Cách quản lý khối lượng công việc giúp bạn tiết kiệm thời gian

Bạn muốn quản lý khối lượng công việc một cách đơn giản hơn?

‘Quản lý khối lượng công việc’ như một ‘chất keo’ kết dính các quy trình kinh doanh của doanh nghiệp.

Không có nó…

Đống giấy tờ của bạn sẽ chất đầy như đỉnh Everest,

Các trưởng phòng sẽ liên tục bị cuốn vào những cuộc họp không hồi kết

Và khối lượng công việc của nhân viên thì sẽ kéo dài vô tận như trang mạng xã hội của họ vậy!

1. Quản lý khối lượng công việc là gì?

Quản lý khối lượng công việc có nhiệm vụ đúng như tên gọi của nó.Đó là quá trình phân công và quản lý công việc của nhóm nhân sự một cách hiệu quả để tối ưu hóa năng suất hoạt động. Nghe thì có vẻ đơn giản, nhưng đừng để bị đánh lừa.

Nếu áp dụng sai cách, nó thậm chí có thể làm tăng khối lượng công việc hiện có:

Trên thực tế, một nghiên cứu năm 2020 cho thấy nhân viên không cảm thấy hài lòng khi phải đảm nhân một khối lượng công việc quá tải. Điều này dẫn đến việc giảm năng suất và nhân viên dễ rơi vào tình trạng ‘kiệt sức’ trong quá trình làm việc.

Nhưng đừng lo lắng!

Khi bạn quản lý công việc nhóm có sự hợp tác và tinh thần làm việc nhóm cao hơn

• Họ có thể hoàn thành xuất sắc công việc trước khi đến hạn ‘deadline’
• Mọi thành viên đều hài lòng với công việc và nhiệm vụ của họ

Nghe giống như một giấc mơ đúng không?

Bây giờ, hãy xem cách bạn có thể áp dụng ‘quản lý khối lượng công việc’ vào thực tiễn nhé!

2. Tại sao bạn cần hệ thống quản lý khối lượng công việc?

Đương nhiên rồi, để có thể dễ dàng phân công và giao nhiệm vụ cho từng nhân viên.

Nhưng hãy tưởng tượng việc bạn phải quản lý task công việc của từng cá nhân trong công ty.

Rất đáng sợ, phải không?

Vì thế, công cụ quản lý khối lượng công việc đã ra đời.

Nó cho phép bạn nắm được mọi quy trình đang diễn ra trong công ty, nhưng đó chưa phải tất cả đâu.

Dưới đây là một số lý do khác khiến công cụ quản lý khối lượng công việc trở nên cần thiết hơn bao giờ hết:

• Đảm bảo không lãng phí nguồn tài nguyên sẵn có (phần mềm, thời gian, kỹ năng của nhân viên)
• Có một cái nhìn tổng quan và rõ ràng về tiến trình của dự án
• Xem quy trình kinh doanh nào đang làm chậm tiến trình công việc của bạn
• Được thông báo về ngày đến hạn và ngân sách dự án
• Thu hẹp rào cản giao tiếp giữa các phòng ban

Tóm lại, công cụ quản lý công việc cho phép các thành viên trong nhóm hoạt động trên cùng một nền tảng giúp quy trình quản lý trở nên dễ dàng hơn nhiều. Thật may mắn là có một công cụ rất thích hợp có thể xử lý các vấn đề này, đó chính là 1Office.

3. Các bước quản lý công việc hiệu quả

Việc lập kế hoạch quản lý công việc trong công ty cũng giống như trồng một “hạt đậu thần” vậy.

Lúc đầu, bạn có thể gặp một số sự phản đối.

Nhưng theo thời gian, các thành viên trong nhóm sẽ nhận được những lợi ích to lớn từ việc quản lý khối lượng công việc.

Dưới đây là hướng dẫn từng bước để hợp thức hóa quy trình phân bổ khối lượng công việc:

4. Ứng dụng phần mềm quản lý khối lượng công việc

1Office là một giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp giúp giải quyết 04 bài toán cơ bản trong quản lý doanh nghiệp: Quản lý công việc (WorkPlace), Quản lý nhân sự (HRM), Quản lý khách hàng (CRM) và Tự động hóa Quản lý tổng thể. Nó sẽ hoạt động như một trung tâm dữ liệu lưu trữ tất cả các quy trình kinh doanh và là công cụ duy nhất để quản lý khối lượng công việc của nhân viên.

Với phần mềm quản lý công việc 1Office, bạn sẽ dễ dàng quản lý, phân công công việc, lập kế hoạch và theo dõi tiến độ công việc, dự án trên một nền tảng duy nhất. Từ đó giúp nhà quản lý theo dõi tiến độ công việc của nhân viên một cách nhanh chóng, hiệu quả.

Các lợi ích của phần mềm quản lý khối lượng công việc 1Office:

1. Hiểu rõ năng lực của nhóm nhân sự khi quản lý khối lượng công việc

Hiểu rõ năng lực nhóm là nền tảng vững chắc để quản lý khối lượng công việc hiệu quả.

Hãy cùng xem cách bạn có thể thiết lập hệ thống quản lý khối lượng công việc cho nhóm của mình:

a. Lập danh sách nhiệm vụ cho mọi dự án

Bắt đầu bằng việc liệt kê tất cả các quy trình kinh doanh của mọi dự án mà nhóm của bạn đang xử lý.

Sau đó, chia nhỏ từng nhiệm vụ để dễ quản lý hơn.

Hãy đảm bảo rằng bạn liệt kê đầy đủ tất cả các nhiệm vụ, bất kể mức độ quan trọng của chúng.

Nó có thể bao gồm các tác vụ quản trị như quản lý hộp thư đến, quy trình xây dựng tài liệu và thậm chí là việc mua cà phê hàng ngày!

Việc thêm các tác vụ này sẽ giúp bạn nắm rõ được khối lượng công việc thực tế.

Cuối cùng, sắp xếp từng nhóm nhiệm vụ thành các mục riêng biệt theo dự án hoặc bộ phận.

b. Tiến hành phán đoán

Quản lý khối lượng công việc’ không có nghĩa là phân công số lượng công việc đều nhau cho các nhân viên. Mỗi cá nhân có phong cách làm việc và kỹ năng khác nhau, một số người có thể thực hiện các nhiệm vụ mang tính kỹ thuật và một số thì không.

Điều bạn cần làm là đánh giá khả năng đảm nhận khối lượng công việc của từng thành viên trong nhóm.

Vậy cách tốt nhất để làm điều này là gì?

Cách tốt nhất để làm điều này là chỉ tổng hợp ý kiến của các nhân viên.

Hỏi riêng từng thành viên trong nhóm cảm nhận của họ về khối lượng công việc đang đảm nhận, và liệu họ có thể xử lý nhiều hơn hay ít nhiệm vụ hơn. Bạn có thể áp dụng phần mềm quản lý công việc nhóm tự động giúp bạn phân công, quản lý công việc của từng thành viên một cách dễ dàng, hiệu quả.

c. Tập trung vào các công việc cần ưu tiên

Không phải tất cả các nhiệm vụ đều có mức độ quan trọng như nhau.

Đó là lý do tại sao bạn cần học cách sắp xếp thứ tự ưu tiên.

Xác định những nhiệm vụ hoặc công việc cần được thực hiện càng sớm càng tốt.

2. Tiến hành phân công công việc

Sau khi bạn lập kế hoạch quản lý khối lượng công việc xong, đã đến lúc phân công công việc, phải không?

Nhưng chờ đã … không nhanh vậy đâu.

Có một số việc bạn cần làm trước khi tiến hành giao nhiệm vụ:

a. Thực hiện phân công khối lượng công việc một cách thông minh

Chìa khóa để quản lý khối lượng công việc một cách thông minh là giao đúng nhiệm vụ cho đúng người.

Đảm bảo rằng bạn biết trước kỹ năng, tính cách và điểm mạnh của từng thành viên trong nhóm trước khi bắt đầu lập lịch trình công việc.

Yêu cầu của từng nhiệm vụ phải phù hợp với điểm mạnh của từng thành viên trong nhóm. Họ càng cảm thấy thoải mái với nhiệm vụ thì năng suất làm việc sẽ càng cao.

Đơn giản chỉ có vậy thôi!

Bonus Tip: Khi giao việc cho một thành viên nào, hãy cho họ biết lý do tại sao họ là người được đảm nhận nhiệm vụ đó. Điều này làm cho công việc có ý nghĩa và hấp dẫn hơn

b. Giao nhiệm vụ một cách hiệu quả

Điều đầu tiên bạn phải làm là giao nhiệm vụ cần ưu tiên cho các nhân viên. Sau khi đã giải quyết xong bước đó, bạn có thể chỉ định phân công phần còn lại. Sau khi phân công nhiệm vụ, hãy đặt thời gian bắt đầu và ngày đến hạn cho từng thành viên. Tuy nhiên, hãy quản lý deadline một cách hợp lý để tránh xung đột lịch trình.

3. Tăng cường sự hợp tác và giao tiếp trong nhóm

Mặc dù chúng ta có thể đã quên cách giải bài toán giải tích lớp 8, nhưng đây là công thức mà bạn phải ghi nhớ:

Quản lý khối lượng công việc = Quản lý căng thẳng

Càng ít căng thẳng, khối lượng công việc càng dễ quản lý.

Vậy điều căng thẳng lớn nhất chốn công sở là gì?

Chính là sự thiếu sót trong giao tiếp và cộng tác.

Thật may mắn là có hai cách để bạn có thể giải quyết vấn đề này

a. Kiểm tra thường xuyên

Các thành viên trong nhóm đôi khi vẫn có thể gặp căng thẳng, ngay cả khi bạn có một kế hoạch quản lý khối lượng công việc tốt.

Vậy làm thế nào để bạn giảm bớt khối lượng công việc của họ?

Cân nhắc sắp xếp các cuộc họp trực tiếp một cách thường xuyên với các thành viên trong nhóm để thảo luận về khối lượng công việc của họ.

Nếu một nhân viên cảm thấy quá tải, hãy xem thành viên nào trong nhóm có khả năng giúp giải quyết công việc bổ sung.

b. Thúc đẩy sự cộng tác giữa các nhân viên

Không có gì khó chịu bằng việc gửi một tin nhắn quan trọng cho các thành viên nhưng không nhận được phản hồi từ họ trong nhiều giờ.

Những tin nhắn không được truyền đạt kịp thời sẽ làm chậm tiến độ của bạn, khiến bạn khó có thể quản lý khối lượng công việc hiện có.

4. Gia tăng hiệu quả làm việc của nhóm để có thể giải quyết khối lượng công việc nặng nề

Trong vòng đời của dự án, sẽ có lúc nhóm của bạn phải giải quyết một khối lượng công việc nặng nề.

Nhưng đừng lo lắng, chúng tôi có các giải pháp có thể khắc phục sự cố này trước khi nó xảy ra:

a. Xem xét việc tự động hóa các tác vụ thông thường/ lặp lại

Cách dễ nhất để giảm bớt khối lượng công việc thực tế là xác định các tác vụ thông thường có thể được thực hiện tự động. Trên thực tế, các công ty có thể tiết kiệm đến 2 giờ mỗi ngày nhờ tự động hóa khối lượng công việc!

b. Chuẩn hóa quy trình làm việc với Kanban

Bảng Kanban là một công cụ đơn giản nhưng rất hiệu quả trong việc đảm bảo các quy trình kinh doanh hoạt động một cách trơn tru.

Bảng Kanban hoạt động như thế nào?

Nó trực quan hóa quy trình làm việc của các dự án và hiển thị trạng thái của từng nhiệm vụ trong bảng tác vụ một cách khoa học và dễ theo dõi.

Nhưng đó chưa phải tất cả đâu:

Người quản lý dự án cũng có thể xác định những nhiệm vụ nào đang bị trì hoãn, tìm ra những điểm vướng mắc trong quy trình. Sau đó, họ sẽ phân bổ nguồn lực (cho thành viên trong nhóm) hợp lý để hoàn thành công việc.

c. Theo dõi hiệu suất công việc với màn hình Dashboard

Khi đã thiết lập một hệ thống quản lý khối lượng công việc hiệu quả, chỉ còn một việc cần làm đó là theo dõi hiệu suất của nhóm.

Để làm được điều đó, tất cả những gì bạn cần là màn hình Dashboard của 1Office. Màn hình Dashboard đóng vai trò như một trung tâm kiểm soát nhiệm vụ, nơi bạn có thể quản lý và theo dõi tiến độ công việc của nhóm. Nó cho phép tổng hợp nhiều dạng Widget như biểu đồ đường, biểu đồ hình tròn, biểu đồ thanh,…, Mỗi loại sẽ đo lường chỉ số bạn cài đặt!

Bạn cũng có quyền truy cập vào các mục Widget nhỏ trong phần báo cáo nhiệm vụ để nắm được thông tin chi tiết về cách thức nhóm sắp xếp và quản lý công việc.

Đó là cách tuyệt vời để bảo vệ sức khỏe cho nhóm nhân sự khi họ đang phải đối mặt với khối lượng công việc quá tải. Không chỉ vậy, nó còn giúp họ tăng năng suất làm việc nhanh chóng! Tuy nhiên, quản lý khối lượng công việc theo cách thủ công lại là một liều thuốc khó nuốt.

Bạn cần một công cụ ‘Quản lý khối lượng công việc’ để đảm nhận tất cả các công việc nặng nhọc như phân công khối lượng công việc, theo dõi tiến độ của nhóm, tạo báo cáo,…

Thật may mắn là chúng ta có nền tảng 1Office –  Hệ thống quản trị doanh nghiệp tổng thể toàn diện giúp các lãnh đạo trong doanh nghiệp dễ dàng giải quyết bài toán về con người, hiệu suất. 1OFFICE đem đến cho nhà quản lý một công cụ quản lý tổng thể vô cùng hiệu quả, giúp các nhà quản lý cũng như nhân viên có thể dễ dàng lên kế hoạch, sắp xếp ưu tiên các công việc quan trọng. Việc phân công công việc sẽ diễn ra khoa học và hiệu quả hơn, tránh tình trạng người ôm đồm quá nhiều việc, người chỉ ngồi chơi xơi nước.

Hãy tìm hiểu thêm về sự tiện lợi cũng như những tính năng tuyệt vời của 1Office tại đây: https://1office.vn/

ĐĂNG KÝ TRẢI NGHIỆM NGAY

Đăng ký để được tư vấn: 083 483 8888

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:

Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/

Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA