Advance
Phân hệ cung cấp bộ công cụ cho việc cấu hình quy trình tự động hóa doanh nghiệp.
06/09/2021 01:09:30

Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả giúp nâng cao năng suất làm viêc

“Bạn có yêu cuộc sống không? Nếu có thì đừng lãng phí thời gian, vì thuời gian chính là viên gạch xây nên cuộc sống này.” Đó là câu nói nổi tiếng của Benjamin Franklin. Vậy làm thế nào để quản lý thời gian một cách hiệu quả? Hãy cùng 1Office tìm hiểu về các kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả qua bài viết sau nhé!

1. Kỹ năng quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian là quá trình kế hoạch và thực hành việc kiểm soát một cách có ý thức một đơn vị thời gian dùng trong một hoặc một chuỗi các hoạt động cụ thể, để tăng tính hiệu quả, hiệu suất hay năng suất. Kỹ năng quản lý thời gian là kỹ năng sử dụng avà kiểm soát tốt thời gian, giúp phân bổ thời gian thực hiện các công việc trở nên hợp lý và hoàn thiện hơn.

Kỹ năng quản lý thời gian càng tốt, quỹ thời gian bạn sử dụng càng hiệu quả. Sự hiệu quả của việc quản lý thời gian được đánh giá dựa trên kết quả hoàn thành, không dựa trên thời gian làm nhanh hay chậm.

2. Tầm quan trọng của việc quản lý thời gian trong công việc

2.1 Giúp bạn nâng cao năng suất làm việc

Biết cách quản lý thời gian, phân loại công việc sẽ giúp bạn sắp xếp các kế hoạch và nhiệm vụ hàng ngày dựa vào mức độ quan trọng và theo thứ tự ưu tiên. Ưu tiên và kết hợp các nhiệm vụ với quỹ thời gian có sẵn là một cách để bạn làm việc mà không tốn quá nhiều công sức.

kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả tốt nhất

Biết cách quản lý thời gian sẽ giúp bạn sắp xếp các kế hoạch và nhiệm vụ hàng ngày dựa vào mức độ quan trọng

Với cách làm này, bạn sẽ tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nên hoàn thành trước, từ đó tăng hiệu quả công việc .Bên cạnh đó, sử dụng thời gian hợp lý còn giúp bạn nâng cao khả năng sáng tạo nhờ những khoảng thời gian trống từ việc sắp xếp công việc hợp lý

2.2 Giảm bớt áp lực và căng thẳng

Làm thế nào trong học tập, công việc đạt hiệu quả và có thể hoàn thành chúng một cách nhanh nhất? Câu trả lời chính là cách quản lý thời gian hiệu quả. Kiểm soát thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn giảm căng thẳng, tránh được áp lực “deadline” và hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Bên cạnh đó, bạn cũng sẽ có nhiều thời gian hơn để dành cho gia đình, chăm sóc sức khỏe của chính mình, chất lượng cuộc sống của bạn sẽ được cải thiện đáng kể.

2.3 Có thêm thời gian để làm những việc bạn yêu thích

Thời gian là vô hạn nhưng đời người là hữu hạn mà chúng ta có quá nhiều việc phải làm, thực hiện trong đời. Chính vì vậy, quản lý thời gian khoa học, hiệu quả giúp bạn làm được nhiều việc nhiều hơn.Bên cạnh thời gian ngủ, ăn uống, chăm sóc cá nhân thì khi sắp xếp thời gian tốt, bạn sẽ dành được thời gian cho riêng cho mình để làm những việc yêu thích.Bạn sẽ có nhiều cơ hội hơn để phát triển bản thân, học thêm nhiều thứ mới, trải nghiệm những điều chưa từng làm hay dành thời gian cho gia đình hoặc thăm bạn bè. Đây chính là khoảng thời gian ý nghĩa và vô giá mà bạn không nên bỏ lỡ.

2.4 Hạn chế thói quen xấu

Những thói quen xấu như trì hoãn công việc, sắp xếp kém,…sẽ gây tác hại khôn lường cho cá nhân và tập thể nơi cá nhân ấy làm việc.Quản lý thời gian sẽ giúp bạn loại bỏ những thói quen không tốt, đồng thời tạo động lực để bắt tay thực hiện những dự án lớn nhờ kế hoạch đã được vạch ra với mục tiêu rõ ràng và thời gian biểu chính xác.Không có kỹ năng quản lý thời gian sẽ gián tiếp đưa ra những quyết định sài lầm khi không suy xét chín chắn. Ngược lại, nếu bạn biết sử dụng thời gian hợp lý, bạn sẽ tránh được áp lực deadline và đưa ra lựa chọn sáng suốt hơn trong công việc.

Đọc thêm: 5 bí quyết quản lý dự án hiệu quả dành cho doanh nghiệp!

2.5 Không mất quá nhiều công sức

Biết cách quản lý thời gian của bạn có nghĩa là bạn sẽ có thể hoàn thành nhiều việc hơn trong khoảng thời gian ngắn hơn với ít nỗ lực hơn. Bạn sẽ hoàn thành được rất nhiều công việc cũng như đạt hiệu quả cao khi bạn thực sự tập trung.Ưu tiên và kết hợp các nhiệm vụ với quỹ thời gian có sẵn là một cách để bạn làm việc mà không tốn quá nhiều công sức. Thử tính nhé, nếu bạn dư 1 giờ đồng hồ bằng việc sử dụng thời gian hiệu quả vậy một năm đã có 250 giờ làm việc thêm mỗi năm rồi phải không?

3. Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả trong công việc

3.1 Lên danh sách các việc cần phải làm

Việc đầu tiên bạn cần làm để quản lý thời gian hiệu quả là lên danh sách các việc cần làm đi cùng với thời hạn cần hoàn thành. Sử dụng danh sách việc phải làm để viết ra các việc là một cách rất hiệu quả nhằm kiểm soát dự án và các nhiệm vụ phải thực hiện và giữ cho bản thân bạn làm việc có tổ chức.

kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả tốt nhất
Việc đầu tiên bạn cần làm để quản lý thời gian hiệu quả là lên danh sách các việc cần
Việc này giúp bạn dễ dàng sử dụng thời gian quý giá của mình. Công việc càng rõ ràng bao nhiêu thì mức độ hoàn thành càng cao bấy nhiêu. Bên cạnh đó, hãy luôn giữ danh sách bên cạnh bạn, trong ví, trên bàn làm việc hay trong lịch làm việc hàng ngày.

3.2 Lập kế hoạch công việc

Việc lập kế hoạch rất cần thiết cho bạn để hoàn thành mục tiêu của mình, vì thế hãy chú ý và có sự đầu tư cho nó thật chi tiết.Khi bạn đã liệt kê các công việc cần phải làm để hướng đến thực hiện mục tiêu thì việc đi đến đích đơn giản hơn rất nhiều.Nếu không có kế hoạch gì, bạn sẽ không định được phương hướng cũng như không biết mình cần gì và nên làm gì. Bên cạnh đó, lập kế hoạch còn giúp bạn kiểm tra xem mình đã đạt được mục tiêu hay chưa và có những giải pháp để điều chỉnh khi có sai sót xảy ra.Chúng ta phải phân chia một công việc lớn thành nhiều việc nhỏ, đơn giản, sau đó sắp xếp thứ tự ưu tiên và xác định thời hạn cụ thể. Dành ra chút ít thời gian để lập kế hoạch sẽ giúp bạn tăng năng suất, quản lý công việc một cách dễ dàng hơn.

Đọc thêm: 10 tuyệt chiêu quản lý công việc nhẹ nhàng, hiệu quả

3.3 Quản lý thời gian bằng cách sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

Sau khi liệt kê những công việc cần làm, bạn hãy dành chút thời gian kiểm tra lại xem công việc nào quan trọng cần phải làm trước.Đặt ưu tiên cho danh sách việc phải làm giúp bạn tập trung và dành nhiều thời gian hơn cho những việc thực sự quan trọng với bạn. Bạn có thể lập một danh sách các nhiệm vụ cần làm trong ngày và sắp xếp chúng vào một trong 4 loại sau:
  • Nhiệm vụ quan trọng và cấp bách cần được thực hiện trước tiên
  • Những việc quan trọng nhưng không cấp bách được thực hiện tiếp theo
  • Những nhiệm vụ không quan trọng nhưng cấp bách được đưa vào một danh mục riêng
  • Những thứ không quan trọng cũng không cấp bách được đưa xuống cuối cùng trong bản danh sách

Nhờ vào đó, bạn sẽ không sợ bỏ sót những công việc quan trọng và có thể hoàn thành những công việc cấp bách đúng thời hạn quy định.

Đọc thêm: Bí quyết quản lý công việc hiệu quả hơn

3.4 Ngăn chặn sự trì hoãn

Trì hoãn công việc, trì hoãn việc học tiếng Anh, trì hoãn luyện tập thể dục thể thao… Mỗi ngày mỗi người chúng ta lại có thể tìm ra hàng tá lý do để trì hoãn một kế hoạch cụ thể nào đó kể cả khi kế hoạch ấy đã được sắp xếp từ trước.

Sự trì hoãn là yếu tố ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng của công việc. Có thể nó dẫn đến tình trạng lãng phí thời gian, chất lượng công việc không đảm bảo.

Đây được coi là một trong những kẻ thù lớn nhất đối với thành công và hạnh phúc của bạn bởi nó ngăn cản bạn dấn thân và hành động vì mục tiêu đã định. Do đó, bạn cần tránh và không nên trì hoãn bất cứ một việc nào để làm việc hiệu quả hơn.

Đọc thêm: Review chân thực 7 phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhất cho người Việt

3.5 Rèn luyện sự tập trung để quản lý thời gian hiệu quả

Khả năng tập trung là yếu tố quan trọng cần thiết cho học tập và làm việc. Tập trung là cách rất tốt để bạn không lãng phí thời gian.Khi làm công việc gì đó bạn hãy tập trung tất cả sức lực và trí tuệ cho công việc, điều đó không chỉ đem lại kết quả công việc cao mà còn giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian.Để rèn luyện sự tập trung bạn cần biết cách xây dựng mục tiêu theo động lực, suy nghĩ và cảm xúc phù hợp. Từ đó, bạn sẽ kích thích bộ não ưu tiên thực hiện các mục tiêu đã đề ra

3.6 Sử dụng phần mềm quản lý công việc

Đây là một trong những cách hiệu quả nhất hiện nay để quản lý thời gian dành cho cá nhân hay tổ chức. Thay vì phải lên kế hoạch, lập lịch biểu một cách thủ công thì chúng ta có thể sử dụng phần mềm thay thế.

1Office – Phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp được tin dùng nhất hiện nay – mang đến giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp trong đó có bộ công cụ Workplace – Bộ tính năng cung cấp công cụ cơ bản để nhân viên làm việc & giao tiếp nội bộ.

1office

1Office – Nền tảng quản trị tổng thể doanh nghiệp 

Với Workplace, người quản lý cũng như nhân viên có thể dễ dàng lên kế hoạch, sắp xếp ưu tiên các công việc quan trọng. 1Office sẽ hỗ trợ người dùng lập kế hoạch công việc cụ thể và thực tế để vận hành dễ dàng, đem lại hiệu quả cao.

Người quản lý có thể dễ dàng giao việc và phân bổ công việc cho người cụ thể hoặc nhóm người, theo vị trí công việc và phòng ban thực hiện. Khi giao việc xong, công việc sẽ tự động cập nhật vào lịch biểu cá nhân. Điều này sẽ giúp nhân viên có thể chủ động với công việc của mình, tiết kiệm thời gian trao đổi công việc.

quản lý công việc

Người quản lý có thể dễ dàng giao việc và phân bổ công việc cho nhân viên

Bên cạnh đó, mỗi cá nhân và cấp quản lý có thể theo dõi và quản lý tiến độ công việc dưới các màn hình khoa học và trực quan như Gantt, Kanban giúp dễ dàng theo dõi công việc.Người dùng dễ dàng kéo thả trạng thái: Đang thực hiện, Hoàn thành… để nắm bắt chi tiết, thường xuyên tiến độ công việc.Ngoài ra, hệ thống sẽ tự động cảnh báo và nhắc việc thông minh giúp cá nhân chủ động thực hiện công việc theo đúng Deadline. Giải pháp của 1Office có thể sử dụng trên đa nền tảng khác nhau từ máy tính, điện thoại đến máy tính bảng. Bởi vậy, dù ở bất cứ nơi đâu, chỉ cần kết nối Internet là nhà quản lý có thể kiểm soát được toàn bộ công việc của các Phòng ban/Vị trí.

Hơn nữa, 1Office sẽ tự động cập nhật báo cáo theo tiến độ, đầu việc để quản lý nắm được chi tiết tình hình công việc. Từ báo cáo, quản lý có thể đánh giá hiệu quả, hiệu suất làm việc của nhân viên một cách chính xác.

1Office tự định nghĩa lịch biểu theo 2 dạng là lịch cá nhân và lịch công việc. Người dùng có thể chủ động thêm lịch để thuận tiện cho việc theo dõi và sắp xếp công việc của mình.

quản lý thời gian

1Office cho phép tạo mới sự kiện trên lịch biểu
Ngoài ra, việc sử dụng phần mềm quản lý công việc tự động sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức khi lên kế hoạch làm việc.

1Office tự định nghĩa lịch biểu theo 2 dạng là lịch cá nhân và lịch công việc. Người dùng có thể chủ động thêm lịch để thuận tiện cho việc theo dõi và sắp xếp công việc của mình.

Hệ thống tùy biến cài đặt cảnh báo thông minh theo các trường: Nhắc nhở người dùng khi có công việc, sắp đến lịch họp hay trễ lịch, giúp người dùng thuận tiện trong việc sắp xếp công việc của mình.

Bên cạnh đó, 1Office sẽ tự động đồng bộ lịch từ các phân hệ khác sang lịch cá nhân giúp nhân sự dễ dàng lên kế hoạch hoàn thành công việc. Điều này sẽ giảm thiểu tối đa thời gian lên lịch của nhân sự, rút ngắn thời gian hoàn thiện công việc.

Đặc biệt, 1Office đã được Bộ Thông tin và Truyền thông lựa chọn là nền tảng tiên phong trong chương trình chuyển đổi số quốc gia, là giải pháp mang lại hiệu quả bền vững cho các doanh nghiệp.

1Office hy vọng bài viết này đã giúp bạn có thêm thông tin tham khảo để ứng dụng vào các công việc trong tương lai của mình!

Ngoài ra, nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc quản lý thời gian hay quản lý công việc, dự án, hãy đăng ký nhận tư vấn miễn phí tại 1office.vn, 1Office sẽ hỗ trợ bạn giải quyết khó khăn một cách nhanh chóng!

Trải nghiệm ngay bây giờ

Các bài viết mới nhất

Tags

Bài viết liên quan

Hãy Để 1Office - Nền tảng Quản Trị Tổng Thể doanh nghiệp đồng hành cùng bạn

×

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN 1OFFICE

Trải nghiệm để khám phá những tính năng tuyệt vời 1Office mang lại

ĐĂNG KÝ TRỞ THÀNH PARTNER CỦA 1OFFICE

Tham gia cùng chúng tôi vào quá trình chuyển đổi số.


Hotline: 083 483 8888