Doanh nghiệp cần dùng phần mềm quản lý công việc từ xa để quản lý team không?

Làm việc từ xa đang dần trở thành xu hướng phổ biến khi nhiều doanh nghiệp muốn tối ưu chi phí và tạo sự linh hoạt cho nhân sự. Tuy nhiên, việc quản lý team từ xa lại đặt ra không ít thách thức, đặc biệt là khi thiếu công cụ hỗ trợ phù hợp. Bài viết này sẽ phân tích khái niệm làm việc từ xa, những khó khăn trong quá trình quản lý, lợi ích của việc áp dụng phần mềm quản lý công việc, cùng thời điểm mà doanh nghiệp nên triển khai để đạt hiệu quả cao nhất.

1. Làm việc từ xa là gì

Làm việc từ xa (remote work) là hình thức mà nhân viên không cần trực tiếp đến văn phòng mà vẫn có thể thực hiện công việc ở bất kỳ đâu, từ nhà riêng, quán cà phê cho đến một địa điểm khác ở trong hoặc ngoài nước. Với sự hỗ trợ của công nghệ, nhân viên vẫn duy trì được sự kết nối, trao đổi thông tin và hoàn thành công việc mà không bị rào cản về mặt khoảng cách địa lý.

Hình thức này xuất phát từ nhiều nhu cầu thực tiễn. Đối với doanh nghiệp, làm việc từ xa giúp tiết kiệm chi phí vận hành, đồng thời mở rộng khả năng tuyển dụng nhân sự từ nhiều khu vực khác nhau. Về phía nhân viên, họ mong muốn sự linh hoạt, cân bằng tốt hơn giữa công việc và đời sống cá nhân, cũng như hạn chế thời gian di chuyển. Đặc biệt, sau giai đoạn dịch bệnh, làm việc từ xa đã chứng minh vai trò như một giải pháp duy trì hoạt động an toàn và hiệu quả.

Ưu điểm và nhược điểm của làm việc từ xa đối với doanh nghiệp và đối với nhân viên:

• Đối với doanh nghiệp:
  • Ưu điểm: Tiết kiệm chi phí, dễ dàng tuyển dụng nhân tài từ nhiều nơi, tăng tính linh hoạt.
  • Nhược điểm: Khó kiểm soát tiến độ, giảm sự gắn kết trong đội nhóm, rủi ro cao hơn về bảo mật dữ liệu.
• Đối với nhân viên:
  • Ưu điểm: Tiết kiệm thời gian đi lại, chủ động sắp xếp công việc, tạo sự thoải mái.
  • Nhược điểm: Dễ bị cô lập, hạn chế giao tiếp trực tiếp, khó cân bằng giữa công việc và cuộc sống.

Về thời điểm áp dụng, không phải doanh nghiệp nào cũng cần triển khai làm việc từ xa ngay lập tức. Với các tổ chức quy mô nhỏ, số lượng nhân sự ít hoặc công việc đòi hỏi giám sát trực tiếp, việc này chưa thực sự cần thiết. Ngược lại, với những doanh nghiệp đang mở rộng quy mô, sở hữu đội ngũ phân tán ở nhiều khu vực, hoặc cần tăng sự linh hoạt để giữ chân nhân tài, làm việc từ xa trở thành một lựa chọn chiến lược. Ngoài ra, nhiều doanh nghiệp hiện nay áp dụng mô hình kết hợp, vừa duy trì sự hiện diện tại văn phòng cho các công việc quan trọng, vừa tạo sự linh hoạt cho nhân sự trong một số nhiệm vụ có thể làm từ xa.

2. Những khó khăn trong quản lý công việc từ xa

Quản lý nhân sự làm việc từ xa không chỉ dừng lại ở việc giao việc và chờ kết quả. Thực tế, doanh nghiệp thường gặp phải những rào cản trong việc kiểm soát tiến độ, duy trì sự gắn kết của đội nhóm và đánh giá chính xác hiệu quả công việc. Những vấn đề này nếu không được xử lý kịp thời sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất chung và tinh thần của toàn bộ team.

Để hiểu rõ hơn từng thách thức cụ thể, các bạn có thể tham khảo bài viết chuyên sâu mà chúng tôi đã phân tích chi tiết về Làm việc từ xa: những khó khăn đặt ra và giải pháp cho doanh nghiệp. Nội dung sẽ giúp doanh nghiệp hình dung rõ ràng những trở ngại thường gặp và cách chuẩn bị để vượt qua.

3. Doanh nghiệp đạt được lợi ích gì khi sử dụng phần mềm quản lý công việc từ xa

Khi chuyển sang mô hình làm việc từ xa, doanh nghiệp không chỉ cần các công cụ giao tiếp cơ bản mà còn cần một nền tảng quản lý công việc đồng bộ, minh bạch, hiệu quả. Phần mềm quản lý công việc từ xa chính là “chìa khóa” giúp kết nối đội ngũ, tối ưu quy trình và đảm bảo tiến độ rõ ràng. Dưới đây là những lợi ích nổi bật mà các công cụ này mang lại:

• Tăng năng suất & hiệu quả công việc: Bằng cách tạo luồng công việc rõ ràng, giao nhiệm vụ cụ thể và theo dõi tiến độ dễ dàng, doanh nghiệp nhìn thẳng được “ngõ” hoạt động, giảm thời gian chờ đợi, tăng số lượng deliver. Theo một báo cáo từ GitLab, 52% nhân viên remote tự nhận thấy mình năng suất hơn và 48% cảm thấy làm việc hiệu quả hơn khi làm việc từ xa.
• Tiết kiệm chi phí & nhân lực: Admin ít tốn thời gian tổng hợp báo cáo, doanh nghiệp giảm chi phí văn phòng, năng lượng, đi lại… Trung bình, mô hình làm việc phân tán có thể giúp tăng 30–50% năng suất đồng thời giảm đáng kể chi phí đầu tư ban đầu.
• Tăng khả năng tuyển dụng nhân tài chất lượng cao: Khi không bị gò bó vào vị trí địa lý, doanh nghiệp có thể tiếp cận nhiều ứng viên giỏi ở nhiều vùng miền, thậm chí quốc tế. GitLab chính là ví dụ tiêu biểu với đội ngũ hơn 1.300 người hoạt động tại hơn 60 quốc gia – nhờ mô hình all-remote mà họ tuyển được nhân tài toàn cầu, tối ưu năng lực tổ chức.
• Tăng cường bảo mật & kiểm soát công nghệ: Phần mềm quản lý công việc thường tích hợp các tính năng đảm bảo bảo mật như theo dõi thiết bị, kiểm soát truy cập, báo cáo tự động. Ví dụ, Bühler Group – một tập đoàn Thụy Sĩ – đã sử dụng nền tảng TeamViewer Tensor để giám sát toàn bộ kết nối và phiên hỗ trợ từ xa. Kết quả: tiết kiệm thời gian, tiếp cận nhanh với khách hàng, và đạt chứng nhận ISO 27001 về bảo mật.

Có một ví dụ thực tế là GitLab nổi tiếng là một trong những công ty công nghệ tiên phong áp dụng mô hình “all‑remote”. Tính đến năm 2020, họ có khoảng 1.300 nhân viên làm việc từ xa tại 65 quốc gia. Đối diện với tình trạng phân tán địa lý và chi phí vận hành cao nếu duy trì văn phòng truyền thống, GitLab cần một giải pháp vừa tiết kiệm vừa thúc đẩy hiệu quả làm việc toàn cầu.

GitLab xây dựng và cởi mở toàn bộ tài liệu nội bộ dưới dạng GitLab Handbook, tạo nên nền tảng văn hóa minh bạch và quy trình làm việc đồng nhất. Bên cạnh đó, họ triển khai hệ thống quản lý và cộng tác từ xa cho phép nhân viên dễ dàng giao – nhận nhiệm vụ, kiểm soát tiến độ và làm việc bất đồng bộ. Theo báo cáo của GitLab, có đến 52% nhân viên cảm thấy năng suất tăng, và 48% đánh giá hiệu quả công việc được cải thiện rõ rệt khi làm việc từ xa.

Mô hình này giúp họ duy trì quy mô hơn 1.300 nhân sự toàn cầu mà không cần bất cứ văn phòng nào. Điều đáng chú ý là sự gia tăng rõ rệt trong năng suất — một xu hướng được phản ánh trong số liệu chính thức từ GitLab — làm nổi bật lợi ích thiết thực của việc sử dụng phần mềm quản lý công việc trong mô hình remote-first. GitLab không chỉ tiết kiệm chi phí vận hành, mà còn tạo ra lợi thế cạnh tranh về tuyển dụng và phát triển bền vững toàn cầu. Các bạn có thể tham khảo thêm từ The Remote Work Report by GitLab: The Future of Work is Remote.

4. Thời điểm nào doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý từ xa

Thời điểm doanh nghiệp chưa cần sử dụng phần mềm quản lý công việc từ xa: Nếu doanh nghiệp có quy mô nhỏ, số lượng nhân sự hạn chế và công việc chủ yếu yêu cầu giám sát trực tiếp (ví dụ như sản xuất, làm tại chỗ hoặc có nhiều thiết bị chuyên dụng), thì chưa cần thiết triển khai phần mềm quản lý từ xa. Việc này chỉ gây phí công và không tận dụng được tối đa hiệu quả. Những mô hình làm việc truyền thống vẫn ổn trong giai đoạn này.

Thời điểm vàng – Lúc doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý công việc từ xa: Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, có đội ngũ phân tán địa lý, hoặc nhân viên bắt đầu phàn nàn về việc mất liên kết, chậm deadline, hoặc giảm hiệu suất, đó là dấu hiệu rõ ràng để áp dụng phần mềm quản lý công việc. Những chỉ số như: tăng tỉ lệ chậm tiến độ, nhân viên biểu hiện thiếu tự giác, quản lý tốn nhiều thời gian tổng hợp báo cáo—đều báo hiệu đã đến lúc.

Ngoài ra còn một số dấu hiệu để nhận biết đã đến lúc doanh nghiệp cần thay đổi cách quản lý công việc:

• Tần suất nhân viên bỏ deadline gia tăng hoặc thiếu minh bạch trong tiến độ.
• Gặp khó khăn trong phối hợp nhóm, thường xuyên có hiểu lầm, thông tin rối.
• Quản lý dành nhiều thời gian cho việc cập nhật tiến độ thủ công thay vì hỗ trợ team phát triển.
• Khó đánh giá năng suất cá nhân và tập thể một cách chính xác.

Thời điểm muộn màng dù có chuyển sang dùng phần mềm quản lý công việc cũng không giải quyết được vấn đề: Nếu doanh nghiệp đã rơi vào trạng thái hỗn loạn, mất phương hướng, nhân viên giảm động lực, và liên kết trong team đã không còn nữa thì khi đó dù có triển khai phần mềm cũng rất khó cứu vãn. Khi văn hóa không còn, niềm tin bị mất, việc đưa phần mềm vào sẽ không tạo ra hiệu quả mong muốn.

Một trường hợp thể hiện rõ hậu quả trong việc quản lý công việc từ xa mà các bạn có thể nghe qua rồi đó là vào năm 2013, CEO Marissa Mayer của Yahoo! ra quyết định khiến cả cộng đồng xôn xao: bắt buộc toàn bộ nhân viên phải trở lại làm việc tại văn phòng, chấm dứt hoàn toàn chế độ remote đã tồn tại trước đó. Các bạn có thể đọc thêm ở đây The worst decision Marissa Mayer has made in her tenure as Yahoo CEO.

Quyết định này dẫn đến hiệu ứng tiêu cực ngay lập tức—giảm sự hài lòng của nhân viên, nhiều người cảm thấy tinh thần làm việc bị ảnh hưởng, và gây xáo trộn văn hóa công ty. Theo Wikipedia, khoảng một phần ba (khoảng 33%) nhân viên Yahoo đã rời công ty từ năm 2013 (khi bắt đầu cấm remote) đến năm 2016. Đây là chỉ số rất đáng chú ý, phản ánh rõ tác động tiêu cực đến tinh thần và gắn bó của nhân viên. Yahoo! từng được coi là biểu tượng thất bại đầu tiên trong cuộc đối đầu giữa truyền thống và remote, làm nổi bật rằng thời điểm triển khai quản lý từ xa phải được cân nhắc kỹ lưỡng, không nên áp đặt lung tung.

5. Quy trình quản lý công việc giúp doanh nghiệp tránh thất thoát nguồn lực

Nhiều doanh nghiệp giao việc theo thói quen, không có khung chuẩn để theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu suất. Điều này dẫn đến tình trạng công việc chồng chéo, nhân sự lúng túng và kết quả chung không đạt kỳ vọng. Về lâu dài, việc thiếu một quy trình rõ ràng sẽ khiến doanh nghiệp mất kiểm soát dòng công việc, phân bổ nguồn lực kém hiệu quả và giảm khả năng cạnh tranh.

Bài viết chia sẻ cách thiết lập mục tiêu theo SMART, theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả, tạo thành một quy trình quản lý công việc hiệu quả và nhất quán. Xem chi tiết tại: Quy trình quản lý công việc đạt hiệu quả tốt nhất cho doanh nghiệp

6. Lời kết

Làm việc từ xa là một xu hướng tất yếu trong kỷ nguyên số, mang đến cho doanh nghiệp nhiều cơ hội nhưng cũng không ít thách thức. Việc lựa chọn thời điểm và giải pháp quản lý phù hợp sẽ quyết định hiệu quả và sự bền vững của mô hình này. Phần mềm quản lý công việc từ xa chính là công cụ giúp doanh nghiệp duy trì năng suất, tăng cường gắn kết và bảo đảm sự minh bạch trong quản trị.

Để tiếp tục cập nhật thêm nhiều kiến thức hữu ích về quản trị doanh nghiệp, nhân sự và công việc, anh/chị hãy theo dõi các bài viết khác của 1Office. Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một giải pháp toàn diện cho việc quản lý công việc từ xa, hãy liên hệ ngay 1Office để được tư vấn và trải nghiệm phần mềm quản lý công việc 1Work tối ưu giúp doanh nghiệp chinh phục thành công trong thời đại làm việc linh hoạt.