Kỹ năng ra quyết định là một trong những yếu tố then chốt giúp bạn thành công trong công việc và cuộc sống. Kỹ năng này không chỉ giúp bạn giải quyết vấn đề nhanh chóng mà còn xây dựng niềm tin và uy tín với đồng nghiệp và đối tác. Hãy cùng 1Office tìm hiểu những phương pháp cải thiện kỹ năng ra quyết định thông qua bài viết, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc và đạt được những mục tiêu lớn trong sự nghiệp.

I. Kỹ năng ra quyết định là gì?

Kỹ năng ra quyết định là khả năng nhận diện, phân tích, đánh giá và chọn ra giải pháp tốt nhất để giải quyết một vấn đề hoặc tình huống cụ thể. Kỹ năng này bao gồm việc thu thập và đánh giá thông tin, dự đoán các kết quả tiềm năng, cân nhắc các rủi ro và lợi ích, và cuối cùng là chọn lựa hành động phù hợp nhất.

Đây là quá trình quan trọng và không thể thiếu trong cuộc sống cá nhân và công việc hàng ngày bởi mỗi một quyết định được đưa ra đều có thể ảnh hưởng mạnh mẽ tới sự thành công của bản thân và toàn bộ doanh nghiệp. Chính vì vậy, điều này đòi hỏi mỗi người cần phải quyết đoán và sáng suốt khi đưa ra quyết định.

II. Kỹ năng ra quyết định có vai trò gì?

Kỹ năng ra quyết định hiệu quả giúp bạn giải quyết vấn đề một cách triệt để, lên kế hoạch cho tương lai và tránh những lựa chọn có thể gây ra hậu quả không mong muốn. Có vô số lợi ích khi rèn luyện kỹ năng ra quyết định. Dưới đây là một vài lý do vì sao việc nhận biết và phát triển những kỹ năng này lại quan trọng:

1. Cải thiện sự tự tin 

Kỹ năng ra quyết định xuất sắc giúp bạn trở nên quyết đoán hơn, từ đó nâng cao sự tự tin trong công việc và cuộc sống. Khi bạn có khả năng đánh giá và lựa chọn phương án tốt nhất, bạn sẽ cảm thấy tự tin hơn vào khả năng phân tích và đánh giá của bản thân. Điều này không chỉ giúp bạn đưa ra những quyết định chính xác mà còn tạo nên một thái độ tự tin khi đối diện với các tình huống khó khăn và thách thức.

2. Tăng cường khả năng giao tiếp

Kỹ năng ra quyết định tốt giúp bạn truyền đạt ý kiến và lựa chọn của mình một cách rõ ràng và thuyết phục hơn. Điều này cải thiện khả năng giao tiếp và tương tác với đồng nghiệp, khách hàng, và đối tác. Ra quyết định cũng đòi hỏi phải lắng nghe và hiểu rõ quan điểm của người khác, từ đó bạn sẽ phát triển khả năng lắng nghe và giao tiếp hiệu quả, tạo nền tảng cho các mối quan hệ tích cực và hợp tác.

3. Nâng cao khả năng lãnh đạo 

Một người lãnh đạo cần có khả năng ra quyết định quan trọng và hướng dẫn đội nhóm của mình đi đúng hướng. Kỹ năng ra quyết định giúp bạn đưa ra những hướng dẫn rõ ràng và minh bạch, xây dựng niềm tin và sự tôn trọng từ các thành viên trong nhóm. 

4. Tăng hiệu suất công việc 

Quyết định hiệu quả giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, tăng năng suất và giảm thiểu lãng phí thời gian và nguồn lực. Bằng cách đưa ra các quyết định đúng đắn, bạn có thể giảm thiểu sai lầm và những hậu quả không mong muốn, từ đó nâng cao hiệu suất công việc. Kỹ năng này giúp bạn làm việc thông minh hơn, không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn đạt được kết quả tốt hơn.

5. Quản lý rủi ro 

Kỹ năng ra quyết định cho phép bạn dự đoán và đánh giá các rủi ro tiềm ẩn, từ đó có kế hoạch đối phó phù hợp. Bạn sẽ có khả năng chuẩn bị các phương án dự phòng và biện pháp ứng phó kịp thời, giảm thiểu thiệt hại cho doanh nghiệp. 

6. Giảm Stress

Khi bạn tự tin vào khả năng ra quyết định của mình, bạn sẽ ít lo lắng hơn về hậu quả của các lựa chọn. Khả năng ra quyết định tốt giúp bạn kiểm soát tình huống tốt hơn, từ đó giảm bớt căng thẳng và áp lực. Bạn sẽ cảm thấy bình tĩnh và tự tin hơn khi đối diện với các thử thách, biết rằng mình có thể đưa ra những quyết định đúng đắn và hiệu quả.

7. Tạo dựng mối quan hệ tốt 

Quyết định minh bạch và hợp lý giúp xây dựng niềm tin và sự tôn trọng từ đồng nghiệp và đối tác. Khả năng ra quyết định có sự tham gia và đồng thuận từ mọi người giúp tạo dựng môi trường làm việc tích cực và hợp tác. Nhờ vào kỹ năng này, bạn có thể xây dựng và duy trì các mối quan hệ tốt, tạo điều kiện cho sự hợp tác và phát triển lâu dài.

III. Các loại ra quyết định

1. Quyết định theo chuẩn 

Quyết định theo chuẩn là những quyết định được đưa ra dựa trên quy trình và quy định đã được thiết lập từ trước. Loại quyết định này thường áp dụng trong các tình huống lặp đi lặp lại, nơi có các hướng dẫn rõ ràng và tiêu chuẩn cụ thể. Ví dụ, việc xử lý đơn hàng hoặc giải quyết khiếu nại của khách hàng theo quy trình công ty. Quyết định theo chuẩn giúp đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả, đồng thời giảm thiểu sai sót và sự không nhất quán trong quá trình hoạt động.

2. Quyết định cấp thời 

Đây là những quyết định cần được đưa ra ngay lập tức trong các tình huống khẩn cấp hoặc bất ngờ. Loại quyết định này đòi hỏi khả năng phản ứng nhanh chóng và tư duy linh hoạt để giải quyết vấn đề kịp thời. Ví dụ, xử lý sự cố kỹ thuật trong hệ thống hoặc ứng phó với khủng hoảng truyền thông.

3. Quyết định có chiều sâu 

Đây là dạng quyết định những quyết định đòi hỏi sự phân tích tỉ mỉ và nghiên cứu kỹ lưỡng trước khi đưa ra. Loại quyết định này thường áp dụng cho các vấn đề phức tạp và có ảnh hưởng lớn, cần sự cân nhắc và đánh giá toàn diện các yếu tố liên quan. Ví dụ, quyết định đầu tư vào một dự án lớn hay thay đổi chiến lược kinh doanh của công ty. Quyết định có chiều sâu thường liên quan đến việc thu thập và phân tích dữ liệu, tham khảo ý kiến chuyên gia và xem xét các tác động lâu dài trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.

IV. 7 bước trong quy trình ra quyết định hiệu quả

1. Bước 1: Xác định những vấn đề cần ra quyết định 

Đầu tiên, cần nhận biết và định rõ vấn đề hoặc cơ hội mà bạn đang phải đối mặt. Xác định vấn đề cốt lõi sẽ giúp bạn tập trung vào mục tiêu chính và tránh những giải pháp không liên quan​. 

Các câu hỏi bạn sẽ cần trả lời bao gồm:

• Vấn đề hiện đang ở đâu? là gì? 
• Vấn đề này có thực sự cần giải quyết và ra quyết định?
• Mục đích, kết quả sau khi xử lý vấn đề là gì?

2. Bước 2: Thu nhập thông tin và đánh giá tình huống 

Tiếp theo, thu thập thông tin từ các nguồn tin cậy để có cái nhìn tổng quan và khách quan về tình huống. Điều này bao gồm việc xem xét dữ liệu, ý kiến từ các chuyên gia và các yếu tố ảnh hưởng đến quyết định của bạn. Quá trình này giúp giảm thiểu sai sót và tăng khả năng thành công​.

3. Bước 3: Liệt kê các phương án giải quyết khả thi

Sau khi đã thu thập đủ thông tin, bạn cần liệt kê tất cả các phương án khả thi để giải quyết vấn đề. Ở bước này, bạn nên kết hợp giữa tính sáng tạo và các tiêu chuẩn để có được danh sách các giải pháp tiềm năng. 

Các phương án khả thi của bạn cần đảm bảo: 

• Giải quyết được những vấn đề đã đưa ra
• Phù hợp với tình hình, điều kiện đang có 
• Có thể hạn chế và kiểm soát tối đa những tác động và rủi ro bất ngờ 

4. Bước 4: Phân tích & đánh giá ưu nhược điểm của từng giải pháp

Mỗi phương án bạn đưa ra đều sẽ có những ưu và nhược điểm riêng. Phân tích và so sánh chúng sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về tính khả thi, hiệu quả, và rủi ro của từng giải pháp. Đây là bước quan trọng để xác định giải pháp tối ưu​. 

Từng giải pháp đều có thể bổ sung, bổ khuyết cho nhau. Bởi vậy bạn đừng cứng nhắc mà hãy linh động trước mọi tình huống.  

5. Bước 5: Lựa chọn và đưa ra quyết định 

Dựa vào phân tích ở bước trước, bạn sẽ đưa ra quyết định cuối cùng. Quyết định này cần phản ánh rõ ràng mục tiêu và ưu tiên của bạn hoặc tổ chức. Đôi khi, sự linh hoạt và khả năng thích nghi cũng cần được xem xét để quyết định có thể phù hợp với tình hình thực tế.​

6. Bước 6: Thực hiện quyết định 

Sau khi quyết định được đưa ra, bước tiếp theo là triển khai thực hiện. Điều này bao gồm việc lập kế hoạch chi tiết, phân bổ nguồn lực, và theo dõi tiến độ để đảm bảo quyết định được thực hiện đúng hướng và hiệu quả​.

7. Bước 7: Theo dõi và đánh giá kết quả 

Cuối cùng, theo dõi và đánh giá kết quả của quyết định là bước không thể thiếu. Điều này giúp bạn biết được quyết định đã mang lại hiệu quả như mong đợi hay không, từ đó rút kinh nghiệm cho các quyết định sau này.

V. Những kỹ năng hỗ trợ ra quyết định chính xác

1. Tư duy phản biện

Tư duy phản biện sẽ cho phép bạn phân tích và đánh giá thông tin một cách logic và khách quan. Nó giúp bạn nhận diện những thành kiến và giả định sai, từ đó đưa ra những quyết định sáng suốt và hợp lý hơn. Việc áp dụng tư duy phản biện giúp bạn tránh rơi vào các bẫy tâm lý phổ biến và cải thiện độ chính xác của quyết định.

2. Quản lý cảm xúc 

Đây là khả năng giúp bạn giữ được bình tĩnh và sự tập trung khi đối diện với các tình huống căng thẳng. Điều này rất quan trọng để tránh các quyết định bốc đồng và đảm bảo rằng quyết định của bạn dựa trên lý trí thay vì cảm xúc. Quản lý cảm xúc tốt cũng giúp bạn duy trì mối quan hệ tích cực với đồng nghiệp và đối tác.

3. Tư duy sáng tạo 

Sáng tạo là kỹ năng quan trọng giúp bạn tìm ra các giải pháp mới và độc đáo cho những vấn đề phức tạp. Khi bạn có khả năng tư duy sáng tạo, bạn có thể nhìn nhận vấn đề từ nhiều góc độ khác nhau và đưa ra những quyết định không theo lối mòn. Kỹ năng này giúp mở rộng phạm vi các lựa chọn và cải thiện chất lượng quyết định.

4. Kỹ năng làm việc nhóm 

Làm việc nhóm hiệu quả giúp bạn tận dụng được sự đa dạng về ý kiến và kinh nghiệm của các thành viên trong nhóm. Sự hợp tác và trao đổi thông tin trong nhóm giúp quyết định được đánh giá từ nhiều góc độ, giảm thiểu rủi ro và tăng tính khả thi của quyết định. Kỹ năng làm việc nhóm giúp đảm bảo rằng quyết định được thực hiện một cách nhất quán và đồng thuận.

5. Kỹ năng lãnh đạo

Kỹ năng lãnh đạo mạnh mẽ giúp bạn định hướng và thúc đẩy nhóm tiến về mục tiêu chung. Một người lãnh đạo tốt sẽ có khả năng ra quyết định kịp thời và truyền cảm hứng cho đội ngũ thực hiện quyết định đó. Lãnh đạo cũng giúp xác định ưu tiên và quản lý nguồn lực hiệu quả, đảm bảo rằng quyết định được triển khai một cách hiệu quả. 

6. Kỹ năng giải quyết vấn đề

Giải quyết vấn đề là kỹ năng thiết yếu giúp bạn xử lý các trở ngại và tìm ra các giải pháp hiệu quả. Kỹ năng này bao gồm khả năng phân tích tình huống, xác định nguyên nhân gốc rễ và đưa ra các phương án khắc phục. Khi bạn giỏi giải quyết vấn đề, bạn sẽ có khả năng đưa ra các quyết định nhanh chóng và chính xác hơn.

7. Kỹ năng quản lý thời gian 

Quản lý thời gian hiệu quả giúp bạn ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng và sử dụng thời gian một cách thông minh. Kỹ năng này giúp bạn tránh bị áp lực thời gian và có đủ thời gian để suy nghĩ kỹ lưỡng trước khi đưa ra quyết định. Quản lý thời gian cũng giúp đảm bảo rằng bạn có thể thực hiện và theo dõi quyết định một cách hiệu quả, đồng thời giảm thiểu căng thẳng. 

VI. Những rào cản hạn chế khả năng ra quyết định

Ra quyết định hiệu quả không chỉ phụ thuộc vào kiến thức và kỹ năng mà còn bị ảnh hưởng bởi nhiều rào cản khác nhau. Hiểu rõ và nhận diện những rào cản này là bước đầu tiên để cải thiện kỹ năng ra quyết định. 

• Thiếu thông tin: Khi không có đủ thông tin hoặc thông tin thiếu tính chính xác, quyết định của bạn có thể bị ảnh hưởng và dẫn đến kết quả không như mong đợi. 
• Áp lực về thời gian: Việc chịu áp lực cần đưa ra quyết định trong một khoảng thời gian ngắn có thể dẫn đến việc đưa ra quyết định chưa được suy nghĩ, phân tích kỹ lưỡng hoặc thiếu thông tin chính xác.
• Xung đột quan điểm: Nếu các bên, các đối tượng tham gia quyết định có quan điểm khác nhau, việc giải quyết xung đột và đưa ra quyết định thỏa đáng có thể là một thử thách.
• Thiếu sự sáng tạo: Trong tình huống cần đưa ra quyết định trong những tình huống phức tạp, việc thiếu hụt sự sáng tạo và tư duy đổi mới có thể dẫn đến những quyết định trở nên chậm trễ hoặc không hiệu quả.
• Thiếu sự quyết đoán: Khi không có sự quyết đoán, người ra quyết định có thể lưỡng lự và không thể đưa ra quyết định một cách rõ ràng và nhanh chóng.
• Bị cảm xúc chi phối: Các quyết định của bạn có thể được đưa ra dưới tác động của cảm xúc cá nhân, việc này có thể dẫn đến những quyết định không có tính khách quan và đem lại kết quả tiêu cực cho tổ chức. 

VII. 9 Phương pháp giúp cải thiện kỹ năng ra quyết định nhanh chóng và hiệu quả

1. Đặt ra mục tiêu 

Việc đặt ra mục tiêu rõ ràng và cụ thể là điều quan trọng để định hướng cho quá trình ra quyết định. Mục tiêu không chỉ giúp bạn tập trung vào những gì quan trọng mà còn đánh giá được tính hiệu quả của quyết định sau khi thực hiện. Khi có mục tiêu, bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc xác định các lựa chọn và lựa chọn phù hợp nhất để đạt được mục tiêu đó. 

2. Rèn luyện sự kiên định và độc lập 

Kỹ năng này rất quan trọng để đưa ra quyết định một cách chắc chắn và không bị ảnh hưởng quá nhiều bởi ý kiến của người khác. Bằng cách rèn luyện sự tự tin và khả năng độc lập trong suy nghĩ, bạn có thể đưa ra những quyết định dựa trên những giá trị và mục tiêu cá nhân mà không cảm thấy bị ép buộc bởi ý kiến đa số.

3. Nắm rõ ưu điểm và hạn chế của bản thân 

Người xưa đã có câu tục ngữ ‘Biết địch biết ta trăm trận trăm thắng’. Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc hiểu rõ cả điểm mạnh và điểm yếu của bản thân trước khi đưa ra bất kỳ quyết định nào. Việc này không chỉ giúp cải thiện kỹ năng ra quyết định mà còn là nền tảng cho sự phát triển toàn diện của cá nhân.

4. Học hỏi và không ngừng cập nhật thông tin mới 

Việc học hỏi và cập nhật thông tin giúp bạn có cái nhìn toàn diện hơn về tình hình, từ đó đưa ra những quyết định dựa trên căn cứ khoa học và thực tế. Sự hiểu biết sâu sắc về lĩnh vực liên quan sẽ giúp bạn giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa các kế hoạch.

5. Thực hành ra quyết định trong các tình huống thực tế

Thực hành là cách hiệu quả nhất để rèn luyện kỹ năng ra quyết định. Bằng cách đối mặt và giải quyết các tình huống thực tế, bạn sẽ trở nên tự tin hơn trong việc đưa ra quyết định và biết cách ứng phó với các tình huống khó khăn.

6. Học hỏi từ người khác

Chia sẻ và học hỏi kinh nghiệm từ những người có kinh nghiệm là một trong những cách hiệu quả để mở rộng góc nhìn và cải thiện khả năng ra quyết định. Lắng nghe các quan điểm khác nhau giúp bạn có cái nhìn đa chiều và đưa ra quyết định tổng thể và khách quan hơn.

7. Chịu trách nhiệm với mọi quyết định

Việc chấp nhận trách nhiệm với mọi quyết định giúp bạn học hỏi từ kinh nghiệm và phát triển bản thân. Bằng việc chịu trách nhiệm với hành động của mình, bạn sẽ trở nên tự tin hơn và có khả năng đưa ra những quyết định chính xác hơn trong tương lai.

8. Chấp nhận sai lầm và học hỏi từ thất bại 

Sai lầm là một phần không thể tránh khỏi trong quá trình đưa ra quyết định. Việc chấp nhận và học hỏi từ những sai lầm giúp bạn không chỉ phát triển kỹ năng phân tích mà còn trở nên linh hoạt và sáng tạo hơn trong các quyết định tiếp theo.

9. Đừng cố phân tích quá nhiều 

Việc phân tích quá nhiều có thể dẫn đến sự chậm trễ và mất đi cơ hội. Thay vào đó, hãy cân bằng giữa phân tích và hành động để đưa ra quyết định một cách nhanh chóng và hiệu quả. Đôi khi, việc tin vào cảm nhận và trực giác cũng là một phần quan trọng trong quá trình ra quyết định.

VIII. Những nguyên tắc cần nhớ khi đưa ra quyết định 

1. Có cơ sở chặt chẽ, dữ liệu đầu vào chính xác

Chất lượng của quyết định cuối cùng phụ thuộc vào mức độ chính xác và đáng tin cậy của dữ liệu và nghiên cứu mà bạn đã sử dụng. Đảm bảo rằng thông tin được chọn lọc đầy đủ, toàn diện với cơ sở lập luận chặt chẽ sẽ giúp bạn tránh những sai lệch và sự thiên vị trong quá trình ra quyết định. Điều này rất quan trọng để không mắc phải hiện tượng thành kiến xác nhận, một tình trạng tâm lý phổ biến khi ra quyết định.

Hiện nay có nhiều công cụ hỗ trợ tổng hợp và phân tích dữ liệu đầu vào nhằm tối ưu khả năng ra quyết định. Trong đó, phần mềm 1Office – Nền tảng quản trị tổng thể doanh nghiệp, cung cấp hệ thống đánh giá và báo cáo tự động vượt trội giúp quá trình ra quyết định của bạn trở nên chính xác và có cơ sở hơn. Với 1Office, người lãnh đạo có thể dễ dàng theo dõi và phân tích dữ liệu toàn diện, có cái nhìn tổng quan về doanh nghiệp. Điều này không chỉ hỗ trợ việc ra quyết định nhanh chóng mà còn đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý doanh nghiệp.

Nhận tư vấn và Demo phần mềm miễn phí

3. Đảm bảo tính thống nhất 

Quyết định cần được đưa ra một cách thống nhất trong toàn bộ tổ chức để tránh sự nhầm lẫn và mâu thuẫn. Điều này đặc biệt quan trọng khi các quyết định ảnh hưởng đến nhiều bộ phận hay nhóm làm việc khác nhau.

4. Quyết định đúng thẩm quyền 

Mỗi người cần phải ra quyết định dựa trên thẩm quyền và trách nhiệm của mình. Điều này giúp đảm bảo rằng quyết định sẽ được đưa ra bởi người có kiến thức và năng lực cần thiết.

5. Nhanh chóng, kịp thời và chính xác

Thời gian và sự chính xác là yếu tố quan trọng khi ra quyết định. Quyết định cần phải được đưa ra một cách nhanh chóng và trong thời gian phù hợp, đồng thời cần phải chính xác để tránh các hậu quả không mong muốn.

Kỹ năng ra quyết định không chỉ là một yếu tố quan trọng trong quản lý mà còn là chìa khóa để đạt được thành công trong nhiều lĩnh vực khác nhau của cuộc sống. Việc nắm vững và áp dụng hiệu quả các kỹ năng ra quyết định sẽ giúp bạn đưa ra những lựa chọn thông minh, giảm thiểu rủi ro và tận dụng tối đa các cơ hội. Hãy không ngừng rèn luyện và hoàn thiện kỹ năng cũng như ứng dụng công cụ cần thiết để trở thành một người lãnh đạo xuất sắc và một cá nhân có khả năng vượt qua mọi thử thách. Đừng quên theo dõi blog của chúng tôi để cập nhật thêm nhiều kiến thức hữu ích về kỹ năng ra quyết định và các kỹ năng mềm khác, giúp bạn phát triển toàn diện hơn mỗi ngày.