5 Bước xây dựng kế hoạch dòng tiền bền vững cho doanh nghiệp

Trong bối cảnh thị trường biến đổi nhanh chóng và phức tạp, kế hoạch dòng tiền là một công cụ hữu ích giúp đảm bảo sự ổn định và bền vững cho doanh nghiệp. Kế hoạch dòng tiền có thể giúp chủ doanh nghiệp quản lý tốt các quy trình tài chính và nâng cao hiệu quả quản lý dòng tiền. Trong bài viết này, 1Office sẽ hướng dẫn bạn cách lập kế hoạch dòng tiền dễ hiểu và đầy đủ nhất.

1. Kế hoạch dòng tiền là gì?

Kế hoạch dòng tiền là một bản dự báo về dòng tiền vào (mọi khoản tiền doanh nghiệp kiếm được) và dòng tiền ra (bao gồm mọi khoản chi tiêu) của doanh nghiệp phát sinh vào 1 thời điểm nhất định trong tương lai. 

Nó giúp doanh nghiệp nắm bắt được tình hình tài chính, từ đó phân bổ luồng tiền 1 cách hợp lý, cũng như đưa ra các biện pháp để cân bằng thu chi và triển khai kế hoạch đầu tư, kinh doanh phù hợp. Kế hoạch dòng tiền có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự ổn định và bền vững của tài chính doanh nghiệp hoặc tổ chức.

2. Vai trò của kế hoạch dòng tiền đối với doanh nghiệp

Lập kế hoạch dòng tiền là một công việc quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Nó giúp doanh nghiệp nắm bắt được tình hình tài chính của mình, từ đó có những kế hoạch đầu tư, kinh doanh và phát triển phù hợp. Cụ thể, kế hoạch dòng tiền có những vai trò sau:

Dự đoán và kiểm soát dòng tiền

Thông qua bản kế hoạch dòng tiền, chủ doanh nghiệp sẽ dễ dàng nắm bắt xu hướng dòng tiền của doanh nghiệp hơn nhờ tập trung vào từng chuyển động ra – vào của tiền. Điều này rất quan trọng bởi nó giúp CEO lường trước các rủi ro để kịp thời điều chỉnh, tránh tối đa những trở ngại làm ảnh hưởng đến hoạt động của dòng tiền và doanh nghiệp.

Hạn chế rủi ro thiếu hụt tiền mặt

Thiếu hụt tiền mặt là một rủi ro tài chính lớn đối với doanh nghiệp. Kế hoạch dòng tiền giúp doanh nghiệp dự đoán trước những khoảng thời gian mà doanh nghiệp có thể gặp phải tình trạng thiếu hụt tiền mặt. Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra các biện pháp để hạn chế rủi ro này, chẳng hạn như tăng cường thu hồi công nợ, trì hoãn các khoản chi không cần thiết, hoặc tìm kiếm nguồn tài trợ bổ sung.

Tăng cường khả năng thanh toán

Kế hoạch dòng tiền giúp doanh nghiệp xác định được số tiền cần có để thanh toán các khoản nợ đến hạn. Từ đó, doanh nghiệp có thể chủ động trong việc thanh toán các khoản nợ, tránh bị phạt chậm thanh toán hoặc bị mất uy tín với các đối tác.

Làm cơ sở cho quyết định kinh doanh

Kế hoạch dòng tiền giúp doanh nghiệp đánh giá khả năng tài chính của mình để đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp. Ví dụ, nếu doanh nghiệp có kế hoạch mở rộng kinh doanh, kế hoạch dòng tiền sẽ giúp doanh nghiệp xác định xem doanh nghiệp có đủ tiền để thực hiện kế hoạch này hay không.

3. Hướng dẫn lập kế hoạch dòng tiền cho doanh nghiệp

Bước 1: Dự báo dòng tiền vào

Để việc dự đoán và lập kế hoạch được thuận tiện, thông thường dòng tiền vào của doanh nghiệp được chia thành 3 loại:

Dòng tiền vào từ hoạt động kinh doanh

Đây là dòng tiền nhận được từ các hoạt động tạo ra doanh thu như tiền thu bán hàng từ cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng, tiền thu hồi nợ phải thu từ khách hàng,…

Để dự báo dòng tiền hoạt động kinh doanh, bạn có thể căn cứ vào diễn biến quy luật bán hàng, thể thức thanh toán và thời điểm thanh toán của người mua, chính sách bán chịu, chính sách chiết khấu thanh toán thu hồi sớm tiền hàng của khách hàng.

Dòng tiền vào từ hoạt động đầu tư

Bao gồm các khoản thu hồi từ các khoản đầu tư, tiền lãi từ các việc hoạt động đầu tư vào các công ty, dự án khác, tiền thu bởi sang nhượng, bán, thanh lý tài sản cố định, tiền thu hồi cho vay, tiền thu hồi đầu tư, góp vốn vào doanh nghiệp khác.

Cơ sở dự báo dòng tiền này là căn cứ các dự kiến hoạt động thanh lý tài sản cố định, chính sách thu hồi vốn đầu tư tài chính,…

Dòng tiền vào từ hoạt động tài chính

Bao gồm các khoản tiền do các chủ sở hữu góp thêm vốn bằng tiền, tiền huy động được từ việc vay vốn, phát hành cổ phiếu, trái phiếu,…

Để dự báo dòng tiền, bạn cần căn cứ vào các khả năng vay nợ mới, chiến lược phát hành chứng khoán để huy động vốn, các hoạt động kêu gọi đầu tư,…

Bước 2: Dự đoán dòng tiền ra

Hiểu đơn giản, dòng tiền ra là tất cả các khoản chi tiêu bằng tiền mặt, tiền phát sinh từ các hoạt động vận hành, kinh doanh của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian. Dòng tiền ra thường được phân thành 3 loại:

Dòng tiền ra từ hoạt động kinh doanh

Đây là các khoản chi tiêu cho hoạt động tạo ra doanh thu của doanh nghiệp như tiền chi trả cho đơn vị cung ứng vật tư, dịch vụ, tiền lương, các khoản nộp ngân sách nhà nước theo nghĩa vụ tài chính, các khoản chi cho hoạt động marketing và bán sản phẩm, tiền chi tiêu liên quan đến việc quản lý doanh nghiệp, trả lãi tiền vay vốn kinh doanh,…

Cơ sở để doanh nghiệp dự báo dòng tiền ra từ các hoạt động kinh doanh là căn cứ vào các quy luật mua hàng và trả nợ, dự toán về quỹ lương, bảo hiểm, lãi vay và thuế phải nộp dự kiến. Ngoài ra, bạn cũng cần căn cứ vào các chính sách dự trữ hàng tồn kho, chính sách mua chịu,… để tính toán chính xác hơn.

Dòng tiền ra từ hoạt động đầu tư 

Bao gồm các khoản tiền chi tiêu cho hoạt động xây dựng và mua sắm tài sản cố định, tiền đầu tư góp vốn vào đơn vị khác, tiền cho vay,…

Cơ sở để dự báo dòng tiền này xuất phát từ nhu cầu đầu tư tài sản cố định cho các hoạt động của doanh nghiệp, chiến lược đầu tư góp vốn, chiến lược mua cổ phiếu, trái phiếu,…

Dòng tiền ra từ hoạt động tài chính 

Bao gồm các khoản tiền trả nợ vay đến kỳ thanh toán, nợ thuê tài chính, tiền lãi trả cho các nhà đầu tư vào doanh nghiệp qua các hình thức như trả cổ tức, tiền mua lại cổ phiếu, lãi trái phiếu,…

Cơ sở để dự báo dòng tiền ra từ hoạt động này dựa vào nhu cầu trả nợ theo các hợp đồng tín dụng hiện hành và từ chính sách phân phối lợi nhuận của doanh nghiệp.

Bước 3: Xác định dòng tiền thuần

Để tính dòng tiền thuần, bạn cần tính độ chênh lệch giữa dòng tiền vào so với dòng tiền ra của doanh nghiệp trong cùng một khoảng thời gian.

Ví dụ: 

Dòng tiền vào: 500 triệu

Dòng tiền ra: 300 triệu

⇒ Dòng tiền thuần = 500 triệu – 300 triệu = 200 triệu

Bước 4: Xác định số tiền tồn cuối kỳ

Số tiền tồn cuối kỳ có công thức xác định như sau:

Số tiền tồn cuối kỳ = Số tiền tồn đầu kỳ + Dòng tiền thuần trong kỳ

Trong đó: 

• Dòng tiền thuần trong kỳ: Số tiền chênh lệch giữa dòng tiền vào và dòng tiền ra.
• Số tiền tồn đầu kỳ: Đối chiếu với số dư hiện có, xác định được số tiền dương hay âm trong kỳ.

Bước 5: Xử lý số tiền tồn

Trường hợp thiếu hụt vốn

Doanh nghiệp cần lập tức xem xét, tìm kiếm và áp dụng các giải pháp thích hợp nhằm cân bằng dòng tiền như xem xét vay vốn, đẩy mạnh hoạt động thu hồi nợ, thắt chặt các khoản chi tiêu,… Trên cơ sở đó, đánh giá sự cân bằng mới về thu và chi.

Trường hợp dư thừa vốn

Giải pháp cho doanh nghiệp trong trường hợp này là phân tích, đánh giá lại cách sử dụng tiền và phân bổ đầu tư một cách phù hợp để gia tăng khả năng sinh lời của đồng tiền.

Lưu ý rằng khi áp dụng các giải pháp xử lý dư thừa hay thiếu vốn cần phải tính toán chính xác dòng tiền bởi vì khi thay đổi số tiền của một kỳ nào đó sẽ có ảnh hưởng đến số tiền thừa, thiếu ở các kỳ tiếp theo.

4. Các KPI dòng tiền quan trọng để theo dõi

Để quản lý dòng tiền hiệu quả, doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc ghi chép thu – chi, mà cần theo dõi các chỉ số (KPI) tài chính phản ánh trực tiếp khả năng thanh khoản, hiệu quả quản lý vốn và mức độ an toàn tài chính. Một số KPI quan trọng gồm:

• Chu kỳ vốn lưu động (Working Capital Cycle)

  • Days Sales Outstanding (DSO): số ngày trung bình thu hồi công nợ từ khách hàng.

  • Days Payable Outstanding (DPO): số ngày trung bình để doanh nghiệp thanh toán cho nhà cung cấp.

  • Days Inventory Outstanding (DIO): số ngày trung bình để hàng tồn kho được bán ra.

Chỉ số này giúp doanh nghiệp đánh giá tốc độ quay vòng vốn. Chu kỳ càng ngắn, dòng tiền càng khỏe.

• Tỉ lệ dòng tiền tự do (Free Cash Flow – FCF)

  • Công thức: FCF = Dòng tiền từ hoạt động kinh doanh – Chi phí đầu tư vốn (CAPEX).

Đây là khoản tiền mặt còn lại sau khi chi trả cho chi phí vận hành và đầu tư. FCF dương cho thấy doanh nghiệp có khả năng tái đầu tư hoặc chi trả cổ tức, trong khi FCF âm liên tục cảnh báo rủi ro về thanh khoản.

• Tỉ lệ thanh khoản ngắn hạn (Current Ratio)

  • Công thức: Current Ratio = Tài sản ngắn hạn / Nợ ngắn hạn.

Chỉ số > 1 chứng tỏ doanh nghiệp có khả năng thanh toán tốt trong ngắn hạn. Nếu < 1 trong nhiều kỳ liên tiếp, nguy cơ mất cân đối dòng tiền là rất cao.

• Margins & biên lợi nhuận

  • Bao gồm: Gross Margin (lợi nhuận gộp), Operating Margin (lợi nhuận hoạt động), và Net Margin (lợi nhuận ròng).

Mặc dù không trực tiếp phản ánh tiền mặt, nhưng biên lợi nhuận cho thấy doanh nghiệp có đang tạo ra đủ dòng tiền từ hoạt động kinh doanh hay không. Biên càng cao thì khả năng tích lũy tiền mặt càng lớn.

Tóm lại, các KPI dòng tiền là “bảng cảnh báo sớm” giúp doanh nghiệp nắm bắt tình hình tài chính thực tế, phát hiện dấu hiệu bất thường và ra quyết định kịp thời để tránh thiếu hụt vốn lưu động.

5. Chiến lược tối ưu hóa dòng tiền

Sau khi theo dõi và phân tích các KPI, bước tiếp theo là thiết kế những chiến lược quản trị nhằm cải thiện và tối ưu hóa dòng tiền. Đây là “chìa khóa sinh tồn” cho mọi doanh nghiệp, đặc biệt với các SME – nơi áp lực về vốn và tính thanh khoản luôn ở mức cao. Việc tối ưu dòng tiền không chỉ giúp doanh nghiệp đủ sức vận hành trong ngắn hạn mà còn đảm bảo sự bền vững dài hạn.

Đẩy nhanh thu hồi công nợ

Một trong những cách nhanh nhất để cải thiện dòng tiền là rút ngắn chu kỳ thu tiền từ khách hàng.

• Thiết lập chính sách thanh toán chặt chẽ: yêu cầu đặt cọc trước một phần, giảm thời gian tín dụng từ 60 ngày xuống 30 ngày.

• Áp dụng ưu đãi thanh toán sớm: ví dụ chiết khấu 2–3% cho khách hàng trả trước hạn.

• Sử dụng công cụ quản lý công nợ: phần mềm CRM/ERP có chức năng nhắc nợ tự động, theo dõi lịch sử thanh toán.

Việc thu hồi tiền mặt sớm giúp doanh nghiệp giảm áp lực vay ngắn hạn và có dòng tiền để tái đầu tư.

Thương lượng điều khoản thanh toán với nhà cung cấp

Ngoài việc thu tiền nhanh, doanh nghiệp cũng cần giữ tiền mặt lâu nhất có thể bằng cách quản lý chi trả.

• Kéo dài thời hạn thanh toán hợp lý: từ 30 ngày lên 60 ngày nếu có thể.

• Thỏa thuận thanh toán linh hoạt: trả nhiều đợt hoặc trả theo tiến độ dự án thay vì trả toàn bộ một lần.

• Xây dựng quan hệ lâu dài: khi có uy tín, doanh nghiệp sẽ dễ dàng thương lượng gia hạn nợ trong giai đoạn khó khăn.

Đây là cách “đòn bẩy” giúp doanh nghiệp tận dụng vốn của nhà cung cấp mà không làm ảnh hưởng đến mối quan hệ hợp tác.

Kiểm soát tồn kho ở mức hợp lý

Tồn kho lớn có thể gây “chôn vốn”, trong khi tồn kho quá ít lại dễ đứt gãy chuỗi cung ứng.

• Tránh tồn kho dư thừa: thường xuyên kiểm tra hàng chậm luân chuyển để xử lý kịp thời.

• Áp dụng mô hình Just-In-Time (JIT): nhập hàng theo nhu cầu thay vì dự trữ quá nhiều.

• Phân tích vòng quay tồn kho: đánh giá tốc độ nhập – xuất – tồn để đưa ra quyết định nhập hàng chính xác hơn.

Một hệ thống tồn kho hợp lý giúp tối ưu chi phí lưu kho, giải phóng dòng tiền và giảm rủi ro hư hỏng hàng hóa.

Hoãn các khoản chi không cấp thiết

Không phải lúc nào cũng cần chi tiền ngay cho mọi dự án. Doanh nghiệp cần biết ưu tiên.

• Ưu tiên chi cho hoạt động cốt lõi: sản xuất, bán hàng, marketing trực tiếp tạo doanh thu.

• Trì hoãn các dự án chưa cấp bách: ví dụ nâng cấp văn phòng, mua sắm trang thiết bị không ảnh hưởng đến sản xuất.

• Lập kế hoạch chi tiêu theo quý: dự báo được dòng tiền ra để tránh “lệch pha” với dòng tiền vào.

Quản trị chi tiêu thông minh giúp doanh nghiệp duy trì được “đệm tài chính” để ứng phó bất ngờ.

Quản lý dòng tiền hiệu quả không phải chỉ là cắt giảm chi phí, mà là sự cân bằng thông minh giữa thu – chi. Khi doanh nghiệp biết cách thu hồi nợ nhanh, kéo dài chi trả, kiểm soát tồn kho và hoãn chi không cần thiết, họ sẽ duy trì được tính linh hoạt tài chính, tạo nền tảng vững chắc để vừa vượt khó vừa nắm bắt cơ hội tăng trưởng.

6. Tải miễn phí file excel mẫu kế hoạch dòng tiền

1Office xin gửi tới bạn File kế hoạch dòng tiền cơ bản sau đây. Bạn đọc có thể tải về và tùy chỉnh các số liệu theo mô hình và đặc điểm của doanh nghiệp mình.

[Tải về] File excel Kế hoạch dòng tiền

 

Ngoài ra, nếu muốn có được bảng báo cáo chính xác về các khoản thu, các khoản chi, doanh nghiệp có thể sử dụng 1Office CRM với tính năng Quản lý thu chi vô cùng chính xác. Bằng tính năng này, doanh nghiệp sẽ xem được tổng quan báo cáo về tình hình dòng tiền ra Với tính năng quản lý thu chi, bạn sẽ dễ dàng quan sát, tính toán chi phí hoạt động của từng phòng ban, từng nhân sự. Mọi hoạt động ra vào của tiền đều được cập nhật rõ ràng, đầy đủ trên hệ thống và dễ dàng xuất báo cáo chi tiết thay cho mẫu file kế hoạch dòng tiền phía trên. 

1Office là công cụ hỗ trợ quản lý tài chính doanh nghiệp hiệu quả với giao diện thân thiện, dễ sử dụng. Phần mềm sẽ giúp bạn quản lý mọi khoản thu – chi trên cùng một hệ thống, cập nhật tức thời mọi hoạt động của dòng tiền. Hơn nữa, 1Office vô cùng minh bạch từng khoản thu, chi, bảo mật tuyệt đối thông tin, và tiết kiệm tối đa thời gian khởi tạo, phê duyệt, chi phí giấy tờ, mực in và thiết bị lưu trữ. Tính năng Quản lý thu chi của phần mềm 1Office sẽ giúp chủ doanh nghiệp nhìn tổng thể được dòng tiền từ đó giúp doanh nghiệp xây dựng kế hoạch dòng tiền trong tương lai được chính xác hơn.

Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách lập một bảng kế hoạch dòng tiền cơ bản và dễ hiểu nhất. Hy vọng nó sẽ có ích cho doanh nghiệp của bạn trong việc quản lý dòng tiền và phân bổ ngân sách một cách hợp lý. Chúc bạn thành công!