

• Tự động thông báo và nhắc nhở khách hàng về công nợ: Việc tích hợp hệ thống quản lý khách hàng (CRM) giúp theo dõi thông tin về khách hàng, hạn mức tín dụng và lịch sử thanh toán. Công cụ này cũng có khả năng tự động gửi thông báo và nhắc nhở khách hàng về các khoản thanh toán sắp đến hạn.
• Hỗ trợ thanh toán tự động, chính xác: Các hệ thống thanh toán tự động cung cấp nhiều phương thức thanh toán khác nhau, giảm độ trễ trong quá trình thanh toán. Điều này giúp tối ưu hóa trải nghiệm của khách hàng và giảm rủi ro trong quá trình giao dịch.
• Quản lý thông tin công nợ chi tiết: Một giải pháp quản trị tài chính hiệu quả có khả năng giải quyết đồng thời nhiều bài toán nhỏ liên quan đến quản lý công nợ của doanh nghiệp. Nó tích hợp thông tin về nhà cung cấp/khách hàng và từng hóa đơn tương ứng, quản lý lịch sử thanh toán, cảnh báo công nợ trễ hạn, v.v.
• Tạo báo cáo dữ liệu công nợ tự động: Các báo cáo tự động được tạo ra từ phần mềm quản trị tài chính giúp doanh nghiệp dễ dàng đánh giá tổng quan về tình hình tài chính, theo dõi hiệu suất của quy trình quản lý công nợ và xác định các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng trở nên nghiêm trọng.

>>> Xem thêm: 7 phần mềm quản lý công nợ chính xác và hiệu quả nhất 2024

——————–

Quản lý công nợ một cách hiệu quả là chìa khóa quan trọng để đảm bảo sự ổn định tài chính của doanh nghiệp. Bằng cách áp dụng kiến thức căn bản và chiến lược thông minh trong phân loại và xử lý các loại công nợ khác nhau, hy vọng rằng doanh nghiệp của bạn sẽ tối ưu hóa được dòng tiền, đồng thời duy trì được mối quan hệ tốt nhất với các khách hàng và nhà cung cấp.