Khoản phải thu doanh nghiệp là gì? Cách quản lý tránh nợ xấu

Khoản phải thu là một trong những khoản mục tài sản quan trọng của doanh nghiệp. Việc quản lý các khoản phải thu hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và nâng cao uy tín thương hiệu. Vậy khoản phải thu bao gồm những loại nào? Nó là tài sản hay nguồn vốn? Hãy cùng 1Office tìm hiểu qua bài viết này nhé.

1. Các khoản phải thu là gì?

Các khoản phải thu là một loại tài sản của doanh nghiệp, bao gồm tất cả các khoản nợ cần thu hồi, các giao dịch chưa hoàn thành hoặc bất cứ nghĩa vụ tiền tệ nào mà khách hàng, nhà cung cấp, đối tác,… chưa thanh toán cho doanh nghiệp.

Khoản phải thu được hình thành từ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp như bán hàng, cung cấp dịch vụ, cho vay,… Vì vậy nhà quản trị cần hạch toán chi tiết, chính xác và kịp thời từng đối tượng, loại hợp đồng để đảm bảo dòng tiền trong doanh nghiệp.

>> Xem thêm: Vòng quay khoản phải thu là gì? Ý nghĩa & Công thức tính

2. Các khoản phải thu bao gồm những loại nào?

Hiện nay, tùy thuộc vào nhu cầu của từng doanh nghiệp mà các khoản phải thu được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau. Cụ thể nhà quản trị có thể phân loại các khoản phải thu theo đối tượng phải thu (khách hàng, nội bộ, khác), theo kỳ hạn thu hồi (ngắn hạn, dài hạn) hoặc theo tính chất thương mại.

Trong đó phổ biến nhất là phân loại theo đối tượng phải thu. Theo tiêu chí này, các khoản phải thu sẽ bao gồm: phải thu của khách hàng, phải thu nội bộ và phải thu khác

2.1. Phải thu của khách hàng – Tài khoản 131

Phải thu của khách hàng là khoản tiền mà doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nhưng khách hàng chưa thanh toán. Đây là loại khoản phải thu phổ biến nhất trong doanh nghiệp.

Tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng được sử dụng để phản ánh các khoản tiền mà doanh nghiệp đang phải thu từ khách hàng phát sinh từ các hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ, thanh lý, nhượng bán tài sản TSCĐ, bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính,…

2.2. Phải thu nội bộ – Tài khoản 136

Phải thu nội bộ là khoản tiền mà một đơn vị trong doanh nghiệp đang phải thu từ một đơn vị khác trong doanh nghiệp. Đây là loại khoản phải thu phát sinh từ các hoạt động nội bộ của doanh nghiệp, không có liên quan đến khách hàng, nhà cung cấp bên ngoài.

Tài khoản 136 – Phải thu nội bộ được sử dụng để phản ánh các khoản tiền mà một đơn vị trong doanh nghiệp đang phải thu từ một đơn vị khác trong doanh nghiệp. Tài khoản này có thể được chia thành các tiểu khoản như sau:

• Tài khoản 1361 – Vốn kinh doanh ở đơn vị trực thuộc
• Tài khoản 1362 – Phải thu nội bộ về chênh lệch tỷ giá
• Tài khoản 1363 – Phải thu nội bộ về chi phí đi vay đủ điều kiện được vốn hoá
• Tài khoản 1368 – Phải thu nội bộ khác.

2.3. Phải thu khác – Tài khoản 138

Đây là loại khoản phải thu phát sinh từ các hoạt động khác của doanh nghiệp, không có liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tài khoản 138 dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu ngoài phạm vi đã phản ánh ở các tài khoản phải thu (TK 131, 136). Tài khoản này có 3 tài khoản cấp 2, bao gồm:

• Tài khoản 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý (phản ánh giá trị tài sản thiếu chưa xác định rõ nguyên nhân, còn chờ quyết định xử lý)
• Tài khoản 1385 – Phải thu về cổ phần hóa (phản ánh số phải thu về cổ phần hóa mà doanh nghiệp đã chi ra)
• Tài khoản 1388 – Phải thu khác (phản ánh các khoản phải thu của doanh nghiệp ngoài phạm vi các khoản phải thu phản ánh ở các TK 131, 133, 136 và TK 1381, 1385)

3. Các khoản phải thu là tài sản hay nguồn vốn?

Nguồn vốn là những nguồn lực kinh tế mà doanh nghiệp có thể huy động hoặc khai thác được để đầu tư vào tài sản. Nguồn vốn là cơ sở để doanh nghiệp hình thành tài sản.

Tài sản là những lợi ích kinh tế có thể đo lường được, có khả năng thu lợi ích trong tương lai và thuộc quyền sở hữu hoặc quyền kiểm soát của doanh nghiệp.

Như vậy, các khoản phải thu là một loại tài sản của doanh nghiệp. Khoản phải thu là những khoản tiền mà doanh nghiệp có quyền thu hồi từ bên khác, phát sinh từ các hoạt động kinh doanh như bán hàng, cung cấp hàng hóa, dịch vụ,… hoặc từ các hoạt động cho vay, thế chấp khác.

Về bản chất, các khoản phải thu là những lợi ích kinh tế có thể thu hồi được trong tương lai. Do đó, các khoản phải thu được ghi nhận là tài sản trên bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp các khoản phải thu có thể được ghi nhận là nguồn vốn. Ví dụ như khoản phải thu từ các cổ đông, thành viên góp vốn được ghi nhận là nguồn vốn của doanh nghiệp.

4. Phân biệt khoản phải thu ngắn hạn và khoản phải thu dài hạn

Đặc điểm	Khoản phải thu ngắn hạn	Khoản phải thu dài hạn
Khái niệm	Là chỉ tiêu tổng phản ánh toàn bộ giá trị của các khoản phải thu có kỳ hạn thu hồi còn lại không quá 12 tháng hoặc trong một chu kỳ kinh doanh	Là chỉ tiêu tổng hợp phản ánh toàn bộ giá trị của các khoản phải thu có kỳ hạn thu hồi trên 12 tháng hoặc hơn một chu kỳ sản xuất
Kỳ hạn	Không quá 12 tháng hoặc một chu kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường của doanh nghiệp	Trên 12 tháng hoặc một chu kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường của doanh nghiệp
Phân loại	Phải thu ngắn hạn của khách hàng Trả trước cho người bán ngắn hạn Phải thu nội bộ ngắn hạn Phải thu theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng Phải thu về cho vay ngắn hạn Phải thu ngắn hạn khác Dự phòng phải thu ngắn hạn khó đòi Tài sản thiếu chờ xử lý	Phải thu dài hạn của khách hàng Trả trước cho người bán dài hạn Vốn kinh doanh ở đơn vị trực thuộc Phải thu nội bộ dài hạn Phải thu về cho vay dài hạn Phải thu dài hạn khác Dự phòng phải thu dài hạn khó đòi
Nguyên tắc kế toán	Vị trí trên bảng cân đối kế toán: Nợ phải trả ngắn hạn Ghi nhận vào các tài khoản 131, 136, 138 có thời hạn thu hồi còn lại không quá 12 tháng hoặc một chu kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường của doanh nghiệp	Vị trí trên bảng cân đối kế toán: Nợ phải trả dài hạn Ghi nhận vào các tài khoản 131, 136, 138 có thời hạn thu hồi còn lại trên 12 tháng hoặc một chu kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường của doanh nghiệp
Ý nghĩa	Xác định tỷ lệ vốn lưu động cần thiết để đảm bảo khả năng thu hồi khoản phải thu; xác định thời điểm cần trích lập dự phòng phải thu khó đòi.	Cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ về tình hình tài chính của doanh nghiệp cho các đối tượng sử dụng thông tin như cơ quan thuế, nhà đầu tư,…

Bảng so sánh khoản phải thu ngắn hạn và phải thu dài hạn

5. So sánh khoản phải thu và khoản phải trả trong doanh nghiệp

6. Nguyên tắc kế toán các khoản phải thu

Căn cứ theo Điều 17 Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định về nguyên tắc kế toán các khoản phải thu như sau:

• Khoản phải thu được ghi nhận là tài sản trên Bảng cân đối kế toán khi doanh nghiệp có quyền đòi hỏi người khác thanh toán một khoản tiền, tài sản hoặc dịch vụ theo hợp đồng hoặc quy định của pháp luật.
• Khoản phải thu được phản ánh trên các tài khoản 131, 136, 138 có kỳ hạn thu hồi còn lại không quá 12 tháng hoặc một chu kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường của doanh nghiệp.
• Khoản phải thu được phân loại thành các khoản phải thu khác nhau theo đối tượng phải thu, loại nguyên tệ phải thu và các yếu tố khác theo nhu cầu quản lý của doanh nghiệp.
• Khoản phải thu được ghi nhận theo giá gốc, bao gồm giá mua, giá thành sản xuất, giá trị do bên nhận ủy thác bán hàng thu hộ,…
• Khoản phải thu được điều chỉnh tăng hoặc giảm theo giá trị thực tế khi có sự thay đổi về giá gốc của khoản phải thu.
• Khoản phải thu được ghi nhận là doanh thu khi doanh nghiệp đã hoàn thành nghĩa vụ giao hàng, cung cấp dịch vụ, chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản cho người mua.
• Khoản phải thu được ghi nhận là thu nhập khác khi doanh nghiệp có quyền đòi hỏi người khác thanh toán một khoản tiền, tài sản hoặc dịch vụ không liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Ngoài ra, khi kế toán các khoản phải thu, doanh nghiệp cần lưu ý các vấn đề sau:

• Đối với các khoản phải thu có thời hạn thu hồi quá 12 tháng hoặc một chu kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường của doanh nghiệp, doanh nghiệp phải trích lập dự phòng phải thu khó đòi theo quy định của pháp luật.
• Đối với các khoản phải thu bằng ngoại tệ, doanh nghiệp cần quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh.
• Đối với các khoản phải thu liên quan đến bên liên quan, doanh nghiệp cần hạch toán theo quy định của pháp luật về kế toán.

Việc tuân thủ các nguyên tắc kế toán các khoản phải thu sẽ giúp doanh nghiệp cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ về tình hình tài chính của doanh nghiệp cho các đối tượng sử dụng thông tin.

7. Mối liên hệ giữa khoản phải thu và dòng tiền doanh nghiệp

Trong quản trị tài chính, khoản phải thu và dòng tiền có mối liên hệ chặt chẽ như “hai mặt của một đồng xu”. Khoản phải thu tăng lên đồng nghĩa doanh nghiệp bán được nhiều hàng hóa, dịch vụ, nhưng nếu không thu hồi kịp thời, dòng tiền sẽ bị gián đoạn. Điều này khiến doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng “lợi nhuận trên giấy – tiền mặt thì không có”.

Khoản phải thu ảnh hưởng thế nào đến dòng tiền?

• Khi khoản phải thu tăng mạnh
  • Doanh thu ghi nhận cao, nhưng tiền chưa về kịp → dòng tiền hoạt động âm.
  • Doanh nghiệp phải vay ngắn hạn để bù đắp, làm tăng chi phí tài chính.
• Khi khoản phải thu được thu hồi nhanh
  • Tạo ra dòng tiền dương, doanh nghiệp có nguồn lực để trả lương, thanh toán cho nhà cung cấp và tái đầu tư.
  • Giảm áp lực vay vốn, tăng khả năng tự chủ tài chính.
• Khi khoản phải thu khó đòi hoặc trở thành nợ xấu
  • Dòng tiền bị mất hoàn toàn, ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng thanh toán.
  • Tạo rủi ro mất cân đối vốn lưu động, thậm chí dẫn tới phá sản với doanh nghiệp nhỏ.

Ví dụ thực tế:

Một doanh nghiệp thương mại ghi nhận doanh thu 50 tỷ đồng/năm, nhưng 40% doanh thu là bán chịu cho khách hàng. Nếu không kiểm soát tốt, có thể đến cuối kỳ chỉ thu được 20 tỷ tiền mặt, còn lại là các khoản phải thu. Lúc này, doanh nghiệp vẫn báo lãi trên sổ sách, nhưng thực tế không đủ tiền trả nhà cung cấp, trả lương nhân viên → dẫn đến thiếu thanh khoản.

Bài học cho doanh nghiệp:

• Theo dõi sát sao kỳ hạn thanh toán của khách hàng, tránh để công nợ kéo dài.
• Đa dạng chính sách thu tiền: chiết khấu thanh toán sớm, áp dụng hợp đồng chặt chẽ.
• Ứng dụng phần mềm quản lý công nợ để dự báo dòng tiền và cảnh báo rủi ro.

Tóm lại, khoản phải thu không chỉ là con số kế toán, mà còn là yếu tố sống còn quyết định dòng tiền thực. Doanh nghiệp nào quản lý công nợ tốt sẽ duy trì được dòng tiền khỏe mạnh, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững.

8. Kết luận

Các khoản phải thu là một trong những chỉ tiêu quan trọng trên bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp. Việc kế toán các khoản phải thu theo đúng nguyên tắc quy định sẽ giúp doanh nghiệp cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ về tình hình tài chính của doanh nghiệp cho các đối tượng sử dụng thông tin.

Phần mềm quản lý thu chi 1Office là một giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các nghiệp vụ thu chi, bao gồm việc thu hồi công nợ từ khách hàng, thu chi nội bộ trong doanh nghiệp và các khoản thu khác.

Đăng ký dùng thử phần mềm quản lý thu chi

Để tư vấn thêm về phần mềm quản lý thu chi 1Office CRM, doanh nghiệp vui lòng liên hệ với chúng tôi qua:

• Hotline: 083 483 8888
• Facebook: https://www.facebook.com/1officevn/
• Youtube: https://www.youtube.com/@1office-chuyendoisodn