Hệ thống dữ liệu – Nền tảng cho câu chuyện chuyển đổi số

Trong thế giới số ngày nay, chuyển đổi số là xu hướng phát triển tất yếu không thể bỏ qua của các doanh nghiệp. Khi tìm hiểu nó, chúng ta nhận thấy một vai trò không thể phủ nhận của hệ thống dữ liệu – số hóa. Từ dữ liệu, con người ta có thể làm được gì? Dữ liệu có vai trò như nào trong chuyển đổi số, và lâu dài hệ thống dữ liệu đóng góp gì cho thúc đẩy doanh nghiệp? Là một giám đốc công nghệ thông tin, nắm trong tay những chiến lược quan trọng thúc đẩy doanh nghiệp, bạn phải làm gì? Những câu trả lời này đều có trong bài viết dưới đây của 1Office. Bài viết này đã tham khảo từ nguồn từ raconteur.net. 

I. Trong thế giới ngày nay: Mỗi nhân viên đều là một nhà phân tích dữ liệu

Một lượng lớn dữ liệu đang được “đổ vào” hệ thống các doanh nghiệp mỗi ngày thông qua các cuộc trao đổi nội bộ, các phương án kinh doanh, thậm chí đơn giản là các hoạt động cá nhân hằng ngày. Nó chảy xuyên suốt hằng ngày giống như “mạch máu” nuôi dưỡng tổ chức và cũng là nền tảng cho công cuộc chuyển đổi số của doanh nghiệp. Đó là nơi thu thập những dữ liệu phản ánh nhu cầu của nội bộ công ty và khách hàng – khách hàng muốn gì, trải nghiệm của khách hàng về dịch vụ ra sao,… Sau đó, để có dữ liệu đầu ra, nhân viên sẽ dùng những kỹ năng chuyên môn và công cụ riêng để phân tích dữ liệu, tùy vào tình hình thực tế để áp dụng vào công việc hiệu quả. Từ đó tạo nên những lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp trong thời đại chuyển đổi số 4.0. 

Ngày càng có sự phân chia rõ rệt khả năng làm việc của nhân viên trong các doanh nghiệp giữa các nhân viên có khả năng phân tích dữ liệu và những ai không quan tâm. Theo đó, các xu hướng công nghệ xuất phát từ Thung lũng Silicon đã đã góp phần làm nên ý tưởng xây dựng một hệ thống cung cấp dữ liệu với mục đích giúp phát triển doanh nghiệp nhanh hơn. Họ nhận ra không nên dừng lại ở việc phân tích dữ liệu đơn thuần mà lâu dài, nó cần phải trở thành một phần của phong cách kinh doanh và lâu dài là một phần của văn hóa công ty. Với những mục tiêu đó, doanh nghiệp sẽ không cần phải yêu cầu mọi người đều là một chuyên gia phân tích dữ liệu mà sẽ hiệu quả hơn nếu tất cả các nhân viên dưới quyền có thể truy cập vào dữ liệu thông qua các quy trình đơn giản và các giải pháp trực quan. 

Khi có sự góp sức của đội ngũ đông nhân viên, việc thu thập dữ liệu tăng đồng nghĩa với việc hiểu rõ trách nhiệm và rủi ro của tổ chức trở thành trách nhiệm chung của mọi người. Tuy nhiên làm thế nào nhân viên có thể đáp ứng những yêu cầu này – kỹ năng cao hơn và độ nhanh nhạy hơn khi xử lý dữ liệu? Đối với những người không quen với việc xử lý dữ liệu, họ dễ dàng bác bỏ điều này vì nó chẳng khác gì việc thay đổi công việc, làm theo một quy trình khác hẳn. Tuy nhiên, họ hãy coi đây là một cơ hội để nâng cao kỹ năng của bản thân và những người xung quanh”.

1.1 Góc nhìn chuyên sâu về hệ thống dữ liệu 

Ngày càng có nhiều công cụ và nền tảng nhằm giúp nhân viên đạt được mục tiêu sử dụng dữ liệu tốt hơn. Trước đây, dữ liệu chủ yếu nằm trong tay các chuyên gia có kỹ năng và hiểu biết để xử lý và giải thích cho tổ chức. Cách xử lý này không cần thiết vì phần lớn nhân viên kinh doanh – người trực tiếp sử dụng dữ liệu lại không được đào tạo về cách làm việc hiệu quả khi lượng dữ liệu ngày càng tăng. Nhưng sự xuất hiện của công nghệ đã giúp chia sẻ, diễn giải và làm việc với dữ liệu trên toàn bộ hệ thống trở lên dễ dàng hơn, từ đó mọi thứ đã thay đổi. Điều đầu tiên, các công cụ và công nghệ này cần đảm bảo dữ liệu phù hợp có sẵn phải cho đúng người và vào đúng thời điểm. Điều này giúp đảm bảo rằng các tắc nghẽn trong bộ phận vận hành được giảm bớt trước khi chúng trở thành vấn đề. Cuối cùng, quan trọng nhất là tăng mức độ truy cập và cho phép mọi người tương tác thường xuyên , dần trở lên quen thuộc hơn với dữ liệu đó. Khi điều này xảy ra, mọi người bắt đầu nắm bắt được giá trị thực của dữ liệu, họ có nhiều động lực hơn để duy trì chất lượng của dữ liệu và có nhiều khả năng đưa ra quyết định tốt hơn.

Dữ liệu mà các bộ phận khác nhau thu thập và lưu giữ phải được tập trung, có thể truy cập và quan trọng là có thể sử dụng được. Đây chính là chìa khóa cho chất lượng của hệ thống dữ liệu trong tổ chức. Các tổ chức thường chi tiêu mạnh tay cho đội thu thập dữ liệu cũng như phát triển các kỹ năng rộng hơn nhưng lại bỏ qua đầu tư cơ sở hạ tầng cần thiết để thu thập, phân kênh và quản lý thông tin. Kết quả là lãng phí rất nhiều thời gian “làm sạch” dữ liệu và xử lý thông tin không chính xác, không đầy đủ và không thể truy cập được.

1.2 Sự trợ giúp của công nghệ 

Ngày nay, người ta tin rằng công nghệ thông tin (CNTT) có thể làm được nhiều điều hơn nữa để hỗ trợ một tổ chức chứ không chỉ đơn giản là tạo và tích hợp các công cụ và nền tảng mới. Có vô số công cụ và công nghệ có thể làm được nhiều điều mà trí tưởng tượng của chúng ta hướng đến. Bước tiếp theo, đội ngũ CNTT sẽ làm việc với người lãnh lãnh đạo doanh nghiệp để hiểu những gì họ muốn đạt được và bắt đầu suy nghĩ về việc tận dụng tối đa các công cụ và công nghệ mà họ đang có. Ngoài ra, việc thuê một giám đốc kỹ thuật số (CDO) – người sẽ chịu trách nhiệm trong sở hữu dữ liệu của công ty cũng có thể là một bước đi thông minh đối với một số doanh nghiệp. CDO là một trong những người có vị trí tốt nhất để biến dữ liệu trở thành một phần không thể thiếu trong cuộc sống hàng ngày của một tổ chức và tạo cơ hội để tăng mức độ hiểu biết về dữ liệu trong toàn doanh nghiệp.

Cuối cùng, có vẻ như sự hiểu biết chuyên sâu về dữ liệu là điều mà tất cả những nhân viên đều mong muốn. Ngay cả khi bạn chỉ đang tìm kiếm trên Internet hoặc sử dụng mạng xã hội, bạn cần có trình độ cơ bản để hiểu đúng những gì bạn đang làm. Tương tự, các tổ chức có thể giúp tạo điều kiện thuận lợi bằng cách đào tạo và nâng cao nhận thức về dữ liệu cho nhân viên để giúp họ hiểu rằng không cần phải sợ dữ liệu và nếu sử dụng đúng cách, dữ liệu có thể giúp công việc dễ dàng hơn rất nhiều.

II. Hệ thống dữ liệu – cách làm lên sức mạnh của chuyển đổi số 

Chuyển đổi số đã khiến cách làm việc của nhiều doanh nghiệp thay đổi đáng kể trong năm qua. Vô số doanh nghiệp đã chuyển hướng từ nơi làm việc tại văn phòng sang nơi làm việc từ xa – một sự thay đổi có thể mất nhiều năm để lập kế hoạch và thực hiện trước đại dịch. Tuy nhiên, nó đã được thực hiện gấp rút và nhanh chóng chỉ trong 2 năm 2020 – 2021. Mặc dù không phải lúc nào quá trình chuyển đổi cũng diễn ra suôn sẻ, nhưng các doanh nghiệp nhận thấy chuyển đổi kỹ thuật số giúp thích ứng với thế giới công việc mới dễ dàng hơn. Trên thực tế, chuyển đổi số hiện nay được cho là điều cần thiết cho sự tồn tại lâu dài. Nhưng để chuyển đổi thành công và phát triển, các doanh nghiệp cũng cần đảm bảo rằng họ vẫn bắt kịp nhanh chóng trong suốt hành trình. Và nền tảng của sự nhanh nhạy này, và cũng là nền tảng cho chuyển đổi số chính là dữ liệu.

Chuyển đổi kỹ thuật số không có dữ liệu giống như một chiếc ô tô không có nhiên liệu – đơn giản là nó sẽ không hoạt động. Do đó, người ta tin rằng các vấn đề thường xảy ra khi dữ liệu và chuyển đổi kỹ thuật số được coi là hai lĩnh vực riêng biệt. Thực chất thì hai điều này song hành với nhau và nên được coi là hai phần của toàn bộ hành trình của một doanh nghiệp.

2.1 Xây dựng mục tiêu rõ ràng 

Đối với nhiều doanh nghiệp, hành trình chuyển đổi chỉ có thể bắt đầu một cách chính xác khi họ có ý tưởng rõ ràng về những gì họ muốn đạt được. Do đó, để dữ liệu thực sự tạo ra sức mạnh cho quá trình chuyển đổi kỹ thuật số thành công, đội ngũ CNTT phải phản ánh chính xác các mục tiêu kinh doanh của họ. Với năng lực của mình, họ có thể cân nhắc những dữ liệu nào họ sẽ cần để giảm bớt và cuối cùng là tự động hóa các nhiệm vụ. Điều đó sẽ dẫn đến việc giảm thời gian triển khai các dự án hoặc tính năng mới, cuối cùng dẫn đến việc kinh doanh nhanh hơn, nhạy bén hơn.

Chuyển đổi dữ liệu là một phần quan trọng của bất kỳ chương trình chuyển đổi số nào. Nếu không có tập dữ liệu “sạch” – những dữ liệu đã được chọn lọc, bạn sẽ không biết lỗ hổng dữ liệu của mình ở đâu. Một khi bạn xác định được những lỗ hổng đó, việc sửa chữa sẽ trở nên dễ dàng hơn và là một phần cơ bản giúp duy trì dự án chuyển đổi số tiến triển. Ngay cả khi các doanh nghiệp có dữ liệu “sạch”, theo thời gian thực, họ vẫn cần có công nghệ, quy trình và văn hóa phù hợp để hiểu được dữ liệu đó. Do đó, nhanh nhạy trong chuyển đổi kinh doanh như một tư duy hơn là một đích đến khi dữ liệu có thể giúp định hình. 

2.2 Các quyết định được đưa ra nhanh chóng

Trách nhiệm về tiến độ chuyển đổi số thường thuộc về các nhà quản lý dự án, những người có thể hưởng lợi từ những hiểu biết sâu sắc mà dữ liệu cung cấp. Với dữ liệu phù hợp, người quản lý dự án cũng có thể đảm bảo rằng các quy trình và hoạt động của nhóm của họ vẫn hiệu quả, chính xác và trong phạm vi giới hạn. Nó giống như cánh tay phải của nhà lãnh đạo khi các bộ dữ liệu chuyên sâu có thể dễ dàng được chia nhỏ cho các bên liên quan, giúp họ hiểu rõ hơn về tác động kinh doanh và lợi tức đầu tư trên mọi dự án, điều này có thể giúp họ lập kế hoạch cho các sáng kiến ​​trong tương lai và đưa ra chiến lược quan trọng các quyết định.

Để linh hoạt trong chia sẻ dữ liệu liệu cũng như mở rộng phạm vi lưu trữ dữ liệu, một số công ty đang chuyển sang mô hình lưu trữ dữ liệu dưới dạng dịch vụ. Bằng cách “giải phóng dung lượng” – sử dụng hệ thống đám mây, các tổ chức có thể nhanh chóng mở rộng quy mô để thay đổi khối lượng và nhu cầu dữ liệu. Họ đã thấy cách tiếp cận này hoạt động hữu hiệu khi đối phó với đại dịch khi dữ liệu chia sẻ được mọi lúc mọi nơi với khả năng lưu trữ lớn hơn.

III. “Chết chìm” trong dữ liệu 

Phần đầu của bài viết dài kỳ này đã cung cấp góc nhìn chuyên sâu về hệ thống dữ liệu, sự phổ biến của dữ liệu được sắp xếp hệ thống trong cuộc sống ngày nay. Trong phần tiếp theo, bài viết sẽ đề cập đến vai trò của các giám đốc công nghệ thông tin – một nhân tố chiến lược quyết định không nhỏ thành công của quá trình chuyển đổi số, mời các bạn đón đọc.