Hợp đồng lao động điện tử là gì? Đặc điểm & Quy định ký kết
Ngày nay, hợp đồng lao động điện tử dần trở thành một hình thức giao kết phổ biến tại các doanh nghiệp Việt Nam. So với hợp đồng giấy, hợp đồng điện tử mang lại nhiều ưu điểm cho cả người lao động và người sử dụng lao động. Vậy hợp đồng lao động điện tử là gì? Đặc điểm và giá trị pháp lý của loại hợp đồng này thế nào? Mời các bạn cùng 1Office tìm hiểu qua bài viết này.
Mục lục
1. Hợp đồng lao động điện tử là gì?
| Hợp đồng lao động là sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả công, tiền lương, điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động. Hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản.
Theo Điều 13, Điều 14 Bộ luật Lao động 2019 |
Như vậy hợp đồng lao động điện tử là một loại hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử, có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.
Việc sử dụng hợp đồng lao động điện tử sẽ giúp nhà quản trị tiết kiệm thời gian, giảm thiểu giấy tờ và tăng tính tiện lợi trong quá trình quản lý nhân sự. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần tuân thủ các quy định pháp luật liên quan để đảm bảo tính pháp lý và minh bạch trong các giao dịch lao động.
2. Đặc điểm của hợp đồng lao động điện tử
| 1. Quy trình ký kết hợp đồng lao động điện tử | Trao đổi thông điệp dữ liệu trên phần mềm chữ ký số và hợp đồng điện tử là hình thức giao kết hợp đồng lao động điện tử phổ biến nhất. Cụ thể, quy trình ký kết hợp đồng lao động điện tử như sau:
|
| 2. Tính pháp lý của hợp đồng lao động điện tử | Tính pháp lý của hợp đồng lao động điện tử được quy định tại Điều 14 Bộ luật Lao động năm 2019.
Hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản và tuân thủ theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. |
| 3. Đối tượng có thẩm quyền giao kết | Đối tượng có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động điện tử là người lao động và người sử dụng lao động, được quy định chi tiết tại Điều 18 Bộ luật Lao động 2019.
Trong đó, người lao động có thể giao kết nhiều hợp đồng lao động nhưng phải đảm bảo thực hiện đầy đủ các nội dung đã giao kết trong hợp đồng. |
| 4. Điều kiện đảm bảo tính hợp pháp | Hợp đồng lao động điện tử được xem là hợp pháp khi đáp ứng đầy đủ điều kiện của văn bản điện tử và chữ ký số sử dụng theo Điều 13 Luật giao dịch điện tử 2015.
Nội dung của thông điệp dữ liệu được xem là toàn vẹn khi nội dung đó chưa bị thay đổi, kể từ lần khởi tạo đầu tiên, trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình gửi, lưu trữ hoặc hiển thị thông điệp dữ liệu. |
| 5. Phân loại hợp đồng lao động điện tử | Cũng giống như hợp đồng lao động bằng văn bản, hiện nay có 2 loại hợp đồng lao động điện tử bao gồm: hợp đồng lao động xác định thời hạn và hợp đồng lao động không xác định thời hạn. |
3. Giá trị pháp lý của hợp đồng lao động điện tử
Giá trị pháp lý của hợp đồng lao động điện tử được quy định tại Điều 14 Bộ luật Lao động năm 2019. Theo đó, hợp đồng lao động điện tử được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản.
Như vậy, hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy, được bảo vệ bởi pháp luật lao động. Các bên tham gia hợp đồng lao động điện tử có quyền và nghĩa vụ như nhau như đối với hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.
Để hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý, hợp đồng phải đáp ứng các điều kiện sau:
- Được giao kết giữa người lao động và người sử dụng lao động.
- Có chữ ký số hoặc hình thức xác thực điện tử khác của các bên tham gia ký kết
- Nội dung hợp đồng không trái với pháp luật.
4. Điều kiện để hợp đồng lao động điện tử hợp pháp
Trong các cuộc giao dịch, nếu người lao động và người sử dụng lao động lựa chọn ký kết hợp đồng thông qua phương tiện điện tử thì sẽ cần đáp ứng đầy đủ các quy định về văn bản điện tử và chữ ký số.
Căn cứ theo Điều 13 Luật Giao dịch điện tử 2005 quy định về thông điệp dữ liệu có giá trị như bản gốc như sau:
| Thông điệp dữ liệu có giá trị như bản gốc khi đáp ứng được các điều kiện sau đây:
1. Nội dung của thông điệp dữ liệu được bảo đảm toàn vẹn kể từ khi được khởi tạo lần đầu tiên dưới dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh. Nội dung của thông điệp dữ liệu được xem là toàn vẹn khi nội dung đó chưa bị thay đổi, trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình gửi, lưu trữ hoặc hiển thị thông điệp dữ liệu; 2. Nội dung của thông điệp dữ liệu có thể truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết. |
Căn cứ theo Khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số:
| Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:
a) Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa; b) Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên. |
Theo đó, để hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý cần đảm bảo tính toàn vẹn của thông điệp dữ liệu và việc sử dụng chữ ký số phải tuân thủ các điều kiện về biến đổi thông điệp và duy trì sự toàn vẹn nội dung.
5. Ưu nhược điểm của hợp đồng lao động điện tử
5.1. Ưu điểm của hợp đồng lao động điện tử
- Tiết kiệm thời gian và chi phí nhờ quá trình ký kết trực tuyến, không cần gặp mặt, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí cho cả người lao động và người sử dụng lao động.
- Thuận tiện trong quá trình ký kết, lưu trữ và quản lý toàn bộ hợp đồng trực tuyến trên hệ thống, giúp thuận tiện trong quá trình truy xuất và quản lý thông tin.
- Mã hóa và lưu trữ mọi loại hợp đồng lao động điện tử trên hệ thống bảo mật, giúp các bên đảm bảo tính bảo mật của thông tin hợp đồng.
- Tăng tính minh bạch và khả năng truy xuất thông tin bằng việc lưu trữ dưới dạng văn bản điện tử, giúp tăng tính minh bạch và khả năng truy xuất thông tin của hợp đồng.
5.2. Nhược điểm của hợp đồng lao động điện tử
- Để ký kết và sử dụng hợp đồng lao động điện tử, người lao động và người sử dụng lao động cần có kiến thức về công nghệ thông tin.
- Hợp đồng lao động điện tử được ký kết và lưu trữ trực tuyến do đó cần có sự tin tưởng giữa các bên tham gia hợp đồng.
- Có thể gặp rủi ro về kỹ thuật, chẳng hạn như bị hacker tấn công, bị mất dữ liệu,…
5.3. So sánh ưu nhược điểm của hợp đồng lao động điện tử so với văn bản giấy
| Hợp đồng lao động điện tử | Hợp đồng lao động bằng văn bản | |
| Quy trình ký kết | Quy trình ký kết hợp đồng lao động điện tử nhanh gọn, trực tuyến, không cần gặp mặt | Quy trình ký kết rườm rà, phức tạp và cần các bên gặp mặt ký kết trực tiếp |
| Hình thức ký kết | Ký online, từ xa, mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị từ máy tính đến điện thoại. Hỗ trợ trình ký một lúc nhiều hợp đồng. | Thực hiện ký kết trực tiếp bằng tay trên hợp đồng giấy và phải ký từng hợp đồng. |
| Phương thức ký kết | Sử dụng chữ ký số | Ký bằng tay |
| Hình thức phân loại & lưu trữ | Phân loại, lưu trữ và quản lý trực tuyến, thuận tiện trong việc truy xuất thông tin | Phải lưu trữ bằng bản cứng, khó khăn trong việc truy xuất thông tin |
| Tính bảo mật & toàn vẹn | Có thể được mã hóa và lưu trữ trên các hệ thống bảo mật | Dễ bị làm giả, thay đổi nội dung trong hợp đồng lao động |
| Chi phí bỏ ra | Tiết kiệm thời gian và chi phí cho cả người lao động và người sử dụng lao động | Có thể tốn thời gian và chi phí cho việc đi lại, in ấn, lưu trữ |
Hợp đồng lao động điện tử là một hình thức giao kết hợp đồng lao động mới, mang lại nhiều lợi ích cho cả người lao động và người sử dụng lao động. Tuy nhiên, cần lưu ý những ưu điểm, nhược điểm của hợp đồng lao động điện tử để sử dụng hiệu quả và đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của các bên tham gia hợp đồng.
6. Lưu ý khi giao kết hợp đồng lao động điện tử
Để đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của các bên tham gia hợp đồng, người lao động và người sử dụng lao động cần lưu ý những điểm sau khi giao kết hợp:
6.1. Xác thực chứng thư số trên hợp đồng lao động điện tử
Chứng thư số là một loại chữ ký điện tử được cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số. Chứng thư số có giá trị pháp lý như chữ ký tay, được sử dụng để xác thực danh tính của người ký và tính toàn vẹn của thông điệp dữ liệu.
Khi giao kết hợp đồng lao động điện tử, các bên cần xác thực chứng thư số của nhau để đảm bảo rằng người ký hợp đồng là người có thẩm quyền và nội dung của hợp đồng không bị thay đổi sau khi ký. Cách thức xác thực chứng thư số như sau:
- Truy cập vào website của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.
- Nhập mã số chứng thư số của bên ký hợp đồng.
- Kiểm tra thông tin của bên ký hợp đồng trên website.
6.2. Sử dụng chữ ký điện tử trong ký kết hợp đồng
Chữ ký điện tử là phương thức xác thực điện tử được pháp luật công nhận, có giá trị pháp lý như chữ ký tay. Do đó, khi giao kết hợp đồng lao động điện tử, các bên cần sử dụng chữ ký điện tử để xác nhận việc ký kết hợp đồng. Chữ ký điện tử có thể được tạo ra bằng cách sử dụng phần mềm chữ ký điện tử như: 1Office, FPT, Viettel, VNPT,…
6.3. Kiểm tra tính toàn vẹn của hợp đồng lao động điện tử
Sau khi ký kết hợp đồng lao động điện tử, các bên cần kiểm tra tính toàn vẹn của hợp đồng, đảm bảo rằng nội dung của hợp đồng không bị thay đổi sau khi ký. Việc tuân thủ những lưu ý trên sẽ giúp các bên tham gia hợp đồng lao động điện tử đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của mình.
6.4. Đầu tư vào cơ sở hạ tầng công nghệ và đào tạo nguồn nhân lực
Để sử dụng hợp đồng lao động điện tử hiệu quả, các doanh nghiệp cần đầu tư vào cơ sở hạ tầng công nghệ như máy tính, mạng internet, phần mềm quản lý hợp đồng lao động điện tử,… Đồng thời, cần đào tạo nguồn nhân lực am hiểu về hợp đồng lao động điện tử, bao gồm người lao động, người sử dụng lao động, và các cán bộ quản lý, nhân sự.
6.5. Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp
Khi lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hợp đồng lao động điện tử, các doanh nghiệp cần lưu ý những yếu tố sau:
- Uy tín của nhà cung cấp trên thị trường và được nhiều doanh nghiệp tin dùng.
- Tính an toàn, bảo mật thông tin của hợp đồng lao động điện tử, tránh bị đánh cắp, làm giả,…
- Tính phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp, bao gồm các tính năng, tiện ích, mức giá,…
7. Kết luận
Trên đây là toàn bộ nội dung mà các doanh nghiệp cần biết về hợp đồng lao động điện tử cùng các quy định về giá trị pháp lý và điều kiện đảm bảo an toàn của loại hợp đồng này. Trong thời đại chuyển đổi số như hiện nay, phần mềm chữ ký số và hợp đồng điện tử đang dần trở thành phương thức được nhiều doanh nghiệp lựa chọn, thay thế cho hợp đồng giấy truyền thống.
Trong đó, phần mềm chữ ký số và hợp đồng điện tử 1Office là một giải pháp toàn diện, giúp doanh nghiệp thực hiện ký số và giao kết hợp đồng điện tử một cách nhanh chóng, thuận tiện và bảo mật. Với những ưu điểm và tính năng vượt trội, 1Office đang trở thành giải pháp được hơn 5.000 doanh nghiệp lựa chọn để triển khai ký số và giao kết hợp đồng điện tử.
Nếu Quý doanh nghiệp có nhu cầu tư vấn hoặc trải nghiệm miễn phí tính năng chữ ký số của 1Office, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 083 483 8888 để được hỗ trợ hoàn toàn miễn phí. Chúc bạn thành công!
