5 Mẫu đề nghị thanh toán công nợ mới nhất – Tải miễn phí
Trong quá trình kinh doanh, việc xảy ra trễ hẹn trong thanh toán là điều không hiếm. Khi điều này xảy ra, các bên thường có thể sử dụng mẫu đề nghị thanh toán công nợ hoặc mẫu giấy đề nghị thanh toán để nhắc nhở đối tác về lịch thanh toán đã đến hạn. Đồng thời, đây cũng là một văn bản pháp lý, đóng vai trò làm chứng cho bên vi phạm hợp đồng trong trường hợp hai bên xảy ra tranh chấp và cần phải giải quyết vấn đề trước pháp luật.
- Mẫu biên bản đối chiếu công nợ mới nhất 2023【Tổng hợp 】
- 7 phần mềm quản lý công nợ chính xác và hiệu quả nhất 2024
1. Giấy đề nghị thanh toán công nợ là gì?
Mẫu giấy đề nghị thanh toán công nợ là một văn bản được gửi đến cho bên trả tiền chậm hoặc gần đến hạn thanh toán, với mục đích thúc đẩy việc thanh toán theo thỏa thuận trong hợp đồng.
Mẫu đề nghị thanh toán công nợ thường được sử dụng sau khi doanh nghiệp đã giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ cho bên mua, và sau đó yêu cầu bên mua thanh toán chi phí theo thỏa thuận đã được đề ra trong hợp đồng.
2. Tổng hợp 05 Mẫu giấy đề nghị thanh toán công nợ mới nhất
2.1 Mẫu giấy yêu cầu thanh toán công nợ
Tải mẫu đề nghị thanh toán công nợ số 1
2.2 Mẫu mẫu đề nghị thanh toán công nợ theo hoá đơn
Tải mẫu đề nghị thanh toán công nợ số 2
2.3 Mẫu công văn đề nghị thanh toán công nợ
Tải mẫu đề nghị thanh toán công nợ số 3
2.4 Mẫu đề nghị thanh toán số 4
Tải mẫu đề nghị thanh toán công nợ số 4
2.5 Mẫu thư đề nghị thanh toán
Tải mẫu đề nghị thanh toán công nợ số 5
3. Cách điền mẫu giấy đề nghị thanh toán gửi khách hàng
Giấy đề nghị thanh toán cần phải tuân thủ các tiêu chuẩn và điều kiện về nội dung và hình thức như sau:
Về phần hình thức, giấy đề nghị thanh toán phải đáp ứng đủ các yêu cầu về văn phong và ngôn ngữ như sau:
- Sử dụng ngôn ngữ tiếng Việt chuẩn mực (phải đúng ngữ pháp, chính tả, sử dụng từ ngữ đúng và cấu trúc câu đúng). Thể hiện đúng nội dung mà văn bản muốn truyền đạt.
- Hình thức trình bày phải bao gồm đầy đủ các nội dung, tuân thủ đúng kiểu cách văn bản.
Về nội dung, tùy thuộc vào từng trường hợp mà có thể có nhiều mẫu giấy đề nghị thanh toán khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung, các giấy đề nghị thanh toán đều nên bao gồm các nội dung chính sau:
- Tên đơn vị, doanh nghiệp và bộ phận đề nghị thanh toán.
- Họ tên và bộ phận làm việc của cá nhân đề nghị thanh toán.
- Nội dung chính của biểu mẫu là các tài liệu liên quan đến việc thanh toán.
- Ghi rõ tổng số tiền đề nghị thanh toán bằng 2 cách thức số và chữ để làm căn cứ thanh toán.
- Số lượng chứng từ gốc nộp kèm và nộp hóa đơn chứng từ hoặc bản sao hóa đơn.
4. Các lưu ý khi lập đề nghị thanh toán công nợ
Trong quá trình lập đề nghị thanh toán công nợ, bên lập đề nghị cần chú ý đảm bảo đề cập đầy đủ và chi tiết các thông tin liên quan đến số hợp đồng và các điều khoản cụ thể từng mục của hợp đồng mà hai bên đã ký trước đó.
Đề nghị cần ghi rõ và đầy đủ tên và địa chỉ của cả hai doanh nghiệp. Đồng thời, trong văn bản đề nghị thanh toán công nợ, cần nêu rõ thời gian mà hai bên đã ký kết hợp đồng.
Hợp đồng cần nêu rõ số tiền mà bên đối tác cần phải thanh toán cho doanh nghiệp, được ghi bằng số và chữ. Khi gửi yêu cầu bên khách hàng/đối tác thanh toán, giấy đề nghị thanh toán công nợ phải cung cấp thông tin đầy đủ và chi tiết về tài khoản ngân hàng phía người đề nghị để bên mua có thể thanh toán quá hình thức chuyển khoản.
5. Chiến lược theo dõi và quản lý công nợ sau khi gửi đề nghị thanh toán
Gửi đề nghị thanh toán công nợ chỉ là bước khởi đầu. Điều quan trọng hơn là theo dõi và quản lý công nợ sau khi gửi để đảm bảo khách hàng thực hiện đúng hạn. Nếu bỏ qua khâu này, doanh nghiệp có thể đối mặt với tình trạng dòng tiền bị chậm, phát sinh nợ xấu và khó kiểm soát báo cáo tài chính.
Một chiến lược quản lý hiệu quả thường bắt đầu từ việc lập danh sách theo dõi chi tiết từng khoản công nợ: số tiền, hạn thanh toán, tình trạng phản hồi. Sau đó, kế toán cần chủ động nhắc lại trước hạn từ 3–5 ngày bằng email hoặc điện thoại, để khách hàng có sự chuẩn bị. Với những khoản đến hạn mà chưa được thanh toán, cần chuyển sang bước nhắc nợ chính thức (gửi lại đề nghị kèm theo cảnh báo nhẹ nhàng về hậu quả nếu chậm trả).
Để nâng cao hiệu quả, nhiều đơn vị áp dụng phần mềm quản lý công nợ. Phần mềm cho phép theo dõi trạng thái từng khoản nợ theo thời gian thực, tự động gửi email nhắc hạn, thậm chí tích hợp báo cáo dòng tiền. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro bỏ sót và tiết kiệm công sức của kế toán.
Quản lý công nợ sau khi gửi đề nghị không chỉ là việc “ngồi chờ khách trả”, mà cần một quy trình bài bản: theo dõi – nhắc hạn – đối chiếu – xử lý. Cách làm này giúp đảm bảo dòng tiền ổn định, hạn chế phát sinh nợ khó đòi.
6. Cách xử lý khi khách hàng không phản hồi đề nghị thanh toán
Khi khách hàng không phản hồi đề nghị thanh toán công nợ, kế toán không nên để tình trạng này kéo dài. Thay vào đó, cần có quy trình xử lý từng bước rõ ràng, từ mềm mỏng đến cứng rắn.
Cách 1. Gọi điện hoặc gửi email nhắc nhở:
- Cách làm: Liên hệ trực tiếp với khách hàng trong vòng 3–5 ngày sau khi gửi đề nghị.
- Lưu ý: Giữ thái độ lịch sự, nhấn mạnh hạn thanh toán và hỏi rõ nguyên nhân chậm trả.
Cách 2. Gửi lại đề nghị thanh toán kèm công văn nhắc nợ:
- Cách làm: Nếu vẫn chưa có phản hồi, soạn công văn nhắc nợ chính thức, nêu rõ số tiền, hạn thanh toán, căn cứ hợp đồng/hóa đơn.
- Lưu ý: Có chữ ký, con dấu của đơn vị để tăng tính pháp lý.
Cách 3. Đặt thời hạn cuối cùng (Deadline thanh toán):
- Cách làm: Gửi văn bản ghi rõ thời hạn cuối cùng để khách hàng hoàn tất nghĩa vụ.
- Lưu ý: Thông báo rõ hậu quả nếu tiếp tục chậm thanh toán (ví dụ: tính lãi phạt, ngừng cung cấp dịch vụ).
Cách 4. Tạm ngừng cung cấp dịch vụ hoặc giao hàng:
- Cách làm: Áp dụng với khách hàng cố tình kéo dài thời gian.
- Lưu ý: Thông báo trước bằng văn bản để tránh tranh chấp sau này.
Cách 5. Chuyển vụ việc cho bộ phận pháp chế hoặc bên thứ ba:
- Cách làm: Nếu khách hàng tiếp tục im lặng, chuyển hồ sơ sang bộ phận pháp chế nội bộ hoặc đơn vị thu hồi nợ.
- Lưu ý: Chuẩn bị đầy đủ chứng từ: hợp đồng, hóa đơn, đề nghị thanh toán, công văn nhắc nợ.
Cách 6. Khởi kiện theo quy định pháp luật:
- Cách làm: Là bước cuối cùng, nộp hồ sơ khởi kiện ra tòa án có thẩm quyền.
- Lưu ý: Bước này tốn thời gian, chi phí, vì vậy chỉ nên áp dụng với các khoản nợ giá trị lớn và khách hàng cố tình không thanh toán.
7. Kết
Trên đây là chi tiết 5 mẫu đề nghị thanh toán công nợ mà quý doanh nghiệp có thể tải miễn phí và sử dụng ngay, đi kèm là cách điền mẫu và một số lưu ý khi lập đề nghị thanh toán công nợ. Hy vọng bài viết trên của 1Office sẽ giúp ích cho quý doanh nghiệp!
