Phoenix Gas Việt Nam tối ưu hóa chi phí vận hành doanh nghiệp nhờ số hóa quy trình bán hàng

Phoenix Gas Việt Nam là công ty thuộc tập đoàn UDENA Philippines chuyên cung ứng và phân phối ga công nghiệp, dầu khí với kinh nghiệm 14 năm hoạt động trong ngành Gas tại thị trường Việt Nam. Vì thế, việc đạt tiêu chuẩn ISO là một mục tiêu quan trọng để nâng cao thương hiệu, tạo sự tin tưởng cho khách hàng.

Với mạng lưới hàng trăm tổng đại lý và đại lý cũng như hàng nghìn điểm kinh doanh Phoenix Gas Việt Nam trải rộng từ miền Trung đến tới miền Nam, phủ kín các thị trường trọng điểm, Phoenix Gas Việt Nam phải đối mặt với áp lực không nhỏ trong khâu bán hàng.

Sự phát triển của doanh nghiệp với việc mở rộng quy mô nhân sự hơn 100 người, mở rộng thị trường cung cấp, buôn bán với khách hàng trên cả nước đòi hỏi việc lưu trữ thông tin khách hàng, trao đổi công việc ngày càng phải linh hoạt và chính xác hơn.

Là một doanh nghiệp kinh doanh mặt hàng thiết yếu với người tiêu dùng, Phoenix Gas Việt Nam luôn hướng tới việc đưa doanh nghiệp đạt chuẩn ISO để tiếp cận thị trường nhiều hơn, tạo sự tin tưởng cho khách hàng. Tuy nhiên trong quá trình bán hàng, Phoenix Gas Việt Nam đã phải đối mặt với nhiều khó khăn, bất cập phát sinh khi vận hành quy trình bán hàng theo phương pháp thủ công.

Quy trình bán hàng theo “lối mòn” – Không tạo ra sự đột phá

Để hoàn tất một đơn hàng theo lối vận hành truyền thống và đạt chuẩn ISO, các bộ phận liên quan sẽ phải thực hiện một quy trình gồm nhiều bước, với yêu cầu chặt chẽ về thủ tục giấy tờ. Cụ thể, trước tiên bên cung cấp sản phẩm và khách hàng sẽ tạo một hợp đồng nguyên tắc để thỏa thuận việc mua bán giữa hai bên. Sau đó nhân viên kinh doanh sẽ tiếp nhận yêu cầu đặt hàng từ khách hàng và phải chuyển qua rất nhiều phòng ban/bộ phận liên quan để xử lý. Bắt đầu từ bước bước Sale admin tiếp nhận và điền phiếu yêu cầu in sẵn chuyển qua  phòng kế toán. Tiếp đó chuyển qua phòng vận hành để trình Ban lãnh đạo ký duyệt, khi Tổng giám đốc phê duyệt mới được xuất  đơn hàng.

Những vấn đề như như quy trình xin cấp ISO với nhiều bước, nhiều giấy tờ thủ tục, nhiều yêu cầu trong việc phải nhanh chóng số hóa quy trình; lưu trữ chứng từ khi ISO kiểm tra; chi phí khi in ấn giấy tờ; ký thủ công gây khó khăn khi các lãnh đạo đi công tác khi khiến ban lãnh đạo Phoenix Gas Việt Nam xác định bài toán là phải nhanh chóng khắc phục những vấn đề này. 

Vào tháng 12/2021, Ban giám đốc của Phoenix Gas Việt Nam đã ký quyết định hợp tác chung với 1Office – Giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam nhằm tối ưu doanh nghiệp theo hướng chuyển đổi số – nâng cao chất lượng công việc cũng như quản lý tài liệu. Đây được coi là một bước tiến đầy kỳ vọng của một doanh nghiệp hoạt động đã lâu trên thị trường khi nhanh nhạy áp dụng chuyển đổi số vào doanh nghiệp. Điều này cũng thể hiện phong cách lãnh đạo của những người lãnh đạo lâu năm: chắc chắn, cẩn trọng nhưng vẫn linh hoạt và tiếp thu những điểm mới. 

Khi tìm đến giải pháp của 1Office, Phoenix Gas Việt Nam đặt nhiều kỳ vọng vào quá trình hợp tác này sẽ mang đến những thay đổi tích cực cho bộ máy doanh nghiệp. Áp dụng 1Office vào hệ thống làm việc giúp tiết kiệm thời gian, làm tăng tính minh bạch trong quá trình làm việc bởi vì mọi thông tin được nhập liệu, truy xuất đều được thực hiện trên hệ thống có sự bảo mật riêng. 

Phoenix Gas Viet Nam “chia tay” quy trình thủ công, “bắt tay” 1Office tối ưu hóa quy trình

1Office đã “giải phóng” Phoenix Gas Việt Nam hoàn toàn khỏi quy trình bán hàng thủ công như trước kia. Việc số hóa quy trình lên hệ thống giúp doanh nghiệp có thể xử lý các đơn hàng lớn chỉ trong vòng vài giờ, thay vì phải mất 2 – 3 ngày để hoàn tất thủ tục như trước kia. Đặc biệt, tính năng ký số giúp lãnh đạo có thể phê duyệt nhanh chóng mọi đề xuất mọi lúc, mọi nơi dù không có mặt trực tiếp tại văn phòng. Tất cả thông tin của mọi đơn hàng đều có sẵn trên hệ thống nên nhà quản lý có thể dễ dàng nắm bắt đầy đủ, chính xác tình trạng, biết được khâu nào trơn tru, khâu nào đang phát sinh vướng mắc, từ đó kiểm soát tốt việc vận hành toàn bộ quy trình bán hàng, không bỏ lỡ những khách hàng lớn.

Chưa kể lưu trữ tài liệu quan trọng trên hệ thống giúp dễ dàng hơn việc tìm kiếm và bảo mật thông tin, tránh rò rỉ, mất mát dữ liệu, biến văn phòng dần dần trở thành một văn phòng “không giấy” – điều này giúp tiết kiệm thêm chi phí cho việc in ấn, xử lý tài liệu. Nguồn thông tin cũng được lưu trữ tập trung và hệ thống hơn dễ dàng cho tìm kiếm, truy xuất và xử lý thông tin khi được phân theo các trường, các phòng ban. Nhân viên bộ phận có thể chủ động tìm kiếm các tài liệu mình cần mà không cần qua trung gian như phòng hành chính nhân sự hay hỏi lại trưởng bộ phận. 

Việc xúc tiến nhanh để nhận chứng chỉ ISO 9001:2015 cùng với tối ưu quy trình làm việc theo hướng khoa học bằng giải pháp của 1Office sẽ tạo tiền đề vững chắc để Phoenix Gas Việt Nam tiếp cận được thêm nhiều đối tác và khách hàng trong khu vực trên thế giới. Bởi khi đó cách làm việc trở lên nhanh chóng, hiệu quả, giải quyết công việc linh động hơn và kết hợp nhuần nhuyễn giữa các quy trình, phòng ban tạo ấn tượng tốt cho khách hàng cũng như đối tác.  

1Office là là đơn vị tiên phong trong chuyển đổi số, cung cấp phần mềm Nền tảng quản lý tổng thể doanh nghiệp, cho người dùng môi trường làm việc trực tuyến trên Internet bằng việc số hóa toàn bộ doanh nghiệp thành các khối thống nhất. Đến nay, 1Office đã có hơn 450.000 người dùng đến từ hơn 5000 doanh nghiệp Việt lựa chọn và tin dùng trong hành trình chuyển đổi số. 

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:

Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/

Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA