5 bí quyết quản lý dự án hiệu quả dành cho doanh nghiệp!

Thiết lập kế hoạch và quản lý dự án được xem là yếu tố quan trọng hàng đầu, quyết định trực tiếp đến thành bại của một dự án. Vậy làm thế nào để quản lý dự án một cách hiệu quả nhất? Hãy cùng 1Office tìm hiểu qua bài viết sau!

I. Dự án là gì? Đặc điểm và cách phân loại dự án

1. Dự án là gì?

Theo Wikipedia, Dự án (Project) là một tập hợp các hoạt động có liên quan đến nhau được thực hiện trong một khoảng thời gian có hạn, với những nguồn lực đã được giới hạn; nhất là nguồn tài chính có giới hạn để đạt được những mục tiêu cụ thể, rõ ràng, làm thỏa mãn nhu cầu của đối tượng mà dự án hướng đến. Thực chất, Dự án là tổng thể những chính sách, hoạt động và chi phí liên quan với nhau được thiết kế nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong một thời gian nhất định. Dự án bao gồm dự án đầu tư và dự án hỗ trợ kỹ thuật sản phẩm phải được đánh giá cao và chất lượng.

Theo Viện Quản lý Dự án (PMI), Dự án là một nỗ lực tạm thời được thực hiện để tạo ra một sản phẩm, dịch vụ hay kết quả duy nhất.

2. Đặc điểm của một dự án

Dưới đây là các đặc điểm của một dự án:

• Có mục tiêu rõ ràng.
• Được thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định, có thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc.
• Đáp ứng các yêu cầu về tiêu chuẩn chất lượng đầu ra, chi phí và thời gian cụ thể.
• Thường liên quan đến nhiều bộ phận trong doanh nghiệp và lĩnh vực chuyên môn khác nhau.

Dự án cần có mục tiêu rõ ràng

3. Phân loại dự án

Hiện nay theo văn bản quy định của nhà nước có ba loại dự án được áp dụng trong các hoạt động thực tế như sau:

1. Dự án đầu tư: Đây được xem là loại hình hoạt động được lên kế hoạch dự kiến cụ thể ở từng hạng mục. Dự án đầu tư cần đảm bảo sự kết hợp chặt chẽ giữa các khâu liên kết theo đúng lịch biểu thời gian và địa điểm xác định để tạo mới, mở rộng hoặc cải tạo đối tượng nhất định nhằm thực hiện mục tiêu sinh lợi nhất định.
2. Dự án hợp tác công tư: Đây là hoạt động kết hợp giữa đơn vị cơ quan nhà nước và nhà đầu tư tư nhân. Hai đơn vị này cùng phối hợp thực hiện dự án phát triển kết cấu hạ tầng kinh tế – xã hội, cung cấp dịch vụ công trên cơ sở hợp đồng dự án.
3. Dự án đầu tư công: Đây được hiểu là hoạt động đầu tư phát triển kinh tế – xã hội – văn hóa – y tế – giáo dục… của nhà nước. Dự án đầu tư công hướng đến mục tiêu xây dựng đời sống ấm no, hạnh phúc và thịnh vượng cho nhân dân.

Xem thêm: Quản trị dự án phần mềm là gì? Quy trình và mô hình quản trị dự án phần mềm hiệu quả nhất

II. Bí quyết quản lý dự án hiệu quả cho doanh nghiệp

1. Xây dựng kế hoạch làm việc và quản lý dự án rõ ràng

Xây dựng được một bản kế hoạch cụ thể và hoàn chỉnh chính là chìa khóa để dự án của bạn có thể đi đúng tiến độ và đạt được mục tiêu như kì vọng.

Với một bản kế hoạch rõ ràng trong tay,  mọi người sẽ có được hướng đi cụ thể cho mình để đạt được mục tiêu. Cả nhóm dự án sẽ biết cần phải làm những gì, cần ưu tiên công việc gì trước trong thời điểm tại.

Xây dựng kế hoạch làm việc và quản lý dự án rõ ràng

Bên cạnh đó, việc lập kế hoạch còn cho bạn cái nhìn tổng quát về tương lai, những thay đổi sẽ gặp phải và những tác động ảnh hưởng đến bạn cũng như giúp cho việc kiểm soát các khâu dễ dàng hơn, đưa ra kế hoạch phối hợp giữa mọi người trong nhóm một cách nhịp nhàng nhất.

Đọc thêm: Bí quyết quản lý dự án và giám sát chi tiết chỉ bằng chiếc smartphone!

2. Giữ sự trao đổi thông suốt giữa mọi người trong dự án

Các bên liên quan ở đây không chỉ bao gồm khách hàng, các nhà đầu tư mà còn cả các thành viên trực thuộc dự án. Việc duy trì sự trao đổi với khách hàng cùng các nhà đầu tư sẽ giúp nhà quản lý xác định rõ yêu cầu, mục tiêu của dự án để có những phương hướng cụ thể và kịp thời.

Bạn có thể tổ chức các cuộc họp định kỳ để có thể trao đổi thông tin một cách nhanh chóng và dễ dàng. Điều này giúp cho khách hàng có dịp để lắng nghe báo cáo về tiến độ dự án, bổ sung thêm những yêu cầu hoặc thay đổi mới.

Giữ sự trao đổi thông suốt giữa mọi người trong dự án

Về phía nhóm dự án, họ sẽ có dịp để đánh giá lại toàn công việc đang thực hiện, về những gì đã làm được trong thời gian trước và những gì cần triển tiếp tục triển khai trong thời gian tới.

Ngoài ra, việc duy trì sự trao đổi giữa các thành viên sẽ giúp công việc được cập nhật một cách liên tục, chủ động, tránh lãng phí thời gian vào những đầu việc không cần thiết.

Chính vì vậy, nếu vận dụng tốt bí quyết này, mục tiêu của bạn coi như đã thành công một nửa!

Đọc thêm: Quản lý công việc từ xa dùng ngay 1Office

3. Xác định rõ vai trò của các thành viên khi quản lý dự án

Trong quá trình chuẩn bị triển khai dự án, ban lãnh đạo và người quản lý cần lựa chọn nhân sự cho dự án. Các thành viên trong nhóm dự án được phân công nhiệm vụ theo các điểm mạnh, mức độ kinh nghiệm.

Để lựa chọn được nhân sự phù hợp thì đòi hỏi người quản lý phải nắm rõ vai trò cùng trách nhiệm của các cá nhân tham gia dự án.

Bạn cần xác định rõ vai trò của các thành viên khi quản lý dự án

Người quản lý dự án phải xác định những kỹ năng và các nhân sự cốt lõi với đặc điểm tính cách sẽ góp phần thành công vào việc triển khai dự án. Họ cần làm việc với ban lãnh đạo để lựa chọn các thành viên phù hợp cho dự án về phạm vi dự án, ngân sách và yêu cầu tài nguyên.

Mọi công việc cần thiết phải được phân công một cách rõ ràng, có người hoặc nhóm người chịu trách nhiệm một cách rõ ràng để tránh xảy ra tình trạng “cha chung không ai khóc” khi quản lý dự án.

Đọc thêm: Top 3 phần mềm quản lý công việc hiệu quả được tin dùng hiện nay

4. Luôn chuẩn bị phương án dự phòng rủi ro

Theo một cuộc khảo sát của PWC, trong số những dự án đạt hiệu quả cao, có tới 83% dự án mà ở đó nhà quản lý luôn chuẩn bị các phương án dự phòng cho các tình huống xấu có thể xảy ra.

Có những rủi ro có thể dễ dàng nhìn thấy trước khi bắt đầu tiến hành dự án, nhưng cũng có những rủi ro chỉ nhìn thấy được khi đã xảy ra. Việc một sự cố xảy ra mà không có kế hoạch dự phòng sẽ dẫn đến mục tiêu dự án bị tác động.

Bạn nên chuẩn bị phương án dự phòng rủi ro

Điều đó sẽ làm trễ tiến độ, vượt ngân sách, giảm chất lượng, rối loạn nội bộ tổ chức, xa hơn nữa có thể làm thất bại toàn bộ dự án, ảnh hưởng đến uy tín tổ chức và quan hệ với khách hàng.

Chính vì vậy, chuẩn bị nhiều phương án dự trù rủi ro, hay quyết liệt hơn là sắp xếp một đội ngũ chuyên xử lý khủng hoảng sẽ là một động thái khôn ngoan đối với một nhà quản lý dự án.

Đọc thêm: Công cụ quản lý công việc miễn phí – Nên sử dụng hay không?

5. Sử dụng phần mềm quản lý dự án

Sử dụng phần mềm quản lý, giám sát dự án là môt trong những phương pháp hữu hiệu giúp cho các nhà quản trị có thể quản lý dự án một cách nhanh chóng, dễ dàng.

Thấu hiểu khó khăn của các doanh nghiệp trong thời kỳ chuyển đổi số, 1Office mang đến giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp trong đó có bộ công cụ Workplace – Bộ tính năng cung cấp công cụ cơ bản để nhân viên làm việc & giao tiếp nội bộ.

1Office – Nền tảng quản trị tổng thể doanh nghiệp 

Với Workplace, người quản lý cũng như nhân viên có thể dễ dàng lên kế hoạch, sắp xếp ưu tiên các công việc quan trọng.

Tính năng quản lý dự án trong Workplace là sự kết hợp giữa những mô hình quản lý dự án nổi tiếng trên thế giới, giúp doanh nghiệp quản lý công việc và giám sát tiến độ dự án một cách trực quan và thuận tiện.

Phần mềm cho phép liên kết với các tính năng khác cùng phân hệ và các phân hệ khác giúp dễ dàng theo dõi, giám sát tiến độ dự án.

1Office hỗ trợ người dùng lập kế hoạch dự án một cách chi tiết để người tham gia, phòng ban nắm được công việc của mình. Người dùng có thể tạo dự án mới hoặc nhân bản dự án cũ, chỉnh sửa lại thông tin để tạo thành dự án mới cũng như phân bổ nguồn lực, giao việc linh hoạt theo người thực hiện, vị trí hoặc theo phòng ban thực hiện.

1Office hỗ trợ người dùng lập kế hoạch dự án một cách chi tiết để người tham gia, phòng ban nắm được công việc của mình

Người quản lý có thể giao việc cho nhân viên theo từng phòng ban, một cách thuận tiện, nhanh chóng. Khi giao việc trong dự án, công việc sẽ được đồng bộ với lịch biểu cá nhân của người tham gia dự án.

Bên cạnh đó, người quản lý có thể theo dõi chi tiết và liên tục từng vấn đề phát sinh trong dự án để nắm được chi tiết tiến độ.

Đặc biệt, người dùng sẽ được theo dõi trực quan và linh hoạt theo cả 2 màn hình là Kanban và Gantt trong dự án.

Người quản lý có thể theo dõi chi tiết và liên tục từng vấn đề phát sinh trong dự án để nắm được chi tiết tiến độ

Ngoài ra, thay vì Chat trong Nhóm, những người tham gia dự án có thể thảo luận trực tiếp mà không sợ trôi tin nhắn. Hệ thống cũng cho phép người dùng đính kèm các tài liệu liên quan trong dự án để tham khảo thông tin thuận tiện hơn.

1Office sẽ tự động cập nhật báo cáo theo tiến độ dự án giúp nhà quản lý có kế hoạch điều chỉnh các đầu việc trong dự án cho phù hợp. Từ các kết quả báo cáo, nhà quản lý có thể đánh giá hiệu suất làm việc của các cá nhân và phòng ban tham gia.

Đặc biệt, 1Office đã được Bộ Thông tin và Truyền thông lựa chọn là nền tảng tiên phong trong chương trình chuyển đổi số quốc gia, là giải pháp mang lại hiệu quả bền vững cho các doanh nghiệp.

1Office hy vọng bài viết này đã giúp bạn có thêm thông tin tham khảo để ứng dụng vào các công việc trong tương lai của mình!

Ngoài ra, nếu bạn đang gặp khó khăn trong công tác quản lý dự án, hãy đăng ký nhận tư vấn miễn phí tại 1office.vn, 1Office sẽ hỗ trợ bạn giải quyết khó khăn một cách nhanh chóng!

Đọc thêm:

Số hóa toàn bộ quy trình – Giải pháp vận hành tối ưu cho doanh nghiệp

[1OFFICE] – Bổ sung tính năng mới “Thêm Milestone” cho Dự án

11 bước xây dựng và quản lý quy trình làm việc bứt phá 65% tăng trưởng cho doanh nghiệp