Kỹ năng quản lý trong doanh nghiệp – những điều CEO cần biết 

Trở thành một nhà quản lý, một CEO không phải là một công việc dễ dàng. Ngoài việc lên kế hoạch định hướng  cho doanh nghiệp, họ cần rất nhiều những kỹ năng quản lý doanh nghiệp để vận hành doanh nghiệp theo hướng tốt nhất. Trong bài viết này, 1Office sẽ đề cập đến những kỹ năng quản lý cần thiết cho một CEO, nhà quản lý trong thời buổi ngày nay. 

1. Kỹ năng quản lý là gì ? 

Kỹ năng quản lý là tập hợp tất cả những kiến thức khả năng của một nhà quản trị, một CEO trong công việc khi thực hiện công việc quản trị trong công ty. Nó bao gồm các hoạt động liên quan đến công việc hay con người. 

Chính vì thế, các kỹ năng này mang dấu ấn cá nhân riêng của mỗi người, nó thể hiện cách nhìn nhận vấn đề, bao quát vấn đề và bao gồm cả cách xử lý. Chính vì thế, kỹ năng quản lý được đúc kết qua quá trình làm việc, quan sát và học hỏi, sau cùng là rèn luyện.

2. Những kỹ năng quản lý một CEO cần biết 

Một nhà CEO tài giỏi ngoài kỹ năng chuyên môn cao trong công việc thì không thể thiếu những kỹ năng quản lý doanh nghiệp. Chính hai yếu tố này đan xen và xuyên suốt trong quá trình làm việc mới phát huy tối đa được những ưu điểm bản thân trong công việc cũng như định hướng chính xác các chiến lược trong doanh nghiệp. 

2.1 Kỹ năng quản lý thời gian 

Với khối lượng công việc “khổng lồ”, một nhà CEO tài giỏi còn phải là một “bậc thầy quản lý thời gian”. Bởi nếu không có kỹ năng quản lý thời gian, họ sẽ không thể làm việc một cách khoa học, hiệu quả nếu những đề mục công việc chồng chéo lên nhau mỗi ngày. Cách tốt nhất cho các nhà quản trị sẽ là: 

Lên danh sách việc cần làm: Đây là điều bắt buộc để xác định khối lượng công việc mình sẽ làm trong mỗi tuần hoặc mỗi tháng. Với các doanh nghiệp lớn thì đó còn là công việc mỗi ngày. Ví dụ như khảo sát nhà máy, trả lời phỏng vấn, họp bộ phận, định hướng chiến lược,… Tất cả đều cần liệt kê thành tên công việc cụ thể để nhà quản trị dễ hình dung công việc mình phải làm, từ đó chuẩn bị thực hiện tốt nhất. 

Lập kế hoạch công việc và thực hiện theo thứ tự ưu tiên: Từ lên danh sách công việc, kỹ năng quản lý thời gian không thể thiếu là lập ké hoạch công việc và thực hiện theo thứ tự ưu tiên. Việc nào quan trọng cần thời gian dài để chuẩn bị hoặc những đầu việc sắp đến hạn phải đốc thúc thực hiện. Nếu không có sự sắp xếp ưu tiên đó, rất dễ xảy ra nút thắt cổ chai trong doanh nghiệp khi việc cần làm thì tồn đọng. 

Rèn luyện sự tập trung: Sự tập trung là ưu điểm cho việc giải quyết công việc hiệu quả và nhanh chóng. Sẽ khó đề ra một chiến lược sáng tạo hoặc xử lý công việc sáng suốt khi người quản trị không thể tập trung. Lúc này họ sẽ cần càng nhiều thời gian để sắp xếp lại dữ liệu. Tập trung chính là cách làm giảm thời gian dư thừa, tận dụng thời gian để làm việc khác. 

Sử dụng phần mềm quản lý công việc: Sử dụng các phần mềm quản lý công việc là cách ưu tiên cho quản lý thời gian. Bởi vì khi sử dụng phần mềm, CEO có thể nhìn bao quát tất cả các công việc đang diễn ra trong doanh nghiệp hoặc đầu mục công việc phải làm, các dự án đang triển khai và tiến độ – từ đó họ không mất nhiều thời gian để đi hỏi từng bộ phận chi tiết công việc nữa. 

2.2 Kỹ năng quản lý doanh nghiệp 

Các kỹ năng quản lý doanh nghiệp tổng thể không đề cập đến chi tiết một yếu tố nào hay trong lĩnh vực nào, mà nó bao quát và gần như được mọi CEO, mọi nhà quản trị trong tất cả các doanh nghiệp, với mọi quy mô doanh nghiệp đều có thể áp dụng. Các kỹ năng quản trị doanh nghiệp đó chính là: 

Đề cao kỹ năng giao tiếp: Kỹ năng giao tiếp là một kỹ năng đóng vai trò quyết định đến chất lượng của một nhà quản trị. Khi bạn  muốn nói cho nhân viên của mình những gì ý tưởng, định hướng mới, bạn cần phải có kỹ năng giao tiếp để người khác hiểu được bạn muốn gì và cần gì. Ngoài ra kỹ năng giao tiếp còn là điểm mạnh ấn tượng khi nói chuyện với khách hàng, với các đối tác. Kỹ năng giao tiếp cần được rèn luyện liên tục qua học hỏi trong một quá trình dài và luôn cần một thái độ cầu thị. 

Kỹ năng phát triển năng lực nhân viên: Đứng trước việc quản lý đội ngũ nhân viên, một nhà quản trị cần phải có kỹ năng phát triển năng lực nhân viên. Họ phải nhìn nhận được những điểm mạnh, điểm yếu của từng cá nhân để sắp xếp vào những vị trí phù hợp. Thậm chí còn là đào tạo chuyên sâu để tạo thành nhân viên nòng cốt. Khi phát triển được năng lực nhân viên, chắc chắn chất lượng công việc cũng như năng suất làm việc sẽ được tăng cao. 

Xây dựng tự tin – truyền cảm hứng tới toàn bộ nhân viên: Sự tự tin của người lãnh đạo vô hình chung truyền nguồn cảm hứng làm việc tới nhân viên. Kỹ năng này luôn đứng giữa ranh giới giữa tự tin – tự đại. Nên hiểu doanh nghiệp mình có gì, và định hướng ra sao để truyền cảm hứng đến cấp dưới. Điều này trong doanh nghiệp rất cần thiết, nó đánh vào tâm lý của nhân viên: khi họ nhìn thấy người lãnh đạo có phong thái, tự tin với dự án, doanh nghiệp của mình, họ cũng cảm thấy có động lực cống hiến. 

Xây dựng chiến lược: Kỹ năng quan trọng mà 1 CEO cần là việc xây dựng những chiến lược kịp thời và hiệu quả để xây dựng quy trình làm việc. Một chiến lược đúng đắn cải thiện doanh thu, một định hướng đúng đắn giúp nhân viên làm việc hiệu quả. Kỹ năng quản lý doanh nghiệp thực sự không thể thiếu xây dựng các chiến lược hiệu quả. 

Lắng nghe và sáng tạo: Lắng nghe ý kiến của nhân viên, đối tác cũng như khách hàng là kỹ năng cần thiết không kém so với khả năng giao tiếp. Chính nhân viên là người làm việc trực tiếp công việc với khách hàng, họ sẽ có những góc nhìn, những ý kiến mang tính đóng góp cao mà ở cấp quản lý, có thể bạn không hiểu được cụ thể. Họ hiểu khách hàng cần gì hay họ vướng mắc ở đâu. Từ đó nhà quản trị có thể sáng tạo những chiến lược, hướng đi, cải thiện ý tưởng. 

2.3 Kỹ năng quản lý khối lượng công việc 

Các công việc trong doanh nghiệp cần kỹ năng quản lý khối lượng công việc để đảm bảo tất cả vận hành đúng hướng, không tồn đọng và hiệu quả cao. Cách quản lý khối lượng công việc cần những kỹ năng sau: 

Kỹ năng lãnh đạo, tổ chức hội nhóm làm việc: Kỹ năng lãnh đạo giúp người quản lý có tiếng nói trong tổ chức, được nhân viên coi trọng các ý kiến và nghe theo. Nó yêu cầu người quản lý phải có khả năng sắp xếp công việc, giao việc, người nào làm việc nấy, công việc này bộ phận nào làm hiệu quả. Họ cũng cần sự công bằng và chính trực trong việc ra quyết định, tránh đưa những ý kiến chủ quan và cảm xúc cá nhân vào trong công việc để tạo sự công bằng giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. 

Định hướng, dẫn dắt đội nhóm: Người lãnh đạo sẽ là những người có kỹ năng phân tích để dẫn đường, chỉ lối, xác định các mục tiêu rõ ràng để giúp nhân viên thực hiện đúng hướng. Mặc dù các bộ phận là những người đưa ra ý kiến đóng góp, nhưng chính người lãnh đạo mới là người đưa ra quyết định cuối cùng để mọi người thực hiện. 

Kiểm tra, quản lý, giám sát được khối lượng công việc: Nếu không có kỹ năng kiểm tra, quản lý, giám sát khối lượng công việc, người lãnh đạo gần như sẽ bị “choáng” với khối lượng công việc cần xử lý. Họ không hiểu được doanh nghiệp mình đang làm gì, khối lượng công việc ra sao, thậm chí nếu phát sinh các nút thắt cổ chai, người quản trị cũng không hiểu được nguyên do vì sao và cách giải quyết. Giám sát công việc và quản lý là cách tác động trực tiếp đến chất lượng hoạt động của doanh nghiệp. 

Sử dụng phần mềm quản lý khối lượng công việc: Đây là kỹ năng quản lý doanh nghiệp cần và nên phát triển trong tương lai gần. Việc sử dụng các phần mềm quản lý khối lượng công việc có vai trò quan trọng giúp các kỹ năng kiểm tra, giám sát công việc được tối ưu một cách nhanh gọn hơn, hạn chế tối đa các bước thủ công không cần thiết. Ngoài ra, nó còn tích hợp cả kỹ năng quản lý thời gian vào trong đó khi bạn sử dụng phần mềm quản lý công việc như của 1Office. 

Tổng kết lại, để xây dựng các kỹ năng quản lý doanh nghiệp, người lãnh đạo cần rèn luyện cả kiến thức chuyên môn cũng như tư duy. Tư duy đúng đắn trong quản lý sẽ giúp nhà lãnh đạo ra các định hướng trong tương lại. Chuyên môn chuyên sâu sẽ có thêm kinh nghiệm cũng như đào sâu kỹ năng. Qua bài viết này, 1Office hy vọng người đọc sẽ có thêm kiến thức về kỹ năng quản lý doanh nghiệp trong thời buổi ngày nay.