5 Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc cực hiệu quả

Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc là một kỹ năng quan trọng mà bất kỳ ai cũng nên rèn luyện, đặc biệt là những người giữ vai trò quản lý như CEO, Trưởng phòng, trưởng nhóm,… Vậy làm sao để xây dựng một kế hoạch chuẩn và hiệu quả? Quy trình thực hiện, tổ chức theo kế hoạch tốt nhất là gì? Hãy cùng 1Office tìm hiểu trong bài viết dưới đây

Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc là gì?

Để giải nghĩa kỹ năng này, ta cần phân tách thành 2 vế: Lập kế hoạch và Tổ chức công việc. 

Lập kế hoạch là quá trình xác định các mục tiêu cần đạt cho cá nhân hoặc tổ chức trong một khoảng thời gian nhất định. Dựa trên kế hoạch này, tiếp tục đề ra các chiến lược và phương pháp để đạt được các mục tiêu đó. Ngoài ra, lập kế hoạch còn được hiểu là việc lựa chọn trước một phương án hành động trong tương lai dựa trên cơ sở đã xác định rõ mục tiêu và phương pháp.

Tổ chức công việc là quá trình phân bổ các nguồn lực, đặc biệt là nguồn nhân lực, để hoàn thành kế hoạch. Các doanh nghiệp muốn hoạt động hiệu quả và thành công cần tổ chức tốt công việc nội bộ. Việc triển khai các kế hoạch một cách có quy chuẩn và phối hợp đồng bộ giữa các phòng ban giúp nhà quản lý dễ dàng đánh giá các hoạt động.

Kết hợp 2 khái niệm trên, Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc là khả năng xác định chính xác các mục tiêu, đưa ra các chiến lược, phương pháp thực hiện từ đó phân chia công việc, nhiệm vụ, phân bổ các nguồn lực nhân sự, tài chính,… một cách hợp lý để hoàn thành được mục tiêu đề ra với hạn chế nguồn lực nhất.

Tầm quan trọng kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc

Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc đóng vai trò thiết yếu trong việc nâng cao hiệu quả công việc, tiết kiệm thời gian và nguồn lực, đồng thời góp phần vào thành công chung không chỉ của cá nhân mà của cả tập thể.

Kỹ năng lập kế hoạch giúp nhà quản lý xác định mục tiêu cụ thể mà họ muốn đạt được và tạo ra chiến lược để thực hiện mục tiêu đó:

• Định hình mục tiêu: Mục tiêu là trọng tâm của mọi hoạt động trong kế hoạch. Việc xác định mục tiêu giúp định hướng chung, tăng cường sự tập trung cho nhà quản lý và nhân viên.
• Xác định các bước cần thiết: Lập kế hoạch cụ thể giúp nhà quản lý phân chia mục tiêu thành các bước cụ thể và xác định thời hạn để đạt được mục tiêu. Điều này làm cho số lượng và tính chất công việc trở nên rõ ràng, giúp nhà quản lý dễ dàng xác định các hoạt động cần thực hiện.
• Định hình chiến lược: Lập kế hoạch không chỉ đơn giản xác định mục tiêu và các bước tiến, mà còn giúp định hình chiến lược để đạt được mục tiêu đó. Cụ thể, nhà quản lý xác định các phương pháp và tài nguyên cần thiết, đánh giá rủi ro và cơ hội, sau đó chọn lựa các biện pháp thích hợp để đảm bảo thành công.

Ví dụ, trong dự án xây dựng, nhà quản lý cần lập kế hoạch cụ thể để xác định các bước thiết kế, mua sắm vật liệu, xây dựng, kiểm tra và bàn giao. Kế hoạch này giúp nhà quản lý định hình mục tiêu cụ thể cho từng giai đoạn, xác định thời hạn, nguồn lực, và ngân sách cần thiết.

Các loại kế hoạch công việc phổ biến

Kế hoạch công việc có rất nhiều loại phổ biến được ứng dụng trong quản lý và tổ chức công việc. Một số loại kế hoạch được sử dụng phổ biến nhất hiện nay là:

Kế hoạch dự án (Project plan)

Kế hoạch dự án là một văn bản chi tiết mô tả các bước cần thiết để hoàn thành một dự án cụ thể. Khi lập kế hoạch dự án, quản lý cần tập trung làm rõ các nội dung sau:

• Mục tiêu dự án: Mô tả cụ thể những gì dự án mong muốn đạt được.
• Phạm vi công việc: Liệt kê tất cả các công việc cần thiết để hoàn thành dự án.
• Lịch trình thực hiện: Chia nhỏ công việc thành các giai đoạn và xác định thời gian hoàn thành từng giai đoạn.
• Ngân sách: Dự trù chi phí cho tất cả các hoạt động của dự án.
• Nguồn lực cần thiết: Xác định các nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án, bao gồm nhân lực, vật tư, trang thiết bị, v.v.
• Rủi ro tiềm ẩn: Xác định các rủi ro tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến dự án và đề xuất các biện pháp phòng ngừa.

Kế hoạch hàng ngày (Daily plan)

Kế hoạch hàng ngày là một danh sách các công việc cần hoàn thành trong một ngày cụ thể. Bản kế hoạch này giúp bạn tập trung vào những gì quan trọng nhất và đảm bảo rằng bạn hoàn thành tất cả các nhiệm vụ cần thiết, giúp bạn sử dụng thời gian hiệu quả hơn, giảm xao nhãng và tăng năng suất làm việc.

Những nội dung cần có trong kế hoạch hàng ngày:

• Danh sách các đầu việc cần thực hiện.
• Ước tính thời gian hoàn thành cho mỗi nhiệm vụ.
• Phân loại mức độ ưu tiên (phụ thuộc mức độ quan trọng và deadline).
• Timeline triển khai chi tiết.

Kế hoạch chiến lược năm (Yearly strategic plan)

Kế hoạch chiến lược năm là một văn bản mô tả mục tiêu và chiến lược của tổ chức trong vòng một năm. Kế hoạch này giúp tổ chức tập trung vào những gì quan trọng nhất và đạt được mục tiêu dài hạn. Kế hoạch chiến lược năm giúp tổ chức định hướng hoạt động, phân bổ nguồn lực và đưa ra quyết định hiệu quả.

Những nội dung cần có trong kế hoạch chiến lược năm:

• Cập nhật Tầm nhìn và sứ mệnh theo định hướng của công ty
• Mục tiêu chung của tổ chức trong vòng một năm.
• Các chiến lược để hoàn thành mục tiêu.
• Kế hoạch hành động cụ thể cho từng chiến lược.
• Hệ thống đo lường hiệu quả và đánh giá tiến độ thực hiện kế hoạch.

Kế hoạch khẩn cấp (Emergency plan)

Kế hoạch khẩn cấp là một văn bản hướng dẫn các bước cần thực hiện để đảm bảo an toàn cho người và tài sản trong trường hợp xảy ra sự cố khẩn cấp, giúp doanh nghiệp sẵn sàng ứng phó với các tình huống nguy, các sự cố hoặc khủng hoảng. Doanh nghiệp nên có sẵn và triển khai kế hoạch này bằng cách dự đoán các tình huống rủi ro và các giải pháp xử lý khẩn.

Những nội dung cần có:

• Nhận diện các tình huống khẩn cấp có thể phát sinh.
• Xác định và ưu tiên các biện pháp ứng phó nhanh chóng trong tình huống khẩn cấp.
• Phân chia nhiệm vụ và giao việc cụ thể cho từng thành viên.
• Đảm bảo truyền thông nội bộ và nắm rõ các biện pháp khẩn cấp trong toàn bộ tổ chức.

Quy trình lập kế hoạch và tổ chức công việc tối ưu

Bước 1: Kế hoạch ngắn hạn và dài hạn theo ngày/tháng/năm

Kế hoạch ngắn hạn cung cấp chi tiết cho các công việc trong một khoảng thời gian nhất định, thường kéo dài trong vòng một tuần hoặc một tháng. Nó giúp bạn tập trung vào các nhiệm vụ cụ thể và đạt được tiến độ trong thời gian gần.

Ngược lại, kế hoạch dài hạn là tài liệu chi tiết hơn, định hình chiến lược và các mục tiêu lớn mà doanh nghiệp muốn đạt được trong tương lai. Kế hoạch dài hạn giúp người quản lý có cái nhìn tổng quan và định hướng chính xác cho công việc.

Doanh nghiệp cần lưu ý rằng mục tiêu ngắn hạn và mục tiêu dài hạn có mối quan hệ tương hỗ, ảnh hưởng lẫn nhau. Mục tiêu ngắn hạn đóng góp vào việc đạt được mục tiêu dài hạn, trong khi mục tiêu dài hạn định hình hướng đi và tạo ra các mục tiêu ngắn hạn cụ thể.

Bước 2: Xác định mục tiêu cho từng giai đoạn

Thay vì cố gắng đạt được một mục tiêu lớn và phức tạp, người quản lý nên chia nhỏ mục tiêu để nhân viên có thể tập trung vào từng giai đoạn cụ thể. Điều này giúp họ làm việc hiệu quả hơn và tránh được áp lực, căng thẳng quá mức.

Việc chia nhỏ mục tiêu cũng giúp doanh nghiệp giám sát tiến độ và hoạch định thời gian dễ dàng hơn. Người quản lý có thể ưu tiên công việc quan trọng trong từng giai đoạn, thúc đẩy mọi người hoàn thành những nhiệm vụ quan trọng nhất trước tiên.

Ngoài ra, điều quan trọng là mục tiêu phải được xác định một cách cụ thể và có thể đo lường được. Cụ thể hóa mục tiêu là phương pháp tốt nhất để theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả một cách hiệu quả.

Bước 3: Xác định thứ tự ưu tiên và thời gian thực hiện

Sau khi xác định được các mục tiêu, người quản lý xem xét mức độ ưu tiên của từng công việc, xác định thứ tự thực hiện dựa trên tầm quan trọng và ảnh hưởng đến kế hoạch chung. Quản lý đặt thời hạn cụ thể cho mỗi công việc để đảm bảo mọi thành viên tuân thủ.

Bước 4: Phân bổ nguồn lực

Khi đã xác định các công việc cần thực hiện, người quản lý xem xét và phân bổ các nguồn lực cần thiết. Hoạt động này bao gồm việc kiểm tra sự sẵn có của nguồn nhân lực, vật liệu, tài chính và công cụ. Doanh nghiệp cần sử dụng các nguồn lực này một cách tối ưu để đảm bảo tiến độ công việc.

Một trong những phương pháp phổ biến nhất là Phân bổ nguồn lực theo nguyên tắc 5M (Manpower, Machinery, Materials, Methods, Money). Đây là một phương pháp quản lý nguồn lực được sử dụng rộng rãi trong quản lý dự án và quản lý sản xuất. Phương pháp này giúp tổ chức xác định và phân chia nguồn lực một cách hợp lý, nhằm đạt được mục tiêu chung.

Việc phân bổ nguồn lực theo nguyên tắc 5M đòi hỏi sự điều phối chặt chẽ và quản lý cẩn thận để đảm bảo mỗi yếu tố được đáp ứng đầy đủ và đúng thời hạn. Ngoài ra, mô hình này còn giúp doanh nghiệp giảm thiểu lãng phí và tăng cường hiệu suất, đạt được kết quả tốt hơn trong quá trình làm việc.

Bước 5: Giao việc & phân nhiệm vụ

Quá trình giao việc và triển khai nên tuân theo kế hoạch đã thống nhất. Trong suốt quá trình này, sự phối hợp và giao tiếp trong đội ngũ là vô cùng quan trọng. Điều này giúp mọi người nắm bắt được các điểm phối hợp và nhanh chóng giải quyết những nhiệm vụ liên quan giữa các phòng ban.

Để đạt hiệu quả cao, người quản lý cần phân công công việc dựa trên năng lực, sở trường và kỹ năng của từng cá nhân. Điều này giúp tối ưu hóa các ưu điểm và tạo động lực tự nhiên cho nhân viên, giúp họ đạt được kết quả tốt nhất.

Bên cạnh đó, quy trình phân chia công việc cần rõ ràng và công khai. Mọi thành viên trong nhóm phải hiểu rõ về công việc cần làm cùng với quyền lợi và trách nhiệm của mình. Thông tin về nội dung phân công công việc phải đi kèm với mục tiêu, và quản lý cần chia sẻ rõ ràng, đầy đủ ngay khi giao việc để tránh nhân viên nhầm lẫn hoặc quên, sót việc.

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản lý công việc hiệu quả hơn để thay thế cho những hạn chế của Excel, 1Office là một lựa chọn tuyệt vời. Phần mềm 1Office cung cấp một loạt các tính năng mạnh mẽ, linh hoạt và dễ sử dụng, giúp bạn quản lý hiệu quả tất cả các khía cạnh của công việc của mình. Cụ thể như:

• Lập kế hoạch, theo dõi và quản lý mọi loại công việc theo nhu cầu của người dùng
• Phân quyền rõ ràng, gán người thực hiện đảm bảo tính riêng tư cho từng dự án
• Sắp xếp luồng công việc ưu tiên và đồng bộ hoá lịch biểu vào công việc
• Tự động hóa mọi quy trình trong doanh nghiệp, nâng cao tốc độ chuyển đổi số
• Tính năng cảnh báo thông minh giúp người thực hiện tránh tình trạng quên, sót việc
• Trao đổi, trò chuyện giữa các cá nhân, phòng ban và truyền thông nội bộ
• Báo cáo thông minh, đa chiều, tùy biến, trực quan theo thời gian thực
• Số hóa và lưu trữ toàn bộ tài liệu, văn bản trong doanh nghiệp
• Liên kết với phân hệ KPI, OKR hỗ trợ nhà quản lý trong việc đánh giá, ra quyết định

Đăng ký nhận tài khoản Demo tính năng miễn phí của 1Office!

Bước 6: Điều khiển và giám sát

Quản lý cần kiểm tra và giám sát tiến độ để đảm bảo tất cả công việc được thực hiện theo đúng kế hoạch. Việc theo dõi tiến độ và đánh giá công việc so với kế hoạch ban đầu giúp người quản lý nhận biết các vấn đề ngay khi phát sinh và điều chỉnh kế hoạch kịp thời.

Bước 7: Đo lường, đánh giá

Cần đo lường và đánh giá năng lực sau một khoảng thời gian nhất định để xác định cá nhân và doanh nghiệp đang ở đâu, có đi đúng lộ trình kế hoạch đề ra hay không, và có vấn đề nào phát sinh hoặc tiềm ẩn hay không.

Đừng bỏ qua khâu quan trọng này, vì bước này sẽ giúp mỗi cá nhân thẳng thắn nhìn nhận lại bản thân và xem xét những điểm cần cải thiện trong kế hoạch.

5 mẹo giúp phát triển kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả

Ứng dụng phương pháp 5W-1H-2C-5M

Phương pháp 5W-1H-2C-5M không chỉ chứng minh được sự hiệu quả trong việc nâng cao kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc, nó còn là phương pháp toàn diện nhất giúp nhiều doanh nghiệp xây dựng được các kế hoạch và chiến lược tiếp thị vô cùng hiệu quả.

5W – 1H:

• What (Cái gì): Xác định rõ ràng nhiệm vụ hoặc công việc cụ thể cần thực hiện, định nghĩa rõ ràng nội dung công việc cần làm.
• Why (Tại sao): Xác định mục tiêu hoặc lý do vì sao công việc được thực hiện. Điều này giúp định hướng cho nhân sự, khiến họ không nản chí và từ bỏ.
• Who (Ai): Xác định người chịu trách nhiệm và người liên quan. Quản lý không nên giao việc mơ hồ mà phải xác định rõ vai trò và trách nhiệm của từng cá nhân hoặc cả đội ngũ.
• When (Khi nào): Xác định thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc. Đặt giới hạn thời gian là phương pháp tốt nhất để cải thiện tình trạng chậm trễ.
• Where (Ở đâu): Xác định địa điểm hoặc vị trí của công việc. Điều này đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp có nhiều địa điểm khác nhau liên quan đến công việc.
• How (Như thế nào): Xác định cách thức và quy trình thực hiện công việc. Điều này bao gồm hoạch định các bước cụ thể, lựa chọn phương pháp và công cụ được sử dụng.

2C – Cost, Constraints:

• Cost (Chi phí): Xác định chi phí và nguồn lực cần thiết để thực hiện công việc, bao gồm ngân sách, thiết bị và nhân lực.
• Constraints (Ràng buộc): Xác định các yếu tố ràng buộc hoặc những hạn chế có thể ảnh hưởng đến công việc, ví dụ như ràng buộc về thời gian, tài nguyên hoặc các yêu cầu kỹ thuật riêng cho dự án.

Tất cả mọi người nên đồng lòng hướng về mục tiêu

Kế hoạch dù có hoàn hảo, chi tiết đến đâu cũng đều không có giá trị và trở nên vô nghĩa nếu các thành viên, phòng ban không cùng nhìn về 1 hướng. Thành công của bất kỳ kế hoạch nào đều phụ thuộc vào sự nỗ lực tập thể và cam kết không ngừng nghỉ của tất cả những người tham gia. Để đạt được mục tiêu chung, cần có một đội ngũ gắn kết, và việc thúc đẩy tinh thần đoàn kết này chính là vai trò của giao tiếp hiệu quả. Bằng cách thành thạo nghệ thuật giao tiếp cởi mở và rõ ràng, các thành viên trong nhóm có thể thu hẹp khoảng cách, thống nhất nỗ lực và phối hợp nhịp nhàng hướng tới tầm nhìn chung.

Ưu tiên các công việc theo thứ tự quan trọng

Sau khi liệt kê đầy đủ các hạng mục công việc, bước tiếp theo là phân loại tính chất và mức độ ưu tiên của từng hạng mục. Việc phân loại này đóng vai trò then chốt trong việc “giải mã” bản kế hoạch, giúp bạn nắm bắt được bản chất và tầm quan trọng của từng công việc.

Nhờ có thứ tự thực hiện rõ ràng được phân chia từ việc phân loại công việc, mỗi cá nhân sẽ dễ dàng tập trung vào nhiệm vụ được giao mà không xảy ra tình trạng chồng chéo, gây rối ren trong quá trình thực hiện.

Luôn chuẩn bị các phương án dự phòng

Chuẩn bị các phương án dự phòng là một bước quan trọng trong quản lý dự án và công việc, nhằm đảm bảo doanh nghiệp có thể đối phó với những rủi ro và tình huống bất ngờ. Việc này bao gồm việc phân tích các rủi ro tiềm ẩn, từ đó lập kế hoạch dự phòng để giảm thiểu tác động tiêu cực. Các phương án dự phòng cần được xây dựng kỹ lưỡng và rõ ràng, bao gồm các giải pháp thay thế và các biện pháp khắc phục khi gặp sự cố.

Ngoài ra, việc chuẩn bị các phương án dự phòng cũng giúp doanh nghiệp duy trì tính liên tục trong hoạt động và đảm bảo tiến độ công việc không bị gián đoạn. Điều này đòi hỏi sự linh hoạt và khả năng ứng phó nhanh chóng của đội ngũ quản lý và nhân viên. Thường xuyên rà soát và cập nhật các phương án dự phòng cũng là yếu tố quan trọng, giúp doanh nghiệp luôn sẵn sàng trước mọi tình huống phát sinh.

Kết

Trên đây là toàn bộ thông tin chi tiết về kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả. Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu thêm về phương pháp lập kế hoạch và cách thức tổ chức công việc. Nếu bạn cần tư vấn thêm về phần mềm hỗ trợ quản lý và thống kê công việc hàng ngày, hãy liên hệ ngay đội ngũ chuyên gia của 1Office.