Giám đốc vận hành là gì? Vai trò, Kỹ năng, Yêu cầu & Mô tả công việc cho vị trí COO
Giám đốc vận hành – COO là một trong những vị trí quản lý cấp cao của tổ chức. Họ có trách nhiệm quản lý và điều hành các hoạt động kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp. Vậy yêu cầu cần có của một COO là gì? Mô tả công việc, KPI và mức lương phù hợp? Cùng 1Office tìm hiểu tất tần tật vị trí này qua bài viết dưới đây nhé!
Mục lục
1. Tổng quan vị trí Giám đốc vận hành (Chief Operation Officer)
Giám đốc vận hành (Chief Operating Officer – COO) là người quản lý và vận hành mọi hoạt động trong doanh nghiệp. Họ đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng cấu trúc doanh nghiệp, thiết lập chính sách, văn hóa, tầm nhìn và các tiêu chuẩn cho hoạt động của tổ chức. Nhằm đạt mục tiêu cuối cùng là đảm bảo cho đội nhóm, phòng ban hoạt động một cách hiệu quả nhất để đạt được mục tiêu phát triển lâu dài, tăng trưởng bền vững.
Giám đốc vận hành là một vị trí quản lý cấp cao, đứng thứ hai trong bộ máy quản lý của doanh nghiệp, dưới sự lãnh đạo của Giám đốc điều hành (CEO). Trong mọi tổ chức, COO được xem như là cánh tay phải, trợ thủ đắc lực của CEO hỗ trợ vận hành bộ máy tổ chức nội bộ.
| Tiêu chí | Giám đốc vận hành – COO | Giám đốc điều hành – CEO |
| Vai trò và trách nhiệm | Giám đốc vận hành chịu trách nhiệm về hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp và đảm bảo sự phát triển đồng bộ giữa các khía cạnh của tổ chức. Họ quản lý các bộ phận chức năng như vận hành, sản xuất, nhân sự, tài chính…
Vai trò của COO tập trung vào quản lý chiến lược, quản lý hoạt động, tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu suất tổ chức. |
Giám đốc điều hành là người đứng đầu và có quyền lực cao nhất trong tổ chức. CEO chịu trách nhiệm lãnh đạo, xây dựng kế hoạch, định hướng phát triển, quản lý chiến lược, xác định tầm nhìn và mục tiêu của doanh nghiệp.
CEO tập trung quản lý tổng thể của tổ chức, quan hệ với cổ đông, quản lý rủi ro và xây dựng mối quan hệ với các bên liên quan khác. |
| Phạm vi trách nhiệm | COO thường tập trung vào việc vận hành các hoạt động nội bộ, quản lý và tối ưu hóa quy trình sản xuất, vận hành và nhân sự. Họ chịu trách nhiệm đảm bảo sự hiệu quả và tăng cường năng suất của nhân viên và quy trình làm việc. | CEO có trách nhiệm quản lý tổng thể, xác định chiến lược, tầm nhìn dài hạn và kế hoạch phát triển cho doanh nghiệp. Là người định hướng và điều hành toàn bộ hoạt động của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu phát triển bền vững. |
| Trình độ quản lý | COO là người có kinh nghiệm quản lý chuyên sâu trong một số nghiệp vụ nhất định, không nhất thiết phải có kinh nghiệm quản lý tổng thể doanh nghiệp. | CEO là người có kinh nghiệm quản lý tổng thể và định hướng chiến lược cho doanh nghiệp. Họ có trình độ quản lý cao và thường có kinh nghiệm lãnh đạo trước khi trở thành CEO. |
Bảng so sánh vị trí COO và CEO
2. Mô tả công việc chi tiết cho vị trí COO
Công việc của Giám đốc vận hành – COO khá đa dạng và phụ thuộc vào từng yêu cầu và đặc trưng riêng của doanh nghiệp. Dưới đây là mô tả công việc cho vị trí này:
- Phối hợp với CEO trong việc thiết lập và thúc đẩy tầm nhìn chiến lược doanh nghiệp, đảm bảo sự phát triển đồng bộ giữa các khía cạnh của tổ chức.
- Quản lý các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp, đồng thời thiết lập quy trình làm việc hiệu quả nhằm tối ưu hóa hiệu suất và chất lượng công việc.
- Xây dựng kế hoạch, tham gia bàn bạc, đề xuất, hoạch định và triển khai chiến lược kinh doanh nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức.
- Lãnh đạo đội ngũ nhân viên, quản lý hiệu quả các hoạt động tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên để đáp ứng nhu cầu nguồn nhân lực của tổ chức.
- Đảm bảo tuân thủ các quy định kinh doanh, quy định pháp luật và quy tắc liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp.
- Quản lý mối quan hệ với khách hàng, đối tác, nhà cung cấp với mục tiêu đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và tạo sự tin tưởng trong quá trình hợp tác.
- Xây dựng và thực hiện các chính sách, quy định hay chế độ nhân sự phù hợp nhằm duy trì phát triển văn hóa, tầm nhìn của doanh nghiệp.
3. Vai trò của Giám đốc vận hành
Vai trò của Giám đốc vận hành (COO) là quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp để đảm bảo hiệu quả và tăng trưởng bền vững. Dưới đây là một số vai trò chính của Giám đốc vận hành:
Quản lý hoạt động hàng ngày: Giám đốc vận hành có trách nhiệm quản lý và điều hành các hoạt động kinh doanh của tổ chức. Điều này bao gồm giám sát các quy trình, quản lý nhân viên và tài nguyên và đảm bảo rằng các mục tiêu hoạt động được đáp ứng.
Quản lý quy trình và chất lượng: COO cần đảm bảo các quy trình doanh nghiệp được thiết lập và thực hiện một cách hiệu quả. Họ cần xem xét và cải tiến các quy trình để tăng cường hiệu suất, giảm thiểu lỗi và đảm bảo chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ.
Quản lý nguồn lực: Bao gồm ngân sách, nhân lực, vật tư và thiết bị nhằm đảm bảo việc sử dụng hiệu quả các nguồn lực này và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động tổ chức.
Quản lý nhân viên: Bao gồm quá trình tuyển dụng, đào tạo, định hướng công việc và đánh giá hiệu suất của nhân viên. Với mục tiêu xây dựng một môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sự phát triển và đóng góp của nhân viên.
Quản lý quan hệ khách hàng: Đảm bảo chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ và nâng cao hài lòng khách hàng. Họ cần định hình và duy trì mối quan hệ khách hàng mạnh mẽ và tạo điều kiện cho phản hồi và cải tiến từ phía khách hàng.
Lãnh đạo và phối hợp: Giám đốc vận hành đóng vai trò lãnh đạo và phối hợp giữa các bộ phận trong tổ chức. COO cần làm việc cùng với các nhân viên và ban lãnh đạo khác để đạt được sự thống nhất trong việc thực hiện chiến lược và quản lý hoạt động.
Tóm lại Giám đốc vận hành sẽ đảm nhận rất nhiều vai trò quan trọng – một trợ thủ đắc lực cho CEO. Họ là người xây dựng và phân bổ chiến lược cho nhân sự, giám sát tiến độ vận hành, đảm bảo tài nguyên doanh nghiệp, quản lý chặt chẽ hàng hóa, dịch vụ… và nhiều công việc liên quan khác nhằm đảm bảo doanh nghiệp hoạt động một cách hiệu quả.
4. Yêu cầu công việc
Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học với các chuyên ngành liên quan như quản trị kinh doanh, quản trị doanh nghiệp, quản trị nhân sự hoặc lĩnh vực tương đương. Một bằng Thạc sĩ (Master) hoặc MBA sẽ là lợi thế.
Kinh nghiệm làm việc: Ít nhất 10 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực quản lý hoạt động, quản lý chuỗi cung ứng, quản lý sản xuất… (tùy thuộc vào ngành nghề hoạt động của doanh nghiệp). Hoặc có kinh nghiệm tối thiểu 5 năm kinh nghiệm quản lý cấp cao, 3 năm ở vị trí COO hoặc các vị trí quản lý tương tự.
Kinh nghiệm trong ngành: Hiểu biết sâu rộng về ngành nghề và lĩnh vực hoạt động của tổ chức, bao gồm các quy trình, quy định và xu hướng ngành. Ví dụ: trong ngành sản xuất, yêu cầu có kiến thức về quản lý quy trình sản xuất và vận hành nhà máy.
Ngoài các yêu cầu về trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, vị trí COO cũng yêu cầu nhiều kỹ năng quan trọng như khả năng lãnh đạo, quản lý, tổ chức công việc, phân tích, giải quyết vấn đề, hiểu biết về công nghệ và khả năng áp dụng công nghệ.
5. Kỹ năng cần có
Dưới đây là các kỹ năng quan trọng cần có của một Giám đốc vận hành:
- Khả năng lãnh đạo: Kĩ năng định hướng, truyền cảm hứng và tạo điều kiện để nhân viên phát triển và đạt được mục tiêu tổ chức.
- Quản lý chiến lược: Khả năng đánh giá môi trường kinh doanh, nắm bắt xu hướng thị trường và đưa ra các quyết định chiến lược phù hợp.
- Quản lý hoạt động: Khả năng quản lý nhân sự, tài nguyên và quy trình làm việc để đảm bảo sự hiệu quả, tăng cường năng suất.
- Quản lý nhân sự: Khả năng tuyển dụng, đào tạo nhân viên, định hướng công việc, đánh giá hiệu suất và xây dựng môi trường làm việc tích cực.
- Quản lý tài chính: Khả năng quản lý ngân sách, dự báo tài chính và đánh giá hiệu suất tài chính của tổ chức.
- Quản lý quy trình và hiệu suất: Khả năng đánh giá và thiết lập các quy trình và quy định làm việc hiệu quả.
- Giao tiếp và tương tác: Khả năng truyền đạt thông tin, lắng nghe, thuyết phục và giải quyết xung đột.
- Phân tích và ra quyết định: Khả năng phân tích thông tin và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu và thông tin có sẵn.
- Quản lý thay đổi: Khả năng dẫn dắt tổ chức vượt qua các thay đổi, xử lý khó khăn và tìm kiếm cơ hội mới.
- Quan hệ và làm việc nhóm: Khả năng xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt với các đối tác và làm việc trong môi trường đa văn hóa.
- Quản trị rủi ro: Khả năng nhận diện, đánh giá và giảm thiểu các rủi ro tiềm ẩn đồng thời phản ứng linh hoạt trong trường hợp xảy ra sự cố.
- Tổ chức và quản lý thời gian: Khả năng ưu tiên công việc, phân chia thời gian cho các nhiệm vụ quan trọng.
6. Mức lương và mức KPI
Mức lương của vị trí Giám đốc vận hành:
Trên thực tế, mức lương của vị trí Giám đốc vận hành – COO có thể dao động từ khoảng 50 – 70 triệu VNĐ/tháng, đây là một mức lương trung bình được khảo sát trong các doanh nghiệp Việt Nam. Tuy nhiên, mức lương cụ thể sẽ được đàm phán và thỏa thuận giữa ứng viên và doanh nghiệp. Một số doanh nghiệp có thể trả mức lương thấp hơn từ khoảng 30 triệu VNĐ/tháng, trong khi những doanh nghiệp khác có thể sẵn sàng chi trả mức lương cao hơn lên đến 150 triệu VNĐ/tháng.
Tóm lại, mức lương của vị trí COO sẽ phụ thuộc vào yêu cầu công việc, quy mô doanh nghiệp, ngành nghề và vị trí địa lý. Nhưng thông thường mức lương của COO sẽ gần như là cao nhất so với mức lương trung bình của các vị trí quản lý khác trong doanh nghiệp.
Mức KPI của vị trí này:
Mẫu KPI cho vị trí Giám đốc điều hành được áp dụng dựa trên mục tiêu, chiến lược và các yêu cầu riêng của doanh nghiệp. Chúng thường được xây dựng trong quá trình lập kế hoạch, định hướng tổ chức và được theo dõi, đánh giá thường xuyên để đảm bảo tiến bộ, đạt được mục tiêu tổ chức.
Một số KPI quan trọng của vị trí COO như:
- Chỉ số hiệu quả thiết bị tổng thể (Overall Equipment Effectiveness – OEE)
- Chỉ số khách hàng hài lòng (Customer Satisfaction Index – CSI)
- Tỷ lệ chuyển đổi khách hàng (Customer Conversion Rate)
- Chỉ số phát triển sản phẩm (Product Development Index)
- Chỉ số quản lý rủi ro (Risk Management Index)
- Chỉ số đổi mới (Innovation Index)
- Chỉ số bảo mật thông tin (Information Security Index)
- Tỷ lệ hao hụt hàng tồn kho (Inventory Shrinkage Rate – ISR)
- Chênh lệch so với tiến độ dự án (Project Schedule Variance – PSV)
- Chênh lệch chi phí dự án (Project Cost Variance – PCV)
- Đo lường giá trị thu được (Earned Value Metric)
- Thời gian tới thị trường (Time to Market)
- Tỷ lệ hàng đạt chất lượng ngay từ đầu (First Pass Yield – FPY)
- Thời gian hoàn thiện chu trình đơn hàng (Order Fulfilment Cycle Time).
7. Bộ câu hỏi phỏng vấn cho vị trí Giám đốc vận hành
| STT | Câu hỏi | Tiêu chí đánh giá |
| 1 | Vai trò của Giám đốc vận hành là gì trong quan điểm của bạn? | Đánh giá khả năng hiểu về vai trò của COO trong từng doanh nghiệp bao gồm quản lý hoạt động hàng ngày, thực hiện chiến lược tổng thể và hỗ trợ CEO… |
| 2 | Có kinh nghiệm quản lý và điều hành hoạt động hàng ngày của một tổ chức như thế nào? | Đánh giá mức độ và độ sâu của kinh nghiệm quản lý và điều hành hoạt động hàng ngày của các tổ chức trước đây của họ. |
| 3 | Làm thế nào để bạn đảm bảo sự hiệu quả và tăng cường năng suất của nhân viên và quy trình làm việc? | Đánh giá khả năng tối ưu hóa hiệu suất, năng suất nhân viên và quy trình làm việc thông qua các phương pháp, công nghệ và quy trình phù hợp. |
| 4 | Hãy chia sẻ một trường hợp mà bạn đã thành công trong việc tối ưu hóa quy trình làm việc hoặc nâng cao hiệu suất trong tổ chức bạn đã làm việc? | Đánh giá trường hợp cụ thể về kết quả đạt được trong việc tối ưu hóa quy trình làm việc hoặc tăng trưởng bền vững cho tổ chức trước đây. |
| 5 | Làm thế nào bạn phối hợp với CEO và các thành viên khác của ban lãnh đạo để đảm bảo sự phát triển đồng bộ và thúc đẩy tầm nhìn và chiến lược của tổ chức? | Đánh giá khả năng ứng xử trong cuộc phỏng vấn và trong việc phối hợp với CEO cũng như các thành viên khác của ban lãnh đạo trước đây. |
| 6 | Làm thế nào để bạn đảm bảo tuân thủ các quy định kinh doanh, pháp luật và quy tắc liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp? | Đánh giá khả năng xây dựng và duy trì chính sách, quy định và chế độ nhằm đảm bảo tuân thủ các quy định kinh doanh, pháp luật và quy tắc liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp. |
| 7 | Hãy chia sẻ một trường hợp mà bạn đã phát triển và triển khai thành công một kế hoạch hoặc chiến lược để đạt được mục tiêu chiến lược và tăng trưởng bền vững cho doanh nghiệp? | Đánh giá trường hợp cụ thể mà ứng viên đã có thành công trong việc phát triển và triển khai kế hoạch hoặc chiến lược và kết quả mang lại cho doanh nghiệp như thế nào. |
| 8 | Làm thế nào để bạn quản lý và phát triển nhân viên, đảm bảo sự phù hợp và đáp ứng nhu cầu nguồn nhân lực của tổ chức? | Đánh giá khả năng của ứng viên trong việc quản lý và phát triển nhân viên, bao gồm đánh giá và phát triển năng lực và kết quả làm việc của các thành viên trong tổ chức. |
| 9 | Làm thế nào để bạn xây dựng và thực hiện chính sách, quy định, chế độ nhân sự để duy trì, phát triển văn hóa tổ chức và tầm nhìn của doanh nghiệp? | Đánh giá kinh nghiệm trước đây trong việc xây dựng và thực hiện chính sách, quy định và chế độ nhân sự để duy trì và phát triển văn hóa tổ chức và tầm nhìn của doanh nghiệp. |
| 10 | Hãy chia sẻ một trường hợp mà bạn đã lãnh đạo và quản lý thành công đội ngũ nhân viên, đánh giá và phát triển năng lực và kết quả làm việc của các thành viên trong tổ chức? |
Bộ câu hỏi phỏng vấn và gợi ý tiêu chí đánh giá cho vị trí COO
———————————
Hy vọng, bài viết trên đây của 1Office đã cung cấp toàn bộ những thông tin cần thiết về mô tả công việc, vai trò, yêu cầu và kỹ năng cần có của một Giám đốc vận hành. Mong rằng Quý doanh nghiệp sẽ hiểu rõ hơn về vị trí này và có những định hướng chiến lược, tầm nhìn phát triển doanh nghiệp bền vững hơn trong tương lai. Chúc doanh nghiệp thành công!
