Giám đốc vận hành là gì? Vai trò, Kỹ năng, Yêu cầu & Mô tả công việc cho vị trí COO

Giám đốc vận hành – COO là một trong những vị trí quản lý cấp cao của tổ chức. Họ có trách nhiệm quản lý và điều hành các hoạt động kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp. Vậy yêu cầu cần có của một COO là gì? Mô tả công việc, KPI và mức lương phù hợp? Cùng 1Office tìm hiểu tất tần tật vị trí này qua bài viết dưới đây nhé!

1. Tổng quan vị trí Giám đốc vận hành (Chief Operation Officer)

Giám đốc vận hành (Chief Operating Officer – COO) là người quản lý và vận hành mọi hoạt động trong doanh nghiệp. Họ đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng cấu trúc doanh nghiệp, thiết lập chính sách, văn hóa, tầm nhìn và các tiêu chuẩn cho hoạt động của tổ chức. Nhằm đạt mục tiêu cuối cùng là đảm bảo cho đội nhóm, phòng ban hoạt động một cách hiệu quả nhất để đạt được mục tiêu phát triển lâu dài, tăng trưởng bền vững.

Giám đốc vận hành là một vị trí quản lý cấp cao, đứng thứ hai trong bộ máy quản lý của doanh nghiệp, dưới sự lãnh đạo của Giám đốc điều hành (CEO). Trong mọi tổ chức, COO được xem như là cánh tay phải, trợ thủ đắc lực của CEO hỗ trợ vận hành bộ máy tổ chức nội bộ.

Bảng so sánh vị trí COO và CEO

2. Mô tả công việc chi tiết cho vị trí COO

Công việc của Giám đốc vận hành – COO khá đa dạng và phụ thuộc vào từng yêu cầu và đặc trưng riêng của doanh nghiệp. Dưới đây là mô tả công việc cho vị trí này:

1. Phối hợp với CEO trong việc thiết lập và thúc đẩy tầm nhìn chiến lược doanh nghiệp, đảm bảo sự phát triển đồng bộ giữa các khía cạnh của tổ chức.
2. Quản lý các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp, đồng thời thiết lập quy trình làm việc hiệu quả nhằm tối ưu hóa hiệu suất và chất lượng công việc.
3. Xây dựng kế hoạch, tham gia bàn bạc, đề xuất, hoạch định và triển khai chiến lược kinh doanh nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức.
4. Lãnh đạo đội ngũ nhân viên, quản lý hiệu quả các hoạt động tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên để đáp ứng nhu cầu nguồn nhân lực của tổ chức.
5. Đảm bảo tuân thủ các quy định kinh doanh, quy định pháp luật và quy tắc liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp.
6. Quản lý mối quan hệ với khách hàng, đối tác, nhà cung cấp với mục tiêu đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và tạo sự tin tưởng trong quá trình hợp tác.
7. Xây dựng và thực hiện các chính sách, quy định hay chế độ nhân sự phù hợp nhằm duy trì phát triển văn hóa, tầm nhìn của doanh nghiệp.

3. Vai trò của Giám đốc vận hành

Vai trò của Giám đốc vận hành (COO) là quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp để đảm bảo hiệu quả và tăng trưởng bền vững. Dưới đây là một số vai trò chính của Giám đốc vận hành:

Quản lý hoạt động hàng ngày: Giám đốc vận hành có trách nhiệm quản lý và điều hành các hoạt động kinh doanh của tổ chức. Điều này bao gồm giám sát các quy trình, quản lý nhân viên và tài nguyên và đảm bảo rằng các mục tiêu hoạt động được đáp ứng.

Quản lý quy trình và chất lượng: COO cần đảm bảo các quy trình doanh nghiệp được thiết lập và thực hiện một cách hiệu quả. Họ cần xem xét và cải tiến các quy trình để tăng cường hiệu suất, giảm thiểu lỗi và đảm bảo chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ.

Quản lý nguồn lực: Bao gồm ngân sách, nhân lực, vật tư và thiết bị nhằm đảm bảo việc sử dụng hiệu quả các nguồn lực này và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động tổ chức.

Quản lý nhân viên: Bao gồm quá trình tuyển dụng, đào tạo, định hướng công việc và đánh giá hiệu suất của nhân viên. Với mục tiêu xây dựng một môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sự phát triển và đóng góp của nhân viên.

Quản lý quan hệ khách hàng: Đảm bảo chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ và nâng cao hài lòng khách hàng. Họ cần định hình và duy trì mối quan hệ khách hàng mạnh mẽ và tạo điều kiện cho phản hồi và cải tiến từ phía khách hàng.

Lãnh đạo và phối hợp: Giám đốc vận hành đóng vai trò lãnh đạo và phối hợp giữa các bộ phận trong tổ chức. COO cần làm việc cùng với các nhân viên và ban lãnh đạo khác để đạt được sự thống nhất trong việc thực hiện chiến lược và quản lý hoạt động.

Tóm lại Giám đốc vận hành sẽ đảm nhận rất nhiều vai trò quan trọng – một trợ thủ đắc lực cho CEO. Họ là người xây dựng và phân bổ chiến lược cho nhân sự, giám sát tiến độ vận hành, đảm bảo tài nguyên doanh nghiệp, quản lý chặt chẽ hàng hóa, dịch vụ… và nhiều công việc liên quan khác nhằm đảm bảo doanh nghiệp hoạt động một cách hiệu quả.

4. Yêu cầu công việc

Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học với các chuyên ngành liên quan như quản trị kinh doanh, quản trị doanh nghiệp, quản trị nhân sự hoặc lĩnh vực tương đương. Một bằng Thạc sĩ (Master) hoặc MBA sẽ là lợi thế.

Kinh nghiệm làm việc: Ít nhất 10 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực quản lý hoạt động, quản lý chuỗi cung ứng, quản lý sản xuất… (tùy thuộc vào ngành nghề hoạt động của doanh nghiệp). Hoặc có kinh nghiệm tối thiểu 5 năm kinh nghiệm quản lý cấp cao, 3 năm ở vị trí COO hoặc các vị trí quản lý tương tự.

Kinh nghiệm trong ngành: Hiểu biết sâu rộng về ngành nghề và lĩnh vực hoạt động của tổ chức, bao gồm các quy trình, quy định và xu hướng ngành. Ví dụ: trong ngành sản xuất, yêu cầu có kiến thức về quản lý quy trình sản xuất và vận hành nhà máy.

Ngoài các yêu cầu về trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, vị trí COO cũng yêu cầu nhiều kỹ năng quan trọng như khả năng lãnh đạo, quản lý, tổ chức công việc, phân tích, giải quyết vấn đề, hiểu biết về công nghệ và khả năng áp dụng công nghệ. 

5. Kỹ năng cần có

Dưới đây là các kỹ năng quan trọng cần có của một Giám đốc vận hành:

1. Khả năng lãnh đạo: Kĩ năng định hướng, truyền cảm hứng và tạo điều kiện để nhân viên phát triển và đạt được mục tiêu tổ chức.
2. Quản lý chiến lược: Khả năng đánh giá môi trường kinh doanh, nắm bắt xu hướng thị trường và đưa ra các quyết định chiến lược phù hợp.
3. Quản lý hoạt động: Khả năng quản lý nhân sự, tài nguyên và quy trình làm việc để đảm bảo sự hiệu quả, tăng cường năng suất.
4. Quản lý nhân sự: Khả năng tuyển dụng, đào tạo nhân viên, định hướng công việc, đánh giá hiệu suất và xây dựng môi trường làm việc tích cực.
5. Quản lý tài chính: Khả năng quản lý ngân sách, dự báo tài chính và đánh giá hiệu suất tài chính của tổ chức.
6. Quản lý quy trình và hiệu suất: Khả năng đánh giá và thiết lập các quy trình và quy định làm việc hiệu quả.
7. Giao tiếp và tương tác: Khả năng truyền đạt thông tin, lắng nghe, thuyết phục và giải quyết xung đột.
8. Phân tích và ra quyết định: Khả năng phân tích thông tin và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu và thông tin có sẵn.
9. Quản lý thay đổi: Khả năng dẫn dắt tổ chức vượt qua các thay đổi, xử lý khó khăn và tìm kiếm cơ hội mới.
10. Quan hệ và làm việc nhóm: Khả năng xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt với các đối tác và làm việc trong môi trường đa văn hóa.
11. Quản trị rủi ro: Khả năng nhận diện, đánh giá và giảm thiểu các rủi ro tiềm ẩn đồng thời phản ứng linh hoạt trong trường hợp xảy ra sự cố.
12. Tổ chức và quản lý thời gian: Khả năng ưu tiên công việc, phân chia thời gian cho các nhiệm vụ quan trọng.

6. Mức lương và mức KPI

Mức lương của vị trí Giám đốc vận hành:

Trên thực tế, mức lương của vị trí Giám đốc vận hành – COO có thể dao động từ khoảng 50 – 70 triệu VNĐ/tháng, đây là một mức lương trung bình được khảo sát trong các doanh nghiệp Việt Nam. Tuy nhiên, mức lương cụ thể sẽ được đàm phán và thỏa thuận giữa ứng viên và doanh nghiệp. Một số doanh nghiệp có thể trả mức lương thấp hơn từ khoảng 30 triệu VNĐ/tháng, trong khi những doanh nghiệp khác có thể sẵn sàng chi trả mức lương cao hơn lên đến 150 triệu VNĐ/tháng.

Tóm lại, mức lương của vị trí COO sẽ phụ thuộc vào yêu cầu công việc, quy mô doanh nghiệp, ngành nghề và vị trí địa lý. Nhưng thông thường mức lương của COO sẽ gần như là cao nhất so với mức lương trung bình của các vị trí quản lý khác trong doanh nghiệp.

Mức KPI của vị trí này:

Mẫu KPI cho vị trí Giám đốc điều hành được áp dụng dựa trên mục tiêu, chiến lược và các yêu cầu riêng của doanh nghiệp. Chúng thường được xây dựng trong quá trình lập kế hoạch, định hướng tổ chức và được theo dõi, đánh giá thường xuyên để đảm bảo tiến bộ, đạt được mục tiêu tổ chức.

Một số KPI quan trọng của vị trí COO như:

• Chỉ số hiệu quả thiết bị tổng thể (Overall Equipment Effectiveness – OEE)
• Chỉ số khách hàng hài lòng (Customer Satisfaction Index – CSI)
• Tỷ lệ chuyển đổi khách hàng (Customer Conversion Rate)
• Chỉ số phát triển sản phẩm (Product Development Index)
• Chỉ số quản lý rủi ro (Risk Management Index)
• Chỉ số đổi mới (Innovation Index)
• Chỉ số bảo mật thông tin (Information Security Index)
• Tỷ lệ hao hụt hàng tồn kho (Inventory Shrinkage Rate – ISR)
• Chênh lệch so với tiến độ dự án (Project Schedule Variance – PSV)
• Chênh lệch chi phí dự án (Project Cost Variance – PCV)
• Đo lường giá trị thu được (Earned Value Metric)
• Thời gian tới thị trường (Time to Market)
• Tỷ lệ hàng đạt chất lượng ngay từ đầu (First Pass Yield – FPY)
• Thời gian hoàn thiện chu trình đơn hàng (Order Fulfilment Cycle Time).

7. Bộ câu hỏi phỏng vấn cho vị trí Giám đốc vận hành

Bộ câu hỏi phỏng vấn và gợi ý tiêu chí đánh giá cho vị trí COO

———————————

Hy vọng, bài viết trên đây của 1Office đã cung cấp toàn bộ những thông tin cần thiết về mô tả công việc, vai trò, yêu cầu và kỹ năng cần có của một Giám đốc vận hành. Mong rằng Quý doanh nghiệp sẽ hiểu rõ hơn về vị trí này và có những định hướng chiến lược, tầm nhìn phát triển doanh nghiệp bền vững hơn trong tương lai. Chúc doanh nghiệp thành công!